एक्सेल को प्रिंट करने के लिए कैसे फॉर्मेट करें (13 आसान टिप्स)

इस लेख में, आप सीखेंगे कि प्रारूप . कैसे करें एक एक्सेल स्प्रैडशीट को प्रिंट . करने के लिए . मुझे यकीन है कि ये टिप्स प्रिंट में मदद करेंगे आपका डेटा अधिक पेशेवर रूप से। आप बस कुछ मुद्रण विकल्पों . का उपयोग करके अपनी कार्यपत्रकों और कार्यपुस्तिकाओं को फ्लैश में प्रिंट कर सकते हैं . तो आज, इस पोस्ट में, मैं आपको 13 सबसे आश्चर्यजनक टिप्स दिखाऊंगा जो आपको बिना किसी सिरदर्द के अपना डेटा प्रिंट करने में मदद कर सकता है।

एक्सेल को प्रिंट करने के लिए प्रारूपित करने के लिए 13 युक्तियाँ

यहाँ, मेरे पास एक डेटासेट है जिसमें फलों . के कुछ नाम हैं उत्पाद . के रूप में और उनकी बिक्री 4 महीने . का मान (जनवरी से अप्रैल ) अब, मैं आपको दिखाऊंगा कि आप कैसे प्रारूप . कर सकते हैं एक्सेल प्रिंट . करने के लिए इस डेटासेट का उपयोग करना।

नीचे दी गई युक्तियों का पालन करके, आप आसानी से प्रारूप . कर सकते हैं अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट को प्रिंट . करने के लिए ।

स्वरूपण . के दौरान एक्सेल प्रिंट . करने के लिए आपको अभिविन्यास . चुनना होगा पृष्ठ का। अभिविन्यास प्रारूप . के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट में।

चरण:

• सबसे पहले, पेज लेआउट टैब पर जाएं>> पेज सेटअप . पर क्लिक करें बटन।

• अब, पेज सेटअप बॉक्स खुलेगा।
• फिर, अभिविन्यास . चुनें आपकी पसंद का। यहां, मैं पोर्ट्रेट . का चयन करूंगा/करूंगी ।
• उसके बाद, पूर्वावलोकन . के लिए मुद्रित संस्करण प्रिंट पूर्वावलोकन पर क्लिक करें ।

• अब, आप पूर्वावलोकन देखेंगे मुद्रित प्रति का संस्करण।

• आखिरकार, ठीक . पर क्लिक करें ।

अब, मैं आपको दिखाऊंगा कि कैसे कागज के आकार का चयन करें प्रिंट . करने के लिए एक्सेल में। प्रिंट . करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट।

चरण:

• शुरुआत में, पेज सेटअप खोलें विधि1 . में दिखाए गए चरणों का पालन करते हुए बॉक्स ।
• फिर, कोई भी कागज का आकार select चुनें तुम्हारी पसन्द का। यहां, मैं A4 . का चयन करूंगा/करूंगी कागज आकार . के रूप में ।
• आखिरकार, ठीक . पर क्लिक करें ।

आपको चुनना . भी करना होगा एक प्रिंटर प्रिंट . करने का विकल्प एक्सेल में। चुनने . के चरण एक प्रिंटर नीचे दिए गए हैं।

चरण:

• सबसे पहले, फ़ाइल टैब पर जाएं ।

• फिर, प्रिंट . पर जाएं विकल्प।
• उसके बाद, कोई भी प्रिंटर choose चुनें तुम्हारी पसन्द का। यहां, मैं Microsoft Print to PDF का चयन करूंगा/करूंगी विकल्प।

इसके बाद, मैं आपको दिखाऊंगा कि कैसे चुनें प्रिंट क्षेत्र प्रिंट . करने के लिए एक्सेल में। प्रिंट . करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट।

चरण:

• शुरुआत में, फ़ाइल टैब पर जाएं ।

• फिर, प्रिंट . पर जाएं विकल्प।
• उसके बाद, सक्रिय पत्रक प्रिंट करें select चुनें अगर आप प्रिंट करना चाहते हैं सक्रिय पत्रक सेटिंग . से विकल्प। दूसरी ओर, संपूर्ण कार्यपुस्तिका प्रिंट करें चुनें अगर आप प्रिंट करना चाहते हैं संपूर्ण कार्यपुस्तिका ।

• इसके अतिरिक्त, आप प्रिंट . भी कर सकते हैं एक विशिष्ट चयन एक्सेल में वर्कशीट से।
• सबसे पहले, अपनी पसंदीदा श्रेणी चुनें। यहां, मैं सेल श्रेणी का चयन करूंगा B2:F12 ।
• फिर, पेज लेआउट टैब पर जाएं>> प्रिंट क्षेत्र . पर क्लिक करें>> प्रिंट क्षेत्र सेट करें select चुनें ।

• अब, आउटपुट नीचे दी गई छवि की तरह दिखेगा।

5. प्रिंट शीर्षक को प्रिंट करने के लिए फ़ॉर्मेट करना

यह एक्सेल में सबसे उपयोगी प्रिंटिंग विकल्पों में से एक है।

मान लें कि आपके पास एक शीर्षक पंक्ति है अपने डेटा में और आप उस शीर्षक पंक्ति . को प्रिंट करना चाहते हैं प्रत्येक पृष्ठ . पर आप प्रिंट करें ।

आप इसे प्रिंट शीर्षक के साथ कर सकते हैं विकल्प। ये चरण हैं।

चरण:

• शुरुआत में, पेज लेआउट पर जाएं टैब>> शीर्षक प्रिंट करें . पर क्लिक करें ।

• A dialog box of Page Setup will appear.
• After that, from the Sheet tab of the Page Setup box, specify the following things.

Print Area: Select the entire data which you want to print . Here, I will select Cell range B2:F12 ।

Rows to repeat at the top: Heading row(s) which you want to repeat on every page . Here, I will select Row 4 ।

Columns to repeat at the left:Column(s) which you want to repeat at the left side of every page if you have any.

• Finally, click on OK ।

• Now, when you print your data , the heading row and left column will be printed on every page.

The Page Order option is useful when you have a large number of pages to print . Using the Page Order option is quite simple. You can specify the page order while printing . Here are the steps.

चरण:

• In the beginning, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 ।
• Then, go to the Sheet tab ।
• Now, here, you have two options:
  • The first option (Down, then over ) is if you want to print your pages using vertical order.
  • The Second option (Over, then down ) is if you want to print your pages using horizontal order.

As I said it’s quite useful to use the page order option when you have a large number of pages to print , you can decide which page order you want to use. Here, I have selected the Down, then over विकल्प।

• Finally, click on OK ।

You can print your comments in a smart way.

Sometimes when you have comments in your worksheet, it’s hard to print those comments in the same manner they have. So, the better option is to print all those comments at the end of the pages ।

Yes, you can do this. Here are the steps.

चरण:

• Firstly, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 ।
• Then, go to the Sheet tab ।
• After that, in the Print section, select At the end of the sheet using the comment dropdown.
• Finally, click OK ।

• Now, all the comments will be printed at the end of the sheet . Just like the below format.

8. Using “Fit to” from Scaling to Print in Excel

This is also a quick fix to print data in excel.

I’m sure you have faced this problem in excel that sometimes it’s hard to print your data on a single page ।

At that point, you can use the Scale To Fit option to adjust your entire data into a single page . Just follow these steps.

चरण:

• Firstly, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 ।
• Then, from here you can use two options.
  • First, adjust using % of normal size ।
  • Second, specify the number of pages in which you want to adjust your entire data using width &length ।

• Here, I have inserted 100% as normal size ।

• After that, I inserted 1 in the Fit to बॉक्स।
• Finally, click on OK ।

• Now, the preview will look like the image below.

Using this option can quickly adjust your data to the pages you have specified . But, one thing you have to take care of is that you can only adjust your data up to a certain limit ।

9. Using Custom Header/Footer to Print

You can apply a number of decent things with Custom Header/Footer ।

Well, normally we all use page numbers in the header and footer . But with a Custom option , you can use some other useful things as well.

Here are the steps.

चरण:

• Firstly, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 ।
• Then, go to the Header/Footer tab ।
• After that, click on the Custom Header/ Footer बटन। Here, I will click on the Custom Header Button.

• Then, here you can select the alignment of your header/footer.
• And following are options you can use.
  • Page Number
  • Page Number with total pages.
  • Date
  • Time
  • File Path
  • File Name
  • Sheet Name
  • Image

• Now, insert the text “How to Format Excel to Print” in the Center अनुभाग।
• Afterward, click OK ।

• Then, click on the Custom Footer Button.

• Now, the Footer box will appear.
• After that, select the section of your choice to place to add the Page number.
• Here, I selected the Center section and then clicked on the Page Number आइकन।

• Then, click on OK ।

• Next, to preview the printed page, click on Print Preview ।

• Then, you will find the Header and Footer added to the page like below.

• Finally, click OK ।

This option is useful when you have less data on a single page ।

Let’s say you just have data Cell range B2:D12   to print on a page . So you can align them into the center of the page while printing ।

These are the steps.

चरण:

• In the beginning, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 ।
• Then, go to the Margins tab ।
• Now, In “Center on Page” you have two options to select.
  • Horizontally :It will align your data into the center of the page.
  • Vertically: This will align your data into the middle of the page.
• Next, turn on both options.
• Finally, click OK ।

• Now, the page will look like the image given below.

You can use this option every time when you are printing your pages as it will help to align your data in a correct way.

11. Using Custom Margins to Format Excel Spreadsheet to Print

Now, we will show you how to use Custom Margins to format Excel spreadsheets to print.

And, here are the steps to easily adjust margins ।

चरण:

• Firstly, go to the File tab ।

• Then, go to the Print option, and you’ll get an instant print preview ।

• After that, from the bottom right slide of the window, click on the Show Margins बटन।
• Now, it will show all the margins applied.

• Finally, you can change them by just drag and drop ।

12. Changing Cell Error Values to Print in Excel

This option is pretty awesome.

The thing is, you can replace all the error values while printing with another specific value . Well, you have only three other values to use as a replacement ।

Here, we have a dataset containing the Name , Working Days , Salary, and Salary per Day of some employees. But, in Cell E8 it shows a #DIV/0! Error . Now, I will show how to replace this error value while printing with another specific value in Excel.

Here are the steps.

चरण:

• In the beginning, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 ।
• Then, go to the Sheet tab ।
• After that, select a replacement value from the Cell error as a dropdown.
• You have three options to use as a replacement.
  • Blank
  • Double minus sign ।
  • #N/A Error for all the errors.
• Here, I will select ।
• Finally, after selecting the replacement value click OK ।

• Now, the preview will look like the image given below.

13. Starting Page Number with a Custom Number to Print in Excel

This option is basic.

Let’s say you are printing a report and you want to start the page number from a custom number (5) . You can specify that number and the rest of the pages will follow that sequence ।

Here are the steps.

चरण:

• In the beginning, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 ।
• Then, in the input box “First page Number” , enter the number from where you want to start your page numbers . Here, I will insert 5 in the box.
• Finally, click OK ।

• Now, the preview will be like the image given below.

Important Note: This option will only work if you have applied the header/footer in your worksheet.

निष्कर्ष

So, in this article, you will find 13 tips to format an Excel spreadsheet to print . Use any of these ways to accomplish the result in this regard. Hope you find this article helpful and informative. Feel free to comment if something seems difficult to understand. Let us know any other approaches which we might have missed here. And, visit ExcelDemy for many more articles like this. Thank you!