<पी> एक्सेल एक गतिशील उपकरण है, और उपयोगकर्ता इसे हल्के इन्वेंट्री प्रबंधन के लिए इन्वेंट्री ट्रैकर के रूप में उपयोग कर सकते हैं। यदि कोई महंगा सॉफ्टवेयर खरीदे बिना एक सरल इन्वेंट्री सिस्टम चाहता है, तो क्यूआर-आधारित ट्रैकर सबसे साफ सेटअप में से एक है। एक क्यूआर इन्वेंट्री ट्रैकर तब सबसे अच्छा काम करता है जब प्रत्येक स्कैन एक नई लॉग प्रविष्टि (केवल-संलग्न) बनाता है, और एक्सेल सबसे हालिया लॉग पंक्तियों से प्रत्येक आइटम की वर्तमान स्थिति की गणना करता है। सबसे सहज उपयोगकर्ता अनुभव तब होता है जब QR कोड पहले से भरे हुए Microsoft फॉर्म को खोलता है। यह छोटे व्यवसायों, गोदामों, स्कूलों और घरेलू संगठनों के लिए बिल्कुल सही है। <पी> इस ट्यूटोरियल में, हम आपको दिखाएंगे कि Excel के साथ QR कोड इन्वेंट्री ट्रैकर कैसे बनाया जाए।
चरण 1:अपनी एक्सेल वर्कबुक सेट करें
- एक्सेल खोलें और एक नई फ़ाइल बनाएं
- इसे OneDrive पर सहेजें (मोबाइल सिंक के लिए महत्वपूर्ण)
- तीन शीट बनाएं:
- इन्वेंटरी (मास्टर सूची)
- स्कैनलॉग (प्रत्येक स्कैन यहां एक पंक्ति बन जाता है)
- डैशबोर्ड (वर्तमान स्थिति + त्वरित सारांश)
- आइटम आईडी
- उत्पाद का नाम
- श्रेणी
- वर्तमान स्टॉक
- मिनस्टॉक
- स्थान
- QRText
- QRImage
- सेल श्रेणी का चयन करें
- सम्मिलित करें पर जाएं टैब>> तालिका चुनें
- चेक करें “मेरी टेबल में हेडर हैं”
- ठीक क्लिक करें
- टेबल डिज़ाइन पर जाएं टैब>> इसे नाम दें:इन्वेंटरी
<पी> नियम: - ItemID अद्वितीय होना चाहिए (यही QR कोड के अंदर जाता है)
- QRText, QR कोड में एन्कोड की गई सटीक स्ट्रिंग को संग्रहीत करता है
- आईटीएम-0001, आईटीएम-0002,…
="ITM-"&TEXT(ROW(A1),"0000")
- सूत्र को नीचे खींचें
चरण 2:QR कोड स्वचालित रूप से उत्पन्न करें
विकल्प A:थोक में QR कोड जेनरेट करने के लिए एक्सेल का उपयोग करना
<पी> इन्वेंटरी तालिका के QRImage कॉलम में, पहली डेटा पंक्ति में यह सूत्र दर्ज करें:=IMAGE("https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=180x180&data=" & [@ItemID])
- सूत्र को नीचे खींचें
- यह एक साफ़, उच्च-गुणवत्ता वाला QR कोड बनाता है जिसमें केवल ItemID होता है
<पी> वैकल्पिक मुफ़्त एपीआई (यदि क्यूआर सर्वर धीमा है):goqr.me या https://chart.googleapis.com/chart?chs=180×180&cht=qr&chl= विकल्प बी:मुफ़्त ऑनलाइन जेनरेटर का उपयोग करना
- QR कोड जेनरेटर (qr-code-generator.com) या QRCode Monkey (qrcode-monkey.com) जैसे निःशुल्क QR कोड जनरेटर पर जाएं
- प्रत्येक आइटम के लिए, केवल आइटमआईडी युक्त एक क्यूआर कोड बनाएं
- प्रत्येक QR कोड को PNG या JPG के रूप में डाउनलोड करें
- QR कोड को प्रिंट करें और अपने भौतिक आइटम में संलग्न करें
चरण 3:QR कोड लेबल प्रिंट करें
<पी> एक्सेल में एक प्रिंट करने योग्य लेबल शीट बनाएं ताकि आप आइटम में क्यूआर कोड संलग्न कर सकें।- आइटम आईडी, उत्पाद नाम और QRImage चुनें
- लेबल नाम की एक नई शीट पर कॉपी और पेस्ट करें
- मुद्रण के लिए प्रारूप:
- पंक्ति की ऊंचाई सेट करें ताकि QR फिट हो सके
- पेज लेआउट पर जाएं टैब>> मार्जिन चुनें>> संकीर्ण चुनें
- स्टिकर पेपर पर प्रिंट करें या लेबल काट लें
- अपने उत्पादों/अलमारियों/बक्सों पर लेबल चिपकाएँ
चरण 4:अपना स्कैनिंग ऐप चुनें जो एक्सेल में डेटा भेजता है
विकल्प ए:एक स्कैन ऐप का उपयोग करें जो इतिहास निर्यात कर सकता है
<पी> आप एक स्कैनिंग ऐप का उपयोग कर सकते हैं जो क्यूआर कोड पढ़ता है और एक्सेल को डेटा भेजता है।- ऐप का नाम:एक्सेल पर स्कैन करें - क्यूआर और बारकोड (डायनामिक डेटा द्वारा)
- फ्री टियर अधिकांश उपयोगकर्ताओं के लिए पर्याप्त स्कैन प्रदान करता है; भारी उपयोग के लिए सदस्यता की लागत आम तौर पर ~$3-5/माह होती है
- Google Play से इंस्टॉल करें
- ऐप खोलें और Microsoft खाते से साइन इन करें
- अपनी OneDrive Excel फ़ाइल से कनेक्ट करें
- स्कैनलॉग का चयन करें टेबल
- स्कीमा सेट करें:
- टाइमस्टैम्प>> स्वचालित टाइमस्टैम्प
- आइटम आईडी>> स्कैन किया गया डेटा
- कार्रवाई>> मैन्युअल चयन (प्रत्येक स्कैन के बाद "प्राप्त करें" या "जारी करें" चुनें)
- मात्रा>> डिफ़ॉल्ट 1
- स्कैनिंग प्रारंभ करें
- QR लेबल स्कैन करें
- ऐप में तुरंत एक संक्षिप्त नोट टाइप करें (यदि यह नोट्स का समर्थन करता है)
- दिन/सप्ताह के अंत में:स्कैन इतिहास को CSV में निर्यात करें
- स्कैनलॉग में चिपकाएँ/जोड़ें
विकल्प बी:स्कैन सबमिशन के लिए एक माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म बनाएं
<पी> आप एक माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म बना सकते हैं, अपने फोन से क्यूआर कोड को स्कैन कर सकते हैं, लेनदेन सबमिट कर सकते हैं और एक्सेल को स्वचालित रूप से अपडेट कर सकते हैं। अधिकांश लोग यही चाहते हैं।- सम्मिलित करें पर जाएं टैब>> नया फॉर्म पर क्लिक करें
- यह एक फॉर्म इंटरफ़ेस खोलेगा। ये फ़ील्ड जोड़ें:
- आइटमआईडी (संक्षिप्त उत्तर)
- कार्रवाई (विकल्प):प्राप्त करें, जारी करें
- मात्रा (संक्षिप्त उत्तर):बाद में इसे एक संख्या में बदलें एक्सेल में
- प्रतिक्रियाएँ एकत्र करें पर क्लिक करें
- कॉपी लिंक पर क्लिक करें यूआरएल साझा करने के लिए
<पी> यह फॉर्म स्वचालित रूप से एक कनेक्टेड एक्सेल वर्कबुक बनाता है जहां प्रत्येक सबमिशन एक नई पंक्ति बन जाता है। कुछ नमूना प्रस्तुतियों के साथ इसका परीक्षण करें: - फ़ोन से QR स्कैन करें
- आइटमआईडी की पुष्टि करें (या इसे मैन्युअल रूप से टाइप करें)
- कार्रवाई चुनें
- प्रकार मात्रा
- सबमिट पर क्लिक करें
- एक्सेल वर्कबुक खोलें और फॉर्म रिस्पॉन्स शीट की जांच करें
- प्रत्येक सबमिशन स्वचालित रूप से एक पंक्ति के रूप में जोड़ा जाता है
- कॉलम नाम अपडेट करें और अनावश्यक कॉलम हटा दें
- शीट को स्कैनलॉग नाम दें
विकल्प सी:स्कैनिंग को आइटमआईडी फ़ील्ड को स्वतः-भरें बनाएं
<पी> QR कोड में केवल ITM-0001 डालने के बजाय, आप पहले से भरे हुए फॉर्म लिंक को एनकोड कर सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म यूआरएल पैटर्न (फॉर्म सेटिंग्स के आधार पर) का उपयोग करके पहले से भरे गए फ़ील्ड का समर्थन करता है। आप प्रत्येक क्यूआर कोड के अंदर पहले से भरे हुए फॉर्म लिंक को एनकोड करने के लिए इन्वेंटरी शीट सेट कर सकते हैं।- फॉर्म खोलें>> तीन बिंदु>> पहले से भरा हुआ लिंक प्राप्त करें चुनें
- एक नमूना आइटमआईडी दर्ज करें (जैसे ITM-0001)
- पहले से भरा हुआ लिंक प्राप्त करें पर क्लिक करें
- लिंक कॉपी करें क्लिक करें जनरेट किया गया लिंक प्राप्त करने के लिए
- उस नमूने को ItemID बदलें प्लेसहोल्डर के साथ
<पी> पहले से भरा हुआ यूआरएल इस तरह दिखता है: <पी> https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=DQSIkWdsW0yxEjajBLZtrQAAAAAAAAAAAN__gCq2f5UNloxU0IwWTM0Nj……..=ITM-0001 <पी> एक्सेल में प्रति-आइटम प्रीफिल्डलिंक बनाएं: - इन्वेंटरी शीट में प्रीफिल्डलिंक नामक एक नया कॉलम डालें
- कॉपी किए गए पहले से भरे हुए URL को FormPrefillTemplate में चिपकाएँ सेल (उदाहरण के लिए, G2 में)
- टेम्पलेट के अंदर नमूना ITM-0001 को वर्तमान पंक्ति के आइटम आईडी से बदलने के लिए निम्नलिखित सूत्र डालें
<पी> प्रत्येक प्रीफिल्डलिंक को एक क्यूआर कोड में बदलें: <पी> QRImage में कॉलम में निम्न सूत्र डालें: <पी> =IMAGE(“https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=180×180&data=” &ENCODEURL([@PrefillLink])) <पी> यह एक QR छवि लौटाएगा जो पहले से भरे हुए फॉर्म लिंक को खोलेगा। <पी> 
<पी> आइटम प्रिंट और लेबल करें: <पी> एक साधारण लेबल लेआउट बनाएं (एक ही शीट या एक अलग "लेबल" शीट) जो दिखाता है: - आइटम आईडी
- उत्पाद का नाम
- QRImage
- फ़ोन पर स्कैनर खोलें
- QR लेबल को स्कैन करें
- यह स्वचालित रूप से आइटमआईडी भरे हुए फॉर्म को खोल देगा
- पुष्टि करें कि ItemID पहले ही भरा हुआ है
- कार्रवाई और मात्रा चुनें
- सबमिट पर क्लिक करें
<पी> यह वास्तविक दुनिया का सबसे सहज वर्कफ़्लो है। चरण 5:स्कैन लॉग संरचना डिज़ाइन करें
<पी> प्रत्येक स्कैन को इन्वेंट्री लेनदेन के रूप में माना जाता है। माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म एक टाइमस्टैम्प कॉलम और प्रति प्रश्न एक कॉलम के साथ एक प्रतिक्रिया तालिका बनाता है। प्रतिक्रिया पत्रक का नाम बदलकर ScanLog करें . <पी> सुनिश्चित करें कि स्कैनलॉग में ये कॉलम शामिल हैं:- टाइमस्टैम्प
- आइटम आईडी
- कार्रवाई
- मात्रा
<पी> मुख्य सिद्धांत: - यह तालिका केवल परिशिष्ट है
- कोई भी पंक्ति संपादित या हटाई नहीं गई है
चरण 6:वर्तमान स्टॉक की गणना करें
<पी> इन्वेंटरी तालिका के करंटस्टॉक कॉलम में, उपलब्ध स्टॉक की गणना करने के लिए इस सूत्र का उपयोग करें:=LET( id, [@ItemID], initial, 0, received, SUMIFS(ScanLog[Quantity], ScanLog[ItemID], id, ScanLog[Action], "Receive"), issued, SUMIFS(ScanLog[Quantity], ScanLog[ItemID], id, ScanLog[Action], "Issue"), initial + received - issued )<पी> जब भी आप स्कैन करते हैं तो यह स्वचालित रूप से स्टॉक को अपडेट कर देता है। <पी>
<पी> कम स्टॉक चेतावनी: - वर्तमान स्टॉक का चयन करें कॉलम>> सशर्त स्वरूपण चुनें>>सेल्स को हाइलाइट करें चुनें>> इससे कम चुनें
- मिनस्टॉक चुनें>> प्रारूप चुनें
- ठीक क्लिक करें
<पी> निम्न और नकारात्मक स्टॉक मूल्यों को उजागर किया जाएगा। <पी> 
चरण 7:एक सरल डैशबोर्ड बनाएं
<पी> एक डैशबोर्ड शीट बनाएं और इन्वेंट्री को सारांशित करें। <पी> कुल अद्वितीय आइटम:=COUNTA(UNIQUE(Inventory[ItemID]))<पी> हाथ में कुल स्टॉक:
=SUM(Inventory[CurrentStock])<पी> अधिक खींची गई वस्तुएं (नकारात्मक):
=COUNTIF(Inventory[CurrentStock], "<0")<पी> अंतिम स्कैन समय: <पी> कुल लेनदेन:
=COUNTA(ScanLog[Timestamp])<पी> कम इन्वेंटरी दिखाएं:
=FILTER(Inventory[[ItemID]:[Location]], Inventory[CurrentStock] < Inventory[MinStock], "No items to reorder")<पी>
वर्कफ़्लो सारांश
- आइटम के क्यूआर कोड को अपने फोन या स्कैनर ऐप से स्कैन करें
- प्राप्त करें या जारी करें चुनें
- एक्सेल स्वचालित रूप से अपडेट हो जाता है (यदि कार्यपुस्तिका सिंक नहीं हो रही है तो रीफ्रेश करें)
- स्टॉक हमेशा अपडेट रहता है
