अलविदा कहना बहुत मुश्किल है, है ना? यह असहज है, और कभी-कभी यह अजीब है। ठीक है, उन स्थितियों के लिए कोई निर्देश नहीं हो सकता है, लेकिन कम से कम हम कुछ निर्देश दे सकते हैं कि आप बिना अजीब महसूस किए ईमेल में अलविदा कैसे कह सकते हैं।
एक ईमेल हस्ताक्षर सभी उद्देश्यों और उद्देश्यों के लिए है, आपका "अलविदा"। यह मायने नहीं रखता कि आप किसी को गले लगाते हैं या हाथ मिलाते हैं। ऐसा नहीं है कि आप उन्हें केवल अपना नाम देते हैं, या उन्हें अपना व्यवसाय कार्ड सौंपते हैं जिसमें आपकी सभी संपर्क जानकारी शामिल होती है। इस तरह आप अपनी छाप छोड़ते हैं। या नहीं।
इस लेख में, मैं उन पांच सबसे महत्वपूर्ण पाठों को साझा करने जा रहा हूं जो मैंने पिछले कुछ दशकों में सीखे हैं जो मैं इंटरनेट पर लोगों के साथ संवाद कर रहा हूं। दिलचस्प बात यह है कि ईमेल हस्ताक्षर से जुड़ी दुविधाएं तब से मौजूद हैं जब से उन शुरुआती ईमेल संदेशों को बिटनेट और फिडोनेट या यहां तक कि एमआईटी के सीटीएसएस मेल सिस्टम पर 1960 के दशक में भेजा जा रहा था, लेकिन मैं पीछे हट गया।
ईमेल हमारे पास बहुत लंबे समय से है। तो आप इसे सही कैसे करते हैं? आप एक स्नोब की तरह दिखने के बिना साइन ऑफ कैसे करते हैं, लेकिन पर्याप्त जानकारी भी प्रदान करते हैं ताकि लोग जान सकें कि आप कौन हैं और आप क्या हैं? आएँ शुरू करें। जब तक हम पूरा कर लेंगे, तब तक आपके पास एक अच्छा विचार होगा कि आप अपने स्वयं के ईमेल हस्ताक्षर के साथ क्या करना चाहते हैं।
ईमेल सिग्नेचर को क्या करना चाहिए
इन दिनों, लोगों को ईमेल करने की प्रक्रिया में, मेरे पास ईमेल हस्ताक्षर के 3 अलग-अलग "स्तर" हैं। क्यों? खैर, रिश्तों के तीन स्तर हैं - एक संक्षिप्त नोट से लेकर एक मित्र तक, एक कंपनी को औपचारिक व्यावसायिक ईमेल संदेश तक सब कुछ। वास्तव में आपको केवल तीन विविधताओं की आवश्यकता है, और इनका उद्देश्य निम्नलिखित होना चाहिए:
1. एक त्वरित मुस्कान -- यह हस्ताक्षर संस्करण उन मित्रों या सहकर्मियों को त्वरित ईमेल पर जाता है जिन्हें आप दिन में कई बार लगातार ईमेल करते हैं।
2. मुस्कान और हाथ मिलाना -- यह हस्ताक्षर संस्करण काम करने वाले सहयोगियों को लंबे ईमेल पर जाता है, जहां आपके ईमेल को थोड़ा और औपचारिक होना चाहिए।
3. एक फर्म हैंडशेक और बिजनेस कार्ड -- यह उस समय के लिए है जब आपको व्यवसाय से संबंधित एक औपचारिक ईमेल लिखने और अपना शीर्षक और अपनी सभी संपर्क जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता होती है।
इस प्रकार के प्रत्येक ईमेल हस्ताक्षर के लिए अलिखित नियम हैं। उन्हें तोड़ दो, और यह दुनिया का अंत नहीं होगा। हालांकि, यदि आप विशेष रूप से अच्छा प्रभाव डालना चाहते हैं, तो आप अपने द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक प्रकार के ईमेल के लिए इनमें से कुछ युक्तियों पर ध्यान देना चाहेंगे।
द क्विक स्माइल सिग्नेचर
आपको हमेशा ईमेल हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं होती है। कम से कम, आपको हमेशा औपचारिक की आवश्यकता नहीं होती है। यह ठीक वैसे ही है जैसे आप दालान में किसी सहकर्मी के पास चल रहे हों। आप उन्हें दिन में कई बार देखते हैं। आप उन्हीं बैठकों में जाते हैं। क्या आपको वास्तव में उन्हें दालान में हाथ मिलाने की ज़रूरत है? नहीं; ज्यादातर समय यह एक त्वरित "हे फ्रेड" और एक मुस्कान है, अगर कुछ भी हो। जब आप सलाह या सलाह मांगने के लिए किसी सहकर्मी को तुरंत ईमेल कर रहे हों, तो हो सकता है कि आपको हस्ताक्षर की बिल्कुल भी आवश्यकता न हो। यदि आपको साइन ऑफ करने की आवश्यकता महसूस होती है, तो आप मेरा दृष्टिकोण अपना सकते हैं, बस आपके नाम के आगे डैश लगा हुआ है।
फूलदार उद्धरण या विस्तृत शीर्षक की कोई आवश्यकता नहीं है। वह व्यक्ति जानता है कि आप कौन हैं, आप क्या हैं, और आपके नाम से परे कुछ भी अजीब होगा। इसे वाटर-कूलर द्वारा एक बुनियादी बातचीत की तरह समझें, जिसे आप आमतौर पर "ठीक है, बाद में पकड़ लेते हैं!" जैसे कुछ के साथ समाप्त करते हैं। और एक तेज लहर। और कुछ नहीं चाहिए।
मुस्कान और हाथ मिलाना
अन्य प्रकार के हस्ताक्षर औपचारिक और अनौपचारिक के बीच एक संकर की तरह हैं। सही पाने के लिए यह कठिन है। ये ऐसे सहकर्मी हो सकते हैं जिन्हें आप अर्ध-औपचारिक व्यावसायिक अनुरोधों के साथ ईमेल करना चाहते हैं, लेकिन आप नहीं चाहते कि वे यह सोचें कि आप एक कठोर व्यक्ति के रूप में सामने आ रहे हैं। उन्हें ईमेल के महत्व की सराहना करने की आवश्यकता है, लेकिन आप नहीं चाहते कि वे आश्चर्यचकित हों कि क्या आप वास्तव में अभी भी दोस्त हैं। यह वह जगह है जहाँ बहुत सूक्ष्म हस्ताक्षर काम में आते हैं। ये आमतौर पर आकार में कम हो जाते हैं और ईमेल के पाद लेख में लगभग ध्यान देने योग्य नहीं होते हैं। इसके लिए सबसे अच्छे तरीकों में से एक हस्ताक्षर है जिसे मैं "वन-लाइनर" कहता हूं।
इस संस्करण में, सभी सूचनाओं को "|" के साथ विभाजित किया गया है। चरित्र। यह एक पता या ईमेल, फोन नंबर, सेल नंबर या जो कुछ भी सरल हो सकता है। यह संक्षिप्त होना चाहिए, इसमें बस थोड़ी सी आवश्यक जानकारी शामिल होनी चाहिए, और बस हो गया। मैंने यह भी देखा है कि कुछ लोग इस हस्ताक्षर को एक ऐसे फ़ॉन्ट में बनाते हैं जो बाकी ईमेल की तुलना में अधिक फीका है - शायद ग्रे में। एक और दृष्टिकोण जो मैंने नोट किया है वह एक बहुत ही संक्षिप्त दो-लाइनर है। मूल रूप से, एक नाम और संपर्क का एक रूप जो एक फोन नंबर या एक ईमेल पता हो सकता है।
जाहिर है, यह उन प्राप्तकर्ताओं के लिए है जो पहले से ही जानते हैं कि आप कौन हैं, आप किस कंपनी के साथ काम करते हैं, और आप उन्हें कई पत्राचार ईमेल में से एक भेज रहे हैं। यह एक दोस्ताना ईमेल का "अनुभव" प्रदान करता है, लेकिन यदि व्यक्ति को आपसे संपर्क करने की आवश्यकता है और हो सकता है कि वह आपका नंबर अपने रोलोडेक्स में न रखे (क्या लोग अभी भी उनका उपयोग करते हैं ...?), तो आपकी संपर्क जानकारी नीचे दी गई है। ईमेल, पहुंच के भीतर।
एक औपचारिक हाथ मिलाना
बेशक, ऐसे समय होते हैं जब आप कंपनी के बाहर किसी को ईमेल कर रहे होते हैं, या हो सकता है कि आप कंपनी के अंदर किसी ऐसे व्यक्ति के बारे में ईमेल कर रहे हों जिसके लिए बातचीत औपचारिक होनी चाहिए। यह अपने सहकर्मियों के लिए एक पुरस्कार समारोह में भाग लेने के दौरान औपचारिक पोशाक पहनने जैसा है। इससे पहले कि मैं कवर करूं कि आपको इन मामलों में क्या करना चाहिए, यह कवर करना अधिक शैक्षिक है कि पहले क्या नहीं करना है। हां, आपको अपनी कंपनी का नाम, वेबसाइट और ईमेल पता जैसी संपर्क जानकारी प्रदान करनी चाहिए, लेकिन आपको इसे ज़्यादा करने की ज़रूरत नहीं है। क्या वास्तव में फ़ैक्स मशीन सहित चार अलग-अलग फ़ोन नंबर प्रदान करने की आवश्यकता है?
नहीं, पर्याप्त संपर्क जानकारी प्रदान करें ताकि आपसे संपर्क करने के कई तरीके हों - ईमेल, फोन, या शायद वेबसाइट के माध्यम से भी - लेकिन बहकावे में न आएं। फ़ोन नंबरों की सूची प्रदान करने से ऐसा लगता है कि आप इतने मोबाइल हैं कि आप अपने कार्यालय में कभी नहीं हैं और संपर्क करना बहुत कठिन है।
एक और आम गलती एक स्व-प्रवर्तक के रूप में सामने आ रही है। इस तरह के लोग अपने ईमेल हस्ताक्षरों को अपने सोशल नेटवर्किंग खातों के साथ इस हद तक अधिभारित कर देंगे कि हस्ताक्षर 10 पंक्तियों से अधिक लंबे हैं और अधिकतर स्व-विपणन से भरे हुए हैं।
एक भयानक प्रभाव देने का एक और तरीका है कि आप अपने ईमेल पते में सभी प्रकार के फंकी रंगों और फोंट का उपयोग करें। ऐसा कुछ खींचना मुश्किल है, क्योंकि रंगों को मेल खाना चाहिए, और फोंट को सही दिखने की जरूरत है। दुर्भाग्य से, बहुत से लोगों को यह पता नहीं होता है कि रंगों का ठीक से मिलान कैसे किया जाता है, और उनके ईमेल हस्ताक्षर विली वोंका कारखाने से बाहर की तरह दिखते हैं।
इस प्रकार का जोकर-हस्ताक्षर गैर-पेशेवर है और जिसे आप इसे भेजते हैं, वह सोचेगा कि आपको पता नहीं है कि आप क्या कर रहे हैं, चाहे आप किसी भी क्षेत्र में हों। इसलिए असाधारण रंगों से बचें। इसे सरल रखें।
आप सही क्या कर सकते हैं
तो अगर आप एक अच्छा प्रभाव डालना चाहते हैं तो एक अच्छा औपचारिक ईमेल हस्ताक्षर कैसा दिखता है? आवश्यक बुनियादी जानकारी के साथ जाएं, स्वरूपण और शैली को सरल रखें, और जानकारी के साथ इसे ज़्यादा न करें।
यहाँ एक उदाहरण है। इसमें 4 लाइनें शामिल हैं - नाम, कंपनी, फोन नंबर और ईमेल पता। बस इतना ही।
इस व्यक्ति ने केवल सादा पाठ का उपयोग किया है, और इसे केवल चार पंक्तियों तक रखने से यह उत्तम दर्जे का और पेशेवर बन जाता है।
अपने स्वयं के पते के साथ, मैं इटैलिक का उपयोग करके और इसे गहरे भूरे रंग में फीका करके हस्ताक्षर को मामूली रखने में थोड़ा और आगे जाता हूं। ईमेल टेक्स्ट की तुलना में इसे हल्का रखना प्राप्तकर्ता को बताता है कि आप अपनी खुद की जानकारी को संदेश के लिए माध्यमिक मानते हैं। यह विनम्रता का एक सूक्ष्म संकेत है।
साथ ही, शीर्षकों का उपयोग केवल तभी किया जाना चाहिए जब वे बातचीत के लिए प्रासंगिक हों। मेरी अपनी वेबसाइट से संबंधित अधिकांश पत्राचार में, लोगों को यह जानना आवश्यक है कि मैं साइट का स्वामी हूं, इसलिए शीर्षक महत्वपूर्ण है। त्वरित संपर्क के लिए केवल पर्याप्त जानकारी शामिल है - ईमेल और फ़ोन नंबर, बस।
एक अन्य उदाहरण वह हस्ताक्षर है जिसका उपयोग मैं MakeUseOf से आंतरिक और बाहरी पत्राचार दोनों के लिए करता हूं।
यहाँ, मैं वास्तव में शीर्षक का उपयोग करने या न करने के बीच में उलझा हुआ था। यह आमतौर पर केवल बाहरी ईमेल संचार में महत्वपूर्ण होता है और कुछ आंतरिक संचारों में मामूली रूप से महत्वपूर्ण होता है। मैंने दो संस्करणों का उपयोग करना शुरू किया - एक बाहरी के लिए और एक आंतरिक के लिए - लेकिन दोनों के बीच मैन्युअल रूप से स्विच करने से थक गया, कि मैंने ऊपर वाले के साथ रहने का फैसला किया। आत्म-महत्वपूर्ण के रूप में सामने आने के जोखिम पर, यह फीका और गौण रहता है। यह "|" का भी उपयोग करता है ऊपर वर्णित चरित्र, वेबसाइट के नाम को अलग दिखाने के लिए रंग का एक छोटा सा छींटा, और मैंने बोल्ड होने और उद्धरण के लिए पांचवीं पंक्ति जोड़ने का फैसला किया।
सही ईमेल हस्ताक्षर के साथ आना जो दर्शाता है कि आप कौन हैं, आप क्या करते हैं और आपसे कैसे संपर्क करें, कुछ परीक्षण और त्रुटि हो सकती है, लेकिन एक बार जब आप इसे सही कर लेते हैं, तो यह जानकर अच्छा लगता है कि आप अपना सर्वश्रेष्ठ पैर आगे बढ़ा रहे हैं ईमेल पत्राचार जो आप भेजते हैं।
एक बेहतर ईमेल हस्ताक्षर के लिए आपके क्या सुझाव हैं? आपके द्वारा देखे गए अन्य हस्ताक्षरों के बारे में आपको कौन सी चीजें पसंद या नापसंद हैं? अपने विचार नीचे टिप्पणी अनुभाग में साझा करें!