इस लेख में, आप सीखेंगे कि प्रिंट करने के लिए एक्सेल स्प्रेडशीट को कैसे फॉर्मेट करें। मुझे यकीन है कि ये टिप्स आपके डेटा को अधिक पेशेवर रूप से प्रिंट करने में मदद करेंगे। आप केवल कुछ प्रिंटिंग विकल्प का उपयोग करके अपनी वर्कशीट और वर्कबुक को तुरंत प्रिंट कर सकते हैं। तो आज, इस पोस्ट में, मैं आपको 13 सबसे अद्भुत टिप्स दिखाऊंगा जो आपको बिना सिरदर्द के अपना डेटा प्रिंट करने में मदद कर सकते हैं।
एक्सेल को प्रिंट करने के लिए फॉर्मेट करने के 13 टिप्स
यहां, मेरे पास एक डेटासेट है जिसमें उत्पाद के रूप में कुछ फलों के नाम और 4 महीनों (जनवरी से अप्रैल) का उनका बिक्री मूल्य है। अब, मैं आपको दिखाऊंगा कि इस डेटासेट का उपयोग करके आप एक्सेल को प्रिंट करने के लिए कैसे फॉर्मेट कर सकते हैं।
नीचे दिए गए टिप्स का पालन करके, आप आसानी से अपने एक्सेल स्प्रेडशीट को प्रिंट करने के लिए फॉर्मेट कर सकते हैं।
1. एक्सेल में प्रिंट करने के लिए ओरिएंटेशन फॉर्मेट करना
एक्सेल को प्रिंट करने के लिए फॉर्मेट करते समय आपको पेज का ओरिएंटेशन चुनना होगा। अपने एक्सेल स्प्रेडशीट में ओरिएंटेशन फॉर्मेट करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण:
- सबसे पहले, पेज लेआउट टैब >> पेज सेटअप बटन पर क्लिक करें।
- अब, पेज सेटअप बॉक्स खुलेगा।
- फिर, अपनी पसंद का ओरिएंटेशन चुनें। यहां, मैं पोर्ट्रेट चुनूंगा।
- उसके बाद, प्रिंट किए गए संस्करण का पूर्वावलोकन करने के लिए प्रिंट पूर्वावलोकन पर क्लिक करें।
- अब, आप प्रिंट की गई कॉपी का पूर्वावलोकन संस्करण देखेंगे।
- अंत में, ओके पर क्लिक करें।
2. प्रिंट करने के लिए पेपर साइज चुनना
अब, मैं आपको दिखाऊंगा कि एक्सेल में प्रिंट करने के लिए पेपर साइज कैसे चुनें। अपने एक्सेल स्प्रेडशीट को प्रिंट करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण:
- शुरुआत में, विधि 1 में दिखाए गए चरणों का पालन करके पेज सेटअप बॉक्स खोलें।
- फिर, अपनी पसंद का कोई भी पेपर साइज चुनें। यहां, मैं पेपर साइज के रूप में A4 चुनूंगा।
- अंत में, ओके पर क्लिक करें।
3. एक्सेल में प्रिंट करने के लिए प्रिंटर चुनना
आपको एक्सेल में प्रिंट करने के लिए प्रिंटर विकल्प भी चुनना होगा। प्रिंटर चुनने के चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण:
- सबसे पहले, फाइल टैब पर जाएं।
- फिर, प्रिंट विकल्प पर जाएं।
- उसके बाद, अपनी पसंद का कोई भी प्रिंटर चुनें। यहां, मैं माइक्रोसॉफ्ट प्रिंट टू पीडीएफ विकल्प चुनूंगा।
4. एक्सेल में प्रिंट करने के लिए प्रिंट एरिया चुनना
अब, मैं आपको दिखाऊंगा कि एक्सेल में प्रिंट करने के लिए प्रिंट एरिया कैसे चुनें। अपने एक्सेल स्प्रेडशीट को प्रिंट करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण:
- शुरुआत में, फाइल टैब पर जाएं।
- फिर, प्रिंट विकल्प पर जाएं।
- उसके बाद, यदि आप सेटिंग्स विकल्प से सक्रिय शीट प्रिंट करना चाहते हैं तो सक्रिय शीट प्रिंट करें चुनें। दूसरी ओर, यदि आप संपूर्ण वर्कबुक प्रिंट करना चाहते हैं तो संपूर्ण वर्कबुक प्रिंट करें चुनें।
- इसके अतिरिक्त, आप एक्सेल में वर्कशीट से एक विशिष्ट चयन भी प्रिंट कर सकते हैं।
- सबसे पहले, अपनी पसंदीदा रेंज चुनें। यहां, मैं सेल रेंज B2:F12 चुनूंगा।
- फिर, पेज लेआउट टैब >> प्रिंट एरिया >> प्रिंट एरिया सेट करें पर क्लिक करें।
- अब, आउटपुट नीचे दी गई छवि की तरह दिखाई देगा।
5. प्रिंट करने के लिए प्रिंट शीर्षक फॉर्मेट करना
यह एक्सेल में सबसे उपयोगी प्रिंटिंग विकल्पों में से एक है।
मान लें कि आपके डेटा में एक शीर्षक पंक्ति है और आप उस शीर्षक पंक्ति को आपके द्वारा प्रिंट किए जाने वाले हर पेज पर प्रिंट करना चाहते हैं।
आप इसे प्रिंट शीर्षक विकल्प से कर सकते हैं। यहां चरण हैं।
चरण:
- शुरुआत में, पेज लेआउट टैब >> प्रिंट शीर्षक पर क्लिक करें।
- पेज सेटअप का एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा।
- उसके बाद, पेज सेटअप बॉक्स के शीट टैब से, निम्नलिखित चीजें निर्दिष्ट करें।
प्रिंट एरिया: संपूर्ण डेटा चुनें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं। यहां, मैं सेल रेंज B2:F12 चुनूंगा।
शीर्ष पर दोहराने वाली पंक्तियाँ: शीर्षक पंक्ति(एँ) जिन्हें आप हर पेज पर दोहराना चाहते हैं। यहां, मैं पंक्ति 4 चुनूंगा।
बाईं ओर दोहराने वाले कॉलम: कॉलम जिन्हें आप हर पेज के बाएं तरफ दोहराना चाहते हैं यदि आपके पास कोई है।
- अंत में, ओके पर क्लिक करें।
- अब, जब आप अपना डेटा प्रिंट करेंगे, तो शीर्षक पंक्ति और बायां कॉलम हर पेज पर प्रिंट होंगे।
6. एक्सेल में प्रिंट करने के लिए पेज ऑर्डर चुनना
पेज ऑर्डर विकल्प तब उपयोगी होता है जब आपके पास प्रिंट करने के लिए बड़ी संख्या में पेज होते हैं। पेज ऑर्डर विकल्प का उपयोग करना काफी सरल है। आप प्रिंटिंग के दौरान पेज ऑर्डर निर्दिष्ट कर सकते हैं। यहां चरण हैं।
चरण:
- शुरुआत में, विधि 1 में दिखाए गए चरणों का पालन करके पेज सेटअप बॉक्स खोलें।
- फिर, शीट टैब पर जाएं।
- अब, यहां, आपके पास दो विकल्प हैं:
- पहला विकल्प (नीचे, फिर ऊपर) यदि आप अपने पेज को वर्टिकल ऑर्डर में प्रिंट करना चाहते हैं।
- दूसरा विकल्प (ऊपर, फिर नीचे) यदि आप अपने पेज को हॉरिजॉन्टल ऑर्डर में प्रिंट करना चाहते हैं।
जैसा कि मैंने कहा, जब आपके पास प्रिंट करने के लिए बड़ी संख्या में पेज होते हैं तो पेज ऑर्डर विकल्प का उपयोग करना काफी उपयोगी होता है, आप तय कर सकते हैं कि आप किस पेज ऑर्डर का उपयोग करना चाहते हैं। यहां, मैंने नीचे, फिर ऊपर विकल्प चुना है।
- अंत में, ओके पर क्लिक करें।
7. प्रिंट करने के लिए टिप्पणियाँ प्रिंट करना
आप अपनी टिप्पणियों को एक स्मार्ट तरीके से प्रिंट कर सकते हैं।
कभी-कभी जब आपकी वर्कशीट में टिप्पणियाँ होती हैं, तो उन्हें उसी तरह प्रिंट करना मुश्किल होता है जैसे वे हैं। इसलिए, बेहतर विकल्प है कि उन सभी टिप्पणियों को पेज के अंत में प्रिंट किया जाए।
हाँ, आप ऐसा कर सकते हैं। यहां चरण हैं।
चरण:
- सबसे पहले, विधि 1 में दिखाए गए चरणों का पालन करके पेज सेटअप बॉक्स खोलें।
- फिर, शीट टैब पर जाएं।
- उसके बाद, प्रिंट अनुभाग में, टिप्पणी ड्रॉपडाउन का उपयोग करके शीट के अंत में चुनें।
- अंत में, ओके पर क्लिक करें।
- अब, सभी टिप्पणियाँ शीट के अंत में प्रिंट होंगी। नीचे दिए गए प्रारूप की तरह।
8. एक्सेल में प्रिंट करने के लिए स्केलिंग से "फिट टू" का उपयोग करना
यह एक्सेल में डेटा प्रिंट करने का एक त्वरित समाधान भी है।
मुझे यकीन है कि आपने एक्सेल में इस समस्या का सामना किया है कि कभी-कभी अपने डेटा को एक पेज पर प्रिंट करना मुश्किल होता है।
उस समय, आप अपने संपूर्ण डेटा को एक पेज में समायोजित करने के लिए स्केल टू फिट विकल्प का उपयोग कर सकते हैं। बस इन चरणों का पालन करें।
चरण:
- सबसे पहले, विधि 1 में दिखाए गए चरणों का पालन करके पेज सेटअप बॉक्स खोलें।
- फिर, यहां से आप दो विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं।
- पहला, सामान्य आकार का % का उपयोग करके समायोजित करें।
- दूसरा, उन पेजों की संख्या निर्दिष्ट करें जिनमें आप चौड़ाई और लंबाई का उपयोग करके अपना संपूर्ण डेटा समायोजित करना चाहते हैं।
- यहां, मैंने सामान्य आकार के रूप में 100% डाला है।
- उसके बाद, मैंने फिट टू बॉक्स में 1 डाला।
- अंत में, ओके पर क्लिक करें।
- अब, पूर्वावलोकन नीचे दी गई छवि की तरह दिखाई देगा।
इस विकल्प का उपयोग करके आप अपने डेटा को आपके द्वारा निर्दिष्ट पेजों में जल्दी से समायोजित कर सकते हैं। लेकिन, एक बात का ध्यान रखना है कि आप अपने डेटा को केवल एक निश्चित सीमा तक समायोजित कर सकते हैं।
9. प्रिंट करने के लिए कस्टम हेडर/फूटर का उपयोग करना
आप कस्टम हेडर/फूटर के साथ कई अच्छी चीजें लागू कर सकते हैं।
आम तौर पर, हम सभी हेडर और फूटर में पेज नंबर का उपयोग करते हैं। लेकिन कस्टम विकल्प के साथ, आप कुछ अन्य उपयोगी चीजों का भी उपयोग कर सकते हैं।
यहां चरण हैं।
चरण:
- सबसे पहले, विधि 1 में दिखाए गए चरणों का पालन करके पेज सेटअप बॉक्स खोलें।
- फिर, हेडर/फूटर टैब पर जाएं।
- उसके बाद, कस्टम हेडर/फूटर बटन पर क्लिक करें। यहां, मैं कस्टम हेडर बटन पर क्लिक करूंगा।
- फिर, यहां आप अपने हेडर/फूटर का अलाइनमेंट चुन सकते हैं।
- और निम्नलिखित विकल्प हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं।
- पेज नंबर
- कुल पेज के साथ पेज नंबर।
- तारीख
- समय
- फाइल पथ
- फाइल नाम
- शीट नाम
- छवि
- अब, केंद्र अनुभाग में टेक्स्ट "एक्सेल को प्रिंट करने के लिए कैसे फॉर्मेट करें" डालें।
- बाद में, ओके पर क्लिक करें।
- फिर, कस्टम फूटर बटन पर क्लिक करें।
- अब, फूटर बॉक्स दिखाई देगा।
- उसके बाद, पेज नंबर जोड़ने के लिए अपनी पसंद का अनुभाग चुनें।
- यहां, मैंने केंद्र अनुभाग चुना और फिर पेज नंबर आइकन पर क्लिक किया।
- फिर, ओके पर क्लिक करें।
- अगला, प्रिंट किए गए पेज का पूर्वावलोकन करने के लिए, प्रिंट पूर्वावलोकन पर क्लिक करें।
- फिर, आप नीचे की तरह पेज में जुड़े हेडर और फूटर पाएंगे।
- अंत में, ओके पर क्लिक करें।
10. एक्सेल में प्रिंट करने के लिए पेज पर डेटा को केंद्रित करना
यह विकल्प तब उपयोगी होता है जब आपके पास एक पेज पर कम डेटा होता है।
मान लें कि आपके पास पेज पर प्रिंट करने के लिए केवल सेल रेंज B2:D12 डेटा है। तो आप प्रिंटिंग के दौरान उन्हें पेज के केंद्र में संरेखित कर सकते हैं।
ये चरण हैं।
चरण:
- शुरुआत में, विधि 1 में दिखाए गए चरणों का पालन करके पेज सेटअप बॉक्स खोलें।
- फिर, मार्जिन टैब पर जाएं।
- अब, "पेज पर केंद्रित" में आपके पास चुनने के लिए दो विकल्प हैं।
- क्षैतिज रूप से: यह आपके डेटा को पेज के केंद्र में संरेखित करेगा।
- लंबवत: यह आपके डेटा को पेज के बीच में संरेखित करेगा।
- अगला, दोनों विकल्प चालू करें।
- अंत में, ओके पर क्लिक करें।
- अब, पेज नीचे दी गई छवि की तरह दिखाई देगा।
आप इस विकल्प का उपयोग हर बार कर सकते हैं जब आप अपने पेज प्रिंट कर रहे हों क्योंकि यह आपके डेटा को सही तरीके से संरेखित करने में मदद करेगा।
11. एक्सेल स्प्रेडशीट को प्रिंट करने के लिए कस्टम मार्जिन का उपयोग करना
अब, हम आपको दिखाएंगे कि कस्टम मार्जिन का उपयोग करके एक्सेल स्प्रेडशीट को फॉर्मेट करके कैसे प्रिंट करें।
और, यहां मार्जिन समायोजित करने के आसान चरण हैं।
चरण:
- सबसे पहले, फाइल टैब पर जाएं।
- फिर, प्रिंट विकल्प पर जाएं, और आपको तुरंत प्रिंट पूर्वावलोकन मिलेगा।
- उसके बाद, विंडो के नीचे दाएं स्लाइड से, मार्जिन दिखाएं बटन पर क्लिक करें।
- अब, यह लागू सभी मार्जिन दिखाएगा।
- अंत में, आप उन्हें केवल ड्रैग एंड ड्रॉप करके बदल सकते हैं।
12. एक्सेल में प्रिंट करने के लिए सेल त्रुटि मान बदलना
यह विकल्प काफी शानदार है।
बात यह है कि आप प्रिंटिंग के दौरान सभी त्रुटि मानों को किसी अन्य विशिष्ट मान से बदल सकते हैं। खैर, आपके पास प्रतिस्थापन के रूप में उपयोग करने के लिए केवल तीन अन्य मान हैं।
यहां, हमारे पास कुछ कर्मचारियों के नाम, कार्य दिवस, वेतन, और प्रति दिन वेतन वाला डेटासेट है। लेकिन, सेल E8 में यह #DIV/0! त्रुटि दिखाता है। अब, मैं दिखाऊंगा कि एक्सेल में प्रिंटिंग के दौरान इस त्रुटि मान को किसी अन्य विशिष्ट मान से कैसे बदलें।
यहां चरण हैं।
चरण:
- शुरुआत में, विधि 1 में दिखाए गए चरणों का पालन करके पेज सेटअप बॉक्स खोलें।
- फिर, शीट टैब पर जाएं।
- उसके बाद, सेल त्रुटि के रूप में ड्रॉपडाउन से एक प्रतिस्थापन मान चुनें।
- आपके पास प्रतिस्थापन के रूप में उपयोग करने के लिए तीन विकल्प हैं।
- खाली
- डबल माइनस साइन।
- #N/A त्रुटि सभी त्रुटियों के लिए।
- यहां, मैं <रिक्त> चुनूंगा।
- अंत में, प्रतिस्थापन मान चुनने के बाद ओके पर क्लिक करें।
- अब, पूर्वावलोकन नीचे दी गई छवि की तरह दिखाई देगा।
13. एक्सेल में प्रिंट करने के लिए पेज नंबर को कस्टम नंबर से शुरू करना
यह विकल्प बुनियादी है।
मान लें कि आप एक रिपोर्ट प्रिंट कर रहे हैं और आप पेज नंबर को एक कस्टम नंबर (5) से शुरू करना चाहते हैं। आप उस नंबर को निर्दिष्ट कर सकते हैं और बाकी पेज उस अनुक्रम का पालन करेंगे।
यहां चरण हैं।
चरण:
- शुरुआत में, विधि 1 में दिखाए गए चरणों का पालन करके पेज सेटअप बॉक्स खोलें।
- फिर, इनपुट बॉक्स "पहला पेज नंबर" में, वह नंबर दर्ज करें जिससे आप अपने पेज नंबर शुरू करना चाहते हैं। यहां, मैं बॉक्स में 5 डालूंगा।
- अंत में, ओके पर क्लिक करें।
- अब, पूर्वावलोकन नीचे दी गई छवि की तरह होगा।
महत्वपूर्ण नोट: यह विकल्प केवल तभी काम करेगा जब आपने अपनी वर्कशीट में हेडर/फूटर लागू किया हो।
निष्कर्ष
तो, इस लेख में, आपको एक्सेल स्प्रेडशीट को प्रिंट करने के लिए फॉर्मेट करने के 13 टिप्स मिलेंगे। इस संबंध में परिणाम प्राप्त करने के लिए इनमें से किसी भी तरीके का उपयोग करें। आशा है कि आपको यह लेख उपयोगी और जानकारीपूर्ण लगा। अगर कुछ समझने में मुश्किल लगे तो बेझिझक टिप्पणी करें। हमें बताएं कोई अन्य दृष्टिकोण जो हम यहां भूल गए हों। और, ExcelDemy पर जाएं ऐसे कई और लेखों के लिए। धन्यवाद!
