यदि आप आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आप पहले से ही जानते हैं कि यह आपके ईमेल के प्रबंधन के लिए एक उपयोगी कार्यक्रम है और इसमें बहुत सारी शानदार विशेषताएं शामिल हैं। आज हम कुछ कम ज्ञात आउटलुक सुविधाओं को कवर करने जा रहे हैं जो आपके वर्कफ़्लो को बेहतर बनाने में मदद कर सकती हैं।
1. संदेश पूर्वावलोकन में पंक्तियों की संख्या बदलें
ईमेल संदेशों की सूची में, आउटलुक प्रत्येक संदेश का पूर्वावलोकन प्रदर्शित करता है। इसमें प्रेषक और पहली पंक्ति पर विषय पंक्ति और उसके बाद डिफ़ॉल्ट रूप से ईमेल संदेश के मुख्य भाग से एक पंक्ति शामिल होती है।
आप संदेशों की सूची में प्रदर्शित होने वाले संदेश से पंक्तियों की संख्या बदल सकते हैं।
देखें . पर जाएं टैब पर क्लिक करें और संदेश पूर्वावलोकन . पर क्लिक करें बटन। फिर, 1 पंक्ति . चुनें (डिफ़ॉल्ट), 2 पंक्तियाँ , या 3 पंक्तियाँ . या बंद . चुनें यदि आप सूची में कोई भी ईमेल संदेश प्रदर्शित नहीं करना चाहते हैं।
आपसे पूछा जाएगा कि क्या आप इस सेटिंग को केवल इस फ़ोल्डर पर लागू करना चाहते हैं? या सभी मेलबॉक्स ।
आपके द्वारा चुनी गई पंक्तियों की संख्या में प्रेषक और विषय पंक्ति शामिल नहीं है। इसलिए यदि आप 2 पंक्तियाँ . चुनते हैं , आपको कुल तीन पंक्तियाँ दिखाई देंगी:प्रेषक और विषय पहली पंक्ति पर और फिर उसके नीचे ईमेल संदेश के मुख्य भाग की दो पंक्तियाँ।
2. चुनें कि कौन सा फ़ोल्डर आउटलुक लॉन्च पर प्रदर्शित होता है
यदि आपके पास Outlook में एकाधिक ईमेल खाते हैं, तो आप चुन सकते हैं कि Outlook खोलते समय आप डिफ़ॉल्ट रूप से कौन सा ईमेल खाता इनबॉक्स प्रदर्शित करना चाहते हैं। या आप चाहें तो इनबॉक्स के अलावा कोई अन्य फ़ोल्डर चुन सकते हैं।
फ़ाइल> विकल्प . पर जाएं और उन्नत . क्लिक करें बाएं फलक में आउटलुक विकल्प . पर डायलॉग बॉक्स।
आउटलुक प्रारंभ और निकास . में अनुभाग में, ब्राउज़ करें . क्लिक करें . फ़ोल्डर चुनें . पर संवाद बॉक्स में, वह खाता ढूंढें जिसे आप चाहते हैं और इनबॉक्स, या अन्य फ़ोल्डर का चयन करें जिसमें आप आउटलुक शुरू करना चाहते हैं।
हमने पाया कि यह सेटिंग हमेशा टिकती नहीं है। टिप्पणियों में हमें बताएं कि क्या यह आपके लिए काम करता है।
3. एक आउटलुक सर्च फोल्डर बनाएं
यदि आप अक्सर आउटलुक में समान शब्दों और वाक्यांशों की खोज करते हैं, तो आप एक वर्चुअल सर्च फोल्डर सेट कर सकते हैं जो आपको उन सभी वस्तुओं की सूची दिखाता है जो कुछ खोज मानदंडों से मेल खाते हैं। आउटलुक सर्च फोल्डर्स के लिए कुछ टेम्प्लेट प्रदान करता है या आप अपना खुद का बना सकते हैं।
उदाहरण के लिए, अपठित मेल खोज फ़ोल्डर आपको आपके सभी अपठित मेल एक फ़ोल्डर में दिखाता है, भले ही वे आपके ईमेल खाते के अलग-अलग फ़ोल्डर में हों। संदेशों को खोज फ़ोल्डर में नहीं ले जाया जाता है, वे केवल वहां दिखाए जाते हैं। मूल संदेश उनके संबंधित फ़ोल्डर में रहते हैं।
एक नया फ़ोल्डर खोजें बनाने के लिए , नया खोज फ़ोल्डर click क्लिक करें नए . में फ़ोल्डर . पर अनुभाग टैब। सूची से तैयार खोज फ़ोल्डर टेम्पलेट चुनें या कस्टम खोज फ़ोल्डर बनाएं select चुनें कस्टम . के अंतर्गत सूची में सबसे नीचे।
यदि आप एक कस्टम खोज फ़ोल्डर बना रहे हैं, तो चुनें . क्लिक करें नए खोज फ़ोल्डर . पर डायलॉग बॉक्स।
फिर, एक नाम दर्ज करें कस्टम खोज फ़ोल्डर पर खोज फ़ोल्डर के लिए संवाद बकस। मानदंड क्लिक करें और फ़ोल्डर खोजें मानदंड . पर खोज के विवरण निर्दिष्ट करें डायलॉग बॉक्स।
अगर यह आपके लिए काम नहीं कर रहा है, तो हमारे पास कुछ तरीके हैं जिनका उपयोग आप फिक्स आउटलुक सर्च कर सकते हैं।
4. आउटलुक फोल्डर को साफ करें
आउटलुक का क्लीन अप फोल्डर फीचर किसी थ्रेड या फोल्डर में मौजूद अनावश्यक संदेशों को हटा देता है। अनावश्यक संदेश एक थ्रेड में पिछले संदेश होते हैं जिन्हें उत्तरों में भी उद्धृत किया जाता है। लंबे ईमेल थ्रेड में पहले के संदेशों की कई प्रतियाँ हो सकती हैं जिन्हें प्रत्येक उत्तर में उद्धृत किया जाता है।
फ़ोल्डर साफ़ करें कमांड चयनित फ़ोल्डर और उसके सबफ़ोल्डर्स में अनावश्यक संदेशों को हटाए गए आइटम . में ले जाता है डिफ़ॉल्ट रूप से फ़ोल्डर।
इस आदेश का उपयोग करने के लिए, उस फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें जिसे आप साफ़ करना चाहते हैं और फ़ोल्डर साफ़ करें चुनें ।
आप फ़ोल्डर साफ़ करें . के लिए विकल्प सेट कर सकते हैं फ़ाइल> विकल्प> मेल> वार्तालाप साफ़ करें . पर जाकर आदेश दें . उस फ़ोल्डर का चयन करें जिसमें आप साफ-सफाई की गई वस्तुओं को स्थानांतरित करना चाहते हैं और किसी अन्य सफाई विकल्प को सक्षम या अक्षम करना चाहते हैं।
5. भविष्य की किसी तारीख को ईमेल भेजें
कभी-कभी आपको एक ईमेल लिखने की आवश्यकता होती है, लेकिन इसे बाद के समय तक नहीं भेजना चाहिए। आउटलुक की विलंबित डिलीवरी सुविधा आपको इसे आसानी से करने की अनुमति देती है।
सबसे पहले, अपना नया ईमेल लिखें या ईमेल का जवाब दें। फिर, वितरण में देरी . क्लिक करें अधिक विकल्प . में विकल्प . पर अनुभाग संदेश विंडो में टैब।
वितरण विकल्प . के अंतर्गत , चेक करें पहले वितरित न करें बॉक्स में डालें और एक तारीख और समय चुनें।
कोई अन्य विकल्प चुनें जो आप चाहते हैं और बंद करें . क्लिक करें ।
आउटलुक शेड्यूल किए गए ईमेल संदेशों को आपके आउटबॉक्स . में संग्रहीत करता है जब तक उन्हें आपके भेजे गए . पर ले जाया जाता है, तब तक उन्हें भेजा नहीं जाता है फ़ोल्डर।
यदि आप अपना विचार बदलते हैं और विलंबित वितरण को रद्द करना चाहते हैं या इसे किसी भिन्न दिनांक और समय में बदलना चाहते हैं, तो अपने आउटबॉक्स पर जाएं और ईमेल संदेश खोलें। वितरण में देरी Click क्लिक करें विकल्प . पर फिर से टैब करें और पहले डिलीवर न करें . के लिए दिनांक और समय बदलें विकल्प या विलंबित वितरण को अक्षम करने के लिए बॉक्स को अनचेक करें।
6. त्वरित चरणों का उपयोग करें
त्वरित कदम होम . का अनुभाग आउटलुक में टैब सामान्य क्रियाओं के लिए एक-क्लिक पहुंच प्रदान करता है। Microsoft आरंभ करने के लिए कुछ प्रारंभिक त्वरित चरण प्रदान करता है, लेकिन आप अपना स्वयं का भी बना सकते हैं।
कस्टम त्वरित चरण बनाने के लिए, नया बनाएं क्लिक करें त्वरित चरणों . में खंड। त्वरित चरण संपादित करें . पर डायलॉग बॉक्स, नाम आपका त्वरित कदम।
फिर, ड्रॉपडाउन सूची से कोई क्रिया चुनें और कार्रवाई जोड़ें . पर क्लिक करें . कार्रवाई जोड़ें clicking क्लिक करके, आप उसी त्वरित चरण में अन्य कार्रवाइयां जोड़ना जारी रखें, जिन्हें आप करना चाहते हैं हर एक के बाद।
उदाहरण के लिए, आप चयनित ईमेल संदेशों को पठित के रूप में चिह्नित करने के लिए एक त्वरित चरण सेट कर सकते हैं और फिर उन्हें एक निश्चित फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं। इसी तरह के टूल के लिए, ईमेल समूह और वितरण सूचियां बनाने का तरीका देखें।
7. एकाधिक आउटलुक विंडोज़ खोलें
यदि आप ईमेल, शेड्यूलिंग और कार्यों के लिए आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आप कई आउटलुक विंडो खोलना चाह सकते हैं। इससे आप दृश्यों को बदलते रहने के लिए नेविगेशन बटन का उपयोग करने के बजाय एक ही समय में अपना ईमेल, कैलेंडर और कार्य देख सकते हैं।
एक अन्य आउटलुक विंडो खोलने के लिए, टास्कबार पर आउटलुक आइकन पर राइट-क्लिक करें और आउटलुक 2016 चुनें। . विंडोज़ को अपनी इच्छानुसार रखें।
जब आप आउटलुक को बंद करते हैं, तो फ़ाइल> बाहर निकलें पर जाएं किसी भी खुली खिड़की पर। X . पर क्लिक न करें किसी भी विंडो के ऊपरी-दाएँ कोने में। आउटलुक अगली बार उतनी ही विंडोज़ के साथ खुलेगा और उसी स्थिति में जब आप आउटलुक से बाहर निकले थे।
8. नियम बनाएं और प्रबंधित करें
आप हमेशा नियमों से खेलना पसंद नहीं कर सकते हैं, लेकिन आउटलुक में नियम बहुत उपयोगी हो सकते हैं। वे आपको होने वाली कार्रवाइयों के आधार पर विशिष्ट घटनाओं को स्वचालित रूप से होने के लिए सेट करने की अनुमति देते हैं।
उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप विषय पंक्ति में विशिष्ट शब्दों वाले संदेशों को या किसी विशिष्ट व्यक्ति से किसी फ़ोल्डर में ले जाना चाहें और संदेशों को उसी समय पढ़े गए के रूप में चिह्नित करना चाहें। जैसे ही आप संदेश प्राप्त करते हैं, आप यह सब करने के लिए एक नियम बना सकते हैं।
नियम बनाने या प्रबंधित करने के लिए, नियम . क्लिक करें स्थानांतरित करें . में होम . पर अनुभाग टैब करें और नियम और अलर्ट प्रबंधित करें . चुनें . नियम और अलर्ट डायलॉग बॉक्स आपको नियम बनाने, बदलने और मैन्युअल रूप से चलाने की अनुमति देता है।
नया नियम क्लिक करें नियम बनाने के लिए और फिर नियम विज़ार्ड . में दिए गए चरणों का पालन करें ।
आउटलुक में एक विशेषता की कमी ईमेल पर स्वचालित रूप से बीसीसी करने की क्षमता है। लेकिन आप नियमों का उपयोग करके इस सीमा को पार कर सकते हैं।
9. अपने आउटलुक खाते का नाम बदलें
जब आप Outlook में कोई ईमेल खाता जोड़ते हैं, तो खाते का डिफ़ॉल्ट नाम आपका ईमेल पता होता है, जो बाएँ फलक में प्रदर्शित होता है। लेकिन आप खाते के नाम को अधिक वर्णनात्मक में बदल सकते हैं जिससे आप जिस खाते की तलाश कर रहे हैं उसका पता लगाने में तेजी आएगी। यदि आपके पास Outlook में बहुत से ईमेल खाते हैं तो सहायक।
किसी खाते का नाम बदलने के लिए, बाएं फलक में चालू खाता नाम पर राइट-क्लिक करें (खाते के लिए इनबॉक्स नहीं) और खाता गुण चुनें . या फ़ाइल> जानकारी . पर जाएं (खाता जानकारी स्क्रीन)।
फिर, खाता सेटिंग> खाता सेटिंग . पर जाएं और सुनिश्चित करें कि ईमेल टैब खाता सेटिंग . पर सक्रिय है संवाद बकस। यह डिफ़ॉल्ट रूप से होना चाहिए।
सूची में उस खाते का चयन करें जिसका नाम आप बदलना चाहते हैं (यदि वह पहले से चयनित नहीं है) और फिर बदलें क्लिक करें ।
खाते का नाम बदलें सामान्य सेटिंग . के अंतर्गत खाता सेटिंग . पर संवाद बकस। अगला क्लिक करें और फिर हो गया . क्लिक करें ।
10. Outlook कमांड लाइन स्विचेस का उपयोग करें
आउटलुक कमांड लाइन स्विच प्रदान करता है जो आपको विभिन्न ऑपरेशन करने की अनुमति देता है। यदि आप माउस के बजाय कीबोर्ड का उपयोग करना पसंद करते हैं, तो आप कमांड लाइन स्विच का उपयोग करके आउटलुक में संचालन को गति दे सकते हैं। वे आउटलुक में समस्याओं के निवारण में भी आपकी मदद कर सकते हैं।
हमने 25 आउटलुक 2016 कमांड लाइन स्विच को कवर किया है जिन्हें आपको जानना चाहिए।
उदाहरण के लिए, आप चलाएं . खोलकर प्राप्तकर्ता के साथ एक नया ईमेल संदेश बना सकते हैं डायलॉग बॉक्स (Windows key + R ) और खोलें . में निम्न कमांड दर्ज करना बॉक्स, ईमेल पते को आपके प्राप्तकर्ता के पते से बदल रहा है।
outlook.exe /c ipm.note /m thedoctor@thetardis.com
आउटलुक को और भी अधिक उपयोगी बनाने के लिए टूल
यह सभी उन्नत सुविधाएँ हैं, दोनों लोकप्रिय और कम-ज्ञात, जो आउटलुक को मेल और अन्य डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट की तुलना में बहुत अधिक शक्तिशाली बनाती हैं। क्या ये सुविधाएँ आपके लिए पर्याप्त नहीं हैं? कोई बात नहीं। हमने कुछ उपयोगी तृतीय-पक्ष आउटलुक टूल को कवर किया है जो आउटलुक में कार्यक्षमता जोड़ते हैं, मौजूदा सुविधाओं में सुधार करते हैं, या आउटलुक से बेहतर कुछ कार्य करते हैं, जैसे कि कई माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक पीएसटी फाइलों को मर्ज करना।
यह न भूलें कि महान सुविधाओं के साथ-साथ, कई आउटलुक शॉर्टकट हैं जो समय बचाने में आपकी मदद कर सकते हैं!