आइए एक विशेष किराना स्टोर की बिक्री रिपोर्ट का उपयोग करके प्रदर्शित करें कि आप डेट फिल्टर को कैसे ठीक कर सकते हैं। इस डेटासेट में सेल्स रेप, ऑर्डर डेट, उत्पाद नाम, और उनके संबंधित बिक्री राशि क्रमशः कॉलम B, C, D, और E में हैं। हमने ऑर्डर डेट कॉलम पर एक फिल्टर लागू किया है, जिससे यह एक डेट फिल्टर बन जाता है।
कारण 1 - ऑटोफिल्टर मेनू में ग्रुप डेट्स अक्षम है
निम्न छवि में, हम ऑर्डर डेट शीर्षक के बगल में एक डाउन एरो प्रतीक देख सकते हैं। यह फिल्टर बटन है।
- सेल C4 पर फिल्टर बटन पर क्लिक करें। आप सभी तारीखों को विभिन्न श्रेणियों में देख सकते हैं।
- आमतौर पर, हम उन्हें महीनों और वर्षों के रूप में वर्गीकृत देखते हैं। लेकिन एक्सेल उन्हें नहीं दिखा रहा है।
चरण:
- File टैब पर जाएं।
- अंत में Options चुनें।
- Excel Options विंडो दिखाई देती है।
- Advanced टैब पर जाएं।
- Group dates in the AutoFilter menu बॉक्स को चेक करें।
- OK पर क्लिक करें।
- सेल C4 पर फिल्टर बटन पर क्लिक करें और देखें कि फिल्टर अब तारीखों को सही फॉर्मेशन में दिखा रहा है।
कारण 2 - तारीखें जो टेक्स्ट के रूप में फॉर्मेट हैं
उसी डेटासेट में, सेल C4 पर डेट फिल्टर को फिर से खोलें।
हम देख सकते हैं कि कुछ तारीखें महीनों और वर्षों के अनुसार ग्रुप हैं। लेकिन कुछ वैसे नहीं हैं। ऐसा क्यों हो रहा है? इसके पीछे कारण यह है कि कुछ तारीखें तारीखों के रूप में दिख रही हैं, लेकिन वे वास्तव में टेक्स्ट फॉर्मेट में हैं। इसे सत्यापित करने के लिए:
- C5:C14 रेंज में सभी तारीखों का चयन करें।
- Alignment कमांड ग्रुप में Middle Align और Center आइकन पर क्लिक करें।
- हम देख सकते हैं कि कुछ तारीखें बाईं ओर अलाइन हैं, और कुछ दाईं ओर। बाईं ओर अलाइन तारीखें वास्तव में टेक्स्ट हैं। यह टेक्स्ट मानों की एक मूल विशेषता है।
हम टेक्स्ट मानों को दूसरे तरीके से भी जांच सकते हैं।
- सेल पर क्लिक करें। इस मामले में, हमने सेल C5 चुना।
- Number कमांड ग्रुप के Number Format बॉक्स में, हम देख सकते हैं कि यह Text फॉर्मेट में है।
चरण:
- C5:C14 रेंज में सभी सेल्स चुनें।
- Number ग्रुप पर Number Format बॉक्स के ड्रॉप-डाउन आइकन पर क्लिक करें।
- सूची से Short Date चुनें।
- फिल्टर बटन पर क्लिक करें और आप देखेंगे कि यह सही परिणाम दिखा रहा है।
कारण 3 - फिल्टर सभी पंक्तियों को कवर नहीं कर रहा है
आप पाएंगे कि डेट फिल्टर ठीक से काम नहीं कर रहा है यदि फिल्टर सभी पंक्तियों को कवर नहीं करता है। इस मामले में, हमारे डेटासेट में एक खाली पंक्ति है और यह पंक्ति 9 है।
- सेल C4 पर फिल्टर बटन पर क्लिक करें।
- विकल्पों में से Sort Newest to Oldest चुनें।
- एक Sort Warning डायलॉग बॉक्स पॉप अप होगा।
- Expand the selection चुनें।
- Sort बटन पर क्लिक करें।
- खाली पंक्ति के ऊपर का डेटा सॉर्ट हो जाता है। निचले हिस्से में कुछ नहीं बदलता।
चरण:
- C4:C14 रेंज में सेल्स चुनें।
- Home टैब पर जाएं।
- Editing ग्रुप पर Sort & Filter ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें।
- विकल्पों में से Filter चुनें।
- फिल्टर खोलें और Sort Newest to Oldest चुनें।
- Sort Warning बॉक्स में चयन का विस्तार करें।
- अब सभी पंक्तियाँ सॉर्ट हो रही हैं।
कारण 4 - डेटासेट में खाली पंक्तियाँ
डेटासेट में कई खाली पंक्तियाँ हैं।
- फिल्टर बटन पर क्लिक करें।
- February और May चुनें।
- OK पर क्लिक करें।
- परिणाम निम्नलिखित जैसा है।
चरण:
- फिल्टर विकल्प में, January, March, April, (Blanks) को अचयनित करें ताकि केवल February और May का डेटा दिखे।
- OK पर क्लिक करें।
- यह समस्या हल करता है।
कारण 5 - मर्ज सेल्स की उपस्थिति
ऑर्डर डेट कॉलम में मर्ज सेल्स फिल्टरिंग को रोक सकते हैं।
- पहले की तरह उन्हें सॉर्ट करने का प्रयास करें।
- एक्सेल एक MsgBox दिखाएगा जिसमें संदेश होगा To do this, all the merged cells need to be the same size।
चरण:
- मर्ज सेल्स C6 और C10 चुनें।
- Home टैब पर जाएं।
- Merge & Center पर क्लिक करके सेल्स को अनमर्ज करें।
- सेल्स पर फिल्टर लागू करें।
- पहले की तरह उन्हें सॉर्ट करें।
- यह समस्या हल करता है।
कारण 6 - वर्कशीट संरक्षित है
हम ऑर्डर डेट शीर्षक के बगल में एक फिल्टर बटन देख सकते हैं। लेकिन, इस पर क्लिक करने पर यह प्रतिक्रिया नहीं देता।
शीट Protected View में है। इसलिए, हमें इसे अनप्रोटेक्ट करना होगा।
चरण:
- Home टैब पर जाएं।
- Cells कमांड ग्रुप में, Format ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें।
- विकल्पों में से Unprotect Sheet कमांड चुनें।
- डेट फिल्टर अब एक्सेल शीट में सुचारू रूप से काम कर रहा है।
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