माउस एक उपयोगी टूल है, लेकिन पॉइंट-एंड-क्लिक समय की बर्बादी है। आप यह जानते थे, इसलिए आपने पहले से ही ऑफिस और विंडोज के लिए सर्वश्रेष्ठ कीबोर्ड शॉर्टकट सीख लिए हैं।
लेकिन शायद कुछ दोहराए जाने वाले कार्यों के लिए शॉर्टकट कुंजियां नहीं हैं। क्या यह बहुत अच्छा नहीं होगा यदि आप माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में अपने स्वयं के कीबोर्ड शॉर्टकट बना सकें? खैर, आप बना सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में कीबोर्ड शॉर्टकट कैसे बनाएं
आइए पहले वर्ड में इन चरणों को देखें। चरण एक्सेल और पावरपॉइंट में डेस्कटॉप पर समान हैं। आउटलुक में इसे कैसे करें, यह देखने के लिए नीचे स्क्रॉल करें।
- रिबन क्षेत्र में किसी भी ग्रे स्पेस पर राइट-क्लिक करें और Customize the Ribbon (रिबन कस्टमाइज़ करें) चुनें।
- Word Options विंडो खुलेगी। विंडो के निचले भाग के पास Keyboard shortcuts (कीबोर्ड शॉर्टकट) के आगे Customize (कस्टमाइज़) चुनें।
- Customize Keyboard विंडो खुलेगी। उस टैब तक सीमित करने के लिए Categories (श्रेणियां) क्षेत्र में देखें जिसमें वह कमांड है जिसके लिए आप शॉर्टकट बनाना चाहते हैं। उस टैब के कमांड दाईं ओर Commands (कमांड्स) क्षेत्र में दिखेंगे। वह कमांड चुनें जो आप चाहते हैं।
इस उदाहरण में, हमने FileSendPdf चुना है, क्योंकि एक साधारण कीस्ट्रोक संयोजन से वर्ड डॉक्यूमेंट को PDF के रूप में भेजना बहुत मददगार होगा। यदि कमांड में पहले से ही एक कीबोर्ड कॉम्बो है, तो यह Current keys (वर्तमान कुंजियाँ) क्षेत्र में दिखाई देगा।
- एक नया शॉर्टकट कुंजी संयोजन सेट करने के लिए, Press new shortcut key (नया शॉर्टकट कुंजी दबाएं) फ़ील्ड में कर्सर रखें, फिर अपने कीबोर्ड पर वह कुंजी कॉम्बो दबाएं जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। Current keys क्षेत्र के आगे Currently assigned to (वर्तमान में असाइन किया गया) के नीचे क्या दिखता है, इसका नोट बनाएं। यदि [unassigned] के अलावा कुछ भी वहां दिखता है, तो दूसरा कुंजी कॉम्बो आज़माएं।
- इस कुंजी कॉम्बो को भविष्य के सभी डॉक्यूमेंट्स के लिए उपयोग करने के लिए, Save changes in (परिवर्तन सहेजें) बॉक्स में Normal.dotm चुना हुआ छोड़ दें। इस डॉक्यूमेंट पर केवल कुंजी कॉम्बो लागू करने के लिए, ड्रॉप-डाउन बॉक्स में इसे चुनें।
- सेटिंग्स लागू करने के लिए Assign (असाइन करें) बटन चुनें, फिर Customize Keyboard विंडो बंद करें। Word Options विंडो से बाहर निकलने के लिए OK दबाएं। अपने नए कीबोर्ड शॉर्टकट संयोजन को आज़माएं।
FileSendPdf शॉर्टकट स्वचालित रूप से डॉक्यूमेंट को PDF में बदल देगा, आउटलुक में एक नया ईमेल संदेश बनाएगा, PDF अटैच करेगा, और ईमेल को एक विषय देगा। एक कीस्ट्रोक के बजाय माउस के साथ एक दर्जन या अधिक पॉइंट-एंड-क्लिक एक अविश्वसनीय समय बचाने वाला है।
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में कस्टम कीबोर्ड शॉर्टकट कैसे साफ़ करें
आप किसी ऑफिस ऐप में आपके द्वारा बनाए गए सभी कस्टम कीबोर्ड शॉर्टकट से छुटकारा पाना चाह सकते हैं। यह करना सरल है।
- रिबन क्षेत्र में किसी भी ग्रे स्पेस पर राइट-क्लिक करें और Customize the Ribbon चुनें।
- Word Options विंडो खुलेगी। विंडो के निचले-बाएं क्षेत्र में Customize बटन चुनें। Customize Keyboard विंडो खुलेगी।
- भविष्य के सभी डॉक्यूमेंट्स से कुंजी असाइनमेंट हटाने के लिए, Save changes in ड्रॉप-डाउन में Normal.dotm चुना हुआ छोड़ दें। केवल इस डॉक्यूमेंट से उन्हें हटाने के लिए, इसके बजाय ड्रॉपडाउन में डॉक्यूमेंट चुनें। नीचे-बाएं के पास, Reset All (सभी रीसेट करें) बटन चुनें।
- यह पूछेगा, क्या आप वाकई कुंजी असाइनमेंट रीसेट करना चाहते हैं? यह कार्रवाई Normal.dotm में वर्तमान में मैक्रोज़ और स्टाइल्स को असाइन की गई सभी कुंजियों को हटा देगी. ध्यान दें कि उस चेतावनी के अंत में, यह या तो Normal.dotm या आपके द्वारा चुने गए डॉक्यूमेंट को पढ़ेगा। रीसेट की पुष्टि करने के लिए Yes (हाँ) चुनें।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में कीबोर्ड शॉर्टकट कैसे बनाएं
सभी माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस ऐप्स में से, आउटलुक शायद वह है जिसमें आप सबसे अधिक समय बिताते हैं। कुछ कस्टम कीबोर्ड शॉर्टकट बनाकर चीजों को तेजी से पूरा करना समझदारी है।
दुर्भाग्य से, आउटलुक 2016 के बाद से, यह आपको वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट की तरह कीबोर्ड शॉर्टकट बनाने की अनुमति नहीं देता। तो आपके विकल्प क्या हैं?
यह एक वर्कअराउंड है, लेकिन आप Quick Steps (क्विक स्टेप्स) बना सकते हैं और उन्हें कुंजी संयोजन असाइन कर सकते हैं। यह आपको आउटलुक में हर चीज़ के लिए शॉर्टकट कुंजी कॉम्बो बनाने की क्षमता नहीं देगा, लेकिन यह आपकी अधिकांश जरूरतों को पूरा कर सकता है। कस्टम क्विक स्टेप्स को असाइन करने के लिए आप नौ कुंजी कॉम्बो तक सीमित हैं।
- आउटलुक में Home (होम) टैब के Quick Steps सेक्शन में Create New (नया बनाएं) चुनें।
- Edit Quick Step विंडो खुलेगी। Name (नाम) फ़ील्ड में एक वर्णनात्मक नाम दर्ज करें।
- Choose an Action (एक्शन चुनें) ड्रॉप-डाउन मेनू में पूर्वनिर्धारित एक्शन में से एक चुनें। इस उदाहरण में, आइए Mark as read (पढ़े हुए के रूप में चिह्नित करें) के साथ चलते हैं।
- पिछले एक्शन के तहत Add Action (एक्शन जोड़ें) बटन चुनकर एक्शन को एक साथ जोड़ें।
- Move to folder (फ़ोल्डर में ले जाएं) चुनें।
- Select Folder विंडो खुलेगी। उस फ़ोल्डर को ढूंढें और चुनें जिसमें आप इस क्विक एक्शन से ईमेल ले जाना चाहते हैं। हम इस उदाहरण के लिए Bills (बिल) फ़ोल्डर चुनते हैं। विंडो बंद करने के लिए OK चुनें।
- Shortcut key (शॉर्टकट कुंजी) ड्रॉप-डाउन में एक कुंजी कॉम्बो चुनें। ध्यान दें कि यह नौ चयनों तक सीमित है।
- Tooltip टेक्स्ट बॉक्स में क्विक स्टेप क्या करता है इसका विवरण जोड़ें। जब आप बाद में क्विक स्टेप पर होवर करेंगे, तो यह आपको याद दिलाने के लिए दिखाई देगा कि यह क्या करता है।
- क्विक स्टेप बनाना पूरा करने के लिए Finish (समाप्त करें) चुनें। अब आप आउटलुक रिबन में Mark Read Move to Bills क्विक स्टेप देखेंगे। चरण 7 में आपके द्वारा चुने गए शॉर्टकट कुंजी कॉम्बो का उपयोग करके इसका परीक्षण करें।
यदि आप एक कदम आगे जाना चाहते हैं, तो आप कमांड लाइन स्विचेस का उपयोग करके आउटलुक डेस्कटॉप शॉर्टकट बना सकते हैं ताकि सामान्य कार्यों को करना आसान हो जाए।
अपने कीबोर्ड शॉर्टकट का अभ्यास करें
अब आप अपने स्वयं के माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस शॉर्टकट कुंजियां बना सकते हैं। अपने सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले शॉर्टकट्स की एक सूची प्रिंट करें और उन्हें अपने मॉनिटर के पास रखें। कुछ दिनों के बाद, आपको चीट शीट की आवश्यकता नहीं होगी। कमांड लाइन स्विच शॉर्टकट्स जोड़ें और यह आपकी माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस उत्पादकता को कुछ ही समय में बढ़ा देगा।
