इंटरनेट लोगों को अधिक उत्पादक होने के लिए उपकरण प्रदान करता है, लेकिन आप क्या करते हैं जब उन उपकरणों की संख्या वास्तव में चीजों को और अधिक जटिल बनाने लगती है? उत्तर उन्हें एकीकृत करना है।
बिंदु में मामला, Google उपकरण। Google आपको इतने सारे मुफ्त संसाधन और ऐप्स प्रदान करता है कि यह समझना मुश्किल है कि वे व्यवसाय में कैसे बने रहते हैं। फिर भी, इन दिनों अनगिनत लोग अपने व्यवसाय, अपनी पढ़ाई या किसी अन्य Google डिस्क संचालित उत्पादकता के लिए जीमेल और Google ड्राइव जैसी सेवाओं पर भरोसा करते हैं, जिनके बारे में आप सोच सकते हैं।
समस्या यह है कि जब आपके पास चीजों को स्टोर करने के लिए बहुत सारे स्थान होते हैं, तो यह याद रखने की कोशिश करना भारी पड़ सकता है कि आपने कुछ जानकारी कहाँ संग्रहीत की है। विभिन्न आवश्यकताओं के लिए किस उपकरण का उपयोग करना है, यह पता लगाना भ्रमित करने वाला हो सकता है।
शुक्र है, ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप Gmail और Google डिस्क को एकीकृत कर सकते हैं ताकि एक तरह से, वे एक ऐसे उपकरण के रूप में कार्य करें जिसके बिना आप नहीं रह पाएंगे।
जानकारी के लिए खोज करना
जब लोग कई अलग-अलग ऑनलाइन सेवाओं का उपयोग करना शुरू करते हैं, तो उनमें से एक पहली चीज़ यह है कि चीजें कहां हैं, इस पर नज़र रखना। इसे ठीक करने का एक आसान तरीका है कि आप अपनी Gmail खोज को Gmail और GDrive दोनों को शामिल करने के लिए कनेक्ट करें। इस सुविधा को सक्षम करने के लिए, बस अपनी जीमेल सेटिंग में जाएं, "लैब्स" मेनू लिंक पर क्लिक करें, और "ऐप्स सर्च" सुविधा को सक्षम करें।
एक बार जब आप इस सुविधा को सक्षम कर लेते हैं, तो जीमेल खोज क्षेत्र में खोज करने से खोज ड्रॉपडाउन सूची के नीचे आपके Google ड्राइव खाते से परिणाम वापस आ जाएंगे।
एक बार जब आप खोज चलाते हैं, तो Google डिस्क के परिणाम Gmail खोज परिणामों के ठीक नीचे एक अनुभाग में विभाजित हो जाते हैं।
जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, एक ही खोज क्षेत्र से अपनी सामग्री की खोज करने में सक्षम होने से आपकी महत्वपूर्ण जानकारी खोजने की प्रक्रिया बहुत सरल हो जाती है।
एक-क्लिक से Google डिस्क को भेजें
जब आप जल्दी में हों तो क्लिक को बचाने का दूसरा तरीका जीमेल में किसी भी महत्वपूर्ण अटैचमेंट को सीधे अपने Google ड्राइव पर भेजना है। कौन डाउनलोड करना, सहेजना, GDrive में लॉग इन करना और फिर फ़ाइल अपलोड करना चाहता है? क्या दर्द है, है ना?
इसे एक क्लिक में करें। ईमेल के नीचे स्क्रॉल करें जहां अटैचमेंट प्रदर्शित होता है, और फिर माउस को अटैचमेंट आइकन पर ले जाएं।
आपको डाउनलोड आइकन के बगल में छोटा सफेद Google ड्राइव आइकन दिखाई देगा। उस आइकन पर क्लिक करें और जीमेल स्वचालित रूप से आपके Google ड्राइव खाते में अटैचमेंट ट्रांसफर कर देगा।
फिर एक ड्रॉपडाउन सूची आपको फ़ाइल को Google डिस्क के अंदर अपनी किसी उप-निर्देशिका में तुरंत स्थानांतरित करने देती है।
Google डिस्क फ़ाइलें अटैच करें
दूसरी तरफ के बारे में क्या? क्या होगा यदि आप अपनी एक Google डिस्क फ़ाइल को ईमेल में संलग्न करना चाहते हैं? खैर, आपको यह जानकर खुशी होगी कि यह उतना ही आसान है। जब आप Gmail में एक नया ईमेल लिख रहे हों, तो बस नीले "भेजें" बटन के पास Google डिस्क आइकन पर होवर करें।
यह एक विंडो पॉप-अप करेगा जहां आप अपने ईमेल में संलग्न करने के लिए अपने Google ड्राइव खाते से एक या एकाधिक फ़ाइलों का चयन कर सकते हैं।
बस एक या दो क्लिक और फ़ाइल सीधे आपके द्वारा लिखे जा रहे ईमेल पर स्थानांतरित कर दी जाती है। आसान सही?
Google डिस्क परिवर्तनों की सूचना प्राप्त करें
Google डिस्क का उपयोग करने वाली टीम के साथ सहयोग करते समय जानकारी में रहें। उदाहरण के लिए, साझा स्प्रैडशीट पर काम करते समय अन्य लोगों द्वारा शीट को संशोधित करने पर सतर्क रहना महत्वपूर्ण है। आप उन सूचनाओं को Google डिस्क स्प्रैडशीट पर ही सेट कर सकते हैं।
स्प्रैडशीट खोलें, और मेनू में "टूल" पर क्लिक करें, फिर "सूचना नियम..." चुनें
जब स्प्रैडशीट के किसी भी भाग में कोई परिवर्तन किए जाते हैं, व्यक्तिगत शीट, अलग-अलग सेल संशोधित किए जाते हैं, शीट किसी के साथ साझा की जाती है, या कोई व्यक्ति किसी फ़ॉर्म से डेटा सबमिट करता है, तो आप ईमेल जारी करने के लिए अधिसूचना नियम सेट कर सकते हैं।
इसे अपने कर्मचारियों के लिए जानकारी भरने या किसी प्रकार की प्रतिक्रिया प्रदान करने के तरीके के रूप में सेट करें, और फिर आपको अपडेट खोजने के लिए उस दस्तावेज़ को समय-समय पर जांचना याद रखने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। इसके बजाय, हर बार जब कोई इसे अपडेट करता है तो आपको स्वचालित रूप से सूचित किया जाएगा - कम चिंता और यह आपके दिमाग को मुक्त कर देता है ताकि आप अधिक काम कर सकें।
Google शीट के साथ ईमेल शेड्यूल करें
यदि आपके पास साप्ताहिक या मासिक ईमेल हैं जो आप अपनी टीम या अपने प्रबंधक को भेजते हैं, तो उन संदेशों का एक Google पत्रक में संग्रह क्यों न बनाएं और उन ईमेल को भेजने के लिए याद किए बिना समय पर सही समय पर बाहर जाएं? मुझे पता है, सीमा रेखा विज्ञान कथा, है ना? अपने ईमेल को इस तरह शेड्यूल करना वास्तव में इतना कठिन नहीं है।
एक पूर्व-निर्मित जीमेल शेड्यूलर शीट डिजिटल प्रेरणा के अमित अग्रवाल के सौजन्य से आती है। आप उसकी मुफ्त जीमेल शेड्यूलर शीट तक पहुंच सकते हैं और अपने स्वयं के जीड्राइव खाते में एक प्रति बना सकते हैं। आपको सबसे पहले जीमेल शेड्यूलर मेन्यू में जाना होगा और शीट को अपने जीमेल अकाउंट तक पहुंचने के लिए अधिकृत करना होगा।
इसके बाद, आपको उस संदेश का एक ड्राफ्ट बनाना होगा जिसे आप जीमेल के अंदर शेड्यूल करना चाहते हैं (बस एक ईमेल लिखना शुरू करें और जब आप कर लें, तो ईमेल को बिना भेजे बंद कर दें)। एक बार जब आप जीमेल शेड्यूलर मेनू से "मैसेज प्राप्त करें" विकल्प चुनते हैं, तो यह आपके सभी नए ड्राफ्ट ईमेल इस स्प्रेडशीट में आयात करेगा। इसके बाद, आपको बस एक तारीख चुननी है, जब आप "निर्धारित समय" कॉलम में ईमेल भेजना चाहते हैं।
एक बार जब आप जीमेल शेड्यूलर मेनू से "शेड्यूल मैसेज" चुनते हैं, तो आपको स्टेटस कॉलम में "शेड्यूल" स्टेटस दिखाई देगा।
इस टूल में एक छोटी सी खामी जिसे आपको ध्यान में रखना चाहिए, वह यह है कि यदि आपके पास पहले से शेड्यूल किए गए ईमेल हैं जो अभी तक बाहर नहीं गए हैं और आप नए ड्राफ़्ट आयात करना चुनते हैं, तो यह मौजूदा शेड्यूल किए गए ईमेल की शेड्यूल की गई तिथियों को हटा देगा, और आप नए आयातित ईमेल के साथ उन्हें पुनर्निर्धारित करने की आवश्यकता होगी। कोई बड़ी बात नहीं है, लेकिन ध्यान रखने योग्य बात है।
Gmail मेल मर्ज
अमित की बेहतरीन स्क्रिप्ट्स की बात करें तो, एक और उल्लेखनीय है जीमेल मेल मर्ज टूल जिसे वह मुफ्त में भी ऑफर करता है।
शेड्यूलर शीट की तरह, आपको मेल मर्ज शीट को अपने Google ड्राइव खाते में कॉपी करना होगा और मेल मर्ज मेनू के तहत अपने जीमेल खाते तक पहुंचने के लिए इसे अधिकृत करना होगा। बस चरण 1 (रीसेट) विकल्प पर क्लिक करें। फिर, चरण 2 आपको अपने Google संपर्क में अपने किसी भी मौजूदा समूह से ईमेल पतों की सूची आयात करने का विकल्प देता है।
ईमेल पते "प्राप्तकर्ता का नाम" और "प्राप्तकर्ता का ईमेल पता" कॉलम के अंतर्गत दिखाई देंगे। या, समूहों को आयात करने के बजाय, आप हमेशा इन स्तंभों को मैन्युअल रूप से भर सकते हैं। किसी भी तरह से काम करता है!
फिर आप अपने समूह ईमेल को एक साथ रखने के लिए शेष फ़ील्ड भर सकते हैं। यहां उल्लेखनीय क्षेत्रों में संदेश का मुख्य भाग शामिल है, जो आपको इस क्षेत्र में रिच टेक्स्ट HTML ईमेल लिखने की अनुमति देता है। अपने ईमेल के लिए HTML बनाने के लिए WYSIWYG टूल का उपयोग करें (या यदि आप उस तरह से कुशल हैं तो इसे मैन्युअल रूप से लिखें)। दस्तावेज़ आईडी जोड़कर अटैचमेंट शामिल करें (दस्तावेज़ देखते समय Google डिस्क URL से)।
अंत में, मेल मर्ज मेनू से "स्टार्ट मेल मर्ज" पर क्लिक करें, और आपका रिच टेक्स्ट मास ईमेल अटैचमेंट के साथ भेजा जाता है।
अपने Gmail हस्ताक्षर को Google डिस्क पर होस्ट करें
कभी किसी को उनके ईमेल हस्ताक्षर में उन शांत लोगो छवियों के साथ देखा है? ठीक है, आप इसे तब भी कर सकते हैं जब आप अपने Google ड्राइव खाते में एक सार्वजनिक फ़ोल्डर में संग्रहीत छवि को अपने जीमेल हस्ताक्षर में एकीकृत करते हैं। यह जितना लगता है उससे कहीं अधिक आसान है।
सबसे पहले, अपने GDrive खाते में "सार्वजनिक" नामक एक नया फ़ोल्डर बनाएं, और इसे जनता के लिए दृश्यमान और "कोई भी देख सकता है" तक पहुंच सेट करें।
इसके बाद, लोगो छवि फ़ाइल को उस साझा निर्देशिका में अपलोड करें। छवि फ़ोल्डर के समान ही साझा सेटिंग्स पर ले जाएगी। अंत में, साझा दृश्य में फ़ोल्डर के लिए आईडी स्ट्रिंग को नोट करके अपनी छवि का सार्वजनिक URL प्राप्त करें। फिर, निम्न URL स्ट्रिंग में आईडी और छवि का नाम डालें:
https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpgजब आपके पास स्ट्रिंग सही हो, तो आपको ब्राउज़र में URL पेस्ट करने और अपने ब्राउज़र में छवि देखने में सक्षम होना चाहिए।
अपना हस्ताक्षर टाइप करें, और फिर कर्सर को उस स्थान पर रखें जहाँ आप छवि को एम्बेड करना चाहते हैं, और छवि आइकन पर क्लिक करें। फिर, आपके द्वारा ऊपर बनाए गए URL को छवि URL फ़ील्ड में पेस्ट करें। वायोला - आपकी हस्ताक्षर छवि अब प्रत्येक ईमेल हस्ताक्षर के साथ दिखाई देगी।
जब आप Google सेवाओं जैसे Gmail और Google डिस्क को कनेक्ट करना प्रारंभ करते हैं, तो चीज़ें बहुत उपयोगी और निर्बाध हो जाती हैं, है न? जब आप Google डिस्क के साथ ऐप्स को एकीकृत करना शुरू करते हैं तो यह लगभग आश्चर्यचकित करता है कि आप कितनी अन्य उत्पादक चीजें कर सकते हैं।
क्या आप जीमेल और गूगल ड्राइव के साथ किसी अन्य अच्छी चीजों के बारे में जानते हैं? कृपया नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने स्वयं के रचनात्मक विचार साझा करें। आइए हम Google डिस्क और Gmail के दीवाने हो जाएं, क्या हम?