Excel डेटा एंट्री में महारत: बेसिक्स, फॉर्म्स और एरर हैंडलिंग

इस लेख में, हम Excel में डेटा एंट्री के बारे में सीखेंगे। हम डेटा एंट्री की मूल बातें, फॉर्म निर्माण, और त्रुटि प्रबंधन के बारे में जानेंगे।

डेटा एंट्री का अर्थ है केवल Excel वर्कशीट में डेटा दर्ज करना। यह महत्वपूर्ण है यदि हमें डेटा का उचित ट्रैक रखने और अपने डेटा को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने की आवश्यकता है।

डेटा एंट्री फॉर्म इस संबंध में गेम चेंजर है। इस फॉर्म ने डेटा एंट्री कार्य को बेहद आसान बना दिया है और वर्कशीट में डेटा जोड़ने, संपादित करने या खोजने जैसी उपयोगी कार्यक्षमताओं को एक संगठित तरीके से जोड़ा है।

प्रैक्टिस वर्कबुक डाउनलोड करें

Excel में टेक्स्ट या नंबर कैसे दर्ज करें

• नंबर टाइप डेटा दर्ज करने के लिए सेल B12 पर क्लिक करें।

• सेल B12 में नंबर टाइप करें और सेल C12 पर जाने के लिए Tab कुंजी दबाएं।

• सेल C12 में टेक्स्ट टाइप डेटा दर्ज करें।

• टेक्स्ट टाइप डेटा सेल C12 में डाला गया है।

• इसी तरह, सेल्स B12:F12 में डेटा दर्ज करें।

• सेल B13 पर जाने के लिए ENTER दबाएं।

• परिणामस्वरूप, B13 अब सक्रिय सेल है।

• हमें सेल B13 में नई लाइन पर पुरानी ID रखने की आवश्यकता है।

• सेल B13 में नई लाइन जोड़ने के लिए ALT + ENTER कुंजियों को एक साथ दबाएं।

• सेल B13 में नई डाली गई लाइन में पुरानी ID टाइप करें।

Excel में फिक्स्ड दशमलव बिंदुओं के साथ नंबर कैसे दर्ज करें

• File पर क्लिक करें।

• Home >> Options पर नेविगेट करें।

• Advanced मेनू में, निम्न छवि में दिखाए अनुसार सेटिंग्स जांचें।

• अब यदि हम वर्कशीट में कहीं भी नंबर दर्ज करते हैं, तो अंतिम दो अंकों के बाद एक दशमलव बिंदु होगा।
• सेल F12 में 17568 टाइप करें और ENTER दबाएं।

• परिणामस्वरूप, हम देख सकते हैं कि सेल F12 में नंबर 175.68 है।

• यदि हम 2 को -2 से बदलते हैं, तो हम वर्कशीट में जो नंबर टाइप करेंगे उसके बाद दो शून्य स्वचालित रूप से जुड़ जाएंगे।
• निम्न छवि में दिखाए अनुसार इसे जांचने के लिए करें।

• अब सेल F13 में 1 टाइप करें और ENTER दबाएं।

• जैसा कि हम देख सकते हैं, 1 के बाद दो शून्य हैं, इसलिए नंबर 100 बन जाता है।

Excel में दिनांक या समय कैसे दर्ज करें

• डिफ़ॉल्ट रूप से, Excel में दिनांक फॉर्मेट MM/DD/YYYY है। हमें सेपरेटर के रूप में "/" चिह्न का उपयोग करने की आवश्यकता है।
• सेल D13 में 6/6/2023 टाइप करें और ENTER दबाएं। हम देख सकते हैं कि दिनांक सेल में जुड़ गया है।

• हमें Excel में HH: MM समय फॉर्मेट के आधार पर 12 घंटे के अंत में AM के लिए a और PM के लिए p टाइप करने की आवश्यकता है।
• सेल E13 में 9:10 a टाइप करें और ENTER दबाएं।

• परिणामस्वरूप, हम सेल E13 में समय को 9:10 AM के रूप में देख सकते हैं।

एक साथ कई सेल्स में डेटा कैसे दर्ज करें

• हम एक साथ कई सेल्स में डेटा दर्ज कर सकते हैं।
• उदाहरण के लिए, हमें सेल्स F12 और F13 में एक साथ 100 दर्ज करने की आवश्यकता है।

• पहले सेल F12 चुनें, Ctrl कुंजी दबाकर रखें, और दोनों सेल्स चुनने के लिए सेल F13 पर क्लिक करें।

• सेल F13 में 100 टाइप करें और Ctrl + ENTER एक साथ दबाएं।

• परिणामस्वरूप, 100 सेल्स F12 और F13 में एक साथ दर्ज हो जाता है।

एक साथ कई वर्कशीट्स में डेटा कैसे दर्ज करें

• हम एक साथ कई वर्कशीट्स में भी डेटा दर्ज कर सकते हैं।
• उदाहरण के लिए, Backup2 और Backup3 वर्कशीट Multiple Worksheets नामक वर्कशीट के दो बैकअप हैं और हमें इन वर्कशीट्स में एक साथ डेटा दर्ज करने की आवश्यकता है।

• जब Multiple Worksheets सक्रिय वर्कशीट है, तो Ctrl कुंजी दबाकर रखें और Backup2 और Backup3 नामक वर्कशीट्स चुनें।

• परिणामस्वरूप, अब सभी तीन वर्कशीट्स चुनी गई हैं।

• वर्कशीट Multiple Worksheets के सेल F13 में 175 टाइप करें और चुनी गई वर्कशीट्स में एक साथ मान दर्ज करने के लिए ENTER दबाएं।

• चुनी गई वर्कशीट्स में मान एक साथ दर्ज करने के बाद, हम अब चुने गए सेल्स को अनग्रुप कर सकते हैं।
• वर्कशीट Multiple Worksheets पर राइट-क्लिक करें और अनग्रुप करने के लिए Ungroup Sheets चुनें।

• अब हम वर्कशीट Backup2 देख सकते हैं और देख सकते हैं कि सेल F13 में 175 है। वही Backup3 वर्कशीट के लिए जाता है।

Excel में वर्कशीट सेटिंग्स और सेल फॉर्मेट कैसे बदलें

हमें अपने उपयोग के मामलों के अनुसार डिफ़ॉल्ट वर्कशीट सेटिंग्स और सेल फॉर्मेट बदलने की आवश्यकता है। इसमें ENTER कुंजी की दिशा बदलना और सेल की चौड़ाई बदलना शामिल है। साथ ही, हमें कभी-कभी टेक्स्ट रैप करना और नंबर फॉर्मेट करना पड़ता है।

1. ENTER कुंजी के लिए दिशा बदलें

• File चुनें।

• Options पर जाएं।

• Advanced पर जाएं, ड्रॉप-डाउन विकल्प पर क्लिक करें, और ENTER कुंजी की दिशा तदनुसार चुनें।
• अंत में, OK पर क्लिक करें।

2. कॉलम की चौड़ाई बदलें

• जिन सेल्स में सेल की चौड़ाई सेल की सामग्री को प्रदर्शित करने के लिए पर्याप्त नहीं है, वहां मान "####" के रूप में प्रदर्शित होते हैं। सेल F13 ऐसा एक उदाहरण है।

• सेल की पूरी सामग्री प्रदर्शित करने के लिए Autofit Column Width लागू करने की आवश्यकता है।
• सेल F13 चुनें, Home >> Format पर नेविगेट करें और Autofit Column Width चुनें।

• सेल F13 पूरी सामग्री प्रदर्शित करता है क्योंकि कॉलम चौड़ाई ऑटोफिट है।

3. सेल में टेक्स्ट रैप करें

• जब टेक्स्ट सेल आयामों से अधिक लंबा हो तो पूरा टेक्स्ट सेल में प्रदर्शित करने के लिए हमें टेक्स्ट रैप करने की आवश्यकता है।
• हम इस फीचर का उपयोग सेल F13 में करेंगे।

• सेल C13 चुनें और Wrap Text चुनें।

• परिणामस्वरूप, हम सेल C13 में पूरा नाम देख सकते हैं।

4. नंबर को टेक्स्ट के रूप में फॉर्मेट करें

• कभी-कभी हमें नंबर को टेक्स्ट के रूप में फॉर्मेट करने की आवश्यकता होती है। निम्न मामले में, हमारा Employee ID टेक्स्ट के रूप में माना जाना चाहिए हालांकि यह नंबर जैसा दिखता है।
• सेल B13 चुनें और निम्न छवि में दिखाए अनुसार ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें।

• Text को डेटा प्रकार के रूप में चुनें।

• अब यदि हम सेल B13 में 1009 टाइप करते हैं, तो यह टेक्स्ट के रूप में फॉर्मेट होगा।

Excel डेटा एंट्री फॉर्म कैसे बनाएं

सुचारू डेटा एंट्री अनुभव के लिए हमें डेटा एंट्री फॉर्म का उपयोग करने की आवश्यकता है। यह तेज डेटा एंट्री को सक्षम बनाता है और डेटा एंट्री समय को काफी कम करता है, खासकर यदि हम बड़े डेटासेट के साथ काम कर रहे हैं।

Excel डेटा एंट्री फॉर्म क्या है?

डेटा एंट्री फॉर्म एक प्रकार का फॉर्म है जिसे Excel स्वचालित रूप से डेटा एंट्री कार्य को आसान बनाने के लिए उत्पन्न करता है। हम Excel में डेटा एंट्री को स्वचालित करके उत्पादकता बढ़ा सकते हैं। इस मामले में, सभी कॉलम हेडर एक ही डायलॉग बॉक्स में लेबल के रूप में दिखाई देते हैं। हम यहां चरण-दर-चरण प्रक्रिया सीखेंगे।

1. Excel डेटा एंट्री फॉर्म को क्विक एक्सेस टूलबार में जोड़ें

• यदि डेटा एंट्री फॉर्म क्विक एक्सेस टूलबार में नहीं जोड़ा गया है, तो हमें Customize Quick Access Toolbar पर क्लिक करना होगा और More Commands चुनना होगा।

• निम्न छवि में दिखाए अनुसार Form को Quick Access Toolbar में जोड़ें और OK पर क्लिक करें।

• परिणामस्वरूप, एक डेटा एंट्री फॉर्म Quick Access Toolbar में जुड़ जाता है।

2. डेटा एंट्री फॉर्म बनाएं

• डेटा एंट्री फॉर्म बनाने के लिए, हमें पहले एक टेबल बनाने की आवश्यकता है। डेटासेट में किसी भी सेल को चुनें (B12 इस मामले में)।

• Create Table विंडो खुलने पर OK पर क्लिक करें।

• परिणामस्वरूप, एक टेबल बन जाएगी।

• टेबल के किसी भी सेल पर क्लिक करें (इस मामले में सेल B12) और निम्न छवि में दिखाए अनुसार Form आइकन पर क्लिक करें।

• परिणामस्वरूप, कॉलम हेडर के साथ लेबल के रूप में एक डेटा एंट्री फॉर्म बनाया जाएगा।

3. Excel में रिकॉर्ड जोड़ें, खोजें, अपडेट या पुनर्स्थापित करें

• डेटा एंट्री फॉर्म में New पर क्लिक करके नई एंट्री जोड़ें।

• उपयुक्त फ़ील्ड में आवश्यक जानकारी टाइप करें और अंत में नए रिकॉर्ड को वर्कशीट में जोड़ने के लिए ENTER दबाएं।

• हम देख सकते हैं, नया रिकॉर्ड डेटा एंट्री फॉर्म का उपयोग करके वर्कशीट में जोड़ा गया है।

• हम डेटा एंट्री फॉर्म का उपयोग करके वर्कशीट में खोज सकते हैं।
• नया खोज फ़ील्ड खोलने के लिए Criteria पर क्लिक करें।

• खोज कीवर्ड टाइप करें (इस मामले में 1007) और Find Next पर क्लिक करें।

• परिणामस्वरूप, हम डेटा फॉर्म में खोज परिणाम देख सकते हैं जो वर्कशीट डेटासेट से सटीक मेल खाता है।

• हम डेटा एंट्री फॉर्म का उपयोग करके वर्कशीट के सेल मान अपडेट कर सकते हैं।
• उदाहरण के लिए, हमें Employee ID 1007 के विरुद्ध Total Sales मान अपडेट करने की आवश्यकता है।

• पुराना मान चुनें, नया मान टाइप करें और वर्कशीट में मान अपडेट करने के लिए ENTER दबाएं।
• हम देख सकते हैं कि मान वर्कशीट में अपडेट हो गया है।

• हम पिछले मान को भी पुनर्स्थापित कर सकते हैं यदि हमें आवश्यकता हो जब तक हमने ENTER कुंजी नहीं दबाई है।

• प्रारंभिक मान को पुनर्स्थापित करने के लिए Restore पर क्लिक करें।

• परिणामस्वरूप, प्रारंभिक मान पुनर्स्थापित हो जाता है।

4. डेटा एंट्री फॉर्म में डेटा वैलिडेशन

हम डेटा एंट्री फॉर्म में डेटा वैलिडेशन का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन ऐसा करने के लिए, हमें डेटासेट को टेबल में बदलने से पहले ही डेटा वैलिडेशन जोड़ना होगा।

• उस कॉलम को चुनें जहां हमें डेटा वैलिडेशन जोड़ने की आवश्यकता है (इस मामले में कॉलम D), Data पर नेविगेट करें, और निम्न छवि में दिखाए अनुसार Data Validation चुनें।

• हमें दिनांक को केवल वर्ष 2023 तक सीमित करने की आवश्यकता है।
• इसलिए, निम्न छवि में दिखाए अनुसार Settings चुनें, और अंत में Input Message पर नेविगेट करें।

• Title और Input message को ठीक से टाइप करें और Error Alert पर जाएं।

• यहां भी Title और Error message टाइप करें और डेटा वैलिडेशन जोड़ने के लिए OK पर क्लिक करें।

• अब पहले वर्णित चरणों का पालन करके डेटा एंट्री फॉर्म बनाएं।
• उसके बाद, जांचने के लिए कि डेटा वैलिडेशन काम कर रहा है या नहीं, एक रिकॉर्ड का वर्ष 2022 में बदलें और ENTER दबाएं।

• चूंकि वर्ष 2023 नहीं है, इसलिए एक त्रुटि संदेश पॉप अप हुआ।
• इसका मतलब है कि डेटा वैलिडेशन ठीक से काम कर रहा है।

5. डेटा एंट्री फॉर्म में फॉर्मूला

हम डेटा एंट्री फॉर्म में फॉर्मूला का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, बिक्री लक्ष्य 100 से अधिक है और हम जांचना चाहते हैं कि कर्मचारी बिक्री लक्ष्य तक पहुंचे या नहीं।

• सेल G5 में निम्न फॉर्मूला टाइप करें और ENTER दबाएं।

=IF([@[Total Sales]]>100,"Yes","No")

• परिणामस्वरूप, पूरे "Target Reached" कॉलम में वही फॉर्मूला होगा।

• अब सेल B12 चुनें और डेटा एंट्री फॉर्म खोलने के लिए Form पर क्लिक करें।

• नया डेटा डालने के लिए New पर क्लिक करें।

• नई एंट्री के लिए डेटा टाइप करें और ENTER दबाएं।

• परिणामस्वरूप, नया डेटा वर्कशीट में डाला जाता है, और Target Reached फॉर्मूला का उपयोग करके स्वचालित रूप से गणना की जाती है।

6. बटन का उपयोग करके डेटा एंट्री फॉर्म खोलें

डेटा एंट्री फॉर्म खोलने के लिए, हमें डेटासेट के किसी भी सेल पर क्लिक करना होगा और फिर Form विकल्प चुनना होगा। यह प्रक्रिया काम करती है, लेकिन यह अधिक सुविधाजनक होगा यदि हम एक बटन असाइन करें ताकि जब भी हम उस बटन पर क्लिक करें, डेटा एंट्री फॉर्म खुल जाए।

• वर्कशीट Button पर राइट-क्लिक करें और कोड विंडो खोलने के लिए View Code चुनें।

• डेटा एंट्री फॉर्म खोलने के लिए कोड विंडो में निम्न कोड टाइप करें।

Sub DataEntryFormOpening()
Dim namedRange As Range
Dim nameObj As Name
Set namedRange = Range("B4").CurrentRegion
ThisWorkbook.Names.Add Name:="Database", RefersTo:=namedRange
ActiveSheet.ShowDataForm
For Each nameObj In ThisWorkbook.Names
If nameObj.Name = "Database" Then
nameObj.Delete
Exit For
End If
Next nameObj
End Sub

• ध्यान दें कि यह मैक्रो तब काम करता है जब हम Database को namedRange के रूप में असाइन करते हैं।
• अब Insert >> Shapes पर जाएं और वर्कशीट में एक शेप डालने के लिए निम्न छवि में दिखाए अनुसार एक शेप चुनें।

• शेप पर राइट-क्लिक करें और Assign Macro चुनें।

• मैक्रो नाम चुनें और OK पर क्लिक करें ताकि जब भी हम शेप पर क्लिक करें, डेटा एंट्री फॉर्म खुल जाए।

• अब शेप पर क्लिक करके जांचें कि क्या यह ठीक से काम करता है।
• हम निम्न छवि से देख सकते हैं कि यह पूरी तरह से काम कर रहा है और डेटा एंट्री फॉर्म खुला है।

7. डेटा एंट्री फॉर्म के संबंध में समस्याएं

डेटा एंट्री फॉर्म के संबंध में कुछ समस्याएं हैं। हम यहां डेटा एंट्री त्रुटियों की जांच और सुधारों पर चर्चा करेंगे।

• डेटा फॉर्म में बहुत सारे फ़ील्ड

यदि डेटासेट में 32 से अधिक कॉलम हेडर हैं, तो जब हम डेटा एंट्री फॉर्म जोड़ने का प्रयास करते हैं, तो यह त्रुटि संदेश पॉप अप होता है।

समाधान: हम इस समस्या को ठीक करने के लिए अधिकतम 32 कॉलम हेडर वाले डेटासेट का उपयोग कर सकते हैं।

• टेबल या डेटाबेस को विस्तारित नहीं कर सकते

यदि टेबल समाप्त होने के तुरंत बाद डेटा है, और यदि हम डेटा एंट्री फॉर्म का उपयोग करके नया डेटा जोड़ने का प्रयास करते हैं, तो यह त्रुटि संदेश दिखाई देता है।

समाधान: इस समस्या को ठीक करने के लिए टेबल समाप्त होने के बाद कम से कम एक खाली पंक्ति रखने की आवश्यकता है।

• गलत कर्सर पोजिशनिंग

यदि हम टेबल के बाहर किसी सेल को चुनते हैं और Form पर क्लिक करते हैं, तो यह त्रुटि होती है।

समाधान: इस त्रुटि से बचने के लिए टेबल के सेल को चुनें और फिर Form पर क्लिक करें।

• डेटाबेस या टेबल रेंज मान्य नहीं है

यह त्रुटि तब होती है जब वर्कबुक में database नामक एक नामित रेंज होती है।

समाधान: इस त्रुटि को ठीक करने के लिए नामित रेंज का नाम database के अलावा कुछ भी बदलने की आवश्यकता है।

Microsoft Forms कैसे बनाएं

हम एक सहज डेटा एंट्री अनुभव के लिए Microsoft Forms बना सकते हैं। यदि हमें लोगों के समूह से डेटा एकत्र करने की आवश्यकता है, तो हम एक Microsoft Form बना सकते हैं और फॉर्म लिंक को लोगों के समूह के साथ साझा कर सकते हैं।

• OneDrive में, New >> Forms survey पर जाएं।

• Add new पर क्लिक करके फ़ील्ड जोड़ें।

• तदनुसार फॉर्म बनाएं। फॉर्म ऐसा दिखता है।

• Collect responses विकल्प पर क्लिक करें और लिंक कॉपी करने के लिए Copy link पर क्लिक करें ताकि आप इसे संबंधित लोगों के समूह के साथ साझा कर सकें।

• Responses पर क्लिक करके प्रतिक्रियाएं देखें।

• हम प्रतिक्रिया विवरण देख सकते हैं। प्रतिक्रियाओं को Excel फ़ाइल में खोलने के लिए Open in Excel पर क्लिक करें।

• हम Excel फ़ाइल में एकत्रित प्रतिक्रिया देख सकते हैं।

इस तरह, हम डेटा एंट्री उद्देश्यों के लिए Microsoft Forms बना और उपयोग कर सकते हैं।

याद रखने योग्य बातें

• डेटासेट के सभी कॉलम हेडर सहित एक टेबल बनाएं।
• टेबल बनाने से पहले फॉर्मूला लागू करें।
• VBA कोड में नामित रेंज के रूप में "database" या "Database" का उपयोग करें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

1. Excel में एंट्री के प्रकार क्या हैं?
Excel में चार प्रकार की डेटा एंट्री हैं। वे हैं टेक्स्ट, नंबर, लॉजिक, और एरर।
2. Excel में कितनी एंट्री हैं?
आप डेटासेट में एंट्री की संख्या प्राप्त करने के लिए COUNT फंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।
3. Excel में कितने सेल हैं?
Excel में प्रति वर्कशीट 17,179,869,184 सेल हैं।

निष्कर्ष

इस लेख में, हमने Excel में डेटा एंट्री के बारे में सब कुछ चर्चा किया है। हमने लोकप्रिय डेटा प्रकारों और विभिन्न प्रकार के फॉर्मेटिंग को कवर किया है। हमने यहां डेटा एंट्री फॉर्म पर विस्तार से चर्चा की है। चर्चा में डेटा एंट्री फॉर्म के साथ समस्याओं के सुधार भी शामिल हैं। थोड़े अभ्यास के साथ, हमारा मानना है कि यदि आपने इस लेख का सही ढंग से पालन किया है तो आप Excel में डेटा एंट्री में महारत हासिल कर सकते हैं। यदि आपको इसे लागू करने में कोई कठिनाई आती है, तो कृपया कमेंट सेक्शन में हमें बताएं। Team Exceldemy आपकी मदद के लिए मौजूद रहेगा। आपका दिन शुभ हो!

Excel में डेटा एंट्री: नॉलेज हब

• Excel में टाइमस्टैम्प डेटा एंट्री को स्वचालित रूप से कैसे डालें
• Excel में डेटा लॉग कैसे बनाएं
• Excel में डेटा एंट्री का समय कैसे रिकॉर्ड करें

<< Excel सीखने के लिए वापस जाएं

निःशुल्क एडवांस्ड Excel अभ्यास समाधान के साथ प्राप्त करें!