फिक्स: Windows 10/11 पर Microsoft Outlook सर्च काम नहीं कर रहा

यदि आप अलग-अलग Outlook संस्करणों में ईमेल आइटम खोजने में किसी भी परेशानी का सामना करते हैं (कुछ नहीं मिलता, सभी परिणाम प्रदर्शित नहीं होते, खोज के लिए सभी *.pst फाइलें उपयोग नहीं की जातीं, हाल के ईमेल नहीं दिखते, आदि), तो इस लेख के दिशानिर्देशों को Outlook सर्च समस्याओं को हल करने में आपकी मदद करनी चाहिए (ये सिफारिशें Outlook 2021/2019/2016/2013 और Microsoft 365 के लिए Outlook के सभी वर्तमान संस्करणों पर लागू होती हैं)।

Outlook में सर्च इंडेक्सिंग स्थिति जाँचें

Outlook सर्च Windows इंडेक्सिंग सर्विस द्वारा संचालित है। खोज करने के लिए, Windows Search को मेलबॉक्स और कनेक्टेड PST फाइलों की सामग्री को स्कैन करना होगा, और सभी उपलब्ध Outlook आइटम का इंडेक्स बनाना होगा। इसलिए, पहला कदम Outlook इंडेक्स की स्थिति जाँचना है।

ऐसा करने के लिए, Search टैब पर जाएँ, और Search Tools सेक्शन में Indexing Status चुनें।

यदि इंडेक्सिंग ठीक है, तो आप अगली विंडो में निम्न स्थिति देखेंगे:

हालाँकि, यदि कोई खोज समस्या है, तो स्थिति अलग होगी:

Outlook सर्च इंडेक्स तब रीबिल्ड होता है जब आप नया मेलबॉक्स या Outlook पर्सनल फोल्डर (PST) फ़ाइल जोड़ते हैं, ईमेल को फ़ोल्डर्स के बीच ले जाते हैं, आदि। यदि आपने हाल ही में (3-4 घंटे तक) ये ऑपरेशन किए हैं, तो आपको इंडेक्सिंग पूरा होने तक प्रतीक्षा करने की आवश्यकता है। यदि आपने लंबे समय तक Outlook में महत्वपूर्ण कॉन्फ़िगरेशन परिवर्तन नहीं किए हैं और इंडेक्सिंग अभी भी जारी है, तो Outlook इंडेक्स के साथ समस्या स्पष्ट है।

Windows Search सर्विस द्वारा Outlook इंडेक्सिंग सक्षम करें

समस्या हल करने के लिए, आपको अस्थायी रूप से Outlook को उन आइटम्स से बाहर करना चाहिए जिन्हें Windows इंडेक्सिंग सर्विस द्वारा स्कैन किया जाता है। ऐसा करने के लिए:

1. Outlook में, File -> Settings खोलें;
2. Search -> Indexing Options चुनें;
3. Change पर क्लिक करें
4. Microsoft Outlook के लिए इंडेक्सिंग अक्षम करें;
5. Outlook बंद करें, और प्रोसेस मैनेजर का उपयोग करके सुनिश्चित करें कि आपके कंप्यूटर पर कोई outlook.exe प्रोसेस नहीं चल रहा है।

Outlook OST और PST फ़ाइलों के गुणों में, सुनिश्चित करें कि उनकी इंडेक्सिंग अनुमति है (यह करना उचित है चाहे उनकी इंडेक्सिंग पहले से ही Windows Search सर्विस सेटिंग्स में सक्षम हो)। ऐसा करने के लिए:

1. File -> Account Settings -> Account Settings; खोलें;
2. Data Files टैब पर जाएँ;
3. फ़ाइलों को एक-एक करके चुनें और Open file location पर क्लिक करें;
4. आवश्यक OST या PST फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और उसके गुण चुनें;
5. Other पर क्लिक करें;
6. बॉक्स Allow this file to have context indexed in addition to file properties चेक करें -> OK पर क्लिक करें।

एलिवेटेड PowerShell कंसोल खोलें और WSearch सर्विस पुनरारंभ करें:

Restart-Service -Name wsearch –verbose

अब आपको सर्च सेटिंग्स में Outlook इंडेक्सिंग सक्षम करने की आवश्यकता है, जिसे पहले अक्षम किया गया था। इंडेक्सिंग विकल्पों में Microsoft Outlook चेक करें और परिवर्तन सेव करें।

Outlook को पूर्ण इंडेक्सिंग पूरा करने के लिए कुछ समय दें (यह मेलबॉक्स और कनेक्टेड PST फ़ाइलों की संख्या और आकार पर निर्भर करता है)। ऊपर दिखाए अनुसार Outlook इंडेक्स स्थिति जाँचें और किसी चीज़ को खोजने का प्रयास करें।

Outlook सर्च इंडेक्स को कैसे रीबिल्ड/रीसेट करें?

यदि Outlook सर्च समस्या बनी रहती है, तो Windows Search सर्विस के इंडेक्स को पूरी तरह से रीसेट और रीबिल्ड करने की सिफारिश की जाती है। ऐसा करने के लिए:

1. Outlook में, File -> Settings -> Search; पर जाएँ;
2. Indexing Options -> Advanced; पर क्लिक करें;
3. Rebuild; पर क्लिक करें;
4. इंडेक्स को रीबिल्ड करने में कुछ समय लग सकता है और आपके कंप्यूटर का प्रदर्शन अस्थायी रूप से कम हो सकता है।

Outlook PST फ़ाइलों की जाँच और रिपेयर करें

कुछ मामलों में, इंडेक्सिंग सर्विस Outlook पर्सनल फोल्डर फ़ाइलों (PST) को इंडेक्स करने में सक्षम नहीं होती क्योंकि उनकी संरचना में तार्किक त्रुटियाँ या भ्रष्टाचार होता है। scanpst.exe का उपयोग करके भ्रष्ट pst फ़ाइलों की जाँच और रिपेयर करने की सिफारिश की जाती है।

Outlook सर्च और कैश्ड एक्सचेंज मोड

इस सेक्शन में, हम देखेंगे कि Outlook सर्च कैसे काम करता है यदि आपका मेलबॉक्स एक्सचेंज सर्वर या Exchange Online (Microsoft 365) पर स्थित है। यदि Outlook में Cached Exchange Mode सक्षम है, तो आपके कंप्यूटर पर लोकल इंडेक्स का उपयोग आइटम खोजने के लिए किया जाता है। यदि Cached Exchange Mode अक्षम है, तो मेलबॉक्स-साइड इंडेक्स ( Microsoft Exchange Search Indexer द्वारा बनाए रखा जाता है) का उपयोग मेलबॉक्स खोज के लिए किया जाता है।

MSExchangeSearch सर्विस ईमेल मैसेज को इंडेक्स करती है जैसे ही यह सर्वर पर मेलबॉक्स डेटाबेस में आता है। यदि आपका Outlook Exchange सर्च इंडेक्स का उपयोग करते समय आपके मेलबॉक्स को नहीं खोजता, तो समस्या सबसे अधिक एक्सचेंज सर्वर के साथ है। Test-ExchangeSearch cmdlet का उपयोग Exchange Search सर्विस के साथ समस्याओं का निदान करने के लिए किया जाता है।

सबसे आम समस्या यह है कि डिस्क भर गई है (सर्च इंडेक्स का आकार बढ़ाने के लिए पर्याप्त स्थान नहीं है), या वर्तमान इंडेक्स फ़ाइल क्षतिग्रस्त हो गई है और रीबिल्ड की आवश्यकता है। आप बिल्ट-इन PowerShell स्क्रिप्ट का उपयोग करके Exchange में सर्च इंडेक्स रीसेट कर सकते हैं %PROGRAMFILES%\Microsoft\Exchange Server\V14\Scripts\ResetSearchIndex.ps1।

किसी विशिष्ट मेलबॉक्स डेटाबेस के लिए सर्च इंडेक्स रीसेट करने के लिए, कमांड का उपयोग करें:

.\ResetSearchIndex.ps1 mailboxdbname1

साथ ही, जाँचें कि समस्या मेलबॉक्स डेटाबेस के लिए इंडेक्सिंग सक्षम है:

Get-MailboxDatabase mailboxdbname1 | Format-Table Name,IndexEnabled

Outlook: एक्सचेंज शेयर्ड मेलबॉक्स में खोजने में असमर्थ

फास्ट सर्च सुविधा Exchange 2016 से शुरू होने वाले सभी ऑन-प्रिमाइसेस Exchange सर्वर संस्करणों में डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम है। कुछ मामलों में, Exchange फास्ट सर्च Outlook में कनेक्टेड एक्सचेंज शेयर्ड मेलबॉक्स पर ठीक से काम नहीं करता। इस मामले में, शेयर्ड मेलबॉक्स में ईमेल खोजते समय, आपको Outlook चेतावनी दिखाई देगी:

We're having trouble fetching results from the server. Some items may not be included in your search results.

आप Outlook को Exchange फास्ट सर्च उपयोग करने से रोक सकते हैं। ऐसा करने के लिए, रजिस्ट्री कुंजी HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search (Outlook 2016 और Outlook 2019 के लिए) के तहत DWORD रजिस्ट्री पैरामीटर DisableServerAssistedSearch = 1 बनाएँ।

PowerShell का उपयोग करके रजिस्ट्री पैरामीटर बना सकते हैं:

New-ItemProperty -path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search" -Name DisableServerAssistedSearch -PropertyType "DWORD" -Value "1"

Windows रीबूट करें।

आप इस विकल्प का उपयोग Exchange Online (Microsoft 365) पर होस्ट किए गए शेयर्ड मेलबॉक्स के लिए नहीं कर सकते क्योंकि M365 FAST सर्च के बजाय Microsoft Search का उपयोग करता है।

Windows 10 और 11 पर अपडेट इंस्टॉल करने के बाद Outlook सर्च परिणाम नहीं दिखा रहा

दिसंबर 2021 में Windows 10 और 11 पर सुरक्षा अपडेट इंस्टॉल करने के बाद, हाल के ईमेल के लिए Outlook का सर्च काम करना बंद कर दिया। यह समस्या Exchange और Microsoft 365 दोनों मेलबॉक्स के साथ होती है।

Search performance will be impacted because of a problem with how Outlook search is configured.

यह समस्या निम्न अपडेट इंस्टॉल करने के बाद आई:

• Windows 10 21H2 और 21H1 – KB5008212
• Windows 11 – KB5008215

Microsoft ने जनवरी 2022 में Windows 10 के लिए अपडेट KB5009543 में इस बग को आंशिक रूप से ठीक किया। हालांकि, यह पैच हमेशा मदद नहीं करता।

Outlook सर्च को रिपेयर करने के लिए, आप नवीनतम Windows अपडेट को अस्थायी रूप से अनइंस्टॉल कर सकते हैं:

wusa /uninstall /kb:5008212

या, जैसा कि Microsoft द्वारा सलाह दी गई है, आप Outlook में Windows Desktop Search इंडेक्सिंग सर्विस के उपयोग को अस्थायी रूप से अक्षम कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, मान 1 के साथ रजिस्ट्री पैरामीटर PreventIndexingOutlook बनाएँ।

New-ItemProperty -path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search" -Name DisableServerAssistedSearch -PropertyType "DWORD" -Value "1"

जब आप अपना कंप्यूटर पुनरारंभ करते हैं, तो Outlook मेलबॉक्स और PST फ़ाइलों को खोजने के लिए अपने स्वयं के सर्च फीचर का उपयोग करेगा। इस मोड में Outlook में खोजते समय, एक चेतावनी दिखाई देगी:

Search performance will be impacted because a group policy has turned off the Windows Search service.

मुख्य नुकसान यह है कि Outlook सर्च काफी धीमा होगा। इसलिए, जब Microsoft इस बग को आगामी अपडेट में से एक में ठीक करता है, तो आपको इस रजिस्ट्री पैरामीटर को हटाने की आवश्यकता होगी।

Outlook सर्च ठीक करने के अन्य समाधान

यदि Outlook सर्च काम नहीं कर रहा या अधूरे परिणाम लौटा रहा है तो और क्या जाँच सकते हैं?

1. Outlook मेनू से, Search Tools -> Locations to Search चुनें। सुनिश्चित करें कि सभी मेलबॉक्स और PST फ़ाइलें खोज के लिए चुनी गई हैं;
2. सुनिश्चित करें कि रजिस्ट्री कुंजी "HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search" में PreventIndexingOutlook = 1 पैरामीटर अनुपस्थित है। यह पैरामीटर Windows Search सर्विस द्वारा Outlook इंडेक्सिंग को अक्षम करता है। यह GPO के तहत पॉलिसी "Prevent indexing Microsoft Office Outlook" से मेल खाता है Computer Configuration -> Administrative Templates -> Windows Components -> Search; यदि आप GPO में MS Office एडमिनिस्ट्रेटिव टेम्पलेट्स का उपयोग कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि इन पॉलिसीज़ में पैरामीटर डिफ़ॉल्ट Outlook सर्च सेटिंग्स नहीं बदलते।
3. Outlook सेटिंग्स में (File -> Options -> Search) विकल्प Improve search speed by limiting the number of results shown अक्षम करें;
4. थर्ड-पार्टी Outlook एक्सटेंशन अक्षम करें (File -> Options -> Add-ins);
5. MS Office इंस्टॉलेशन MSI पैकेज के Repair फ़ंक्शन का उपयोग करके Outlook पुनः इंस्टॉल करें (Office 365 में सुविधाजनक Quick Repair फ़ंक्शन है);
6. Windows 10 बिल्ट-इन सर्च ट्रबलशूटर का उपयोग करें। टूल शुरू करने के लिए, कमांड चलाएँ: msdt.exe -ep SystemSettings_Troubleshoot_L2 -id SearchDiagnostic
7. आपको "How to fix search problems in Windows 10?" जैसा समान लेख भी उपयोगी लग सकता है।