Google Sheets में पंक्तियों और सेल में डुप्लिकेट कैसे खोजें

Google Sheets Google के सबसे शक्तिशाली उत्पादों में से एक है और वेब पर स्प्रेडशीट और डेटा प्रबंधन के लिए गो-टू समाधानों में से एक है। हालांकि, बॉक्स से बाहर, इसमें कमजोर बिंदु हैं—उनमें से एक पर हम इस लेख में चर्चा करेंगे।

सौभाग्य से, Sheets कस्टम फंक्शन और फॉर्मूला सपोर्ट करता है जो इन कमियों की भरपाई करने में मदद करते हैं। अगर उपयोगकर्ता फॉर्मूला के जानकार हैं या थोड़ी स्क्रिप्टिंग कर सकते हैं, तो Sheets उतना ही शक्तिशाली हो सकता है जितना वे इसे बनाते हैं।

एक विशेष कार्यक्षमता जिसे Sheets मूल रूप से सपोर्ट नहीं करता है वह है Google Sheets में डुप्लिकेट ढूंढने की क्षमता—चाहे वह सेल में डुप्लिकेट डेटा हो या पंक्तियों में। जबकि Data मेनू के तहत Remove duplicates विकल्प का उपयोग करके डुप्लिकेट एंट्री को जल्दी से हटाने का एक तरीका है, उन डुप्लिकेट को केवल अलग करने का कोई तरीका नहीं है। अच्छी खबर यह है कि इसे पूरा करने का एक तरीका है।

इस लेख में, आइए कंडीशनल फॉर्मेटिंग का लाभ उठाकर Google Sheets में डुप्लिकेट ढूंढने का तरीका जानें।

Google Sheets में कंडीशनल फॉर्मेटिंग क्या है?

कंडीशनल फॉर्मेटिंग कई स्प्रेडशीट एडिटर में मौजूद एक फीचर है जो उपयोगकर्ता को कुछ शर्तों के आधार पर सेल पर टेक्स्ट-आधारित और अन्य विजुअल फॉर्मेटिंग लागू करने की अनुमति देता है।

उदाहरण के लिए, एक उपयोगकर्ता स्प्रेडशीट का उपयोग करके अपना मासिक बजट रिकॉर्ड कर रहा हो सकता है, यह जानने के लिए कि क्या वे $500 की खर्च सीमा से अधिक हो गए हैं। स्प्रेडशीट कॉलम में जहां महीने का कुल योग है, एक कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम $500 से अधिक मूल्य वाली पंक्तियों को बोल्ड करने के लिए सेट किया जा सकता है, जिससे यह देखना आसान हो जाता है कि यह कहां हुआ।

Google Sheets में, कंडीशनल फॉर्मेटिंग उपयोगकर्ताओं को प्रीसेट नियमों की एक लंबी सूची के आधार पर या कस्टम फॉर्मूला दर्ज करके फॉर्मेटिंग लागू करने की अनुमति देता है। उपलब्ध फॉर्मेटिंग स्टाइल परिवर्तनों में बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन, स्ट्राइकथ्रू, टेक्स्ट कलर, और सेल कलर शामिल हैं।

इसके अतिरिक्त, उपयोगकर्ता सिंगल कलर के बजाय कलर स्केल का उपयोग कर सकते हैं, और ऑटोमैटिक कलर स्केलिंग के लिए न्यूनतम और अधिकतम मूल्य और उनके संबंधित रंग परिभाषित कर सकते हैं।

Google Sheets में डुप्लिकेट पंक्तियां खोजने के लिए कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग कैसे करें

लंबी डेटा शीट पर काम करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए, डुप्लिकेट एंट्री एक समस्या बन सकती है जो कभी-कभी चीजों का प्रवाह तोड़ देती है। उपयोगकर्ता केवल इस डेटा को डिलीट नहीं करना चाहते, जिसे Sheets मूल रूप से सपोर्ट करता है, बल्कि इसके बजाय इसका विश्लेषण और इसके साथ काम करना चाहते हैं।

कस्टम फॉर्मूला के साथ कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग करके, यह संभव है। इसे प्राप्त करने का पहला कदम उस पूरे कॉलम को हाइलाइट करना है जिसे डुप्लिकेट के लिए खोजा जाना है, उस पर ऊपर कॉलम लेबल पर क्लिक करके।

एक बार हाइलाइट हो जाने पर, राइट-क्लिक करें और Conditional formatting चुनें। यह विंडो के दाईं ओर एक पैनल लाएगा जो कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम दिखाता है। चुनी गई कॉलम रेंज Apply to range फील्ड में प्रीफिल्ड होगी, इसलिए इसे छूने की आवश्यकता नहीं होगी।

अगला, आप Format rules के नीचे ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करके इस शर्त को Custom formula is में बदलना चाहेंगे। इसके बाद एक टेक्स्ट फील्ड दिखाई देगा, और निम्न फॉर्मूला दर्ज किया जाना चाहिए:

=countif(A:A,A1)>1

हालांकि, इसे Apply to range फील्ड में दिखाए गए कॉलम लेटर से "A" के सभी उदाहरणों को बदलकर संशोधित करने की आवश्यकता होगी, जिसे Google Sheets में डुप्लिकेट के लिए खोजा जा रहा है।

अंतिम चरण उन सभी सेल पर लागू करने के लिए फॉर्मेटिंग सेट करना है जिनमें एक से अधिक बार पाया जाने वाला डेटा है। अगर बड़े डेटा सेट के साथ काम कर रहे हैं, तो सेट करने के लिए सबसे अच्छा फॉर्मेटिंग फिल कलर हो सकता है। इसका उपयोग करके, पीला, हॉट पिंक, या लाइम ग्रीन जैसे चमकीले और ध्यान देने योग्य रंग वास्तव में अलग दिखेंगे और स्क्रॉल करते समय डुप्लिकेट को एक नज़र में नोटिस करने की अनुमति देंगे।

अब, उन सभी पंक्तियों को हाइलाइट या फॉर्मेट किया जाएगा जिनमें डेटा है जो कम से कम एक अन्य पंक्ति में पाया जाता है। अगर डुप्लिकेट पंक्तियां डिलीट की जाती हैं, तो शेष सिंगल पंक्ति का कंडीशनल फॉर्मेटिंग ऑटोमैटिकली हटा दिया जाएगा।

कोई पूछ सकता है, "जब Google दो सिंपल क्लिक में डुप्लिकेट हटाने का सपोर्ट करता है तो इस परेशानी से क्यों गुजरें?" खैर, यह प्रणाली अनम्य और अपूर्ण है। उदाहरण के लिए, जिस डुप्लिकेट को डिलीट किया जाता है उसे बदलने का कोई तरीका नहीं है। कुछ उपयोगकर्ता पहला उदाहरण डिलीट करना चाह सकते हैं, और अन्य अंतिम—Google कोई विकल्प नहीं देता और सबसे पहले को छोड़कर सभी डुप्लिकेट हटा देता है।

इस लेख में हाइलाइट किए गए इस सरल कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम का उपयोग करके, उपयोगकर्ता अपनी शीट को तोड़ने का जोखिम उठाए बिना डुप्लिकेट को पूरी तरह से नियंत्रित करने में सक्षम होता है। सबसे अच्छी बात यह है कि कंडीशनल फॉर्मेटिंग पूरी तरह से डायनामिक है, इसलिए अगर आप किसी तरह से सभी डुप्लिकेट हटाना चुनते हैं तो आपको कभी भी फॉर्मेटिंग हटाने की आवश्यकता नहीं होगी।

हालांकि, अगर कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम को कभी डिलीट करने की आवश्यकता हो, तो यह Format मेनू पर क्लिक करके और फिर Conditional formatting पर क्लिक करके उतना ही सरल है, जो पहले की तरह ही दाएं तरफ का मेनू दिखाएगा। उपयोगकर्ता उस पंक्ति पर अपना कर्सर होवर कर सकते हैं जो हमारे द्वारा अभी बनाए गए कस्टम फॉर्मूला को दिखाती है और इसे हटाने के लिए दिखाई देने वाले ट्रैश कैन आइकन पर क्लिक कर सकते हैं।

जब Google Sheets का डुप्लिकेट ढूंढकर उन्हें हटाने का मूल विकल्प पर्याप्त शक्तिशाली नहीं है या डेटा को इस तरह से बिखेर देता है जिसे सहन नहीं किया जा सकता, तो इस लेख में हाइलाइट किया गया सरल कस्टम फॉर्मूला उपयोगकर्ताओं को अपने हाथों में मामले लेने की अनुमति देता है।

क्या इस कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम का उपयोग करने के बारे में आपके कोई प्रश्न या टिप्पणी हैं? यदि हां, तो कृपया नीचे एक कमेंट छोड़ें।