एक्सेल डेटा वैलिडेशन में महारत: चरण-दर-चरण व्यापक गाइड

एक्सेल में डेटा वैलिडेशन क्या है?

एक्सेल में डेटा वैलिडेशन एक ऐसी सुविधा है जो आपको सेल में दर्ज किए जाने वाले डेटा के प्रकार को नियंत्रित करने की अनुमति देती है। यह नियम निर्धारित करके सटीकता और स्थिरता बनाए रखने में मदद करता है कि क्या इनपुट किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आप प्रविष्टियों को पूर्ण संख्याओं, दशमलव, तिथियों, या पूर्वनिर्धारित सूची तक सीमित कर सकते हैं।

एक्सेल में डेटा वैलिडेशन का उपयोग करने का उद्देश्य क्या है?

हम अपने एक्सेल वर्कशीट में डेटा वैलिडेशन का उपयोग कर सकते हैं क्योंकि यह:

• हमें सेल में गलत डेटा दर्ज करने से रोकता है।
• हमारे डेटा को समान रूप से फॉर्मेट रखता है।
• हमारे डेटा इनपुट को सरल और तेज़ बनाता है।
• हमारे समग्र डेटा विश्वसनीयता को बढ़ाता है।
• एक सकारात्मक उपयोगकर्ता अनुभव बनाता है।
• फॉर्मूले का उपयोग करके कस्टम नियमों की अनुमति देता है हमारी अनूठी आवश्यकताओं के लिए।

एक्सेल में डेटा वैलिडेशन इनपुट के सभी प्रकार क्या हैं?

1 - सेटिंग्स टैब
दो इनपुट बॉक्स हैं: Allow और Data। वे डेटा वैलिडेशन के नियम सेट करते हैं।

a) Allow बॉक्स:
आप डेटा वैलिडेशन का प्रकार चुन सकते हैं:

• Whole Number: केवल पूर्ण संख्याओं की अनुमति देता है।
• Decimal: निर्धारित सटीकता के साथ दशमलव संख्याओं की अनुमति देता है।
• List: एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाता है जो आपको सूची से चुनने की अनुमति देता है।
• Date: सुनिश्चित करता है कि प्रविष्टियां निर्दिष्ट तिथि सीमा के भीतर हों।
• Time: केवल समय की अनुमति देता है।
• Text Length: अनुमत वर्णों की संख्या को नियंत्रित करता है।
• Custom: यह आपको फॉर्मूले का उपयोग करके अद्वितीय नियम सेट करने देता है।

b) Data बॉक्स:
Data टैब में, आपको Allow टैब में चुने गए वैलिडेशन के आधार पर एक मानदंड परिभाषित करना होगा।

• Whole Number: न्यूनतम और अधिकतम मान निर्दिष्ट करें।
• Decimal: अनुमत दशमलव स्थानों की संख्या सेट करें।
• List: स्वीकार्य प्रविष्टियों की एक सूची बनाएं।
• Date/Time: न्यूनतम और अधिकतम तिथि या समय मान स्थापित करें।
• Text Length: न्यूनतम और अधिकतम वर्ण संख्या निर्धारित करें।
• Custom: वैलिडेशन के लिए एक कस्टम फॉर्मूला इनपुट करें।

2 - इनपुट मैसेज टैब:
आप किसी भी निर्देश देने के लिए अपने संदेश को अनुकूलित करने के लिए इस टैब का उपयोग कर सकते हैं।

"Show input message when cell is selected" बॉक्स: जब उपयोगकर्ता मान्य सेल का चयन करते हैं तो एक संदेश प्रदर्शित करता है।

"Title and Input Message" बॉक्स: अधिसूचना का शीर्षक और संदेश अनुकूलित करें।

3 - एरर अलर्ट टैब:

a) "Show error alert after invalid data is entered": सुनिश्चित करता है कि यदि उपयोगकर्ता अमान्य जानकारी दर्ज करता है तो उसे सूचना मिले।

b) Style:
इस बॉक्स से त्रुटि अलर्ट प्रकार चुनें:

• Stop (प्रविष्टि रोकता है)
• Warning (बिना रोके सूचित करता है)
• Information (बिना रोके जानकारी प्रदान करता है)।

c) Title and Error Message: त्रुटि अलर्ट के लिए शीर्षक और संदेश अनुकूलित करें।

गाइड 1 - एक्सेल में डेटा वैलिडेशन कैसे लागू करें

• वह सेल या रेंज चुनें जहां आप वैलिडेशन चाहते हैं।
• "Data" टैब पर जाएं।
• "Data Validation" पर क्लिक करें और आवश्यक वैलिडेशन प्रकार चुनें।
• अपनी आवश्यकताओं के आधार पर सभी टैब में मानदंड कॉन्फ़िगर करें और वैलिडेशन लागू करने के लिए "OK" पर क्लिक करें।

अधिक विशिष्ट उदाहरणों के लिए आगे पढ़ें।

केस 1.1 - एक्सेल सेल में डेटा वैलिडेशन कैसे लागू करें

हमारे पास नीचे एक डेटासेट है, जहां हम "Date of Birth" नामक कॉलम में डेटा वैलिडेशन लागू करेंगे ताकि केवल तिथियां संग्रहीत हों।

• रेंज F6:F19 चुनें।
• Data टैब पर क्लिक करें और Data Validation चुनें।

• Allow बॉक्स में Date चुनें।
• Data बॉक्स में "greater than" चुनें।
• Start date के रूप में 1/1/1900 (mm/dd/yyyy) सेट करें।
• OK पर क्लिक करें।

• कॉलम में सेल mm/dd/yyyy फॉर्मेट में तिथियों को इनपुट के रूप में स्वीकार करेंगे। अन्यथा, एक्सेल एक त्रुटि संदेश दिखाएगा: "This value doesn't match the data validation restrictions defined for this cell."

• यदि आप उचित डेटा दर्ज करते हैं, तो यह अनुमति देगा।

केस 1.2 - एक सेल में एकाधिक डेटा वैलिडेशन नियम कैसे लागू करें

हमारे पास नीचे एक डेटासेट है जहां हम सेल E6 में इनपुट लेंगे और इसे मानदंड 1 (कीमत 50 से अधिक) और मानदंड 2 (उत्पाद केवल सूची से) के आधार पर मान्य करेंगे।

• सेल E6 चुनें।
• Data टैब पर क्लिक करें और Data Validation पर जाएं।

• Allow के लिए Custom चुनें।
• Formula बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला उपयोग करें:

=OR(E6>$B$6, COUNTIF($B$9:$B$12,E6)=1)

• OK पर क्लिक करें।

• यह सेल E6 में डेटा वैलिडेशन सक्षम करेगा। जब आप इसमें 40 दर्ज करते हैं, तो यह तुरंत एक त्रुटि संदेश दिखाएगा, क्योंकि यह किसी भी मानदंड को पूरा नहीं करता है।

• जब आप 70 दर्ज करते हैं (जो 50 से अधिक है), तो यह इस मान को वैध डेटा के रूप में स्वीकार करेगा क्योंकि यह मानदंड 1 को पूरा करता है।

• जब आप सेल E6 में Coconut दर्ज करते हैं, तो यह भी स्वीकार करेगा क्योंकि यह मानदंड 2 को पूरा करता है।

केस 1.3 - एक्सेल में किसी अन्य सेल के आधार पर डेटा वैलिडेशन कैसे लागू करें

मान लें हमारे पास सेल F6:F11 में डेटा है। हम इसका उपयोग "Designation" नामक कॉलम में मानों को मान्य करने के लिए करेंगे।

• रेंज F5:F11 चुनें।
• Ctrl + T दबाएं।
• My table has headers विकल्प चेक करें।
• OK पर क्लिक करें।

• बनाई गई टेबल चुनें।
• Table Design पर क्लिक करें।
• Table name को "Info" सेट करें।

• रेंज D6:D16 चुनें।
• Data Validation डालें।

• Allow के लिए List चुनें।
• Source बॉक्स में नीचे सूचीबद्ध फॉर्मूला उपयोग करें:

=INDIRECT("Info[Designation]")

• OK पर क्लिक करें।

• यह टेबल के आधार पर एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाएगा। अब "Designation" कॉलम में, डेटा इनपुट करने के लिए सूची का उपयोग करें।

• आप अपनी इच्छानुसार मान चुन सकते हैं।

केस 1.4 - एक्सेल में चेकबॉक्स के साथ डेटा वैलिडेशन कैसे लागू करें

यदि आप चेक बॉक्स का उपयोग करते हैं, तो आपको डेटा वैलिडेशन को प्रविष्टि के लिए सक्रिय करने के लिए चेक बॉक्स पर क्लिक करना होगा।

नीचे दिए गए डेटासेट पर विचार करें जहां हम "Name" और "Leave (Taken)" नामक दो कॉलम में चेक बॉक्स का उपयोग करके डेटा वैलिडेशन लागू करेंगे।

• Developer, Insert, और Check Box पर जाएं।

• चेक बॉक्स चुनें।
• राइट-क्लिक करें और Edit Text चुनें।

• इसे "Validate Name" के रूप में नाम बदलें।

• एक और चेक बॉक्स जोड़ने के लिए दोहराएं और इसका नाम "Validate leave (Taken)" रखें।

• पहला चेक बॉक्स चुनें।
• राइट-क्लिक करें और Format Control चुनें।

• Format Object डायलॉग बॉक्स में Control टैब पर क्लिक करें।
• Cell link में सेल $G$6 चुनें।
• OK पर क्लिक करें।

• चेक बॉक्स के आधार पर, यह आसन्न सेल G6 में TRUE या FALSE लौटाएगा।
• G7 को "Validate Leave (Taken)" नामक दूसरे चेक बॉक्स से लिंक करें।

• रेंज C6:C16 चुनें।
• Data Validation डालें।

• Allow बॉक्स में Custom चुनें।
• Formula box में यह फॉर्मूला कॉपी करें:

=IF($G$6, ISTEXT(C5:C16),FALSE)

• OK पर क्लिक करें।

• डेटा वैलिडेशन सक्रिय है। यदि आप "Name" कॉलम में "Marylin Pittaman" दर्ज करने का प्रयास करते हैं, तो यह एक त्रुटि संदेश बॉक्स लौटाएगा क्योंकि हमने "Validate Name" चेक बॉक्स चेक नहीं किया है।

• जब आप "Validate Name" चेक बॉक्स चेक करते हैं, तो यह 'Marylin Pittaman' को इनपुट के रूप में लेगा। इस तरह चेक बॉक्स "Name" कॉलम के सेल में दर्ज डेटा को मान्य करता है।

• रेंज D6:D16 चुनें।
• एक नया Data Validation डालें।
• Allow बॉक्स में Custom चुनें।
• Formula बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला कॉपी करें।

=IF($G$7, ISNUMBER(D6:D16),FALSE)

• OK पर क्लिक करें।

• जब आप दूसरे चेक बॉक्स को अनचेक करते हैं, तो आप "Leave (Taken)" कॉलम में कोई संख्या दर्ज नहीं कर सकते।

• यदि आप "Validate Leave (Taken)" चेक बॉक्स चेक करते हैं, तो यह आपको सेल में कोई भी संख्या दर्ज करने की अनुमति देगा।

• दोनों चेकबॉक्स चेक करके, आप कॉलम में डेटा दर्ज कर सकते हैं। परिणाम नीचे दी गई छवि के अनुसार होगा।

गाइड 2 - एक्सेल में डेटा वैलिडेशन के साथ ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं

मान लें हम शीट में मौजूदा डेटा से नीचे दिखाए गए चित्र की तरह एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाना चाहते हैं।

• रेंज D6:D16 चुनें।
• Data Validation डालें।

• Allow बॉक्स में List चुनें।
• Source आइकन पर क्लिक करें।

• रेंज F6:F11 चुनें। ये आइटम ड्रॉप-डाउन सूची में जुड़ जाएंगे।

• OK पर क्लिक करें।

• किसी भी सेल पर क्लिक करें।
• दाईं ओर ड्रॉप-डाउन आइकन चुनें।
• एक ड्रॉप-डाउन सूची दिखाई देगी, और आप अपने वांछित आइटम चुन सकते हैं।

• हमने कॉलम को भरने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग किया है जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

गाइड 3 - एक्सेल में कलर के साथ डेटा वैलिडेशन का उपयोग कैसे करें

मान लें हमारे पास नीचे एक डेटासेट है। "Acquired Number" कॉलम में, हम केवल पूर्ण संख्या (जो 40 से अधिक हो) को इनपुट के रूप में अनुमति देंगे और Conditional Formatting का उपयोग करके शर्त के आधार पर उन मानों को हाइलाइट करेंगे।

• रेंज D6:D16 चुनें।
• Data Validation डालें।
• Allow बॉक्स में Whole number चुनें।
• Data बॉक्स में between चुनें।
• न्यूनतम के रूप में 40 और अधिकतम के रूप में 100 सेट करें।
• OK पर क्लिक करें।

• यह इस रेंज के लिए डेटा वैलिडेशन सक्षम करेगा। आप 40 और 100 के बीच कोई संख्या दर्ज कर सकते हैं। यदि आप 40 से कम कोई संख्या (यानी 34) दर्ज करते हैं, तो यह एक त्रुटि संदेश बॉक्स लौटाएगा।

• रेंज D6:D16 चुनें।
• Conditional Formatting पर क्लिक करें और New Rule चुनें।

• "Format only cells that contain" पर क्लिक करें।
• between चुनें।
• "Format only cells within" विकल्प के तहत बॉक्स में 40 और 59 नंबर टाइप करें।
• रंग जोड़ने के लिए Format पर क्लिक करें।

• Format Cells डायलॉग बॉक्स में Fill पर क्लिक करें।
• आप जो रंग चाहते हैं उसे चुनें।
• OK पर क्लिक करें।

• OK पर क्लिक करें।

• कॉलम में, यह चयनित रंग के साथ 60 से कम संख्याओं को हाइलाइट करेगा।

• 60 और 100 के बीच की रेंज के लिए एक नए कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम के साथ दोहराएं।

• एक अलग फिल रंग चुनें।

• यह चयनित रंग के साथ 60 से अधिक संख्याओं को हाइलाइट करेगा जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

गाइड 4 - एक्सेल में कस्टम डेटा वैलिडेशन का अनुप्रयोग

हमने डेटा वैलिडेशन डायलॉग बॉक्स में कस्टम नियमों से डेटा के लिए अपने नियम/फॉर्मूला सेट किए हैं जैसा कि छवि में दिखाया गया है।

केस 4.1 - डेटा वैलिडेशन के साथ केवल अल्फान्यूमेरिक वर्णों की प्रविष्टियों की अनुमति कैसे दें

अल्फान्यूमेरिक वर्ण वर्णमाला (अक्षर) और संख्यात्मक (संख्या) वर्णों का संयोजन होते हैं। हमारे पास नीचे एक डेटासेट है और हम "Model" कॉलम में अल्फान्यूमेरिक वर्ण जोड़ेंगे।

• रेंज D6:D16 चुनें।
• Data Validation पर जाएं।
• Allow बॉक्स में Custom चुनें।
• निम्नलिखित फॉर्मूला उपयोग करें:

=ISNUMBER(SUMPRODUCT(SEARCH(MID(B5, ROW(INDIRECT("1:"&LEN(D6))),1),"0123456789abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ")))

• OK पर क्लिक करें।

• यह रेंज में केवल अल्फान्यूमेरिक वर्णों की अनुमति देगा।

• हम सेल में केवल अल्फान्यूमेरिक वर्ण संग्रहीत कर सकते हैं।

केस 4.2 - एक्सेल में कस्टम डेटा वैलिडेशन के साथ केवल संख्याओं की अनुमति दें

मान लें हमारे पास नीचे दी गई छवि जैसा एक डेटासेट है। हम "Stock Quantity" कॉलम में केवल संख्याएं चाहते हैं।

• रेंज D6:D14 चुनें।
• Data Validation डालें।
• Allow बॉक्स में Custom चुनें।
• Formula बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला उपयोग करें:

• OK पर क्लिक करें।

• यह कॉलम के सेल में केवल संख्याओं की अनुमति देगा। अन्यथा, यह एक त्रुटि संदेश दिखाएगा।

• हमने डेटासेट पूरा कर लिया है जहां "Stock Quantity" कॉलम में केवल संख्याएं हैं।

कस्टम एक्सेल डेटा वैलिडेशन नियम काम नहीं कर रहा: कारण और समाधान

• सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा दर्ज किया गया कस्टम फॉर्मूला सही है। फॉर्मूला में किसी भी सिंटैक्स त्रुटि या टाइपो के लिए दोबारा जांच करें।
• यदि आपका कस्टम फॉर्मूला अन्य सेलों को संदर्भित करता है, तो सुनिश्चित करें कि सेल संदर्भ सटीक हैं और संदर्भित सेल में अपेक्षित मान हैं।
• सत्यापित करें कि आपने डेटा वैलिडेशन नियम लागू करने के लिए सही सेल रेंज चुना है।
• जांचें कि क्या आपने वैलिडेशन नियम के उल्लंघन के मामले में त्रुटि अलर्ट सही ढंग से सेट किए हैं। कभी-कभी, त्रुटि अलर्ट दिखाई नहीं दे सकते हैं, या चुना गया अलर्ट स्टाइल स्थिति से मेल नहीं खा सकता है।
• सुनिश्चित करें कि सेल फॉर्मेट वैलिडेशन नियम के लिए उपयुक्त है। उदाहरण के लिए, यदि आपका नियम तिथि की जांच करता है, तो सेल को तिथि के रूप में फॉर्मेट किया जाना चाहिए।
• यदि आप एक्सेल के पुराने संस्करण के साथ काम कर रहे हैं, तो संगतता मोड समस्याओं से अवगत रहें। कुछ विशेषताएं संगतता मोड में अपेक्षित रूप से काम नहीं कर सकती हैं।
• यदि वर्कशीट सुरक्षित है, तो जांचें कि क्या डेटा वैलिडेशन परिवर्तनों की अनुमति है। कभी-कभी, सुरक्षा सेटिंग्स नए नियमों के आवेदन को प्रतिबंधित कर सकती हैं।
• कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियमों के साथ किसी भी टकराव की जांच करें। परस्पर विरोधी नियम एक-दूसरे को ओवरराइड कर सकते हैं।

गाइड 5 - एक्सेल में डेटा वैलिडेशन कैसे संपादित करें

हमारे पास नीचे एक डेटासेट है, जिसमें डेटा वैलिडेशन का उपयोग करके एक मौजूदा ड्रॉप-डाउन सूची है। हम इसे संपादित करेंगे और ड्रॉप-डाउन सूची में एक नया आइटम "Representative" जोड़ेंगे।

• "Designation" कॉलम में किसी भी सेल का चयन करें।
• Source बॉक्स में ", Representative" जोड़ें (कॉमा सहित)।
• "Apply these changes to other cells with the same setting" चेक करें ताकि यह अन्य सेल पर लागू हो।
• OK पर क्लिक करें।

• यह सूची में नया आइटम "Representative" जोड़ देगा।

• आप इस सूची का उपयोग सेल में डेटा एंट्री पूरा करने के लिए कर सकते हैं।

गाइड 6 - एक्सेल में डेटा वैलिडेशन को अन्य सेल में कैसे कॉपी करें

हमारे पास एक डेटासेट है जहां "Stock Quantity" कॉलम में केवल पूर्ण संख्याओं के नियम के साथ डेटा वैलिडेशन है। हम इस डेटा वैलिडेशन को "Sold Quantity" नामक कॉलम में कॉपी करेंगे।

• "Stock Quantity" में किसी भी सेल का चयन करें।
• Ctrl + C दबाएं।
• "Sold Quantity" कॉलम के सभी सेल चुनें।
• राइट-क्लिक करें, फिर मेनू से Paste Special पर क्लिक करें।

• Paste के तहत Validation पर क्लिक करें और OK चुनें।

• यदि आप "Sold Quantity" के सेल में संख्या दर्ज करते हैं, तो यह अनुमति देगा। लेकिन यदि आप कोई टेक्स्ट दर्ज करते हैं, तो एक त्रुटि संदेश बॉक्स पॉप अप होगा।

• आप कॉलम के सेल में संख्याएं दर्ज कर सकते हैं।

डेटा वैलिडेशन नियम वाले सेल कैसे खोजें

नीचे दी गई छवि में, हमारे पास एक डेटासेट है जिसमें डेटा वैलिडेशन है, लेकिन हम नहीं जानते कि किस कॉलम में।

• Home पर क्लिक करें और Find & Select पर जाएं।
• सूची से Data Validation चुनें।

• यह उस कॉलम या सेल का चयन करेगा जिसमें डेटा वैलिडेशन है। (यानी, D6:D16)।

एक्सेल में डेटा वैलिडेशन कैसे हटाएं

हमारे पास नीचे एक डेटासेट है जिसमें "Designation" कॉलम में डेटा वैलिडेशन है। आइए इसे हटाएं।

• कॉलम में रेंज D6:D16 चुनें।
• Data पर क्लिक करें और Data Validation पर जाएं।
• डेटा वैलिडेशन डायलॉग बॉक्स में "Clear All" पर क्लिक करें।
• OK चुनें।

• यह चयनित सेल में मौजूदा डेटा वैलिडेशन को हटा देगा।

एक्सेल में डेटा वैलिडेशन लागू करने के उपयोगी टिप्स

• सुसंगत और त्रुटि-मुक्त प्रविष्टियों के लिए ड्रॉपडाउन का उपयोग करें।
• उपयोगकर्ता मार्गदर्शन के लिए सूचनात्मक संदेश प्रदान करें।
• अमान्य प्रविष्टियों के लिए अलर्ट कॉन्फ़िगर करें।
• लचीले ड्रॉपडाउन के लिए नामित रेंज का उपयोग करें।
• विशिष्ट वैलिडेशन के लिए फॉर्मूले का उपयोग करें।
• नियमों को लागू करने के लिए शीट सुरक्षित करने पर विचार करें।
• नियमों को अंतिम रूप देने से पहले अच्छी तरह से परीक्षण करें।

एक्सेल में डेटा वैलिडेशन की सीमाएं क्या हैं?

• अगले सेल पर जाने के बाद ही त्रुटियों का पता चलता है।
• प्रत्येक शीट के लिए नियमों को व्यक्तिगत रूप से सेट करने की आवश्यकता होती है।
• नियम सेल स्तर पर लागू होते हैं, एकाधिक सेल में नहीं।
• यदि स्रोत सूची बदलती है तो ड्रॉपडाउन स्वचालित रूप से अपडेट नहीं होते।
• बिल्ट-इन तिथि सीमा विकल्प कुछ हद तक सीमित हैं।
• त्रुटि अलर्ट के लिए अनुकूलन विकल्प सीमित हैं।
• विशिष्ट विशेष वर्णों को प्रतिबंधित या अनुमति देने के लिए कोई अंतर्निहित विकल्प नहीं है।

डेटा वैलिडेशन के साथ समस्याएं और उन्हें कैसे हल करें

कुछ अन्य समस्याएं हैं जैसे कॉपी और पेस्ट के लिए डेटा वैलिडेशन ठीक से काम नहीं करना, और एक्सेल में डेटा वैलिडेशन ग्रे आउट होना। आप इन सामान्य समस्याओं के बारे में जानने और उन्हें ठीक करने का तरीका जानने के लिए लेखों को पढ़ सकते हैं।

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