यदि आप Outlook का उपयोग करते हैं, तो आप पहले से ही जानते हैं कि यह आपके ईमेल को प्रबंधित करने के लिए एक उपयोगी प्रोग्राम है और इसमें बहुत सारी बेहतरीन विशेषताएं शामिल हैं। आज हम कुछ कम ज्ञात Outlook सुविधाओं को कवर करने जा रहे हैं जो आपके वर्कफ़्लो को बेहतर बनाने में मदद कर सकती हैं।
1. संदेश पूर्वावलोकन में लाइनों की संख्या बदलें
ईमेल संदेशों की सूची में, Outlook प्रत्येक संदेश का पूर्वावलोकन प्रदर्शित करता है। इसमें प्रेषक और विषय पंक्ति पहली पंक्ति पर होती है और फिर डिफ़ॉल्ट रूप से ईमेल संदेश बॉडी से एक पंक्ति नीचे होती है।
आप संदेश से प्रदर्शित होने वाली लाइनों की संख्या को संदेशों की सूची में बदल सकते हैं।
View टैब पर जाएं और Message Preview बटन पर क्लिक करें। फिर, 1 Line (डिफ़ॉल्ट), 2 Lines, या 3 Lines चुनें। या Off चुनें यदि आप सूची में ईमेल संदेश का कोई भी भाग प्रदर्शित नहीं करना चाहते।
आपसे पूछा जाएगा कि क्या आप इस सेटिंग को केवल This folder या All mailboxes पर लागू करना चाहते हैं।
आपके द्वारा चुनी गई लाइनों की संख्या में प्रेषक और विषय पंक्ति शामिल नहीं है। इसलिए यदि आप 2 Lines चुनते हैं, तो आपको कुल तीन पंक्तियां दिखाई देंगी: पहली पंक्ति पर प्रेषक और विषय और फिर उसके नीचे ईमेल संदेश बॉडी की दो पंक्तियां।
2. चुनें कि Outlook लॉन्च पर कौन सा फ़ोल्डर प्रदर्शित हो
यदि आपके पास Outlook में कई ईमेल अकाउंट हैं, तो आप चुन सकते हैं कि जब आप Outlook खोलते हैं तो डिफ़ॉल्ट रूप से कौन सा ईमेल अकाउंट इनबॉक्स प्रदर्शित हो। या यदि आप चाहें तो इनबॉक्स के अलावा कोई अन्य फ़ोल्डर चुन सकते हैं।
File > Options पर जाएं और Outlook Options डायलॉग बॉक्स में बाएं पेन में Advanced पर क्लिक करें।
Outlook start and exit अनुभाग में, Browse पर क्लिक करें। Select Folder डायलॉग बॉक्स पर, वह अकाउंट ढूंढें जिसे आप चाहते हैं और Inbox, या अन्य फ़ोल्डर चुनें जिसे आप Outlook में शुरू करना चाहते हैं।
हमने पाया कि यह सेटिंग हमेशा लागू नहीं रहती। हमें कमेंट्स में बताएं कि क्या यह आपके लिए काम किया।
3. एक Outlook Search Folder बनाएं
यदि आप Outlook में अक्सर उन्हीं शब्दों और वाक्यांशों को खोजते हैं, तो आप एक वर्चुअल Search Folder सेट कर सकते हैं जो आपको उन सभी वस्तुओं की सूची दिखाता है जो कुछ खोज मानदंडों से मेल खाते हैं। Outlook Search Folders के लिए कुछ टेम्पलेट प्रदान करता है या आप अपना खुद का बना सकते हैं।
उदाहरण के लिए, Unread Mail Search Folder आपको एक फ़ोल्डर में आपके सभी अनरीड मेल दिखाता है, भले ही वे आपके ईमेल अकाउंट में अलग-अलग फ़ोल्डरों में हों। संदेश Search Folder में नहीं ले जाए जाते, वे केवल वहां दिखाए जाते हैं। मूल संदेश अपने संबंधित फ़ोल्डरों में बने रहते हैं।
एक नया Search Folder बनाने के लिए, Folder टैब पर New अनुभाग में New Search Folder पर क्लिक करें। सूची से एक तैयार Search Folder टेम्पलेट चुनें या सूची के नीचे Custom के तहत Create a custom Search Folder चुनें।
यदि आप एक कस्टम Search Folder बना रहे हैं, तो New Search Folder डायलॉग बॉक्स पर Choose पर क्लिक करें।
फिर, Custom Search Folder डायलॉग बॉक्स पर Search Folder के लिए एक Name दर्ज करें। Criteria पर क्लिक करें और Search Folder Criteria डायलॉग बॉक्स पर खोज का विवरण निर्दिष्ट करें।
यदि यह आपके लिए काम नहीं कर रहा है, तो हमारे पास Outlook Search को ठीक करने के कुछ तरीके हैं।
4. एक Outlook फ़ोल्डर को साफ़ करें
Outlook की Clean Up Folder सुविधा एक थ्रेड या फ़ोल्डर में अनावश्यक संदेशों को हटा देती है। अनावश्यक संदेश एक थ्रेड में पिछले संदेश होते हैं जिन्हें उत्तरों में भी उद्धृत किया जाता है। लंबे ईमेल थ्रेड कई प्रतियों के साथ समाप्त हो सकते हैं जो प्रत्येक उत्तर में उद्धृत पहले के संदेश हैं।
Clean Up Folder कमांड चयनित फ़ोल्डर और उसके सबफ़ोल्डर्स में अनावश्यक संदेशों को डिफ़ॉल्ट रूप से Deleted Items फ़ोल्डर में ले जाता है।
इस कमांड का उपयोग करने के लिए, उस फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें जिसे आप साफ़ करना चाहते हैं और Clean Up Folder चुनें।
आप File > Options > Mail > Conversation Clean Up पर जाकर Clean Up Folder कमांड के विकल्प सेट कर सकते हैं। वह फ़ोल्डर चुनें जिसे आप साफ़ किए गए आइटम को ले जाना चाहते हैं और किसी भी अन्य सफाई विकल्प को सक्षम या अक्षम करें जो आप चाहते हैं।
5. भविष्य की तारीख पर ईमेल भेजें
कभी-कभी आपको एक ईमेल लिखने की आवश्यकता होती है लेकिन बाद में भेजने की। Outlook की Delayed Delivery सुविधा आपको इसे आसानी से करने की अनुमति देती है।
सबसे पहले, अपना नया ईमेल लिखें या किसी ईमेल का उत्तर दें। फिर, संदेश विंडो में Options टैब पर More Options अनुभाग में Delay Delivery पर क्लिक करें।
Delivery options के तहत, Do not deliver before बॉक्स चेक करें और एक तारीख और समय चुनें।
आप जो अन्य विकल्प चाहते हैं उन्हें चुनें और Close पर क्लिक करें।
Outlook शेड्यूल किए गए ईमेल संदेशों को आपके Outbox में तब तक संग्रहीत करता है जब तक वे भेजे नहीं जाते, जब उन्हें आपके Sent फ़ोल्डर में ले जाया जाता है।
यदि आप अपना विचार बदलते हैं और विलंबित डिलीवरी को रद्द करने या इसे एक अलग तारीख और समय पर बदलने की आवश्यकता है, तो अपने Outbox पर जाएं और ईमेल संदेश खोलें। Options टैब पर फिर से Delay Delivery पर क्लिक करें और Do not deliver before विकल्प के लिए तारीख और समय बदलें या विलंबित डिलीवरी को अक्षम करने के लिए बॉक्स को अनचेक करें।
6. Quick Steps का उपयोग करें
Home टैब में Quick Steps अनुभाग सामान्य कार्यों के लिए वन-क्लिक एक्सेस प्रदान करता है। Microsoft शुरू करने के लिए कुछ प्रारंभिक Quick Steps प्रदान करता है, लेकिन आप अपने खुद के भी बना सकते हैं।
एक कस्टम Quick Step बनाने के लिए, Quick Steps अनुभाग में Create New पर क्लिक करें। Edit Quick Step डायलॉग बॉक्स पर, अपने Quick Step को Name दें।
फिर, ड्रॉपडाउन सूची से एक एक्शन चुनें और Add Action पर क्लिक करें। उन्हीं Quick Step में आप जो अन्य एक्शन लेना चाहते हैं उन्हें जोड़ते रहें, प्रत्येक के बाद Add Action पर क्लिक करें।
उदाहरण के लिए, आप चयनित ईमेल संदेशों को पढ़ा हुआ चिह्नित करने और फिर उन्हें एक निश्चित फ़ोल्डर में ले जाने के लिए एक Quick Step सेट कर सकते हैं। इसी तरह के टूल के लिए, ईमेल ग्रुप और डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट बनाने का तरीका देखें।
7. एकाधिक Outlook विंडो खोलें
यदि आप ईमेल, शेड्यूलिंग, और कार्यों के लिए Outlook का उपयोग करते हैं, तो आप एकाधिक Outlook विंडो खोलना चाह सकते हैं। यह आपको नेविगेशन बटन का उपयोग करके दृश्यों को स्विच करते रहने के बजाय एक ही समय में अपना ईमेल, कैलेंडर, और कार्य देखने की अनुमति देता है।
एक और Outlook विंडो खोलने के लिए, Taskbar पर Outlook आइकन पर राइट-क्लिक करें और Outlook 2016 चुनें। विंडो को जैसा चाहें वैसा स्थान दें।
जब आप Outlook बंद करते हैं, तो खुली किसी भी विंडो पर File > Exit पर जाएं। किसी भी विंडो के ऊपरी-दाएं कोने में X पर क्लिक न करें। अगली बार Outlook उसी संख्या में विंडो और उसी स्थिति में खुलेगा जब आपने Outlook से बाहर निकलते समय वे थीं।
8. नियम बनाएं और प्रबंधित करें
आप हमेशा नियमों से खेलना पसंद नहीं कर सकते, लेकिन Outlook में नियम बहुत उपयोगी हो सकते हैं। वे आपको विशिष्ट घटनाओं को स्वचालित रूप से होने के लिए सेट अप करने की अनुमति देते हैं जो होने वाली क्रियाओं पर आधारित होती हैं।
उदाहरण के लिए, आप विषय पंक्ति में विशिष्ट शब्दों वाले या किसी विशिष्ट व्यक्ति से संदेशों को एक फ़ोल्डर में ले जाना और उसी समय संदेशों को पढ़ा हुआ चिह्नित करना चाह सकते हैं। आप एक नियम बना सकते हैं जो वह सब एक साथ करता है जैसे ही आप संदेश प्राप्त करते हैं।
नियम बनाने या प्रबंधित करने के लिए, Home टैब पर Move अनुभाग में Rules पर क्लिक करें और Manage Rules & Alerts चुनें। Rules and Alerts डायलॉग बॉक्स आपको नियम बनाने, बदलने, और मैन्युअल रूप से चलाने की अनुमति देता है।
New Rule पर क्लिक करके एक नियम बनाएं और फिर Rules Wizard में चरणों का पालन करें।
Outlook में एक सुविधा की कमी है जो आपको ईमेल पर स्वचालित रूप से स्वयं को BCC करने की अनुमति देती है। लेकिन आप नियमों का उपयोग करके इस सीमा को पार कर सकते हैं।
9. अपना Outlook अकाउंट नाम बदलें
जब आप Outlook में एक ईमेल अकाउंट जोड़ते हैं, तो अकाउंट का डिफ़ॉल्ट नाम आपका ईमेल पता होता है, जो बाएं पेन में प्रदर्शित होता है। लेकिन आप अकाउंट नाम को अधिक वर्णनात्मक नाम में बदल सकते हैं जो आपके द्वारा खोजे जा रहे अकाउंट को तेजी से पहचानना आसान बना देगा। मददगार यदि आपके पास Outlook में बहुत सारे ईमेल अकाउंट हैं।
अकाउंट नाम बदलने के लिए, बाएं पेन में वर्तमान अकाउंट नाम पर राइट-क्लिक करें (अकाउंट के लिए Inbox नहीं) और Account Properties चुनें। या File > Info ( Account Information स्क्रीन) पर जाएं।
फिर, Account Settings > Account Settings पर जाएं और सुनिश्चित करें कि Account Settings डायलॉग बॉक्स पर Email टैब सक्रिय है। यह डिफ़ॉल्ट रूप से होना चाहिए।
सूची में उस अकाउंट को चुनें जिसके लिए आप नाम बदलना चाहते हैं (यदि यह पहले से चयनित नहीं है) और फिर Change पर क्लिक करें।
Account Settings डायलॉग बॉक्स पर General Settings के तहत Account name बदलें। Next पर क्लिक करें और फिर Done पर क्लिक करें।
10. Outlook कमांड लाइन स्विच का उपयोग करें
Outlook कमांड लाइन स्विच प्रदान करता है जो आपको विभिन्न ऑपरेशन करने की अनुमति देता है। यदि आप माउस के बजाय कीबोर्ड का उपयोग करना पसंद करते हैं, तो आप कमांड लाइन स्विच का उपयोग करके Outlook में ऑपरेशन को तेज कर सकते हैं। वे Outlook में समस्याओं का निवारण करने में भी आपकी मदद कर सकते हैं।
हमने 25 Outlook 2016 कमांड लाइन स्विच को कवर किया है जिन्हें आपको जानना चाहिए।
उदाहरण के लिए, आप Run डायलॉग बॉक्स (Windows key + R) खोलकर और Open बॉक्स में निम्न कमांड दर्ज करके एक प्राप्तकर्ता के साथ एक नया ईमेल संदेश बना सकते हैं, ईमेल पते को अपने प्राप्तकर्ता के पते से बदलकर।
outlook.exe /c ipm.note /m thedoctor@thetardis.com
Outlook को और भी अधिक उपयोगी बनाने के उपकरण
यह सभी उन्नत सुविधाएं हैं, दोनों लोकप्रिय और कम-ज्ञात, जो Outlook को Mail और अन्य डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट्स की तुलना में बहुत अधिक शक्तिशाली बनाती हैं। क्या ये सुविधाएं आपके लिए पर्याप्त नहीं हैं? कोई समस्या नहीं। हमने कुछ उपयोगी थर्ड-पार्टी Outlook टूल्स को कवर किया है जो Outlook में कार्यक्षमता जोड़ते हैं, मौजूदा सुविधाओं में सुधार करते हैं, या कुछ कार्यों को Outlook से बेहतर करते हैं, जैसे कई Microsoft Outlook PST फ़ाइलों को मर्ज करना।
यह मत भूलें कि शानदार सुविधाओं के साथ, कई Outlook शॉर्टकट हैं जो आपका समय बचाने में मदद कर सकते हैं!
