इंटरनेट लोगों को अधिक उत्पादक होने के लिए उपकरण प्रदान करता है, लेकिन जब उन उपकरणों की संख्या वास्तव में चीजों को अधिक जटिल बनाना शुरू कर देती है तो आप क्या करते हैं? उत्तर है उन्हें इंटीग्रेट करना।
उदाहरण के लिए, Google टूल्स। Google आपको इतने सारे मुफ्त संसाधन और ऐप्स प्रदान करता है कि यह समझना मुश्किल है कि वे व्यवसाय में कैसे बने रहते हैं। फिर भी, इन दिनों अनगिनत लोग Gmail और Google Drive जैसी सेवाओं पर अपने व्यवसाय, अपनी पढ़ाई या Google Drive संचालित उत्पादकता आवश्यकता के किसी भी अन्य विचार का समर्थन करने के लिए भरोसा करते हैं।
समस्या यह है कि जब आपके पास चीजों को स्टोर करने के लिए बहुत सारी जगहें होती हैं, तो यह याद रखना भारी पड़ सकता है कि आपने कुछ जानकारी कहां संग्रहीत की है। यह भ्रमित करने वाला हो सकता है कि विभिन्न आवश्यकताओं के लिए किस टूल का उपयोग किया जाए।
शुक्र है, कई तरीके हैं जिनसे आप Gmail और Google Drive को इंटीग्रेट कर सकते हैं ताकि एक तरह से, वे एक ही उपकरण के रूप में कार्य करें जिसके बिना आप नहीं रह पाएंगे।
जानकारी खोजना
जब लोग कई अलग-अलग ऑनलाइन सेवाओं का उपयोग करना शुरू करते हैं तो वे सबसे पहले जिन चीजों में भाग लेते हैं उनमें से एक है चीजों का ट्रैक रखना कि वे कहां हैं। इसे ठीक करने का एक आसान तरीका है अपने Gmail खोज को Gmail और GDrive दोनों को शामिल करने के लिए कनेक्ट करना। इस सुविधा को सक्षम करने के लिए, बस अपनी Gmail सेटिंग्स पर जाएं, "Labs" मेनू लिंक पर क्लिक करें, और "Apps Search" सुविधा को सक्षम करें।
एक बार जब आप इस सुविधा को सक्षम कर लेते हैं, तो Gmail खोज फ़ील्ड में खोज करने पर खोज ड्रॉपडाउन सूची के नीचे आपके Google Drive अकाउंट से परिणाम लौटाए जाएंगे।
एक बार जब आप खोज चलाते हैं, तो Google Drive के परिणाम Gmail खोज परिणामों के ठीक नीचे एक सेक्शन में अलग हो जाते हैं।
जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, एक ही खोज फ़ील्ड से अपने सामान को खोजने में सक्षम होना आपकी महत्वपूर्ण जानकारी खोजने की प्रक्रिया को बहुत सरल बनाता है।
वन-क्लिक सेंड टू Google Drive
जब आप जल्दी में हों तो क्लिक बचाने का एक और तरीका है Gmail में किसी भी महत्वपूर्ण अटैचमेंट को सीधे अपने Google Drive पर भेजना। कौन डाउनलोड करना, सेव करना, GDrive में लॉग इन करना, और फिर फ़ाइल अपलोड करना चाहता है? कितना दर्द है, है ना?
इसे एक क्लिक में करें। ईमेल के नीचे तक स्क्रॉल करें जहां अटैचमेंट प्रदर्शित होता है, और फिर माउस को अटैचमेंट आइकन पर होवर करें।
आपको डाउनलोड आइकन के बगल में छोटा सफेद Google Drive आइकन दिखाई देगा। उस आइकन पर क्लिक करें और Gmail स्वचालित रूप से अटैचमेंट को आपके Google Drive अकाउंट में ट्रांसफर कर देगा।
फिर एक ड्रॉपडाउन सूची आपको फ़ाइल को Google Drive के अंदर अपने किसी सब-डायरेक्टरी में तुरंत ले जाने देती है।
Google Drive फ़ाइलें अटैच करें
दूसरी तरफ क्या? क्या होगा यदि आप अपनी Google Drive फ़ाइलों में से एक को ईमेल में अटैच करना चाहेंगे? खैर, आपको यह जानकर खुशी होगी कि यह उतना ही आसान है। जब आप Gmail में एक नया ईमेल लिख रहे हों, तो नीले "Send" बटन के पास Google Drive आइकन पर होवर करें।
यह एक विंडो पॉप-अप करेगा जहां आप अपने Google Drive अकाउंट से एक या एकाधिक फ़ाइलों का चयन कर सकते हैं जिन्हें आप अपने ईमेल में अटैच करना चाहते हैं।
सिर्फ एक या दो क्लिक और फ़ाइल सीधे उस ईमेल में ट्रांसफर हो जाती है जिसे आप लिख रहे हैं। आसान है ना?
Google Drive परिवर्तनों की सूचना प्राप्त करें
Google Drive का उपयोग करके टीम के साथ सहयोग करते समय जानकारी में रहें। उदाहरण के लिए, साझा स्प्रेडशीट पर काम करते समय यह महत्वपूर्ण है कि जब अन्य लोग शीट्स को संशोधित करें तो सतर्क किया जाए। आप उन नोटिफिकेशन्स को Google Drive स्प्रेडशीट पर ही सेट कर सकते हैं।
स्प्रेडशीट खोलें, और मेनू में "Tools" पर क्लिक करें, फिर "Notification rules..." चुनें।
आप नोटिफिकेशन नियमों को किसी भी हिस्से में परिवर्तन होने पर, व्यक्तिगत शीट्स, व्यक्तिगत सेल्स के संशोधित होने पर, शीट किसी के साथ साझा होने पर, या कोई फॉर्म से डेटा सबमिट करने पर ईमेल जारी करने के लिए सेट कर सकते हैं।
इसे अपने कर्मचारियों के लिए जानकारी भरने या किसी प्रकार की प्रतिक्रिया प्रदान करने के तरीके के रूप में सेट करें, और फिर आपको हर अब और फिर उस दस्तावेज़ को अपडेट खोजने के लिए जांचने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। इसके बजाय, आप हर बार स्वचालित रूप से सूचित होंगे जब कोई इसे अपडेट करता है – कम चिंताएं और यह आपके दिमाग को मुक्त करता है ताकि आप अधिक काम कर सकें।
Google शीट के साथ ईमेल शेड्यूल करें
यदि आपके पास साप्ताहिक या मासिक ईमेल हैं जो आप अपनी टीम या अपने मैनेजर को भेजते हैं, तो उन संदेशों का संग्रह Google शीट में क्यों न बनाएं और उन ईमेल को शेड्यूल पर सही समय पर भेजने दें बिना इसे भेजने के लिए याद रखने के? मुझे पता है, विज्ञान कथा की सीमा पर, है ना? यह वास्तव में इस तरह से अपने ईमेल शेड्यूल करना इतना कठिन नहीं है।
Digital Inspiration के अमित अग्रवाल के सौजन्य से एक पूर्व-निर्मित Gmail Scheduler शीट आती है। आप उनके मुफ्त Gmail Scheduler शीट तक पहुंच सकते हैं और इसे अपने GDrive अकाउंट में एक कॉपी बना सकते हैं। पहली चीज जो आपको करने की आवश्यकता होगी वह है Gmail Scheduler मेनू में जाना और शीट को अपने Gmail अकाउंट तक पहुंचने के लिए अधिकृत करना।
अगला, आपको Gmail के अंदर उस संदेश का ड्राफ्ट बनाने की आवश्यकता होगी जिसे आप शेड्यूल करना चाहते हैं (बस एक ईमेल लिखना शुरू करें और जब आप कर लें, तो भेजे बिना ईमेल बंद करें)। एक बार जब आप Gmail Scheduler मेनू से "Fetch Messages" विकल्प चुनते हैं, तो यह आपके सभी नए ड्राफ्ट ईमेल को इस स्प्रेडशीट में इम्पोर्ट कर लेगा। अगला, आपको बस "Scheduled Time" कॉलम में वह तारीख चुननी होगी जब आप ईमेल भेजना चाहते हैं।
एक बार जब आप Gmail Scheduler मेनू से "Schedule Messages" चुनते हैं, तो आप स्टेटस कॉलम में "Scheduled" स्थिति देखेंगे।
इस टूल में एक छोटी सी खामी है जिसे आपको ध्यान में रखना चाहिए: यदि आपके पास पहले से ही शेड्यूल किए गए ईमेल हैं जो अभी तक नहीं गए हैं और आप नए ड्राफ्ट इम्पोर्ट करना चुनते हैं, तो यह मौजूदा शेड्यूल किए गए ईमेल की शेड्यूल तिथियों को हटा देगा, और आपको उन नए इम्पोर्ट किए गए ईमेल के साथ उन्हें फिर से शेड्यूल करना होगा। कोई बड़ी बात नहीं, लेकिन ध्यान में रखने वाली बात।
Gmail मेल मर्ज
अमित के एक और शानदार स्क्रिप्ट की बात करते हुए, एक और उल्लेखनीय है Gmail मेल मर्ज टूल जिसे वह मुफ्त में भी प्रदान करता है।
शेड्यूलर शीट की तरह, आपको मेल मर्ज शीट को अपने Google Drive अकाउंट में कॉपी करना होगा और मेल मर्ज मेनू के तहत इसे अपने Gmail अकाउंट तक पहुंचने के लिए अधिकृत करना होगा। बस स्टेप 1 (रीसेट) विकल्प पर क्लिक करें। फिर, स्टेप 2 आपको अपने Google Contacts में अपने किसी भी मौजूदा ग्रुप से ईमेल एड्रेस की सूची इम्पोर्ट करने का विकल्प देता है।
ईमेल एड्रेस "Recipient's Name" और "Recipient's Email Address" कॉलम के तहत दिखाई देंगे। या, ग्रुप्स इम्पोर्ट करने के बजाय, आप हमेशा इन कॉलम को मैन्युअली भर सकते हैं। दोनों तरीके काम करते हैं!
फिर आप अपना ग्रुप ईमेल बनाने के लिए शेष फ़ील्ड भर सकते हैं। यहां उल्लेखनीय फ़ील्ड्स में संदेश बॉडी शामिल है, जो आपको इस फ़ील्ड में रिच टेक्स्ट HTML ईमेल लिखने की अनुमति देती है। अपने ईमेल के लिए HTML बनाने के लिए जो भी WYSIWYG टूल का उपयोग करें (या इसे मैन्युअली लिखें यदि आप बस इतने कुशल हैं)। Google Drive URL से दस्तावेज़ ID जोड़कर अटैचमेंट शामिल करें (जब आप दस्तावेज़ देख रहे हों)।
अंत में, मेल मर्ज मेनू से "Start Mail Merge" पर क्लिक करें, और अटैचमेंट्स के साथ आपका रिच टेक्स्ट मास ईमेल भेजा जाता है।
अपने Gmail सिग्नेचर को Google Drive पर होस्ट करें
कभी किसी को अपने ईमेल सिग्नेचर में उन कूल लोगो इमेज के साथ देखा है? खैर, आप भी कर सकते हैं यदि आप अपने Google Drive अकाउंट पर एक सार्वजनिक फ़ोल्डर में संग्रहीत एक छवि को अपने Gmail सिग्नेचर में इंटीग्रेट करते हैं। यह सुनने से कहीं ज्यादा आसान है।
सबसे पहले, अपने GDrive अकाउंट में "Public" नामक एक नया फ़ोल्डर बनाएं, और इसे पब्लिक पर दृश्यमान और एक्सेस को "कोई भी देख सकता है" पर सेट करें।
अगला, उस साझा डायरेक्टरी में लोगो इमेज फ़ाइल अपलोड करें। इमेज फ़ोल्डर के समान शेयर सेटिंग्स ले लेगी। अंत में, शेयर्ड व्यू में फ़ोल्डर के लिए ID स्ट्रिंग को नोट करके अपनी इमेज का पब्लिक URL प्राप्त करें। फिर, ID और इमेज नाम को निम्नलिखित URL स्ट्रिंग में डालें:
https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpgजब आप स्ट्रिंग सही कर लेते हैं, तो आप URL को ब्राउज़र में पेस्ट करके ब्राउज़र में इमेज देख सकते हैं।
अपना सिग्नेचर टाइप करें, और फिर कर्सर को वहां रखें जहां आप इमेज एम्बेड करना चाहते हैं, और इमेज आइकन पर क्लिक करें। फिर, ऊपर बनाए गए URL को इमेज URL फ़ील्ड में पेस्ट करें। वियोला – आपका सिग्नेचर इमेज अब हर ईमेल सिग्नेचर के साथ दिखेगा।
जब आप Gmail और Google Drive जैसी Google सेवाओं को जोड़ना शुरू करते हैं तो चीजें बहुत उपयोगी और सहज हो जाती हैं, है ना? यह लगभग आश्चर्यचकित करता है कि जब आप Google Drive के साथ ऐप्स को इंटीग्रेट करना शुरू करते हैं तो आप कितनी अन्य उत्पादक चीजें कर सकते हैं।
क्या आप Gmail और Google Drive के साथ कर सकने वाली किसी अन्य अच्छी चीज के बारे में जानते हैं? कृपया नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने स्वयं के रचनात्मक विचार साझा करें। आइए Google Drive और Gmail के साथ पागल हो जाएं, क्या हम?
