<पी> एक्सेल विभिन्न स्रोतों से डेटा आयात कर सकता है। Microsoft Access से Excel में डेटा आयात करने से उपयोगकर्ता डेटाबेस जानकारी का अधिक आसानी से विश्लेषण, कल्पना और साझा कर सकते हैं। आप एक्सेस डेटा से गणना कर सकते हैं, चार्ट बना सकते हैं और डैशबोर्ड बना सकते हैं। आप गैर-तकनीकी उपयोगकर्ताओं के साथ भी डेटा साझा कर सकते हैं और एक्सेस डेटा को अन्य एक्सेल डेटासेट के साथ जोड़ सकते हैं। <पी> इस ट्यूटोरियल में, हम दिखाते हैं कि Microsoft Access से Excel में डेटा कैसे आयात करें। <पी> आवश्यकताएँ:
- एक Microsoft Access डेटाबेस फ़ाइल (.accdb या .mdb)
- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (एक्सेल 2016 या बाद का संस्करण अनुशंसित)
- डेटाबेस फ़ाइल तक पहुंचने की अनुमति
विधि 1:एक्सेल के अंतर्निहित डेटा टूल का उपयोग करके एक्सेस डेटा आयात करें
<पी> कदम:- अपनी Excel कार्यपुस्तिका खोलें
- डेटा पर जाएं टैब>> डेटा प्राप्त करें पर क्लिक करें>> डेटाबेस से चुनें>> माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस से चुनें
- एक्सेस फ़ाइल (.accdb या .mdb) ब्राउज़ करें और चुनें
- आयात पर क्लिक करें
<पी> एक्सेल नेविगेटर खोलता है खिड़की. - एक टेबल चुनें या प्रश्न करना
- लोड क्लिक करें
- एक्सेस तालिका एक्सेल तालिका के रूप में दिखाई देती है
- डेटा स्रोत से जुड़ा रहता है (रिफ्रेशेबल)
पावर क्वेरी का उपयोग करके डेटा आयात और साफ़ करना
<पी> यह विधि डेटा सफाई, फ़िल्टरिंग और स्वचालन के लिए सर्वोत्तम है। <पी> कदम:- लोड का चयन करने के बजाय , ट्रांसफ़ॉर्म डेटा चुनें
- पावर क्वेरी संपादक खुलता है:
- अनावश्यक कॉलम हटाएं
- उचित डेटा प्रकार सेट करें
- पंक्तियों को फ़िल्टर करें
- एकाधिक तालिकाओं को मर्ज करें
- बंद करें और लोड करें पर क्लिक करें एक्सेल में डेटा आयात करने के लिए
<पी> एक्सेस डेटा को साफ़ किया जाता है, रूपांतरित किया जाता है और Excel में आयात किया जाता है। <पी> 
<पी> पावर क्वेरी का उपयोग करें - यह बड़े डेटासेट को कुशलतापूर्वक संभाल सकता है। यह परिवर्तन चरणों को पुन:प्रयोज्य रखता है और आवर्ती रिपोर्ट के लिए आदर्श है। एक्सेल में एक्सेस टेबल्स को लिंक करना
<पी> लिंक करने से एक गतिशील कनेक्शन बनता है जहां एक्सेल एक्सेस डेटा को एक बाहरी तालिका के रूप में मानता है, रीफ्रेश पर अपडेट होता है। <पी> कदम:- शीट पर लोड करने के बजाय, इसे कनेक्शन के रूप में सेट करें
- लोड क्लिक करें>> इसमें लोड करें... चुनें
- केवल कनेक्शन बनाएं चुनें>> ठीक क्लिक करें
- डेटा देखने के लिए, डेटा पर जाएं>>क्वेरी और कनेक्शन चुनें फलक
- कनेक्शन पर राइट-क्लिक करें>> इसमें लोड करें... चुनें
- तालिका चुनें>>ठीकपर क्लिक करें
- अब आप Excel में डेटा देख सकते हैं
<पी> वैकल्पिक रूप से, पावर क्वेरी के बिना पुराने एक्सेल संस्करणों के लिए: - डेटा पर जाएं टैब>> अन्य स्रोतों से चुनें>> Microsoft क्वेरी से चुनें
- एमएस एक्सेस डेटाबेस चुनें डेटा स्रोत के रूप में, फिर अपनी फ़ाइल चुनें
- टेबल/कॉलम का चयन करने और आयात करने के लिए विज़ार्ड का पालन करें
- लिंक किए गए डेटा के लिए एक्सेस फ़ाइल का पहुंच योग्य होना आवश्यक है; यदि इसे स्थानांतरित किया गया है, तो डेटा के माध्यम से कनेक्शन पथ को अपडेट करें>> कनेक्शन>>गुण
- उन्नत सेटअप का उपयोग किए बिना एक्सेल में संपादन एक्सेस को प्रभावित नहीं करेगा
एक साथ कई तालिकाएँ लोड करना
<पी> यदि आपको एक ही एक्सेस डेटाबेस से कई तालिकाओं को आयात करने की आवश्यकता है, तो आप नेविगेटर विंडो में कई आइटम का चयन कर सकते हैं। <पी> कदम:- नेविगेटर विंडो में, एकाधिक आइटम चुनें को चेक करें शीर्ष पर चेकबॉक्स
- आप जिस तालिका या क्वेरी को आयात करना चाहते हैं उसके बगल में स्थित बक्सों को चेक करें
- ग्राहक
- आदेश
- लोड क्लिक करें सभी चयनित तालिकाओं को आयात करने के लिए
<पी> Excel प्रत्येक तालिका के लिए एक अलग वर्कशीट बनाएगा, या आप इस पर लोड करें चुन सकते हैं यह निर्दिष्ट करने के लिए कि प्रत्येक तालिका को कहाँ जाना चाहिए। विधि 2:एक्सेस से एक्सेल तक निर्यात करना
<पी> यह दृष्टिकोण एक्सेस से शुरू होता है और डेटा को सीधे एक्सेल फ़ाइल में निर्यात करता है, जो एक बार के स्थानांतरण के लिए आदर्श है। <पी> कदम:- अपना एक्सेस डेटाबेस खोलें
- नेविगेशन फलक में, उस तालिका या क्वेरी का चयन करें जिसे आप निर्यात करना चाहते हैं
- बाहरी डेटा पर जाएं निर्यात में टैब>> समूह>> एक्सेल पर क्लिक करें
- निर्यात - एक्सेल स्प्रेडशीट में संवाद:
- गंतव्य एक्सेल फ़ाइल (.xlsx या .xls) चुनने के लिए ब्राउज़ करें या एक नई फ़ाइल बनाएं
- चेक करें फ़ॉर्मेटिंग और लेआउट के साथ डेटा निर्यात करें यदि आप एक्सेस फ़ॉर्मेटिंग (उदाहरण के लिए, कॉलम चौड़ाई) को संरक्षित करना चाहते हैं
- चेक करें निर्यात कार्रवाई पूरी होने के बाद गंतव्य फ़ाइल खोलें इसे तुरंत देखने के लिए
- ठीक क्लिक करें निर्यात करना
- निर्यात पूरा होने पर एक्सेस आपको सूचित करेगा
<पी> उन्नत विकल्प: - पैरामीटर वाले प्रश्नों के लिए, परिणाम उत्पन्न करने के लिए पहले क्वेरी चलाएँ, फिर निर्यात करें
- एकाधिक ऑब्जेक्ट निर्यात करने के लिए, निर्यात विज़ार्ड का बार-बार उपयोग करें या स्वचालन के लिए मैक्रो/वीबीए लिखें
- निर्यातित डेटा स्थिर है; एक्सेस में परिवर्तन एक्सेल फ़ाइल को स्वचालित रूप से अपडेट नहीं करेगा
- यदि तालिका में 10 लाख से अधिक पंक्तियाँ हैं, तो एक्सेल इसे छोटा कर सकता है (नए संस्करणों में पंक्ति की सीमा 1,048,576 है)
विधि 3:कॉपी-पेस्ट का उपयोग करके एक्सेस डेटा आयात करें (त्वरित और सरल)
<पी> कदम:- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस खोलें
- तालिका या क्वेरी खोलें
- संपूर्ण तालिका का चयन करें या Ctrl + A दबाएँ
- Ctrl + C दबाएँ
- एक्सेल खोलें और Ctrl + V दबाएँ
<पी> सीमाएं: - कोई लाइव कनेक्शन नहीं
- मैन्युअल अपडेट आवश्यक
- बड़े या बार-बार आयात के लिए उपयुक्त नहीं
विधि 4:ODBC (उन्नत उपयोगकर्ता) का उपयोग करके एक्सेस डेटा आयात करें
<पी> यह विधि तब उपयोगी होती है जब आप पुराने सिस्टम के साथ काम कर रहे हों या कस्टम डेटाबेस कनेक्शन का उपयोग कर रहे हों। <पी> कदम:- एक ODBC डेटा स्रोत सेट करें (उदाहरण के लिए, "Microsoft Access ड्राइवर (*.mdb, *.accdb)")
- एक्सेल खोलें
- डेटा पर जाएं टैब>> डेटा प्राप्त करें चुनें>> अन्य स्रोतों से चुनें>> ODBC से चुनें
- एक्सेस ODBC ड्राइवर का चयन करें
- टेबल या क्वेरीज़ चुनें
डेटा को ताज़ा करना
- आयातित तालिका में किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें>> रीफ्रेश चुनें
- या डेटा पर जाएं टैब>> सभी को ताज़ा करें चुनें
- यह मैन्युअल रूप से पुनः आयात किए बिना एक्सेस से नवीनतम डेटा खींचता है
सामान्य मुद्दे और समाधान
- एक्सेस फ़ाइल नहीं दिख रही: सुनिश्चित करें कि आयात करने से पहले एक्सेस बंद है। एक्सेस फ़ाइल एक्सक्लूसिव मोड में नहीं खुलनी चाहिए।
- डेटा प्रकार ग़लत: सही डेटा प्रकार सेट करने के लिए पावर क्वेरी का उपयोग करें
- बड़ी फ़ाइल लोड होने में धीमी गति से: केवल आवश्यक तालिकाएँ या पंक्तियाँ आयात करें। बड़े डेटासेट के लिए, डेटा मॉडल पर लोड करना शीट ओवरलोड को रोकता है।
- Microsoft.ACE.OLEDB त्रुटि: माइक्रोसॉफ्ट की वेबसाइट से माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस इंजन रिडिस्ट्रीब्यूटेबल को डाउनलोड और इंस्टॉल करें
