PowerPoint प्रस्तुतियों में आम तौर पर बड़ी संख्या में चित्र, वीडियो, gif, चार्ट और अन्य दृश्य सामग्री होती है। इससे फ़ाइलें बहुत बड़ी हो जाती हैं और उनके साथ काम करना मुश्किल हो जाता है।
बड़ी फाइलें काफी मात्रा में डिस्क स्थान लेती हैं, और वे उस डेटा की सीमा को धक्का देती हैं जिसे आपको ईमेल के माध्यम से भेजने की अनुमति है। यहां तक कि अगर आप अपनी फ़ाइल को क्लाउड स्टोरेज में रखते हैं, तो जब प्राप्तकर्ता इसका उपयोग करता है तो फ़ाइल प्रतिक्रिया देने में धीमी हो सकती है।
PowerPoint फ़ाइल से सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन प्राप्त करने के लिए, आपको दस्तावेज़ के आकार को नियंत्रण में रखना होगा। ऐसे कई अलग-अलग तरीके हैं जिनसे आप अपनी प्रस्तुति के आकार को बढ़ाने वाली अतिरिक्त, और अधिकतर अनावश्यक जानकारी को रख सकते हैं।
छवि संपादक में चित्र संपादित करें
यद्यपि पावरपॉइंट आपको कार्यक्रम के भीतर अपनी प्रस्तुति में छवियों को संपादित करने का विकल्प देता है, यह जानकारी के अतिरिक्त काटने को जोड़ता है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी छवि के रंग को श्वेत और श्याम में बदलते हैं, तो फ़ाइल में अभी भी रंग छवि है। यदि आप PowerPoint में कई छवियों को संपादित करते हैं, तो आप कुछ अतिरिक्त डेटा जोड़ सकते हैं।
इसके बजाय, प्रस्तुति में सम्मिलित करने से पहले छवि में परिवर्तन करने के लिए बाहरी छवि संपादक का उपयोग करें। इन संपादनों को करने के लिए छवि संपादक ऑनलाइन उपलब्ध हैं। यदि आप कोई भी परिवर्तन करने से पहले सभी चित्र जोड़ते हैं, तो आप PowerPoint को संपादन के दौरान बनाए गए सभी अतिरिक्त डेटा को त्यागने के लिए कह सकते हैं।
1. फ़ाइल -> जानकारी पर क्लिक करें।
2. "समस्याओं की जांच करें" पर क्लिक करें।
3. "दस्तावेज़ का निरीक्षण करें" चुनें।
4. दस्तावेज़ विंडो का निरीक्षण करें, निम्न बॉक्सों पर कम से कम चेक करें:
- टिप्पणियां, संशोधन, संस्करण और व्याख्याएं
- दस्तावेज़ गुण और व्यक्तिगत जानकारी
- अदृश्य सामग्री
- छिपा हुआ पाठ
5. निरीक्षण पर क्लिक करें।
6. निरीक्षण समाप्त होने के बाद, छवियों को संपादित करके जोड़ी गई अतिरिक्त जानकारी को हटाने के लिए "सभी को हटाएं" पर क्लिक करें।
छवियों को संपीड़ित करें
चूंकि पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन में छवियां बड़ी मात्रा में जगह लेती हैं, इसलिए आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे यथासंभव छोटे (डेटा में) हों। ऐसा करने के लिए, या तो सभी छवियों को संपीड़ित करें या केवल सबसे बड़ी छवियों को।
1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और "इस रूप में सहेजें" चुनें।
2. फ़ाइल प्रकार ड्रॉप-डाउन बॉक्स के अंतर्गत "अधिक विकल्प" पर क्लिक करें।
3. दिखाई देने वाली विंडो के रूप में सहेजें में, सहेजें बटन के आगे टूल शब्द पर क्लिक करें।
4. "चित्रों को संपीड़ित करें" चुनें।
5. कंप्रेस पिक्चर्स बॉक्स में, अपनी पसंद का रिज़ॉल्यूशन चुनें। (150 पीपीआई प्रस्तुत करने के लिए सबसे अच्छा है।) सुनिश्चित करें कि "चित्रों के क्रॉप किए गए क्षेत्रों को हटाएं" के लिए बॉक्स चेक किया गया है (जब तक कि कोई मौका न हो कि आप अपनी छवियों से काटे गए हिस्से को पुनर्प्राप्त करना चाहें..
6. ठीक क्लिक करें।
प्रस्तुति में केवल विशिष्ट छवियों को संपीड़ित करने के लिए:
1. उस इमेज पर क्लिक करें जिसे आप कंप्रेस करना चाहते हैं।
2. मेनू रिबन पर "Picture Tools -> Format" टैब पर क्लिक करें। "चित्रों को संपीड़ित करें" पर क्लिक करें।
3. दिखाई देने वाली विंडो में, विकल्पों के निचले सिरे से अपना पसंदीदा रिज़ॉल्यूशन चुनें।
4. सुनिश्चित करें कि "चित्रों के क्रॉप किए गए क्षेत्रों को हटाएं" चेक किया गया है।
5. ओके पर क्लिक करें।
छवियां डालें
यदि आप Ctrl का उपयोग करके छवियों को अपने स्लाइड शो में कॉपी और पेस्ट करते हैं + C और Ctrl + V या उन्हें खींचकर और छोड़ कर, PowerPoint उन चित्रों के प्रारूप को PNG या BMP में बदल सकता है। ये प्रारूप एक ही छवि के JPG से बड़े हैं।
PowerPoint मेनू पर छवि सम्मिलित करें विकल्प का उपयोग करके अपनी छवियों को सम्मिलित करें।
छवि अपने मूल स्वरूप में रहेगी, संभवतः आपको कुछ अतिरिक्त डेटा बचाएगी।
फ़ॉन्ट एम्बेड न करें
एम्बेडिंग फोंट में दस्तावेज़ के हिस्से के रूप में प्रस्तुतिकरण में विशेष फ़ॉन्ट शामिल हैं। जब तक प्रस्तुति की थीम के लिए फ़ॉन्ट का विशेष महत्व न हो, मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करने पर विचार करें और उन्हें एम्बेड करने के विकल्प को बंद कर दें।
1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और नीचे विकल्प पर क्लिक करें।
2. विकल्प बॉक्स में सेव टैब पर क्लिक करें। "फ़ाइल में फ़ॉन्ट एम्बेड करें" कहने वाले बॉक्स को अनचेक करें।
3. ठीक क्लिक करें।
वीडियो से लिंक करें
यदि आप किसी अन्य को प्रस्तुतिकरण नहीं भेज रहे हैं, तो आप वीडियो एम्बेड करने के बजाय उन्हें लिंक करके बड़ी मात्रा में डेटा सहेज सकते हैं। अपने विकल्प देखने के लिए सम्मिलित करें टैब और वीडियो बटन पर क्लिक करें।
संपीड़ित मीडिया
अंत में, जितना संभव हो सके प्रस्तुति के आकार को कम करने के लिए, फ़ाइल मेनू का उपयोग करके मीडिया फ़ाइलों को संपीड़ित करें।
1. "फ़ाइल -> जानकारी" पर क्लिक करें।
2. मीडिया आकार और प्रदर्शन पर क्लिक करें।
3. विकल्पों में से अपनी इच्छित गुणवत्ता का चयन करें। इंटरनेट की गुणवत्ता आमतौर पर अधिकांश प्रस्तुतियों के लिए पर्याप्त होती है।
4. एक बार जब आप अपनी इच्छित गुणवत्ता का चयन कर लेते हैं, तो संपीड़न शुरू हो जाता है।
अगली बार जब आपको दूसरों के साथ साझा करने के लिए पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन बनाने की आवश्यकता हो, तो छोटे फ़ाइल आकार को सुनिश्चित करने के लिए इनमें से कुछ या सभी कदम उठाएं। यह अधिक सुचारू रूप से चलेगा और इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजना आसान होगा।