काफी समय से, एक्सेल में डेटा चार्टिंग न केवल सरल हो गई है बल्कि स्वचालित भी हो गई है, जिससे आप कुछ सुविचारित माउस क्लिक के साथ एक टेबुलर स्प्रेडशीट से एक व्यापक एरिया, बार, लाइन, या पाई चार्ट पर आसानी से जा सकते हैं। फिर जैसे ही आप अपने स्प्रेडशीट में डेटा संपादित करते हैं, एक्सेल स्वचालित रूप से आपके चार्ट्स और ग्राफ़्स में संबंधित परिवर्तन करता है।
यही प्रोग्राम के चार्टिंग जादू का अंत नहीं है। आप उदाहरण के लिए, किसी भी समय चार्ट या ग्राफ़ प्रकार बदल सकते हैं, साथ ही कलर स्कीम्स, पर्सपेक्टिव (2D, 3D, आदि), एक्सिस स्वैप कर सकते हैं, और भी बहुत कुछ।
लेकिन, निश्चित रूप से, यह सब स्प्रेडशीट से शुरू होता है।
अपना डेटा व्यवस्थित करना
हालांकि एक्सेल आपको अपने स्प्रेडशीट को कई तरीकों से व्यवस्थित करने की अनुमति देता है, डेटा चार्टिंग करते समय, आपको सर्वोत्तम परिणाम मिलेंगे यदि आप इसे इस तरह व्यवस्थित करते हैं कि प्रत्येक पंक्ति एक रिकॉर्ड का प्रतिनिधित्व करे और प्रत्येक कॉलम विशिष्ट पंक्तियों से संबंधित या उससे संबंधित तत्वों को समाहित करे।
समझ नहीं आया? निम्नलिखित स्प्रेडशीट को उदाहरण के तौर पर लें।
सबसे बाएं कॉलम में लेजर प्रिंटर्स की सूची है। पहली पंक्ति को छोड़कर, जिसमें कॉलम लेबल या हेडर हैं, प्रत्येक पंक्ति एक विशिष्ट प्रिंटर का प्रतिनिधित्व करती है, और प्रत्येक बाद वाला सेल उस विशेष मशीन के बारे में डेटा रखता है।
इस मामले में, प्रत्येक सेल प्रिंट स्पीड डेटा रखता है: कॉलम B, प्रिंट जॉब के पहले पेज को प्रिंट करने में लगा समय; कॉलम C, पहले पेज सहित सभी पेजों को प्रिंट करने में लगा समय; कॉलम D, पहले पेज को छोड़कर पूरे डॉक्यूमेंट को निकालने में लगा समय।
हालांकि यह कुछ हद तक बेसिक स्प्रेडशीट है, चाहे आपका डेटा कितना भी जटिल हो, इस मानक प्रारूप का पालन करने से प्रक्रिया सुव्यवस्थित होती है। जैसा कि आप आगे देखेंगे, आप अपने स्प्रेडशीट के एक छोटे हिस्से के सेल्स को मैप कर सकते हैं या पूरे डॉक्यूमेंट या वर्कशीट को चार्ट कर सकते हैं।
एक सामान्य एक्सेल चार्ट में कई अलग-अलग भाग होते हैं, जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।
अपने डेटा को चार्ट करना
यदि आपने पहले ऐसा नहीं किया है, तो आप शायद इस बात पर आश्चर्यचकित होंगे कि एक्सेल आपके स्प्रेडशीट को चार्ट करना कितना आसान बनाता है। जैसा कि उल्लेख किया गया है, आप पूरे वर्कशीट को मैप कर सकते हैं, या चार्ट करने के लिए कॉलम और पंक्तियों के एक समूह का चयन कर सकते हैं।
मान लीजिए, उदाहरण के लिए, पिछले अनुभाग में हम जिस वर्कशीट पर काम कर रहे थे, उसमें आप केवल डेटा के पहले दो कॉलम (कॉलम B और C) को चार्ट करना चाहते थे, कॉलम D को छोड़कर। इसमें एक सरल दो-चरणीय प्रक्रिया शामिल है:
- आप जिस डेटा को चार्ट करना चाहते हैं उसे चुनें, जिसमें बाएं कॉलम में लेबल और उन कॉलम में हेडर शामिल हैं जिन्हें आप अपने चार्ट में शामिल करना चाहते हैं, जैसा कि नीचे दिखाया गया है।
- ALT+F1 दबाएं।
या, पूरे स्प्रेडशीट को चार्ट करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।
- स्प्रेडशीट में सभी डेटा का चयन करें, जैसा कि नीचे दी गई शीर्ष छवि में दिखाया गया है। पूरी शीट का चयन न करें, जैसा कि नीचे दी गई दूसरी छवि में दिखाया गया है—केवल डेटा वाले सेल्स का चयन करें।
- ALT+F1 दबाएं।
एक्सेल आपके डेटा के लिए उपयुक्त चार्ट प्रकार चुनने का बहुत अच्छा काम करता है, लेकिन यदि आप एक अलग प्रकार का चार्ट पसंद करते हैं, जैसे क्षैतिज बार, या शायद एक अलग कलर स्कीम, शायद ग्रेडिएंट फिल और बैकग्राउंड के साथ 3D लेआउट, तो प्रोग्राम इन सभी प्रभावों और अधिक को प्राप्त करना आसान बनाता है।
चार्ट प्रकार बदलना
एक्सेल में हर चीज की तरह, अपने चार्ट प्रकार को संशोधित करने के कई तरीके हैं। सबसे आसान तरीका है:
- चार्ट का चयन करें।
- मेनू बार पर, चार्ट डिज़ाइन पर क्लिक करें।
- चार्ट डिज़ाइन रिबन पर, चेंज चार्ट टाइप चुनें।
यह चेंज चार्ट टाइप डायलॉग बॉक्स खोलता है, जो यहां दिखाया गया है।
जैसा कि आप देख सकते हैं, कई चार्ट प्रकार हैं, और उनमें से किसी एक पर क्लिक करने से डायलॉग बॉक्स के शीर्ष पर कई विविधताएं प्रदर्शित होती हैं।
चार्ट डिज़ाइन रिबन से चार्ट प्रकार बदलने के अलावा, आप कई अन्य संशोधन भी कर सकते हैं, जैसे कलर स्कीम्स, लेआउट, या प्रोग्राम के कई पूर्व-डिज़ाइन किए गए चार्ट स्टाइल्स में से एक लागू करना। चार्ट स्टाइल्स, निश्चित रूप से, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में पैराग्राफ स्टाइल्स के समान हैं। एमएस वर्ड की तरह, आप कई स्टाइल्स में से किसी एक को जैसा है वैसा लागू कर सकते हैं, मौजूदा स्टाइल्स को संपादित कर सकते हैं, या अपना खुद का बना सकते हैं।
चार्ट एलिमेंट्स जोड़ना और हटाना
चार्ट एलिमेंट्स, निश्चित रूप से, विभिन्न घटक हैं, जैसे शीर्षक, लीजेंड, X और Y एक्सिस, आदि जो आपके चार्ट को बनाते हैं। आप चार्ट का चयन करने पर उसके दाईं ओर दिखाई देने वाले प्लस सिंबल पर क्लिक करके इन एलिमेंट्स को जोड़ और हटा सकते हैं।
चार्ट एलिमेंट्स फ्लाईआउट के नीचे चार्ट स्टाइल्स फ्लाईआउट है, जो चार्ट के दाईं ओर पेंटब्रश आइकन पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होता है।
चार्ट स्टाइल्स के नीचे आपको चार्ट फिल्टर्स मिलेगा, जो आपको अपने चार्ट के विभिन्न घटकों को चालू और बंद (या फिल्टर) करने देता है, जैसा कि यहां दिखाया गया है:
यदि ये संशोधन विकल्प पर्याप्त नहीं हैं, तो वर्कशीट के दाईं ओर फॉर्मेट चार्ट एरिया में कई अन्य विकल्प हैं जो आपको अपने चार्ट के सभी पहलुओं को बदलने देते हैं, फिल्स और बैकग्राउंड से लेकर ग्रिडलाइन्स, 3D बार्स, पाई स्लाइस, ड्रॉप शैडो तक — मैं आगे बढ़ सकता हूं। लेकिन मुझे यकीन है कि आप समझ गए हैं कि क्या उपलब्ध है।
जब आप टेक्स्ट ऑप्शन्स पर क्लिक करते हैं, उदाहरण के लिए, आपको अपने चार्ट्स में टेक्स्ट पर लागू करने के लिए प्रभावों की एक और बौछार मिलती है। विकल्प लगभग असीमित हैं, इस हद तक कि बिना कुछ संयम के, आप बिना ज्यादा मेहनत किए कुछ भद्दे दिखने वाले चार्ट्स और ग्राफ़ बना सकते हैं — जो मुझे एक महत्वपूर्ण डिज़ाइन दिशानिर्देश की ओर ले जाता है।
सिर्फ इसलिए कि आपके निपटान में ये सभी शानदार डिज़ाइन टूल्स हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको उन सभी का उपयोग करना है….या, ठीक है, एक ही समय में उनमें से इतने सारे नहीं। विचार यह है कि अपने ग्राफिक्स को इतना आकर्षक बनाया जाए कि वे आपके दर्शकों का ध्यान आकर्षित करें, लेकिन इतने व्यस्त न हों कि डिज़ाइन स्वयं उस संदेश से ध्यान भटका दे जिसे आप 전달 करने की कोशिश कर रहे हैं। आखिरकार, संदेश महत्वपूर्ण है, न कि आपकी डिज़ाइन कौशल या आपके ग्राफिक्स डिज़ाइन सॉफ़्टवेयर की ताकत।
एक अच्छा नियम यह है कि, यदि यह बहुत व्यस्त और विचलित करने वाला लगता है, तो शायद यह है; इसे थोड़ा सरल बनाएं। बहुत सारे सजावटी फोंट का उपयोग न करें, यदि कोई हो, क्योंकि उन्हें पढ़ना आसान नहीं है। व्यावसायिक-उन्मुख चार्ट्स और ग्राफ़्स का उपयोग करते समय, इस बात पर ध्यान केंद्रित करें कि आप क्या कहने की कोशिश कर रहे हैं, न कि कैसे आप इसे कहते हैं।
इस बीच, टेबुलर डेटा को चार्ट करना इसे समझने में बहुत आसान और कॉलम दर कॉलम टेक्स्ट और नंबरों की तुलना में अधिक अनुकूल बना सकता है।
