जब आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में डेटा इम्पोर्ट करते हैं या एक शीट पर एक से अधिक लोग काम करते हैं, तो आप आसानी से गन्दा डेटा प्राप्त कर सकते हैं। इस डेटा में सेल के कंटेंट की शुरुआत, अंत या बीच में अतिरिक्त स्पेस हो सकते हैं।
हम आपको दिखाएंगे कि एक्सेल सेल से स्पेस कैसे हटाएं ताकि आप अपना डेटा साफ़ कर सकें। इसे करने के कुछ अलग तरीके हैं, इसलिए आप उस समय जो सबसे उपयुक्त हो उसका उपयोग कर सकते हैं।
लीडिंग, ट्रेलिंग और अतिरिक्त स्पेस हटाएं
एक्सेल में स्पेस हटाने की एक विधि TRIM फंक्शन का उपयोग करना है। इसके साथ, आप एक ही फॉर्मूला से लीडिंग, ट्रेलिंग और टेक्स्ट के बीच के स्पेस को समाप्त कर सकते हैं।
फॉर्मूला का सिंटैक्स TRIM(text) है जहां आप आर्गुमेंट के लिए सेल रेफरेंस या वास्तविक टेक्स्ट दर्ज कर सकते हैं। ध्यान रखें कि यह फंक्शन केवल अतिरिक्त स्पेस हटाता है, टेक्स्ट के बीच के सिंगल स्पेस नहीं, और रिजल्ट के लिए एक अलग सेल का उपयोग करता है।
वह सेल चुनें जहां आप फॉर्मूला दर्ज करना चाहते हैं और रिजल्ट प्राप्त करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, हम सेल A1 में टेक्स्ट को ट्रिम करने के लिए सेल B1 चुनते हैं।
निम्न फॉर्मूला दर्ज करें और सेल रेफरेंस को अपने से बदलें। हमारे उदाहरण के लिए, हम निम्न टाइप करते हैं:
=TRIM(A1)
फॉर्मूला लागू करने और अपना रिजल्ट देखने के लिए Enter या Return दबाएं।
जैसा कि आप देख सकते हैं, TRIM फंक्शन ने सेल A1 में टेक्स्ट की शुरुआत, बीच और अंत में अतिरिक्त स्पेस को हटा दिया।
स्पेस को सब्स्टीट्यूट करें
एक्सेल में अतिरिक्त स्पेस को समाप्त करने का एक और तरीका SUBSTITUTE फंक्शन का उपयोग करना है। यह फंक्शन आपको मौजूदा स्पेस को अलग संख्या में स्पेस या एक खाली स्ट्रिंग से बदलने देता है, लेकिन रिजल्ट के लिए एक अलग स्थान की भी आवश्यकता होती है।
सिंटैक्स है SUBSTITUTE(text, old, new, instance) जहां केवल पहले तीन आर्गुमेंट आवश्यक हैं, और आप पहले आर्गुमेंट के लिए सेल रेफरेंस या वास्तविक टेक्स्ट का उपयोग कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप instance आर्गुमेंट का उपयोग कर सकते हैं यदि आप केवल कुछ घटनाओं को बदलना चाहते हैं।
फॉर्मूला दर्ज करने और रिजल्ट प्राप्त करने के लिए सेल चुनें। उदाहरण के रूप में, हम सेल A1 के कंटेंट में स्पेस को सब्स्टीट्यूट करने के लिए सेल B1 चुनते हैं।
इस फॉर्मूले का उपयोग करके, आप दो स्पेस को एक स्पेस से बदल सकते हैं। पहले कोट्स के सेट में, दो स्पेस दर्ज करें। दूसरे कोट्स के सेट में, एक स्पेस दर्ज करें।
=SUBSTITUTE(A1," "," ")
जब आप फॉर्मूला लागू करने के लिए Enter या Return दबाते हैं, तो आप अपना अपडेटेड कंटेंट देखेंगे।
यदि आप स्पेस को एक खाली स्ट्रिंग से बदलना चाहते हैं, तो बस दूसरे कोट्स के सेट को खाली छोड़ दें जैसे:
=SUBSTITUTE(A1," ","")
फाइंड एंड रिप्लेस से स्पेस हटाएं
उपरोक्त फंक्शन अतिरिक्त स्पेस को समाप्त करने का बहुत अच्छा काम करते हैं, लेकिन आप अपने अपडेटेड कंटेंट के लिए अलग सेल का उपयोग नहीं करना चाह सकते हैं। उस स्थिति में, आप एक्सेल में फाइंड एंड रिप्लेस सुविधा का उपयोग कर सकते हैं।
फाइंड एंड रिप्लेस के साथ, आप उन स्पेस की संख्या दर्ज करेंगे जिन्हें आप हटाना और बदलना चाहते हैं, इसे चयनित सेल या पूरी शीट पर लागू कर सकते हैं, और डेटा-भरे सेल में सीधे रिजल्ट प्राप्त कर सकते हैं।
किसी विशेष सेल या रेंज पर परिवर्तन लागू करने के लिए, उसे चुनना सुनिश्चित करें। अन्यथा, टूल स्प्रेडशीट में सभी स्पेस को ढूंढता और बदलता है।
- होम टैब पर जाएं, एडिटिंग सेक्शन में फाइंड एंड सिलेक्ट मेनू खोलें, और रिप्लेस चुनें।
- जब बॉक्स खुले, तो फाइंड व्हाट फील्ड में उन स्पेस की संख्या दर्ज करें जिन्हें आप हटाना चाहते हैं।
- अगला, रिप्लेस विद फील्ड में उन स्पेस की संख्या दर्ज करें जिनसे आप उन्हें बदलना चाहते हैं। स्पेस को पूरी तरह से हटाने के लिए, रिप्लेस विद फील्ड को खाली छोड़ दें जैसा कि नीचे दिखाया गया है।
- निम्न में से एक चुनें:
- सेल को पहले देखे बिना सभी स्पेस को बदलने के लिए, रिप्लेस ऑल चुनें।
- स्पेस बदलने से पहले सेल की समीक्षा करने के लिए, फाइंड ऑल चुनें और फिर तैयार होने पर रिप्लेस ऑल चुनें।
- आपको किए गए प्रतिस्थापन की संख्या दिखाई देगी, फाइंड एंड रिप्लेस बॉक्स में क्लोज चुन सकते हैं, और फिर अपना डेटा उन स्पेस के बिना देखना चाहिए जिन्हें आपने दर्ज किया था।
पावर क्वेरी का उपयोग करके स्पेस समाप्त करें
एक्सेल में स्पेस हटाने का एक और तरीका पावर क्वेरी के साथ है। यह आदर्श है यदि आप पहले से ही डेटा इम्पोर्ट या ट्रांसफॉर्म करने के लिए पावर क्वेरी का उपयोग कर रहे हैं या केवल शुरुआत और अंत के स्पेस हटाना चाहते हैं।
नोट: पहले उल्लिखित TRIM फंक्शन से अलग, यह ट्रिम सुविधा केवल लीडिंग और ट्रेलिंग स्पेस हटाती है, बीच के नहीं।
यदि आपके पास पावर क्वेरी खुला नहीं है, तो अपना डेटा चुनें और डेटा टैब पर जाएं।
- गेट एंड ट्रांसफॉर्म डेटा ग्रुप में फ्रॉम टेबल/रेंज चुनें।
- पॉप-अप बॉक्स में अपने डेटा रेंज की पुष्टि करें, यदि आपके डेटा में हेडर हैं तो वैकल्पिक रूप से बॉक्स चेक करें, और OK चुनें।
- पावर क्वेरी में अपने डेटा के साथ, अपडेट करने के लिए कॉलम चुनें यदि आपके पास एक से अधिक हैं। आप Ctrl दबाकर प्रत्येक को चुनकर ऐसा कर सकते हैं।
- ट्रांसफॉर्म टैब पर जाएं, टेक्स्ट कॉलम ग्रुप में फॉर्मेट मेनू खोलें, और ट्रिम चुनें।
- आप अपने डेटा को सभी लीडिंग और ट्रेलिंग स्पेस हटाने के लिए अपडेट होते देखेंगे।
- डेटा को तुरंत उपयोग करने के लिए, होम टैब पर जाएं, क्लोज एंड लोड मेनू खोलें, और निम्न में से एक चुनें:
- क्लोज एंड लोड टू: अपडेटेड डेटा के लिए स्थान चुनें।
- क्लोज एंड लोड: डेटा को आपकी मौजूदा शीट में एक नए टैब में रखें।
आप अपनी आवश्यकताओं के आधार पर डेटा को फॉर्मेट, मूव और टेबल से सेल रेंज में बदल सकते हैं।
एक्सेल में उन स्पेस से छुटकारा पाने के विभिन्न तरीकों के साथ जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है, आप अपने डेटा को जल्दी और आसानी से साफ़ कर सकते हैं चाहे स्पेस कहीं भी स्थित हों।
अब जब आप जानते हैं कि एक्सेल सेल से स्पेस कैसे हटाएं, तो एक्सेल में डुप्लीकेट पंक्तियों को समाप्त करने का तरीका भी देखें।
