मैं एक्सेल का बड़ा उपयोगकर्ता हूं और यह मुझे हमेशा आश्चर्यचकित करता है कि कितने कम लोग अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट में टिप्पणियाँ जोड़ते हैं! एक्सेल में टिप्पणियाँ जोड़ना और उपयोग करना सूत्रों, सेल्स और स्प्रेडशीट में अन्य डेटा को समझाने का एक शानदार तरीका है, इस प्रकार सहकर्मियों के साथ फोन पर बिताया गया समय बचाता है! एक्सेल में सेल्स में टिप्पणियाँ जोड़ना वास्तव में आसान है और मैं समझाऊंगा कि आप इसे एक्सेल XP/2003, एक्सेल 2007, एक्सेल 2010 और एक्सेल 2013 में कैसे कर सकते हैं।
टिप्पणियाँ मूल रूप से नोट्स हैं जिन्हें एक्सेल में किसी भी सेल में डाला जा सकता है। यह रिमाइंडर्स, दूसरों के लिए नोट्स और अन्य वर्कबुक को क्रॉस-रेफरेंस करने के लिए उपयोगी है। ध्यान दें कि ऑफिस के नए संस्करणों में Comments टूलबार में Show Ink नामक एक विकल्प है और यह केवल टैबलेट पीसी के लिए उपयोगी है। यह सुविधा मूल रूप से आपको टाइप करने के बजाय हाथ से टिप्पणी लिखने देती है। डेस्कटॉप और लैपटॉप पर, हालांकि, यह केवल टैबलेट पीसी पर बनाई गई हाथ से लिखी टिप्पणियों को देखने के लिए उपयोगी है।
साथ ही, एक बार जब आप उन्हें वर्कशीट में जोड़ लेते हैं तो टिप्पणियों के साथ आप बहुत सी अन्य चीजें कर सकते हैं जैसे फ़ॉर्मेटिंग, आकार बदलना, आकार बदलना और इसी तरह। उन टिप्स के लिए पोस्ट के नीचे स्क्रॉल करें।
एक्सेल 2013 सेल में टिप्पणी जोड़ें
एक्सेल 2013, 2010 से थोड़ा अलग दिखता है, लेकिन कुल मिलाकर यह बहुत समान है। टिप्पणी जोड़ने के लिए, वांछित सेल का चयन करने के बाद Review टैब पर क्लिक करें और New Comment पर क्लिक करें।
अब बस अपनी टिप्पणी टाइप करें और जब आप उस सेल से दूर नेविगेट करते हैं, तो आपको सेल के ऊपरी दाएं कोने में एक छोटा लाल त्रिकोण दिखाई देगा जो इंगित करता है कि सेल में एक टिप्पणी है।
एक्सेल 2010 सेल में टिप्पणी जोड़ें
एक्सेल 2010 में, टिप्पणी जोड़ना सुपर आसान है और 2013 जैसा ही है। बस Review टैब पर क्लिक करें और आपको सभी टिप्पणी टूल दिखाई देंगे। उस सेल पर क्लिक करें जिसमें आप टिप्पणी जोड़ना चाहते हैं और फिर New Comment पर क्लिक करें।
एक छोटा डायलॉग विंडो दिखाई देगी जहां आप टेक्स्ट टाइप करना शुरू कर सकते हैं। आप सेल के ऊपरी दाएं कोने पर छोटे लाल त्रिकोण को भी देखेंगे, जो यह इंगित करने के लिए है कि उस सेल में एक टिप्पणी है।
आप वर्कशीट पर सभी टिप्पणियों को जल्दी से Show All Comments (सभी टिप्पणियां दिखाएं) बटन पर क्लिक करके देख सकते हैं। यह काम आता है अगर शीट में बहुत सारी टिप्पणियां हैं। आप एक-एक करके सभी टिप्पणियों के माध्यम से साइकिल चलाने के लिए Previous और Next पर भी क्लिक कर सकते हैं।
एक्सेल 2007 सेल में टिप्पणी जोड़ें
एक्सेल 2007 के लिए प्रक्रिया ऊपर जैसी ही है। सबसे पहले आप उस सेल पर क्लिक करना चाहेंगे जहां आप टिप्पणी डालना चाहते हैं। रिबन बार में टिप्पणी संपादन टूल देखने के लिए Review टैब पर क्लिक करें।
Comments समूह में, New Comment पर क्लिक करें। एक्सेल स्प्रेडशीट में एक टिप्पणी टेक्स्ट बॉक्स दिखाई देगा जहां आप अपनी नई टिप्पणी टाइप कर सकते हैं।
अपनी टिप्पणी टाइप करें और जब आप कर लें तो टेक्स्ट बॉक्स के बाहर क्लिक करें। आप देखेंगे कि सेल के ऊपरी दाएं कोने पर एक छोटा लाल तीर है, जो इंगित करता है कि इस सेल में एक टिप्पणी है। सेल पर क्लिक करने से टिप्पणी स्वचालित रूप से सामने आ जाती है।
एक्सेल XP/2003 सेल में टिप्पणी जोड़ें
एक्सेल 2003 और XP में, आपके पास सेल में टिप्पणी डालने के लिए कुछ और विकल्प हैं क्योंकि कोई रिबन बार नहीं है। आप शीर्ष पर मेनू, माउस कॉन्टेक्स्ट-मेनू या रिव्यूइंग टूलबार का उपयोग कर सकते हैं।
मेनू बार का उपयोग करके टिप्पणी जोड़ें
सबसे पहले, आपको उस सेल पर क्लिक करना होगा जिसमें आप टिप्पणी डालना चाहते हैं। फिर Insert मेनू विकल्प पर क्लिक करें और Comment चुनें।
2007 की तरह ही, सेल के बगल में एक टेक्स्ट बॉक्स दिखाई देगा जहां आप अपनी टिप्पणी दर्ज कर सकते हैं। साथ ही, सेल के ऊपरी दाएं कोने पर एक लाल त्रिकोण दिखाई देता है।
माउस कॉन्टेक्स्ट मेनू का उपयोग करके टिप्पणी जोड़ें
एक्सेल सेल में टिप्पणी डालने का एक और सरल, फिर भी निफ्टी तरीका है बस सेल पर राइट-क्लिक करें और Insert Comment चुनें। यह वास्तव में एक्सेल 2007 और एक्सेल 2003 दोनों में काम करता है।
रिव्यूइंग टूलबार का उपयोग करके टिप्पणी जोड़ें
अंत में, आप एक्सेल में सेल्स में टिप्पणी जोड़ने के लिए रिव्यूइंग टूलबार का उपयोग कर सकते हैं। रिव्यूइंग टूलबार खोलने के लिए, View, Toolbars पर जाएं और Reviewing चुनें।
far left पर पहला आइकन New Comment बटन है। इस पर क्लिक करें और वर्तमान में चयनित सेल में एक नया टिप्पणी बॉक्स दिखाई देगा।
टिप्पणी का आकार बदलें
अब आइए उन कुछ चीजों के बारे में बात करते हैं जो आप टिप्पणियों के साथ कर सकते हैं एक बार जब उन्हें जोड़ दिया गया है। सबसे पहले, आइए बस टिप्पणी का आकार बदलें। ऐसा करने के लिए, टिप्पणी बॉक्स के कोनों या किनारों पर हैंडल में से किसी एक पर क्लिक करें और खींचें।
टिप्पणी फ़ॉर्मेट करें
डिफ़ॉल्ट रूप से, टिप्पणी पर कोई फ़ॉर्मेटिंग नहीं होती है, लेकिन क्या होगा यदि आप फ़ॉन्ट बदलना चाहते हैं या टेक्स्ट का आकार बढ़ाना चाहते हैं? टिप्पणी को फ़ॉर्मेट करने के लिए, आप पहले सेल पर क्लिक करें और फिर Edit Comment पर क्लिक करें। फिर टिप्पणी के अंदर कहीं भी राइट-क्लिक करें और Format Comment चुनें।
अब आप फ़ॉन्ट परिवार, फ़ॉन्ट शैली, फ़ॉन्ट आकार, फ़ॉन्ट रंग और फ़ॉन्ट प्रभाव बदल सकेंगे। अब आप अपनी टिप्पणियों को जितना चाहें उतना बदसूरत या सुंदर बनाने के लिए स्वतंत्र हैं।
टिप्पणी का आकार बदलें
डिफ़ॉल्ट रूप से, टिप्पणी बॉक्स एक आयत है, लेकिन आप वास्तव में टिप्पणी का आकार बदल सकते हैं। यह अच्छा होता अगर उन्होंने उस विकल्प को Review टैब पर Comments सेक्शन में जोड़ा होता, लेकिन किसी कारण से यह वहां नहीं है। इसके बजाय आपको शेप बटन को क्विक एक्सेस टूलबार में जोड़ना होगा।
ऐसा करने के लिए, File टैब पर क्लिक करें और फिर Options पर क्लिक करें।
अब आपको बाएं हाथ की तरफ Quick Access Toolbar पर क्लिक करना होगा। शीर्ष पर, आपको Choose commands from ड्रॉप डाउन दिखाई देगा; आगे बढ़ें और सूची से All Commands चुनें। नीचे स्क्रॉल करें जब तक आपको Edit Shape न दिखाई दे, उस पर क्लिक करें और फिर Add>> बटन पर क्लिक करें।
टिप्पणी का आकार बदलने के लिए, सेल पर क्लिक करें और पहले Edit Comment पर क्लिक करें। फिर क्विक एक्सेस टूलबार में नए Edit Shape बटन पर क्लिक करें और आपको चुनने के लिए आकृतियों की एक पूरी श्रृंखला प्रस्तुत की जाएगी।
टिप्पणियों को अलग सेल्स में कॉपी करें
यदि आप एक सेल से दूसरे सेल में टिप्पणी कॉपी करना चाहते हैं, तो यह भी काफी सीधा है। बस सेल का चयन करें और फिर CTRL + C दबाकर सामग्री कॉपी करें। अगला, दूसरे सेल पर जाएं, राइट-क्लिक करें और Paste Special चुनें।
सूची से Comments चुनें और केवल टिप्पणियां नए सेल में डाली जाएंगी। वर्तमान में सेल में मौजूद कुछ भी वही रहेगा।
विंडोज उपयोगकर्ता को अपने नाम में बदलें
आपने ऊपर के स्क्रीनशॉट में देखा होगा कि कुछ टिप्पणियां "Windows User" से शुरू होती हैं और ऐसा इसलिए है क्योंकि ऑफिस की कॉपी डिफ़ॉल्ट रूप से उस नाम से पंजीकृत है। आप इसे File पर जाकर, Options पर क्लिक करके और फिर General पर क्लिक करके बदल सकते हैं।
आप इसे खाली छोड़ सकते हैं यदि आप टिप्पणी में कुछ भी प्रकट नहीं करना चाहते हैं या इसे जो भी टेक्स्ट पसंद हो उसे बदल सकते हैं। यह डिफ़ॉल्ट रूप से सभी टिप्पणियों के शीर्ष पर दिखाई देगा।
सेल्स से टिप्पणी संकेतक हटाएं
अंत में, क्या होगा यदि आप उन छोटे लाल त्रिकोणों को सेल ब्लॉक के शीर्ष से छिपाना चाहते हैं भले ही टिप्पणी मौजूद हो? खैर, यह भी आसान है। File, Options पर जाएं और फिर Advanced पर।
Display तक नीचे स्क्रॉल करें और फिर आपको For cells with comments, show: (टिप्पणी वाले सेल्स के लिए, दिखाएं:) नामक एक सेक्शन दिखाई देगा और यहां आप तीन विकल्पों में से चुन सकते हैं: No comment or indicators (कोई टिप्पणी या संकेतक नहीं), Indicators only, and comments on hover (केवल संकेतक, और होवर पर टिप्पणियां) या Comments and indicators (टिप्पणियां और संकेतक)।
एक्सेल में टिप्पणियों के साथ आप जो कुछ भी कर सकते हैं वह लगभग यही है इसलिए उम्मीद है कि यह आपको अपने कार्यालय में एक्सेल प्रो जैसा दिखने में मदद करेगा। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो टिप्पणी पोस्ट करें। आनंद लें!
