अलविदा कहना इतना कठिन है, है ना? यह असहज है, और कभी-कभी यह अजीब है। खैर, उन स्थितियों के लिए कोई निर्देश नहीं हो सकते हैं, लेकिन कम से कम हम कुछ निर्देश दे सकते हैं कि आप ईमेल में अजीब महसूस किए बिना अलविदा कैसे कह सकते हैं।
एक ईमेल हस्ताक्षर सभी इरादों और उद्देश्यों के लिए, आपका "अलविदा" है। यह नहीं है कि आप किसी को गले लगाते हैं या उनसे हाथ मिलाते हैं। यह नहीं है कि आप केवल उन्हें अपना नाम देते हैं, या उन्हें अपने सभी संपर्क जानकारी के साथ अपना बिजनेस कार्ड सौंपते हैं। यह है कि आप एक प्रभाव कैसे बनाते हैं। या नहीं।
इस लेख में, मैं इंटरनेट पर लोगों के साथ संचार करने के कुछ दशकों में सीखे गए पांच सबसे महत्वपूर्ण पाठों को साझा करने जा रहा हूं। दिलचस्प रूप से, ईमेल हस्ताक्षर के साथ शामिल दुविधाएं तब से मौजूद हैं जब वे शुरुआती ईमेल संदेश बिटनेट और फिडोनेट या 1960 के दशक में MIT के CTSS मेल सिस्टम पर भेजे जा रहे थे, लेकिन मैं विषयांतर करता हूं।
ईमेल हमारे साथ बहुत लंबे समय से है। तो आप इसे सही कैसे करते हैं? आप एक स्नोब की तरह दिखे बिना कैसे साइन ऑफ करते हैं, लेकिन पर्याप्त जानकारी भी प्रदान करते हैं ताकि लोग जान सकें कि आप कौन हैं और क्या हैं? चलिए शुरू करते हैं। जब तक हम खत्म करेंगे, आपको इस बात का बहुत अच्छा अंदाजा होगा कि आप अपने ईमेल हस्ताक्षर के साथ क्या करना चाहते हैं।
ईमेल हस्ताक्षर क्या करना चाहिए
इन दिनों, लोगों को ईमेल करने की प्रक्रिया में, मेरे पास ईमेल हस्ताक्षर के 3 अलग-अलग "स्तर" हैं। क्यों? खैर, कवर करने के लिए संबंधों के तीन स्तर हैं—एक दोस्त को एक संक्षिप्त नोट से लेकर, एक कंपनी को एक औपचारिक व्यावसायिक ईमेल संदेश तक। तीन विविधताएं वास्तव में आपको चाहिए, और इनका उद्देश्य निम्नलिखित होना चाहिए:
1. एक त्वरित मुस्कान — इस हस्ताक्षर संस्करण का उपयोग दोस्तों या सहकर्मियों को त्वरित ईमेल पर किया जाता है जिन्हें आप लगातार ईमेल करते हैं, दिन में कई बार।
2. मुस्कान और एक हाथ मिलाना — इस हस्ताक्षर संस्करण का उपयोग सहकर्मियों को लंबे ईमेल पर किया जाता है, जहां आपके ईमेल को थोड़ा अधिक औपचारिक होने की आवश्यकता होती है।
3. एक दृढ़ हाथ मिलाना और बिजनेस कार्ड — यह उन समय के लिए है जब आपको एक औपचारिक व्यावसायिक ईमेल लिखने की आवश्यकता होती है और अपना शीर्षक और अपनी सभी संपर्क जानकारी प्रदान करते हैं।
इन प्रत्येक प्रकार के ईमेल हस्ताक्षर के लिए अलिखित नियम हैं। उन्हें तोड़ें, और यह दुनिया का अंत नहीं होगा। यदि आप विशेष रूप से अच्छा प्रभाव बनाना चाहते हैं, तो आप प्रत्येक प्रकार के ईमेल के लिए इनमें से कुछ युक्तियों पर ध्यान देना चाहेंगे।
त्वरित मुस्कान हस्ताक्षर
आपको हमेशा ईमेल हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं होती। कम से कम, आपको हमेशा एक औपचारिक की आवश्यकता नहीं होती। यह बिल्कुल वैसा ही है जब आप हॉलवे में एक सहकर्मी के पास से गुजरते हैं। आप उन्हें दिन में कई बार देखते हैं। आप वही बैठकों में भाग लेते हैं। क्या आपको वास्तव में हॉलवे में उनसे हाथ मिलाकर अभिवादन करने की आवश्यकता है? नहीं; ज्यादातर समय यह एक त्वरित "हे फ्रेड" और एक मुस्कान है, यदि कुछ भी हो। जब आप किसी सहकर्मी को सलाह या टिप के लिए जल्दी से ईमेल कर रहे हैं, तो आपको हस्ताक्षर की भी आवश्यकता नहीं हो सकती है। यदि आप साइन ऑफ करने की आवश्यकता महसूस करते हैं, तो आप मेरा दृष्टिकोण अपना सकते हैं, बस एक डैश से पहले अपना नाम।
फूलदार उद्धरणों या विस्तृत शीर्षकों की कोई आवश्यकता नहीं है। व्यक्ति जानता है कि आप कौन हैं, आप क्या हैं, और आपके नाम से परे कुछ भी अजीब होगा। इसे वाटर-कूलर द्वारा एक बुनियादी बातचीत की तरह मानें, जिसे आप आमतौर पर "ठीक है, बाद में मिलते हैं!" और एक त्वरित लहर के साथ समाप्त करते हैं। कुछ और आवश्यक नहीं है।
मुस्कान और एक हाथ मिलाना
दूसरे प्रकार का हस्ताक्षर औपचारिक और अनौपचारिक के बीच एक प्रकार का हाइब्रिड है। यह सही पाने के लिए कठिन है। ये सहकर्मी हो सकते हैं जिन्हें आप अर्ध-औपचारिक व्यावसायिक अनुरोधों के साथ ईमेल करना चाहते हैं, लेकिन आप नहीं चाहते कि वे सोचें कि आप कठोर आ रहे हैं। उन्हें ईमेल के महत्व की सराहना करने की आवश्यकता है, लेकिन आप नहीं चाहते कि वे आश्चर्य करें कि क्या आप वास्तव में अभी भी दोस्त हैं। यह वह जगह है जहां बहुत सूक्ष्म हस्ताक्षर खेल में आता है। ये आमतौर पर आकार में कम होते हैं और ईमेल के फुटर में लगभग ध्यान न देने योग्य होते हैं। इसके लिए सबसे अच्छे दृष्टिकोणों में से एक है एक हस्ताक्षर जिसे मैं "वन-लाइनर" कहता हूं।
इस संस्करण में, सभी जानकारी को "|" वर्ण से विभाजित किया जाता है। यह उतना ही सरल हो सकता है जितना एक पता या ईमेल, फोन नंबर, सेल नंबर या जो भी हो। यह संक्षिप्त होना चाहिए, बस थोड़ी सी आवश्यक जानकारी शामिल करें, और बस। मैंने कुछ लोगों को इस हस्ताक्षर को ईमेल के बाकी हिस्सों की तुलना में अधिक धुंधले फ़ॉन्ट में बनाते देखा है—शायद ग्रे में। एक और दृष्टिकोण जो मैंने देखा है वह एक बहुत संक्षिप्त टू-लाइनर है। मूल रूप से, एक नाम और संपर्क का एक रूप जो एक फोन नंबर या एक ईमेल पता हो सकता है।
जाहिर है, यह उन प्राप्तकर्ताओं के लिए है जो पहले से ही जानते हैं कि आप कौन हैं, आप किस कंपनी के साथ काम करते हैं, और आप उन्हें कई पत्राचार ईमेल में से एक भेज रहे हैं। यह एक मैत्रीपूर्ण ईमेल का "एहसास" प्रदान करता है, लेकिन अगर व्यक्ति को आपसे संपर्क करने की आवश्यकता है और हो सकता है कि आपके नंबर को अपने रोडेक्स में न रखे (क्या लोग अभी भी उनका उपयोग करते हैं...?), तो आपकी संपर्क जानकारी ईमेल के पाद में, पहुंच के भीतर सही है।
एक औपचारिक हाथ मिलाना
बेशक, ऐसे समय होते हैं जब आप कंपनी के बाहर किसी को ईमेल कर रहे होते हैं, या हो सकता है कि आप कंपनी के अंदर किसी को किसी आधिकारिक चीज़ के बारे में ईमेल कर रहे हों जिसके लिए वार्तालाप को औपचारिक होना आवश्यक है। यह आपके सहकर्मियों के लिए एक पुरस्कार समारोह में भाग लेते समय औपचारिक पोशाक पहनने जैसा है। इससे पहले कि मैं कवर करूं कि आपको इन मामलों में क्या करना चाहिए, यह पहले कवर करना अधिक शैक्षिक है कि क्या नहीं करना चाहिए। हां, आपको संपर्क जानकारी प्रदान करनी चाहिए, जैसे आपका कंपनी नाम, वेबसाइट, और ईमेल पता, लेकिन आपको इसे ज़्यादा करने की आवश्यकता नहीं है। क्या वास्तव में चार अलग-अलग फोन नंबर प्रदान करने की आवश्यकता है, जिसमें एक फैक्स मशीन शामिल है?
नहीं, पर्याप्त संपर्क जानकारी प्रदान करें ताकि आपसे संपर्क करने के कई तरीके हों—ईमेल, फोन, या शायद वेबसाइट के माध्यम से भी—लेकिन इसे ज़्यादा न करें। फोन नंबरों की सूची प्रदान करने से ऐसा लगता है कि आप इतने मोबाइल हैं कि आप कभी अपने कार्यालय में नहीं हैं और संपर्क करना बहुत मुश्किल है।
एक और आम गलती एक स्व-प्रचारक के रूप में सामने आना है। इस तरह के लोग अपने ईमेल हस्ताक्षर को अपने सोशल नेटवर्किंग खातों से इस हद तक ओवरलोड कर देंगे कि हस्ताक्षर 10 लाइनों से अधिक लंबा हो जाता है और ज्यादातर स्व-विपणन से भरा होता है।
भयानक प्रभाव देने का एक और तरीका है अपने ईमेल पते में सभी प्रकार के अजीब रंगों और फोंट का उपयोग करना। ऐसा कुछ करना मुश्किल है, क्योंकि रंगों को मेल खाना चाहिए, और फोंट को सही दिखना चाहिए। दुर्भाग्य से, बहुत से लोगों को पता नहीं है कि रंगों को सही तरीके से कैसे मिलान किया जाए, और उनका ईमेल हस्ताक्षर विली वोंका कारखाने से बाहर की किसी चीज़ जैसा दिखता है।
इस तरह का जोकर-हस्ताक्षर अव्यावसायिक है और जिसे भी आप इसे भेजते हैं वह सोचेगा कि आपको कोई अंदाजा नहीं है कि आप क्या कर रहे हैं, चाहे आप किसी भी क्षेत्र में हों। इसलिए असाधारण रंगों से बचें। इसे सरल रखें।
आप क्या सही कर सकते हैं
तो एक अच्छा औपचारिक ईमेल हस्ताक्षर कैसा दिखता है यदि आप अच्छा प्रभाव बनाना चाहते हैं? आवश्यक बुनियादी जानकारी के साथ जाएं, फॉर्मेटिंग और स्टाइल को सरल रखें, और जानकारी के साथ इसे ज़्यादा न करें।
यहां एक उदाहरण है। इसमें 4 लाइनें शामिल हैं—नाम, कंपनी, फोन नंबर, और ईमेल पता। बस।
इस व्यक्ति ने केवल प्लेन टेक्स्ट का उपयोग किया, और इसे केवल चार लाइनों तक रखने से यह क्लासी और पेशेवर लगता है।
अपने स्वयं के पते के साथ, मैं हस्ताक्षर को मामूली रखने में थोड़ा आगे जाता हूं इटैलिक का उपयोग करके और इसे गहरे ग्रे में फीका करके। इसे ईमेल टेक्स्ट की तुलना में एक शेड हल्का रखने से प्राप्तकर्ता को पता चलता है कि आप अपनी जानकारी को संदेश के लिए द्वितीयक मानते हैं। यह विनम्रता का एक सूक्ष्म संकेत है।
साथ ही, शीर्षकों का उपयोग केवल तब किया जाना चाहिए जब वे हाथ में बातचीत के लिए प्रासंगिक हों। मेरी अपनी वेबसाइट से संबंधित अधिकांश पत्राचार में, लोगों को यह जानने की जरूरत है कि मैं साइट का मालिक हूं, इसलिए शीर्षक महत्वपूर्ण है। त्वरित संपर्क के लिए केवल पर्याप्त जानकारी शामिल की गई है—ईमेल और फोन नंबर, बस।
एक और उदाहरण वह हस्ताक्षर है जिसका उपयोग मैं मेकयूजऑफ से आंतरिक और बाहरी दोनों पत्राचार के लिए करता हूं।
यहां, मैंने वास्तव में शीर्षक का उपयोग करने या न करने के बीच डगमगाया। यह आमतौर पर केवल बाहरी ईमेल संचार में महत्वपूर्ण होता है और कुछ आंतरिक संचार में मामूली रूप से महत्वपूर्ण होता है। मैंने दो संस्करणों का उपयोग करके शुरू किया—एक बाहरी के लिए और एक आंतरिक के लिए—लेकिन मैन्युअल रूप से दोनों के बीच स्विच करने से थक गया, कि मैंने ऊपर वाले के साथ बने रहने का फैसला किया। आत्म-महत्वपूर्ण दिखने के जोखिम पर, यह फीका और द्वितीयक रहता है। यह ऊपर वर्णित "|" वर्ण का भी उपयोग करता है, वेबसाइट के नाम को अलग दिखाने के लिए रंग का एक छोटा सा छींटा, और मैंने बोल्ड होने का फैसला किया और एक उद्धरण के लिए पांचवीं लाइन जोड़ी।
सही ईमेल हस्ताक्षर के साथ आना जो दर्शाता है कि आप कौन हैं, आप क्या करते हैं और आपसे कैसे संपर्क किया जा सकता है, कुछ परीक्षण और त्रुटि ले सकता है, लेकिन एक बार जब आप इसे सही कर लेते हैं, तो यह जानकर अच्छा लगता है कि आप हर ईमेल पत्राचार में अपना सर्वश्रेष्ठ पैर आगे रख रहे हैं जिसे आप भेजते हैं।
बेहतर ईमेल हस्ताक्षर के लिए आपके सुझाव क्या हैं? आप अन्य हस्ताक्षरों के बारे में क्या पसंद या नापसंद करते हैं जो आपने देखे हैं? नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने विचार साझा करें!
