PowerPoint प्रस्तुतियों में आमतौर पर बड़ी संख्या में छवियां, वीडियो, GIF, चार्ट और अन्य दृश्य सामग्री होती है। इससे फ़ाइलें बहुत बड़ी और काम करने में मुश्किल हो जाती हैं।
बड़ी फ़ाइलें डिस्क स्थान की एक बड़ी मात्रा लेती हैं, और वे ईमेल के माध्यम से भेजे जाने वाले डेटा की सीमा को पार कर जाती हैं। यहां तक कि यदि आप अपनी फ़ाइल को क्लाउड स्टोरेज में रखते हैं, तो फ़ाइल धीमी हो सकती है जब प्राप्तकर्ता इसका उपयोग करता है।
PowerPoint फ़ाइल से सर्वोत्तम प्रदर्शन प्राप्त करने के लिए, आपको दस्तावेज़ आकार को नियंत्रण में रखने की आवश्यकता है। कई अलग-अलग तरीके हैं जिनसे आप अतिरिक्त, और ज्यादातर अनावश्यक, जानकारी को अपनी प्रस्तुति के आकार को बढ़ाने से रोक सकते हैं।
छवियों को छवि संपादक में संपादित करें
हालांकि PowerPoint आपको अपनी प्रस्तुति में छवियों को प्रोग्राम के भीतर संपादित करने का विकल्प देता है, यह अतिरिक्त बाइट्स की जानकारी जोड़ता है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी छवि का रंग काले और सफेद में बदलते हैं, तो फ़ाइल में अभी भी रंगीन छवि होती है। यदि आप PowerPoint में कई छवियों को संपादित करते हैं, तो आप काफी अतिरिक्त डेटा जोड़ सकते हैं।
इसके बजाय, प्रस्तुति में डालने से पहले छवि में परिवर्तन करने के लिए एक बाहरी छवि संपादक का उपयोग करें। ये संपादन करने के लिए ऑनलाइन छवि संपादक उपलब्ध हैं। यदि आप कोई भी परिवर्तन करने से पहले सभी चित्र जोड़ते हैं, तो आप PowerPoint को संपादन के दौरान बनाए गए सभी अतिरिक्त डेटा को त्यागने के लिए कह सकते हैं।
1. फ़ाइल → जानकारी पर क्लिक करें।
2. "समस्याओं की जांच करें" पर क्लिक करें।
3. "दस्तावेज़ निरीक्षण करें" चुनें।
4. निरीक्षण दस्तावेज़ विंडो में, न्यूनतम निम्नलिखित बॉक्स चेक करें:
- टिप्पणियां, संशोधन, संस्करण, और एनोटेशन
- दस्तावेज़ गुण और व्यक्तिगत जानकारी
- अदृश्य सामग्री
- छिपा हुआ टेक्स्ट
5. निरीक्षण पर क्लिक करें।
6. निरीक्षण समाप्त होने के बाद, संपादन छवियों के माध्यम से जोड़े गए अतिरिक्त जानकारी को हटाने के लिए "सभी हटाएं" पर क्लिक करें।
छवियों को संपीड़ित करें
क्योंकि छवियां PowerPoint प्रस्तुति में बड़ी मात्रा में जगह लेती हैं, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे डेटा में जितना संभव हो उतना छोटी हों। ऐसा करने के लिए, या तो सभी छवियों को संपीड़ित करें या केवल सबसे बड़ी।
1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और "इस रूप में सहेजें" चुनें।
2. फ़ाइल प्रकार ड्रॉप-डाउन बॉक्स के तहत "अधिक विकल्प" पर क्लिक करें।
3. दिखाई देने वाली इस रूप में सहेजें विंडो में, सहेजें बटन के बगल में "टूल्स" शब्द पर क्लिक करें।
4. "चित्र संपीड़ित करें" चुनें।
5. चित्र संपीड़ित करें बॉक्स में, अपना पसंदीदा रिज़ॉल्यूशन चुनें। (प्रस्तुति के लिए 150 ppi सर्वोत्तम है।) सुनिश्चित करें कि "चित्रों के कटे हुए क्षेत्रों को हटाएं" बॉक्स चेक किया गया है (जब तक कि आपके चित्रों से कटे हुए हिस्सों को पुनर्प्राप्त करने का मौका न हो)।
6. OK पर क्लिक करें।
प्रस्तुति में केवल विशिष्ट छवियों को संपीड़ित करने के लिए:
1. उस छवि पर क्लिक करें जिसे आप संपीड़ित करना चाहते हैं।
2. मेनू रिबन पर "चित्र उपकरण → प्रारूप" टैब पर क्लिक करें। "चित्र संपीड़ित करें" पर क्लिक करें।
3. दिखाई देने वाली विंडो में, विकल्पों के निचले सिरे से अपना पसंदीदा रिज़ॉल्यूशन चुनें।
4. सुनिश्चित करें कि "चित्रों के कटे हुए क्षेत्रों को हटाएं" चेक किया गया है।
5. OK पर क्लिक करें।
छवियों को डालें
यदि आप Ctrl + C और Ctrl + V का उपयोग करके या उन्हें खींचकर और छोड़ कर अपनी स्लाइड शो में छवियों को कॉपी और पेस्ट करते हैं, तो PowerPoint उन चित्रों के प्रारूप को PNG या BMP में बदल सकता है। ये प्रारूप उसी छवि के JPG से बड़े होते हैं।
PowerPoint मेनू पर छवि डालें विकल्प का उपयोग करके अपनी छवियों को डालें।
छवि अपने मूल प्रारूप में रहेगी, संभवतः आपको कुछ अतिरिक्त डेटा बचाएगी।
फ़ॉन्ट एम्बेड न करें
फ़ॉन्ट एम्बेड करने से प्रस्तुति के हिस्से के रूप में दस्तावेज़ में विशेष फ़ॉन्ट शामिल होते हैं। जब तक फ़ॉन्ट प्रस्तुति के विषय के लिए विशेष महत्व का नहीं है, मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करने पर विचार करें और उन्हें एम्बेड करने के विकल्प को बंद करें।
1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और नीचे विकल्प पर क्लिक करें।
2. विकल्प बॉक्स में सहेजें टैब पर क्लिक करें। "फ़ाइल में फ़ॉन्ट एम्बेड करें" कहने वाले बॉक्स को अनचेक करें।
3. OK पर क्लिक करें।
वीडियो से लिंक करें
यदि आप प्रस्तुति को किसी और को नहीं भेज रहे हैं, तो आप वीडियो को एम्बेड करने के बजाय उनसे लिंक करके बड़ी मात्रा में डेटा बचा सकते हैं। अपने विकल्प देखने के लिए सम्मिलित टैब और वीडियो बटन पर क्लिक करें।
मीडिया संपीड़ित करें
अंत में, फ़ाइल मेनू का उपयोग करके मीडिया फ़ाइलों को संपीड़ित करके प्रस्तुति के आकार को जितना संभव हो उतना कम करें।
1. "फ़ाइल → जानकारी" पर क्लिक करें।
2. मीडिया आकार और प्रदर्शन पर क्लिक करें।
3. विकल्पों से 원하는 गुणवत्ता चुनें। इंटरनेट गुणवत्ता आमतौर पर अधिकांश प्रस्तुतियों के लिए पर्याप्त है।
4. एक बार जब आप 원하는 गुणवत्ता चुन लेते हैं, तो संपीड़न शुरू हो जाता है।
अगली बार जब आपको दूसरों के साथ साझा करने के लिए PowerPoint प्रस्तुति बनाने की आवश्यकता हो, तो छोटी फ़ाइल आकार सुनिश्चित करने के लिए इनमें से कुछ या सभी चरणों को लें। यह अधिक सुचारू रूप से चलेगा और इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजना आसान होगा।
