ईमेल और टू-डू को मिलाना बुरा विचार हो सकता है, लेकिन हम सभी जानते हैं कि दोनों को अलग करना लगभग असंभव है। तो आइए एक सुखद माध्यम का लक्ष्य रखें।
क्या ईमेल को कार्यों में बदलकर उन्हें अपने रास्ते से हटाना कैसा रहेगा? यह करना काफी आसान है, क्योंकि आजकल कई टास्क मैनेजमेंट ऐप्स में आपके इनबॉक्स को छोड़े बिना ईमेल को टू-डू में बदलने की प्रणाली होती है। और यदि वे ऐप्स आपके सभी डिवाइस पर सिंक होते हैं, तो आप अपनी टू-डू सूची हर जगह ले जा सकते हैं।
आइए देखें कि कुछ सबसे लोकप्रिय टास्क मैनेजमेंट ऐप्स में ईमेल-टू-टास्क कार्यक्षमता कैसे काम करती है।
1. Trello
यदि आप किसी बोर्ड में ईमेल को कार्य के रूप में भेजना चाहते हैं, तो पहले आपको उस बोर्ड का विशिष्ट ईमेल पता ढूंढना होगा। ऐसा करने के लिए, बोर्ड खोलें और दाईं ओर Show Menu पर क्लिक करें। आपको एक छिपा हुआ Menu साइडबार दिखाई देगा। More > Email-to-board Settings पर क्लिक करके उस ईमेल पते को प्रकट करें जिसे Trello ने वर्तमान बोर्ड को सौंपा है।
ईमेल आईडी मिल गई? बढ़िया! इसे अपनी एड्रेस बुक में संपर्क के रूप में सहेजें। अब आप उस पते पर कभी भी ईमेल भेज सकते हैं और Trello उसे उस बोर्ड पर डिफ़ॉल्ट सूची में सबसे नीचे एक कार्य में बदल देगा।
ईमेल का विषय नए कार्ड पर कार्य का नाम बन जाता है और बॉडी सामग्री विवरण के रूप में जुड़ जाती है। यदि आपने ईमेल अटैचमेंट जोड़े हैं, तो वे भी कार्ड से जुड़ जाते हैं।
इससे भी अधिक। आप To या CC फ़ील्ड, विषय पंक्ति, या ईमेल के बॉडी में @मेंशन जोड़कर उस कार्ड को अपनी टीम के सदस्यों को असाइन कर सकते हैं।
आप हैशटैग का उपयोग उनके रंग, संख्या, या नाम के आधार पर लेबल जोड़ने के लिए भी कर सकते हैं। ऊपर के स्क्रीनशॉट को देखें। अब, उदाहरण के लिए, यदि मैं किसी विशेष कार्ड को Akshata लेबल असाइन करना चाहता हूं, तो मैं ईमेल की विषय पंक्ति में #akshata, #orange, या #2 सिंटैक्स का उपयोग कर सकता हूं।
ईमेल के माध्यम से बनाए गए कार्ड कहां समाप्त होते हैं, इसे बदलना चाहते हैं? आप Email-to-board Settings से एक डिफ़ॉल्ट सूची और डिफ़ॉल्ट कार्ड स्थिति निर्दिष्ट कर सकते हैं।
प्रत्येक कार्ड का एक विशिष्ट ईमेल पता भी होता है, जिसे आप कार्ड खोलने पर Share and more… के तहत पा सकते हैं। इस पते पर भेजा गया कोई भी ईमेल कार्ड पर टिप्पणी के रूप में समाप्त होता है।
यदि आप क्रोम उपयोगकर्ता हैं, तो आप Gmail to Trello इंस्टॉल करना चाह सकते हैं। यह एक्सटेंशन आपको Gmail में Add card बटन जैसी उपयोगी सुविधाएं देता है ताकि वर्तमान ईमेल से कार्ड बनाया जा सके।
2. Wunderlist
ईमेल को Wunderlist कार्यों में बदलना शुरू करने से पहले, आपको Mail to Wunderlist पर जाकर अपने खाते के लिए ईमेल एक्सेस सक्षम करना होगा और Enable Mail to Wunderlist for your account के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करना होगा।
एक बार यह हो जाने पर, आप किसी भी कार्य-आधारित ईमेल को me@wunderlist.com पर भेज या फॉरवर्ड कर सकते हैं और यह आपके Wunderlist इनबॉक्स में एक कार्य के रूप में दिखाई देगा। बेशक, इसके काम करने के लिए, आपको उस पते से ईमेल भेजना होगा जो आपके Wunderlist खाते से जुड़ा है।
ईमेल विषय कार्य का नाम बन जाता है; ईमेल का बॉडी नोट के रूप में जुड़ जाता है। ईमेल के अटैचमेंट भी साथ चले जाते हैं। ध्यान दें कि आपको ईमेल के बॉडी में प्लेनटेक्स्ट का उपयोग करना होगा, क्योंकि Wunderlist HTML का समर्थन नहीं करता।
यहाँ एक बढ़िया टिप है: आप ईमेल विषय को एक एस्टरिस्क (*) और एक स्पेस से शुरू करके एक स्टार्ड कार्य बना सकते हैं।
Wunderlist आपको अलग-अलग पतों से ईमेल भेजकर कार्य बनाने की अनुमति देता है, लेकिन केवल तभी जब आपने उन पतों को अपनी खाता सेटिंग्स में ईमेल पतों के तहत जोड़ा हो। आप प्रत्येक पते को एक अलग डिफ़ॉल्ट सूची से भी जोड़ सकते हैं यानी आप चुन सकते हैं कि किसी विशेष ईमेल पते से भेजे गए कार्य को किस सूची में रखना है।
बेशक, Wunderlist कार्य बनाने के लिए एक IFTTT रेसिपी है। हमें खुशी है कि आपने पूछा! जब भी आप किसी ईमेल को "wunderlist" लेबल करते हैं तो रेसिपी ट्रिगर होती है।
3. Remember The Milk
अपना Remember The Milk खाता खोलें, ऊपर दाईं ओर अपनी प्रोफाइल तस्वीर पर क्लिक करें, और Settings > Email Tasks पर जाएं। Inbox Email के बगल वाला पता देखें? वह विशिष्ट ईमेल है जिसका उपयोग आप अपने इनबॉक्स से कार्यों को फॉरवर्ड करने के लिए कर सकते हैं। आपको वह पता Remember The Milk के स्वागत ईमेल में भी मिलेगा।
हमेशा की तरह, विषय पंक्ति कार्य का नाम बन जाती है और बॉडी सामग्री नोट के रूप में जुड़ जाती है। यदि आप एकाधिक नोट जोड़ना चाहते हैं, तो बॉडी में प्रत्येक को तीन हाइफ़न (---) से अलग करें जैसे:
Note 1
---
Note 2
---
Note 3
आप ईमेल के बॉडी में इस तरह कार्य गुण जोड़ सकते हैं:
Priority: 2
Tags: booking travel
List: Personal
सुनिश्चित करें कि आप विषय पंक्ति में कार्य नाम के बाद कोई टेक्स्ट नहीं जोड़ते।
यदि आप Remember The Milk के स्मार्ट ऐड फीचर का उपयोग करने में सहज हैं, तो विषय पंक्ति में कार्य नाम के बाद कार्य गुण जोड़ने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
ईमेल के माध्यम से कार्य जोड़ने और ईमेल के माध्यम से सूची आयात करने पर Remember The Milk के इस विस्तृत गाइड पर भी एक नज़र डालें।
4. Todoist
Todoist में, ईमेल कार्य सुविधा केवल प्रीमियम ग्राहकों के लिए है। यदि आप उनमें से एक हैं, तो आप साइडबार में एक प्रोजेक्ट नाम पर राइट-क्लिक करके और ड्रॉपडाउन से Email tasks to this project चुनकर इसका उपयोग कर सकते हैं। आपको एक खुले प्रोजेक्ट में प्रोजेक्ट नाम के सबसे दाईं ओर रिंच-पेंसिल आइकन के पीछे छिपा हुआ वही विकल्प मिलेगा।
एक बार जब आप इस विकल्प को चुनते हैं, तो आपको उस प्रोजेक्ट को सौंपे गए विशिष्ट ईमेल पते के साथ एक पॉपअप दिखाई देगा। आपको इस पॉपअप में कुछ और विकल्प भी मिलेंगे:
- ईमेल के माध्यम से कार्य गुण (जैसे लेबल और रिमाइंडर) जोड़ने का सिंटैक्स, और
- अन्य ईमेल पतों को जोड़ने का विकल्प जिन्हें आप कार्यों को असाइन करना चाहते हैं।
किसी प्रोजेक्ट के ईमेल पते पर भेजा गया कोई भी ईमेल ईमेल के विषय को कार्य नाम और ईमेल सामग्री को नोट के रूप में एक कार्य में बदल देता है। 10 एमबी तक के अटैचमेंट भी शामिल हो जाते हैं।
Todoist में लोकप्रिय ईमेल क्लाइंट और ब्राउज़र के माध्यम से संदेशों को कार्यों से जोड़ने के लिए प्लगइन्स भी हैं। यह इनबॉक्स जीरो को आसान बना देता है!
5. Evernote
यदि आप अपने टू-डू सूचियों के प्रबंधन के लिए बहुमुखी नोट-टेकिंग ऐप Evernote का उपयोग करते हैं, तो आप विषय पंक्ति में कार्य नाम के साथ ईमेल को कार्यों के रूप में Evernote पर भेज सकते हैं। बेशक, आपको ईमेल भेजने के लिए अपने Evernote ईमेल आईडी तक पहुंच की आवश्यकता होगी। आप इसे अकाउंट सेटिंग्स में Email Notes to के बगल में पा सकते हैं।
किसी कार्य में टैग या रिमाइंडर जोड़ना चाहते हैं? आप ईमेल की विषय पंक्ति में कार्य नाम के बाद विशेष सिंटैक्स (#Tag और !Reminder क्रमशः) का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप कल फ्लाइट टिकट बुक करने का टू-डू जोड़ना चाहते हैं, तो आपके ईमेल का विषय कुछ इस तरह दिखना चाहिए: book flights #travel !tomorrow @personal, जहां personal वह नोटबुक है जिसमें आप कार्य जोड़ना चाहते हैं। यदि आप रिमाइंडर के लिए तारीख निर्दिष्ट करना चाहते हैं तो आप !tomorrow को !15/02/16 जैसी किसी चीज़ से बदल सकते हैं।
Evernote में जाकर नोट आइटम में चेकबॉक्स जोड़कर नोट्स को अधिक कार्य जैसा अनुभव दें।
6. Asana
जब आप कार्य नाम को विषय पंक्ति में रखकर x@mail.asana.com पर ईमेल करते हैं, तो Asana इसे आपके डिफ़ॉल्ट संगठन या कार्यक्षेत्र में My Tasks सूची में भेजता है, जिसे आप My Profile Settings > From Email के तहत सेट कर सकते हैं।
आपके ईमेल की सामग्री कार्य नोट्स बन जाती है और ईमेल अटैचमेंट कार्य अटैचमेंट बन जाते हैं। आप टीम के सदस्यों को CC करके उन्हें कार्य अनुयायियों के रूप में जोड़ सकते हैं।
यदि आप किसी ईमेल को Asana पर भेजना चाहते हैं और इसे किसी विशिष्ट प्रोजेक्ट या टैग के तहत कार्य में बदलना चाहते हैं, तो यह संभव है। आपको बस Asana को भेजने वाले ईमेल पते को प्रोजेक्ट की विशिष्ट आईडी जोड़कर संशोधित करना होगा जैसे: x+projectID@mail.asana.com।
प्रोजेक्ट की आईडी ढूंढने के लिए, प्रोजेक्ट खोलें और एड्रेस बार में इसके URL में संख्याओं की एक श्रृंखला देखें। वह प्रोजेक्ट की (संख्यात्मक) आईडी है। उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट URL https://app.asana.com/0/88153235502733/list में, प्रोजेक्ट आईडी 88153235502733 होगी।
प्रोजेक्ट आईडी खोजने का एक और तरीका: साइडबार में प्रोजेक्ट चुनें, मुख्य अनुभाग में प्रोजेक्ट नाम के बगल में छोटे तीर पर क्लिक करें, और फिर ड्रॉपडाउन में Add Tasks by Email पर क्लिक करें।
Wunderlist की तरह ही, आप अपने Asana खाते में अलग-अलग भेजने वाले ईमेल पते जोड़ सकते हैं और प्रत्येक को कार्य बनाने के लिए एक विशिष्ट कार्यक्षेत्र या संगठन के साथ जोड़ सकते हैं।
Asana को ईमेल के साथ एकीकृत करने के संदर्भ में आप और भी बहुत कुछ कर सकते हैं, जैसे स्वचालित ईमेल फॉरवर्डिंग के साथ कार्य बनाना और ईमेल के माध्यम से अपनी टीमों को वार्तालाप पोस्ट करना। Asana की ईमेलिंग कार्यों पर गाइड पढ़ें।
नोट: Asana को भेजने वाले ईमेल आईडी (x@mail.asana.com) में x एक वेरिएबल नहीं है। इसे वैसे ही छोड़ दें।
7. Toodledo
अपने Toodledo खाते में ईमेल को कार्यों के रूप में भेजने में सक्षम होने के लिए, आपको अपना गुप्त ईमेल पता जनरेट करना होगा। ऐसा करने के लिए, पहले ऊपर दाईं ओर अपनी प्रोफाइल तस्वीर पर क्लिक करें। आपको एक ड्रॉपडाउन दिखाई देगा।
ड्रॉपडाउन में (केंद्रीय) Tools कॉलम के तहत More… लिंक देखें। यह आपको Tools and Services अनुभाग पर ले जाता है, जहां आपको ईमेल एक्सेस पैनल में Configure… पर क्लिक करना होगा।
अगली स्क्रीन पर, Email Service के तहत, Enable e-mail importing के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें और Save Changes बटन दबाएं। फिर आप अपना गुप्त ईमेल पता देखेंगे।
इस पते पर आपके द्वारा भेजा गया कोई भी ईमेल Toodledo में एक कार्य में बदल जाता है, जिसमें विषय पंक्ति की सामग्री हमेशा की तरह कार्य नाम के रूप में दोगुनी हो जाती है और बॉडी सामग्री नोट के रूप में। यदि आप गोल्ड ग्राहक हैं, तो आपके पास ईमेल अटैचमेंट को Toodledo कार्यों में जोड़ने का विकल्प होता है।
आप % Tag टैग नामों के लिए, : Reminder रिमाइंडर के लिए, और & Repeat आवर्ती कार्यों के लिए जैसे विशेष सिंटैक्स का उपयोग करके कई कार्य पैरामीटर्स को 조정 कर सकते हैं। उन सभी कार्य गुणों पर एक त्वरित नज़र डालें जिन्हें आप समायोजित कर सकते हैं। यह एक काफी लंबी सूची है।
यदि आप 2Do उपयोगकर्ता भी हैं, तो Toodledo में ईमेल के माध्यम से आपके द्वारा बनाए गए कोई भी कार्य स्वचालित रूप से आपके सभी डिवाइस पर 2Do ऐप में सिंक हो जाते हैं। यह उल्टा काम नहीं करेगा, क्योंकि 2Do में एक मूल सुविधा नहीं है जो आपको ईमेल को कार्यों में बदलने की अनुमति देती है।
8. Any.do
ईमेल को Any.do कार्यों में बदलना सीधा है। आप उपयुक्त कार्य नाम को विषय पंक्ति में और कार्य नोट्स को बॉडी में रखकर do@any.do पर एक ईमेल भेजते हैं, और Any.do ईमेल को एक कार्य में बदल देता है। आपको उस पते से ईमेल भेजना होगा जिसका उपयोग आपने Any.do के लिए साइन अप करने के लिए किया था।
यदि आप Gmail उपयोगकर्ता हैं, तो Any.do क्रोम एक्सटेंशन इंस्टॉल करें। यह आपको Gmail के भीतर से अपने Any.do कार्यों को प्रबंधित करने के लिए कुछ अच्छे विकल्प देता है। कुछ उपयोगकर्ताओं ने इस एक्सटेंशन के साथ सिंक समस्याओं की सूचना दी है, इसलिए इसकी कोई गारंटी नहीं है कि यह आपके लिए काम करेगा। लेकिन यह अभी भी एक कोशिश के लायक है!
9. Gmail के भीतर
ईमेल को अपने टास्क मैनेजमेंट ऐप में स्वचालित रूप से टू-डू बनाने के लिए भेजने के बजाय, आप निम्नलिखित ऐप्स के साथ एक टास्क मैनेजमेंट सेटअप को सीधे Gmail में ला सकते हैं:
1. Sortd: यह क्रोम एक्सटेंशन Gmail में एक कानबन-स्टाइल बोर्ड जोड़ता है और आपके ईमेल को अच्छी तरह से परिभाषित सूचियों में क्रमबद्ध करता है। ड्रैग-एंड-ड्रॉप सेटअप के कारण कार्यों को पुनर्व्यवस्थित करना बहुत आसान हो जाता है।
2. ActiveInbox: यह एक और क्रोम एक्सटेंशन है और यह आपको Gmail के भीतर प्रत्येक ईमेल को एक कार्य में बदलने और उसे एक नियत तारीख असाइन करने की अनुमति देता है। आप आउटगोइंग ईमेल में संदर्भ के लिए टू-डू और नोट्स भी जोड़ सकते हैं। ये केवल आपके लिए दृश्यमान होंगे न कि ईमेल प्राप्तकर्ताओं के लिए।
यदि आप ActiveInbox का एक अच्छा विकल्प ढूंढ रहे हैं, तो Taskforce आज़माएं।
3. Google Tasks: हम Gmail में निर्मित Google के अपने कार्य प्रबंधन सुविधा को कैसे भूल सकते हैं? यह अपने सादे बाहरी हिस्से के नीचे कुछ शक्तिशाली सुविधाओं को छुपाता है। Google Tasks का उपयोग करने के इन पांच शानदार तरीकों पर एक नज़र डालें। और हाँ, Google Tasks को और भी बेहतर बनाने के लिए एक क्रोम एक्सटेंशन है!
ईमेल से Google Tasks पर कार्य भेजने का सबसे सरल तरीका है Gmail में ईमेल खुला होने पर Shift + T दबाना। यह ईमेल के विषय टेक्स्ट को कार्य नाम और कार्य विवरण में ईमेल वार्तालाप के लिंक के साथ एक नया कार्य बनाता है।
ध्यान देने योग्य कुछ बिंदु
1. यदि आप OneNote को अपनी टू-डू सूची के रूप में उपयोग करते हैं, तो आपको Outlook कार्यों को OneNote में एकीकृत करने पर हमारी गाइड की आवश्यकता है।
2. Google का अपना नोट-टेकिंग टूल, Google Keep, ईमेल-टू-टास्क मैनेजर सेटअप का समर्थन नहीं करता। आप IFTTT रेसिपी का उपयोग करके भी एक नहीं बना सकते, क्योंकि IFTTT पर कोई Google Keep चैनल नहीं है।
3. अपने टास्क मैनेजमेंट ऐप द्वारा उत्पन्न विशिष्ट ईमेल पतों को गुप्त रखें जब तक कि आप किसी को अपनी टू-डू सूचियों में कार्य भेजने की अनुमति नहीं देना चाहते।
4. ईमेल के माध्यम से भेजे गए कार्यों को आपके टास्क मैनेजर में दिखने में कुछ समय लगना सामान्य है।
5. Android और iOS पर कई ईमेल ऐप्स टू-डू सूची ऐप्स के साथ एकीकरण प्रदान करते हैं। आप जांचना चाह सकते हैं कि क्या आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले विशिष्ट ईमेल-टास्क मैनेजर कॉम्बो के लिए एकीकरण उपलब्ध है।
6. आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले टू-डू सूची ऐप के आधार पर, आप ईमेल के माध्यम से कार्यों को पुनः प्राप्त करने में भी सक्षम हो सकते हैं। यह देखने के लिए ऐप के सहायता या समर्थन अनुभाग पर जाएं कि क्या यह इसकी अनुमति देता है।
आपका इनबॉक्स टू-डू सूची के रूप में: जितना आप सोचते हैं उतना बुरा नहीं
ईमेल हमेशा पत्राचार के बारे में नहीं होते। अक्सर वे कार्यों पर चर्चा करने, असाइन करने और फॉलो अप करने के बारे में होते हैं। आप ऐसे टू-डू-प्रकार के ईमेल को अपने इनबॉक्स में आने से नहीं रोक सकते, लेकिन आप उन्हें कार्यों में बदलकर बेहतर तरीके से प्रबंधित कर सकते हैं। यह यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि आप कभी कोई कार्य नहीं भूलते सिर्फ इसलिए कि आप किसी ईमेल को भूल गए या गलत जगह रख दिया।
आप किस टास्क मैनेजमेंट एप्लिकेशन का उपयोग करते हैं? क्या यह ईमेल के साथ आसान एकीकरण की अनुमति देता है, और क्या आप इसका लाभ उठाते हैं? हमें बताएं कि क्या आप ईमेल का उपयोग करके अपनी टू-डू सूची प्रबंधित करने में खुश हैं।
