मास्टर एक्सेल डेटा एंट्री:मूल बातें, फॉर्म और त्रुटि प्रबंधन

एक्सेल में टेक्स्ट या नंबर कैसे दर्ज करें

• सेल B12 पर क्लिक करें संख्या प्रकार डेटा टाइप करने के लिए.

• सेल B12 में नंबर टाइप करें और सेल C12 पर जाने के लिए टैब कुंजी दबाएं .

• सेल C12 में टेक्स्ट प्रकार डेटा टाइप करें .

• टेक्स्ट प्रकार का डेटा सेल C12 में डाला गया है .

• इसी तरह, सेल B12:F12 में डेटा दर्ज करें .

• ENTER दबाएँ सेल बी13 पर जाने के लिए .

• परिणामस्वरूप, B13 अब सक्रिय सेल है।

• हमें पुरानी आईडी को सेल B13 में एक नई लाइन पर रखना होगा .

• ALT दबाएँ + प्रवेश सेल B13 में एक नई लाइन जोड़ने के लिए कुंजियाँ एक साथ .

• सेल B13 में नई डाली गई नई लाइन में पुरानी आईडी टाइप करें .

एक्सेल में निश्चित दशमलव बिंदुओं के साथ संख्याएं कैसे दर्ज करें

• फ़ाइल पर क्लिक करें .

• घर पर नेविगेट करें>>विकल्प .

• उन्नत में मेनू, सेटिंग्स की जाँच करें जैसा कि निम्नलिखित छवि में दिखाया गया है।

• यदि हम अब वर्कशीट में कहीं भी एक संख्या दर्ज करते हैं, तो दशमलव बिंदु के बाद अंतिम दो अंक आएंगे।
• सेल F12 में 17568 टाइप करें और ENTER दबाएँ .

• परिणामस्वरूप, हम उस सेल F12 को देख सकते हैं इसमें संख्या 175.68 शामिल है।

• यदि हम 2 को -2 से प्रतिस्थापित करते हैं, तो वर्कशीट में जो संख्या हम टाइप करेंगे उसके बाद दो शून्य स्वचालित रूप से जुड़ जाएंगे।
• इस सुविधा की जांच करने के लिए निम्नलिखित छवि में दिखाए गए अनुसार कार्य करें।

• अब सेल F13 में 1 टाइप करें और ENTER दबाएँ .

• जैसा कि हम देख सकते हैं, 1 के बाद दो शून्य हैं, इसलिए संख्या 100 हो जाती है।

एक्सेल में दिनांक या समय कैसे दर्ज करें

• डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल में दिनांक प्रारूप MM/DD/YYYY है। हमें "/" का उपयोग करने की आवश्यकता है "विभाजक के रूप में हस्ताक्षर करें।
• सेल D13 में 6/6/2023 टाइप करें और ENTER दबाएँ . हम देख सकते हैं कि सेल में तारीख जोड़ी गई है।

• हमें Excel में HH:MM समय प्रारूप के आधार पर 12 घंटे के अंत में AM के लिए a और PM के लिए p टाइप करना होगा।
• टाइप करें 9:10 a सेल E13 में और ENTER दबाएँ .

• परिणामस्वरूप, हम सेल E13 में समय सुबह 9:10 बजे देख सकते हैं .

एक साथ कई सेल में डेटा कैसे दर्ज करें

• हम एक साथ कई सेल में डेटा दर्ज कर सकते हैं।
• उदाहरण के लिए, हमें सेल F12 और F13 में एक साथ 100 दर्ज करने की आवश्यकता है।

• सेल F12 का चयन करें सबसे पहले, Ctrl को दबाकर रखें कुंजी, और सेल F13 पर क्लिक करें दोनों कक्षों का चयन करने के लिए.

• सेल F13 में 100 टाइप करें और Ctrl दबाएँ + प्रवेश करें एक साथ.

• परिणामस्वरूप, 100 कोशिकाओं F12 में एक साथ दर्ज किया जाता है और F13 .

एकाधिक वर्कशीट में एक साथ डेटा कैसे दर्ज करें

• हम एक साथ कई वर्कशीट में भी डेटा दर्ज कर सकते हैं।
• उदाहरण के लिए, बैकअप2 और बैकअप3 वर्कशीट के दो बैकअप हैं जिनका नाम मल्टीपल वर्कशीट है और हमें इन वर्कशीट में एक साथ डेटा दर्ज करना होगा।

• जब एकाधिक वर्कशीट सक्रिय वर्कशीट है, Ctrl दबाकर रखें कुंजी और Backup2 नामक वर्कशीट का चयन करें और बैकअप3 .

• परिणामस्वरूप, अब सभी तीन कार्यपत्रक चयनित हैं।

• सेल F13 में 175 टाइप करें वर्कशीट का एकाधिक वर्कशीट और ENTER दबाएँ चयनित कार्यपत्रकों में एक साथ मान दर्ज करने के लिए।

• चूंकि हमने चयनित कार्यपत्रकों में एक साथ मान दर्ज करना समाप्त कर लिया है, अब हम चयनित कोशिकाओं को असमूहीकृत कर सकते हैं।
• एकाधिक वर्कशीट नामक वर्कशीट पर राइट-क्लिक करें और शीट्स को अनग्रुप करें चुनें ऐसा करना.

• अब हम Backup2 नामक वर्कशीट की जांच कर सकते हैं और उस सेल F13 को देखें 175 है। यही बात बैकअप3 पर भी लागू होती है वर्कशीट.

एक्सेल में वर्कशीट सेटिंग्स और सेल फॉर्मेट कैसे बदलें

1. ENTER कुंजी के लिए दिशा बदलें

• फ़ाइल चुनें .

• विकल्प पर जाएं .

• उन्नत पर जाएं , ड्रॉप-डाउन विकल्प पर क्लिक करें, और ENTER की दिशा चुनें तदनुसार कुंजी.
• अंत में, OK पर क्लिक करें .

2. कॉलम की चौड़ाई बदलें

• मानों को "#### के रूप में प्रदर्शित किया जाता है ” उन कक्षों में जहां कक्ष की चौड़ाई कक्ष की सामग्री को प्रदर्शित करने के लिए पर्याप्त नहीं है। सेल F13 ऐसा ही एक उदाहरण है.

• हमें ऑटोफिट कॉलम चौड़ाई लागू करने की आवश्यकता है सेल की पूरी सामग्री प्रदर्शित करने के लिए।
• सेल F13 का चयन करें , घर पर नेविगेट करें>>प्रारूप और ऑटोफिट कॉलम चौड़ाई चुनें .

• सेल F13 कॉलम की चौड़ाई स्वतः फिट होने पर पूरी सामग्री प्रदर्शित होती है।

3. टेक्स्ट को सेल में लपेटें

• जब टेक्स्ट सेल आयामों से अधिक लंबा होता है तो हमें सेल में पूरा टेक्स्ट प्रदर्शित करने के लिए टेक्स्ट को लपेटने की आवश्यकता होती है।
• हम इस सुविधा का उपयोग सेल F13 में करेंगे .

• सेल C13 का चयन करें और टेक्स्ट लपेटें चुनें .

• परिणामस्वरूप, हम सेल C13 में पूरा नाम देख सकते हैं .

4. किसी संख्या को टेक्स्ट के रूप में फ़ॉर्मेट करें

• कभी-कभी हमें संख्याओं को टेक्स्ट के रूप में प्रारूपित करने की आवश्यकता होती है। निम्नलिखित मामले में, हमारी कर्मचारी आईडी इसे पाठ के रूप में माना जाना चाहिए, हालांकि यह एक संख्या की तरह दिखता है।
• सेल B13 का चयन करें और ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें जैसा कि निम्नलिखित छवि में दिखाया गया है।

• पाठ चुनें डेटा प्रकार के रूप में.

• अब यदि हम सेल B13 में 1009 टाइप करते हैं , इसे टेक्स्ट के रूप में स्वरूपित किया जाएगा।

एक्सेल डेटा एंट्री फॉर्म कैसे बनाएं

1. क्विक एक्सेस टूलबार में एक्सेल डेटा एंट्री फॉर्म जोड़ें

• यदि डेटा एंट्री फॉर्म क्विक एक्सेस टूलबार में नहीं जोड़ा गया है, तो हमें कस्टमाइज़ क्विक एक्सेस टूलबार पर क्लिक करना होगा। और अधिक आदेश चुनें .

• फ़ॉर्म जोड़ें त्वरित एक्सेस टूलबार पर जैसा कि निम्नलिखित छवि में दिखाया गया है और ओके पर क्लिक करें .

• परिणामस्वरूप, एक डेटा एंट्री फॉर्म क्विक एक्सेस टूलबार में जोड़ा जाता है .

2. एक डाटा एंट्री फॉर्म बनाएं

• डेटा एंट्री फॉर्म बनाने के लिए, हमें पहले एक टेबल बनानी होगी। डेटासेट में किसी भी सेल का चयन करें (B12 इस मामले में).

• ठीक पर क्लिक करें तालिका बनाएं के रूप में विंडो पॉप अप हो जाती है।

• परिणामस्वरूप, एक तालिका बनाई जाएगी।

• तालिका के किसी भी सेल (सेल B12) पर क्लिक करें इस मामले में) और फॉर्म पर क्लिक करें आइकन जैसा कि निम्नलिखित छवि में दिखाया गया है।

• परिणामस्वरूप, फॉर्म के लेबल के रूप में कॉलम हेडर के साथ एक डेटा एंट्री फॉर्म बनाया जाएगा।

3. एक्सेल में रिकॉर्ड्स जोड़ें, खोजें, अपडेट करें या पुनर्स्थापित करें

• नया पर क्लिक करें नई प्रविष्टि जोड़ने के लिए डेटा प्रविष्टि प्रपत्र में।

• उचित फ़ील्ड में आवश्यक जानकारी टाइप करें और अंत में ENTER दबाएँ वर्कशीट में नया रिकॉर्ड जोड़ने के लिए।

• हम देख सकते हैं, डेटा एंट्री फॉर्म का उपयोग करके नया रिकॉर्ड वर्कशीट में जोड़ा गया है।

• हम डेटा एंट्री फॉर्म का उपयोग करके वर्कशीट में खोज सकते हैं।
• मानदंड पर क्लिक करें एक नया खोज फ़ील्ड खोलने के लिए.

• खोज कीवर्ड टाइप करें (इस मामले में 1007) और अगला ढूंढें पर क्लिक करें .

• परिणामस्वरूप, हम खोज परिणाम को डेटा फॉर्म में देख सकते हैं जो वर्कशीट डेटासेट के साथ सटीक मेल खाता है।

• हम डेटा एंट्री फॉर्म का उपयोग करके वर्कशीट के सेल मानों को अपडेट कर सकते हैं।
• उदाहरण के लिए, हमें कर्मचारी आईडी 1007 के विरुद्ध कुल बिक्री मूल्य को अद्यतन करने की आवश्यकता है .

• पुराना मान चुनें, नया मान टाइप करें और ENTER दबाएँ वर्कशीट में मान अद्यतन करने के लिए।
• हम देख सकते हैं कि मान वर्कशीट में अपडेट किया गया है।

• यदि हमें आवश्यकता हो तो हम पिछले मान को भी पुनर्स्थापित कर सकते हैं, जब तक कि हमने ENTER नहीं दबाया हो कुंजी.

• पुनर्स्थापित करें पर क्लिक करें प्रारंभिक मान पुनर्स्थापित करने के लिए।

• परिणामस्वरूप, प्रारंभिक मान बहाल हो जाता है।

4. डेटा एंट्री फॉर्म में डेटा सत्यापन

• उस कॉलम का चयन करें जहां हमें डेटा सत्यापन जोड़ने की आवश्यकता है (कॉलम D इस मामले में), डेटा, पर नेविगेट करें और डेटा सत्यापन चुनें जैसा कि निम्नलिखित छवि में दिखाया गया है।

• हमें तारीख को केवल वर्ष 2023 तक सीमित रखने की आवश्यकता है।
• तो, सेटिंग्स चुनें तदनुसार, जैसा कि निम्नलिखित छवि में दिखाया गया है, और अंत में इनपुट संदेश पर नेविगेट करें .

• शीर्षक टाइप करें और इनपुट संदेश ठीक से और त्रुटि चेतावनी पर जाएं .

• शीर्षक टाइप करें और त्रुटि संदेश यहां भी और OK पर क्लिक करें डेटा सत्यापन जोड़ने के लिए.

• अब हमारे द्वारा पहले बताए गए चरणों का पालन करते हुए एक डेटा एंट्री फॉर्म बनाएं।
• उसके बाद, यह जांचने के लिए कि डेटा सत्यापन काम कर रहा है या नहीं, रिकॉर्ड का वर्ष बदलकर 2022 करें और ENTER दबाएँ।

• चूंकि वर्ष 2023 नहीं है, इसलिए एक त्रुटि संदेश पॉप अप हुआ।
• इसका मतलब है कि डेटा सत्यापन ठीक से काम कर रहा है।

5. डेटा एंट्री फॉर्म में सूत्र

• सेल G5 में निम्न सूत्र टाइप करें और ENTER दबाएँ .

• परिणामस्वरूप, संपूर्ण "लक्ष्य प्राप्त हो गया ” कॉलम में समान सूत्र होगा।

• अब सेल B12 चुनें और फॉर्म पर क्लिक करें डेटा एंट्री फॉर्म खोलने के लिए.

• नया पर क्लिक करें ताकि हम नया डेटा डाल सकें।

• नई प्रविष्टि के लिए डेटा टाइप करें और ENTER दबाएँ .

• परिणामस्वरूप, नया डेटा वर्कशीट में डाला जाता है, और लक्ष्य तक पहुंच जाता है सूत्र का उपयोग करके स्वचालित रूप से गणना की जाती है।

6. एक बटन का उपयोग करके डेटा एंट्री फॉर्म खोलें

• बटन नामक वर्कशीट पर राइट-क्लिक करें और कोड देखें चुनें कोड विंडो खोलने के लिए.

• डेटा प्रविष्टि फॉर्म खोलने के लिए कोड विंडो में निम्नलिखित कोड टाइप करें।

Sub DataEntryFormOpening()
Dim namedRange As Range
Dim nameObj As Name
Set namedRange = Range("B4").CurrentRegion
ThisWorkbook.Names.Add Name:="Database", RefersTo:=namedRange
ActiveSheet.ShowDataForm
For Each nameObj In ThisWorkbook.Names
If nameObj.Name = "Database" Then
nameObj.Delete
Exit For
End If
Next nameObj
End Sub

• ध्यान दें कि यह मैक्रो तब काम करता है जब हम डेटाबेस असाइन करते हैं नाममात्रके रूप में .
• अब insert पर जाएं>> आकार और वर्कशीट में एक आकृति सम्मिलित करने के लिए निम्नलिखित छवि में दिखाए अनुसार एक आकृति का चयन करें।

• आकार पर राइट-क्लिक करें और मैक्रो असाइन करें चुनें .

• मैक्रो नाम चुनें और ओके पर क्लिक करें ताकि जब भी हम आकृति पर क्लिक करें तो डेटा एंट्री फॉर्म खुल जाए।

• यह ठीक से काम करता है या नहीं यह जांचने के लिए अभी आकृति पर क्लिक करें।
• हम निम्नलिखित छवि से देख सकते हैं कि यह पूरी तरह से काम कर रहा है और डेटा प्रविष्टि फॉर्म खुल गया है।

7. डेटा एंट्री फॉर्म से संबंधित मुद्दे

• डेटा फॉर्म में बहुत सारे फ़ील्ड

• तालिका या डेटाबेस का विस्तार नहीं किया जा सकता

• गलत कर्सर स्थिति

• डेटाबेस या टेबल रेंज मान्य नहीं है

Microsoft फ़ॉर्म कैसे बनाएं

• OneDrive में ,नयापर जाएं>> फ़ॉर्म सर्वेक्षण .

• नया जोड़ें पर क्लिक करें फ़ील्ड जोड़ने के लिए.

• तदनुसार फॉर्म बनाएं। फॉर्म इस तरह दिखता है.

• प्रतिक्रियाएँ एकत्र करें पर क्लिक करें विकल्प और लिंक कॉपी करें लिंक को कॉपी करने के लिए ताकि आप उन्हें संबंधित लोगों के समूह के साथ साझा कर सकें।

• प्रतिक्रियाएं पर क्लिक करें प्रतिक्रियाएँ देखने के लिए.

• हम प्रतिक्रिया विवरण देख सकते हैं। एक्सेल में खोलें पर क्लिक करें प्रतिक्रियाओं को Excel फ़ाइल में खोलने के लिए.

• हम एकत्रित प्रतिक्रिया को एक्सेल फ़ाइल में देख सकते हैं।

याद रखने योग्य बातें

• डेटासेट के सभी कॉलम हेडर सहित एक तालिका बनाएं।
• तालिका बनाने से पहले सूत्र लागू करें।
• VBA कोड में नामित श्रेणी के रूप में "डेटाबेस" या "डेटाबेस" का उपयोग करें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

निष्कर्ष

एक्सेल में डेटा एंट्री:नॉलेज हब

• एक्सेल में टाइमस्टैम्प डेटा प्रविष्टियों को स्वचालित रूप से कैसे सम्मिलित करें\
• एक्सेल में डेटा लॉग कैसे बनाएं
• एक्सेल में डेटा एंट्री का समय कैसे रिकॉर्ड करें