Gmail शुरुआती गाइड: खाता बनाएं और मास्टर करें

क्या आप अपने नए Gmail अकाउंट के लिए मदद ढूंढ रहे हैं? या, क्या आप अभी भी यह समझने की कोशिश कर रहे हैं कि आपकी सभी Gmail ईमेल सेटिंग्स का क्या मतलब है? आप सही जगह पर आए हैं।

इस गाइड में, मैं...

• आपको दिखाऊंगा कि नया Gmail अकाउंट कैसे बनाएं।
• इनबॉक्स को समझें और अपने ईमेल कैसे व्यवस्थित करें।
• एडवांस्ड Gmail फ़ीचर्स देखें।
• Gmail मोबाइल ऐप के बारे में बात करें।
• बताएं कि थर्ड-पार्टी क्लाउड सेवाएं आपके Gmail अकाउंट के साथ ऑनलाइन (या ऑफ़लाइन भी) कैसे काम करती हैं।

चाहे आपके पास पहले से Gmail अकाउंट हो, या आप किसी के लिए साइन अप करने के बारे में सोच रहे हों, इस गाइड में वह सब कुछ होगा जो आपको उस चमकदार नए Gmail अकाउंट का अधिकतम उपयोग करने के लिए चाहिए।

Gmail के विशाल लाभ

जब आप पहली बार साइन अप करते हैं, तो आपको केवल ईमेल ही नहीं, Google सेवाओं की एक लंबी सूची तक पहुंच मिलती है। सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली उन सेवाओं में शामिल हैं:

• Google Drive: जहां आप क्लाउड-आधारित ऑफिस एप्लिकेशन की मुफ़्त लाइब्रेरी का उपयोग करके स्प्रेडशीट, डॉक्यूमेंट, और यहां तक कि स्लाइडशो प्रेजेंटेशन बना सकते हैं। आपको अपनी सभी फ़ाइलें स्टोर करने के लिए बहुत सारी जगह भी मिलती है। यदि आपको इसकी आवश्यकता है तो हम Google Drive के लिए एक पूर्ण गाइड प्रदान करते हैं।
• Google Maps: दिशा खोजने और ट्रैफिक, सैटेलाइट व्यू, स्थानों की यूज़र फ़ोटो आदि के साथ नेविगेट करने में मदद करने वाला वेब और मोबाइल-आधारित ऐप। आप Google Maps का उपयोग पार्किंग खोजने या सौर मंडल का पता लगाने जैसी दिलचस्प चीजों के लिए भी कर सकते हैं।
• YouTube: अब जब Google ने YouTube खरीद लिया है, तो आपका Google अकाउंट आपको YouTube पर उपलब्ध सभी मुफ़्त फ़ीचर्स तक पहुंच प्रदान करता है।
• Google Calendar: एक क्लाउड-आधारित कैलेंडर सिस्टम जो आपको बहुत सहज, उपयोग में आसान ग्राफिकल इंटरफ़ेस में अपना दिन व्यवस्थित करने देता है, वेब और फ़ोन दोनों पर।
• Google Keep: अपने कंप्यूटर और फ़ोन के लिए स्टिकी नोट्स समझें। यह Evernote का एक बढ़िया विकल्प है।
• Google Contacts: अपने सभी कॉन्टैक्ट्स को अपने ईमेल, सभी Google सेवाओं, और अपने फ़ोन पर सिंक करें।
• Google Analytics, Adwords, और Adsense: अपनी वेबसाइट्स को ट्रैक, प्रोमोट और मोनेटाइज़ करने के लिए।

यह केवल क्लाउड सेवाओं का एक छोटा उपसमूह है जिन तक आपको अपने बिल्कुल नए Google अकाउंट के लिए साइन अप करते ही पहुंच मिलती है। यदि यह ऐसा कुछ लगता है जिसका आप हिस्सा बनना चाहेंगे, तो आइए अपने पहले Google अकाउंट के निर्माण के साथ शुरू करें!

Gmail अकाउंट बनाएं

जब आप पहली बार Google Gmail पेज पर जाते हैं, तो ऊपरी दाएं कोने में एक बड़ा लाल बॉक्स दिखाई देगा जहां आप Create An Account कर सकते हैं। इस पर क्लिक करें।

अगले पेज पर, आपको जन्मदिन, लिंग, फ़ोन नंबर और ईमेल एड्रेस जैसे व्यक्तिगत विवरण दर्ज करने के लिए एक सरल फॉर्म दिखाई देगा, और निश्चित रूप से आपका नाम, यूज़रनेम, और पसंदीदा पासवर्ड।

बस ध्यान रखें कि आजकल Gmail पर कई हज़ारों यूज़र्स हैं। इसलिए, आपको सबसे अधिक संभावना है कि ऐसा अकाउंट नाम नहीं मिलेगा जो आपके वास्तविक नाम से मेल खाता हो। इससे बचने के लिए, बहुत से लोग अपने पूरे नाम के बाद संख्याओं का एक रैंडम क्रम उपयोग करते हैं।

एक अच्छा पासवर्ड चुनने के लिए हमारे सुझावों का पालन करना न भूलें।

फ़ोन नंबर और एक सेकेंडरी ईमेल एड्रेस वैकल्पिक हैं, लेकिन उन्हें शामिल करना एक अच्छा विचार है क्योंकि ये एकमात्र तरीका होगा जिससे Google आपके अकाउंट की पुष्टि कर सकेगा यदि आप कभी लॉक आउट हो जाते हैं।

एक बार जब आप नियमों और शर्तों को स्वीकार करके Continue to Gmail पर क्लिक करते हैं, तो आप अपने बिल्कुल नए, खाली इनबॉक्स को देखते हुए खुद को पाएंगे।

Gmail इनबॉक्स

आपका इनबॉक्स डिफ़ॉल्ट रूप से तीन टैब में सॉर्ट होता है। प्राइमरी टैब आपके सभी सामान्य इनकमिंग ईमेल रखेगा। हालांकि, यदि कोई ऐसा ईमेल है जिसे Google सोशल नोटिफ़िकेशन या प्रोमोशनल ईमेल के रूप में पहचानता है, तो वे क्रमशः Social या Promotions टैब में सॉर्ट हो जाएंगे।

ये वास्तव में "कैटेगरी" द्वारा व्यवस्थित ईमेल हैं, जिन्हें आप कस्टमाइज़ कर सकते हैं और यदि चाहें तो अतिरिक्त टैब जोड़ सकते हैं।

कैटेगरी टैब्स का उपयोग करें

जब भी आपको कोई नया इनकमिंग ईमेल मिलता है, तो आप टॉप मेनू में लेबल आइकन पर क्लिक कर सकते हैं, और उस ईमेल के लिए एक कैटेगरी चुन सकते हैं या एक नई बना सकते हैं।

मेन इनबॉक्स में वापस, यदि आप मौजूदा टैग्स के दाईं ओर "+" टैब पर क्लिक करते हैं, तो आपको अपने वर्तमान मैसेज कैटेगरीज़ की सूची दिखाई देगी। आपके द्वारा बनाई गई नई कैटेगरी चुनें और वह आपके इनबॉक्स में एक नए टैब के रूप में भी दिखाई देगी।

यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आपके पास बहुत सारे प्रोजेक्ट हैं या कई अलग-अलग क्लाइंट्स हैं जिनके लिए आप काम कर रहे हैं, और आप उन सभी ईमेल को अलग-अलग टैब में सॉर्ट करके रखना चाहते हैं। इस तरह कैटेगरीज़ और टैब्स का उपयोग आपको बहुत क्लीनर, बनाए रखने में आसान इनबॉक्स रखने में मदद कर सकता है।

ईमेल लिखें

अपना पहला ईमेल भेजने के लिए, इनबॉक्स के ऊपरी बाएं कोने में लाल Compose बॉक्स पर क्लिक करें।

ईमेल कम्पोज़र विंडो शायद पूरे Gmail इंटरफ़ेस के अधिक फ़ीचर-भरे, शक्तिशाली सेक्शन में से एक है, इसलिए इस व्यू में आप जो कुछ भी कर सकते हैं उसे वास्तव में एक्सप्लोर करने में थोड़ा समय बिताना उचित है।

सबसे पहले, एक कम ज्ञात रहस्य यह है कि भले ही ईमेल कम्पोज़र विंडो आपकी स्क्रीन के निचले दाएं कोने से जुड़ी हुई खुलती है, आप Shift की दबाए रखकर और कम्पोज़र विंडो के ऊपरी दाएं कोने पर रिसाइज़ तीरों पर क्लिक करके इसे आसानी से एक नई विंडो में खोल सकते हैं।

आप देखेंगे कि जब आप Shift की दबाकर डबल-एरो आइकन पर माउस घुमाते हैं, तो आइकन बोल्ड सिंगल एरो में बदल जाता है। इस पर क्लिक करें और यह ईमेल कम्पोज़र को अपनी अलग विंडो में पॉप अप कर देगा।

यह केवल स्क्रीन के अलग क्षेत्र पर, या पूरी तरह से अलग स्क्रीन पर, अपने वेब ब्राउज़र विंडो को ब्लॉक किए बिना ईमेल लिखना बहुत आसान बना देता है। यह आपको ईमेल लिखते समय मल्टीटास्क करने देता है।

ईमेल टेक्स्ट फ़ॉर्मेट करें

इस विंडो के शीर्ष पर मानक To, Cc, Bcc, और विषय फ़ील्ड हैं जिनसे आप शायद परिचित हैं यदि आपने किसी अन्य वेब क्लाइंट का उपयोग किया है। हालांकि अधिकांश वेब क्लाइंट्स के विपरीत जहां टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग मेनू शीर्ष पर होता है, Gmail में यह मेनू विंडो के नीचे पाया जा सकता है।

यह फ़ॉर्मेटिंग बार आपको अपने ईमेल टेक्स्ट को ठीक उसी तरह फ़ॉर्मेट करने देता है जैसे आप Microsoft Word जैसे डॉक्यूमेंट एडिटर में करेंगे। आप फ़ॉन्ट आकार, स्टाइल और फ़ॉर्मेटिंग बदल सकते हैं, टेक्स्ट इंडेंट कर सकते हैं, नंबर या बुलेट लिस्ट बना सकते हैं, या यहां तक कि ब्लॉक कोट्स शामिल कर सकते हैं।

इसके नीचे अगला मेनू अन्य टॉप-लेवल मेनू आइटम शामिल करता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, फ़ॉर्मेटिंग मेनू चुना जाता है, लेकिन बाएं से दाएं आप कर सकते हैं:

• अटैचमेंट शामिल करें (पेपरक्लिप आइकन)
• Google Drive से फ़ाइलें डालें (Google Drive आइकन)
• Google Wallet से पैसे भेजें या अनुरोध करें (डॉलर आइकन)
• फ़ोटो डालें (कैमरा आइकन)
• हाइपरलिंक डालें (चेन आइकन)
• इमोटिकॉन डालें (स्माइली आइकन)

इमोटिकॉन्स पर एक रिमाइंडर नोट। वर्षों से, Google ने उपलब्ध इमोटिकॉन्स की सूची में सुधार किया है। आजकल आपको 5 कैटेगरी में फैली एक स्क्रॉल करने योग्य सूची मिलेगी।

बस ध्यान रखें कि बहुत से लोग इमोटिकॉन्स को बहुत प्रोफेशनल नहीं मानते, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप उन्हें संयम से उपयोग कर रहे हैं, और केवल तब जब ईमेल प्रोफेशनल ऑडियंस के लिए अभिप्रेत न हो।

ईमेल लिखते समय ध्यान रखने योग्य एक अन्य क्षेत्र निचले दाएं कोने में ड्रॉपडाउन तीर है।

यहां, आप फुल-स्क्रीन एडिटिंग मोड पर स्विच कर सकते हैं, इस आउटगोइंग ईमेल के लिए तुरंत एक लेबल चुन सकते हैं, प्लेन टेक्स्ट मोड (कोई फ़ॉर्मेटिंग नहीं) पर स्विच कर सकते हैं, ईमेल प्रिंट कर सकते हैं, या स्पेलिंग चेक कर सकते हैं (ऐसा करने की आदत डालना बुरी बात नहीं है)।

थीम चुनें

जैसे आप एक नया कंप्यूटर खरीदने पर उसे कस्टमाइज़ करना चाह सकते हैं, वैसे ही आप अपने नए ईमेल इनबॉक्स को कस्टमाइज़ करने में रुचि ले सकते हैं। Gmail आपको विभिन्न थीम्स में से चुनने की क्षमता देता है ताकि आपको हर दिन एक बोरिंग सफेद इनबॉक्स का सामना न करना पड़े।

नई थीम चुनने के लिए, स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने पर, जहां आपका प्रोफ़ाइल आइकन प्रदर्शित होता है, ठीक नीचे "Settings" के लिए कॉग आइकन पर क्लिक करें। सूची से Themes चुनें।

Google चुनने के लिए बैकग्राउंड का एक प्रभावशाली संग्रह प्रदान करता है।

बस एक चुनें, Select पर क्लिक करें, और फिर Save। आपके पूरे इनबॉक्स का बैकग्राउंड चयनित छवि में बदल जाएगा।

भेजे गए मेल, स्पैम, ट्रैश और अधिक

आपके इनबॉक्स के बाईं ओर वह जगह है जहां आपको अपने बाकी ईमेल फ़ोल्डर मिलेंगे। थोड़ी देर बाद जब आप नए लेबल बनाएंगे, तो वे भी यहीं दिखाई देंगे।

जब आप पहली बार शुरू कर रहे हैं, तो इनबॉक्स के अलावा आपको केवल चार अतिरिक्त फ़ोल्डर मिलेंगे।

• Starred: आप जिस भी ईमेल को स्टार करते हैं (स्टार आइकन पर क्लिक करके) वह इस फ़ोल्डर में दिखाई देगा
• Important: आपके द्वारा महत्वपूर्ण मार्क किया गया कोई भी ईमेल यहां दिखाई देगा
• Sent Mail: जब भी आप किसी को कोई ईमेल भेजते हैं, उसकी एक कॉपी इस फ़ोल्डर में स्टोर हो जाएगी
• Drafts: यदि आप ईमेल लिखना शुरू करते हैं और फिर कम्पोज़र विंडो बंद करते हैं, तो उस ड्राफ्ट की एक कॉपी इस फ़ोल्डर में होगी

Starred और Important फ़ोल्डर आपके ईमेल को सॉर्ट और व्यवस्थित करने के दो अच्छे तरीके हैं, लेकिन कई अन्य तरीके भी हैं। यह वह विषय है जिसमें हम आगे गोता लगाने जा रहे हैं।

अपना ईमेल व्यवस्थित करने के टिप्स

यदि आप दिन भर में बहुत सारे ईमेल प्राप्त करते हैं, तो अपने इनबॉक्स को इस तरह व्यवस्थित करना आवश्यक है जो आपको उस सभी इनकमिंग पत्राचार को सॉर्ट, व्यवस्थित, और आर्काइव करने में मदद करे। शुक्र है, Gmail ऐसा करने के लिए सबसे अच्छे टूल्स में से एक है। यह सुविधाओं का एक वर्गीकरण प्रदान करता है जो आपको सब कुछ व्यवस्थित और प्राथमिकता देने देता है।

कॉन्टैक्ट्स

Google Contacts एक आश्चर्यजनक रूप से शक्तिशाली टूल है जो आपको कई अलग-अलग ऐप्स और डिवाइस पर अपने कॉन्टैक्ट्स सिंक करने देता है। कॉन्टैक्ट्स एक्सेस करने के लिए, विंडो के ऊपरी बाएं कोने में Gmail शब्द के बगल में तीर पर क्लिक करें।

ये कॉन्टैक्ट्स आपके द्वारा जोड़े गए ईमेल कॉन्टैक्ट्स, और आपके Android फ़ोन से जोड़े गए फ़ोन कॉन्टैक्ट्स, या किसी अन्य सेवा जहां आप अपने Google अकाउंट से लॉग इन करते हैं, Contacts इंटीग्रेशन के साथ मर्ज होते हैं।

आप अपने कॉन्टैक्ट्स को दोस्तों, परिवार, वर्क कलीग्स जैसे लेबल्स का उपयोग करके आसानी से व्यवस्थित कर सकते हैं।

अपने कॉन्टैक्ट्स को अपडेट रखने से आपको अपने ईमेल लिखने में मदद मिलेगी, क्योंकि आपको केवल व्यक्ति का नाम टाइप करना शुरू करना होगा, और उनका संपर्क ईमेल स्वचालित रूप से To फ़ील्ड में भर जाएगा।

स्टार्स

इनकमिंग ईमेल से निपटने के सबसे तेज़ और आसान तरीकों में से एक है उन्हें स्टार करना। आप किसी ईमेल को "स्टार" करते हैं जब आप उसे अपने इनबॉक्स में देख रहे होते हैं तो ईमेल के बाईं ओर स्टार आइकन पर क्लिक करके।

इसके पीछे विचार यह है कि आप अपने ईमेल के माध्यम से जल्दी से स्कैन कर सकते हैं, और केवल उन वस्तुओं पर स्टार आइकन टैप कर सकते हैं जिन्हें आप जानते हैं कि आपको बाद में फॉलो अप करने की आवश्यकता है। इस तरह जब आप बाद में लौटते हैं, तो आपको उन सभी वस्तुओं को एक ही स्थान पर देखने के लिए केवल स्टार्ड फ़ोल्डर पर जाने की आवश्यकता होती है।

स्टारिंग ईमेल कैसे आपके ईमेल व्यवस्थित करने में मदद कर सकता है, इसके बारे में और जानें।

लेबल्स

Gmail पर सबसे शक्तिशाली टूल्स में से एक शायद ईमेल पर लेबल लागू करने की क्षमता है। यह आपको इनकमिंग ईमेल को बारीक स्तर पर व्यवस्थित करने देता है।

नया लेबल बनाने के लिए, बस टॉप मेनू पर लेबल आइकन पर क्लिक करें, और सूची से Create new चुनें।

जब आपके पास कोई ईमेल खुला हो, तो आप उसे उन्हीं लेबल्स में से किसी एक में उसी आइकन पर क्लिक करके और उस लेबल के बगल में चेकबॉक्स पर क्लिक करके सॉर्ट कर सकते हैं जहां आप ईमेल स्टोर करना चाहते हैं। यह ईमेल को बाएं नेविगेशन बार में उस लेबल के तहत सॉर्ट करेगा, और आप उस लेबल को अपने मेन Gmail डिस्प्ले में एक व्यक्तिगत टैब के रूप में भी जोड़ सकते हैं, जैसा कि इस लेख की शुरुआत में उल्लेख किया गया है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, लेबल्स आपको अपने इनबॉक्स को पहले से कहीं अधिक व्यवस्थित रखने की क्षमता देते हैं। Gmail में लेबलिंग का उपयोग कैसे करें, इसके बारे में और जानें।

एडवांस्ड Gmail फ़ीचर्स

अब तक आप सोच रहे होंगे कि Gmail एक बहुत उपयोगी और बहुमुखी वेब-आधारित ईमेल क्लाइंट है, लेकिन यह यहीं नहीं रुकता। अन्य फ़ीचर्स की एक पूरी लाइब्रेरी है जो आपको इनकमिंग ईमेल से निपटने के तरीके को ऑटोमेट करने देती है, और यहां तक कि अतिरिक्त अकाउंट्स जोड़ती है ताकि आप अपने सभी अन्य ईमेल अकाउंट्स को अपने सिंगल Gmail इनबॉक्स से प्रबंधित कर सकें।

जनरल सेटिंग्स

इन एडवांस्ड सेटिंग्स तक पहुंचने के लिए, बस विंडो के ऊपरी दाएं कोने पर Gear आइकन पर क्लिक करें, और फिर Settings पर क्लिक करें।

सेटिंग्स मेनू के अंदर General टैब वह जगह है जहां आपको अपने Gmail अकाउंट के साथ कस्टमाइज़ करने योग्य चीजों का पूरा वर्गीकरण मिलेगा। इनमें निम्नलिखित शामिल हैं:

• भाषा और देश: अपने अकाउंट के लिए स्थानीय भाषा और डिफ़ॉल्ट फ़ोन देश कोड सेटिंग्स सेट करें
• पेज आकार: यह आपको प्रति पेज सूचीबद्ध ईमेल वार्तालाप और कॉन्टैक्ट्स की संख्या सीमित करने देता है
• इमेजेस: आपको यह ब्लॉक करने देता है कि इमेल में इंलाइन इमेजेस प्रदर्शित हों या नहीं
• Undo Send: निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर कैंसिल करने पर ईमेल भेजना कैंसिल करने की अनुमति देता है
• डिफ़ॉल्ट रिप्लाई: जब आप रिप्लाई बटन दबाते हैं, तो क्या आप ऑटोमैटिकली सभी को रिप्लाई करना चाहते हैं या केवल भेजने वाले को?
• डिफ़ॉल्ट टेक्स्ट स्टाइल: जब भी आप नया ईमेल बनाते हैं तो डिफ़ॉल्ट फॉर्मेट सेट करें
• कन्वर्सेशन व्यू: कन्वर्सेशन व्यू समान विषय थ्रेड्स को एक साथ ग्रुप करता है - आप इसे चाहें तो बंद कर सकते हैं
• Send and Archive: यह "Send & Archive" बटन को दिखाएगा या छिपाएगा
• प्रीव्यू पेन: यह आपको एक पोस्ट को रीड मार्क करने देता है यदि यह निर्दिष्ट समय सीमा से अधिक समय तक प्रीव्यू पेन में रहा है
• स्टार्स: जब आप किसी मैसेज को स्टार करते हैं, तो कई स्टार रंग और आइकन हो सकते हैं - यह सेटिंग वह जगह है जहां आप परिभाषित करते हैं कि स्टार आइकन पर कितनी बार क्लिक करने पर कौन से रंग या आइकन दिखाई देंगे
• डेस्कटॉप नोटिफ़िकेशन: नोटिफ़िकेशन इनेबल या डिसेबल करें, या उन्हें केवल महत्वपूर्ण मेल के लिए सेट करें
• कीबोर्ड शॉर्टकट्स: शॉर्टकट्स को चाहें तो डिसेबल किया जा सकता है
• बटन लेबल्स: बटन्स के लेबल्स को आइकन या टेक्स्ट पर सेट किया जा सकता है
• मेरी तस्वीर: अपनी प्रोफ़ाइल तस्वीर लोड करें और इसे सभी को या केवल कुछ लोगों को दृश्यमान बनाएं
• पीपल विजेट: यदि आप चाहें तो कन्वर्सेशन के दाईं ओर लोगों के बारे में उपलब्ध जानकारी प्रदर्शित कर सकते हैं
• ऑटो-कंप्लीट के लिए कॉन्टैक्ट्स बनाएं: यह आपके कॉन्टैक्ट्स लिस्ट में लोगों को ऑटोमैटिकली जोड़ने में सक्षम बनाता है जब आप उनके ईमेल का जवाब देते हैं
• विज्ञापनों के लिए महत्व सिग्नल: ये विज्ञापन वैयक्तिकरण हैं जो आपके ईमेल के आधार पर लोड होते हैं, लेकिन आप उन्हें इस आधार पर कस्टमाइज़ कर सकते हैं कि आप विज्ञापनदाताओं को अपने बारे में क्या बताना चाहते हैं
• सिग्नेचर: क्या आप अपने ईमेल फुटर्स के लिए एक कस्टमाइज़्ड सिग्नेचर बनाना चाहते हैं - यहीं आप इसे बनाते हैं
• व्यक्तिगत स्तर संकेतक: यह मेलिंग लिस्ट को न भेजे गए संदेशों के पास सिंगल एरो और सीधे आपको भेजे गए संदेशों के बगल में डबल एरो इनेबल करेगा
• स्निपेट्स: अपने इनबॉक्स में ईमेल कंटेंट के स्निपेट्स दिखाएं
• वेकेशन रिस्पॉन्डर: यह आपको वेकेशन रिस्पॉन्स को कस्टमाइज़ और शेड्यूल करने देता है जब आप ईमेल का जवाब देने के लिए आसपास नहीं होते

जैसा कि आप देख सकते हैं, General टैब आपको अपने पूरे इनबॉक्स और Gmail यूज़र अनुभव के बारे में बहुत कुछ कस्टमाइज़ करने देता है।

अकाउंट्स और इम्पोर्ट

Accounts and Import मेनू वह जगह है जहां आप अपना पासवर्ड या Google सेटिंग्स अपडेट कर सकते हैं (Change account settings के तहत), या नियंत्रित कर सकते हैं कि Yahoo!, Hotmail, या आपके किसी अन्य POP3 ईमेल अकाउंट जैसे बाहरी अकाउंट्स से ईमेल और संपर्क जानकारी कैसे इम्पोर्ट की जाती है।

Gmail को बाहरी POP3 अकाउंट चेक करवाने के लिए, Check mail from other accounts: सेक्शन में Add a mail account पर क्लिक करें।

Gmail Gmailify का उपयोग करके ईमेल इम्पोर्ट करने का प्रयास करेगा। यदि यह संभव नहीं है, तो आप POP3 सेटिंग्स का उपयोग करके इम्पोर्ट करने के लिए Next पर क्लिक कर सकते हैं। POP3 सेटिंग पेज पर, उस ईमेल अकाउंट सेवा द्वारा प्रदान किए गए उपयुक्त POP3 सर्वर और पोर्ट नंबर दर्ज करना सुनिश्चित करें जिससे आप इम्पोर्ट कर रहे हैं।

Gmail को यह बताना न भूलें कि उन इनकमिंग ईमेल के साथ क्या करना है, जैसे एक विशिष्ट लेबल लागू करना (जो उनको बेहतर व्यवस्थित करने में आपकी मदद कर सकता है, बिना आपके मेन इनबॉक्स को अव्यवस्थित किए)।

Send mail as: सेक्शन में सेंड मेल सेटिंग्स सेटअप करना न भूलें। यह वह जगह है जहां आप SMTP सर्वर सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करेंगे ताकि आप अपने Gmail अकाउंट के माध्यम से ईमेल भेज सकें, लेकिन ऐसा प्रतीत हो जैसे आप इसे रिमोट POP3 ईमेल अकाउंट से भेज रहे हैं।

आप यहां सेटअप किया गया हर ईमेल अकाउंट आपके ईमेल कम्पोज़र विंडो में "From" फ़ील्ड के पास ड्रॉपडाउन बॉक्स में दिखाई देगा।

अपने बाहरी POP3 अकाउंट के लिए SMTP सेटिंग्स जोड़ने के लिए, Add another email address पर क्लिक करें।

यह विंडो वह जगह है जहां आप SMTP सर्वर एड्रेस, पोर्ट नंबर, और अकाउंट के लिए उपयुक्त ID और पासवर्ड टाइप करेंगे, साथ ही सही सुरक्षा विकल्प चुनेंगे।

एक बार जब आप कर लें, तो आप किसी भी नए ईमेल संदेश के लिए From फ़ील्ड में ड्रॉपडाउन सूची में आपके द्वारा जोड़े गए सभी अकाउंट्स देखेंगे।

यह आपके वेब पर सभी अलग-अलग ईमेल अकाउंट्स को एक बिंदु - आपके Gmail अकाउंट से प्रबंधित करना उतना ही सुविधाजनक बनाता है।

ये सेटिंग्स तब भी काम करेंगी जब आप अपने मोबाइल के माध्यम से अपने Gmail अकाउंट से कनेक्ट करते हैं (नीचे देखें)। ये सभी अकाउंट आपके मोबाइल डिवाइस से भी ईमेल भेजने और प्राप्त करने के लिए सुलभ होंगे।

फ़िल्टर्स का उपयोग करना

Filters and Blocked Addresses मेनू आइटम के तहत, आपको इनकमिंग ईमेल के लिए आपके द्वारा सेटअप किए गए सभी मौजूदा फ़िल्टर्स मिलेंगे। फ़िल्टर्स न केवल इनकमिंग ईमेल को ऑटोमैटिकली सॉर्ट करने के सबसे शक्तिशाली तरीकों में से एक हैं, बल्कि उंगली उठाए बिना इनकमिंग ईमेल का जवाब देने, फ़ॉरवर्ड करने, या डिलीट करने के लिए भी हैं।

ऐसा करने के लिए, बस Create a new filter लिंक पर क्लिक करें।

फ़िल्टर फॉर्म इनकमिंग ईमेल को संभालने को ऑटोमेट करने की एक बहुत शक्तिशाली विधि है।

इस फॉर्म में बहुत सारे फ़ील्ड हैं, इसलिए यहां एक गाइड है कि उन सभी का क्या मतलब है। हमने प्रभावी तरीकों से ईमेल फ़िल्टर्स का उपयोग करने के बारे में भी अक्सर कवर किया है।

इस पहले फॉर्म पर, आप परिभाषित करते हैं कि आप किन इनकमिंग ईमेल पर नियम लागू करना चाहते हैं।

• From: विशिष्ट ईमेल एड्रेस से ईमेल (आप कॉमा के साथ कई शामिल कर सकते हैं)।
• To: विशिष्ट एड्रेस पर भेजे गए ईमेल। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आपके पास कई ईमेल अकाउंट्स के लिए ईमेल आ रहे हैं।
• Subject: जिसमें विशिष्ट शब्द हों। यदि आप सटीक वाक्यांश खोजना चाहते हैं तो डबल कोट्स (") का उपयोग करें।
• Has the words: मैसेज के शरीर में शब्दों की खोज करता है।
• Doesn't have: यह सुनिश्चित करने के लिए खोज करता है कि मैसेज के शरीर में निश्चित शब्द नहीं हैं।
• Has attachment: जांचता है कि इनकमिंग मैसेज में अटैचमेंट है या नहीं।
• Don't include chats: यह नियम से किसी भी चैट नोटिफ़िकेशन ईमेल को बाहर करता है।
• Size greater (or less) than: एक निश्चित आकार सीमा के संदेशों की पहचान करता है।

जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, ये सभी मानदंड आपको अपने इनकमिंग ईमेल को उचित रूप से फ़िल्टर और व्यवस्थित करने के लिए कुछ बहुत शक्तिशाली खोज क्षमताएं देते हैं। अगला कदम, एक बार जब आप उन इनकमिंग ईमेल की पहचान कर लेते हैं, तो उन्हें ऑटोमैटिकली संभालना है। इस भाग को फ़िल्टर फॉर्म के अगले पेज पर संभाला जाता है।

यहां बताया गया है कि यदि आप उन्हें चुनते हैं तो उनमें से प्रत्येक फ़िल्टर एक्शन क्या करेगा।

• इनबॉक्स छोड़ें (आर्काइव करें): यह इनकमिंग मैसेज को तुरंत आर्काइव कर देगा। यह उन व्यवसायों के स्पैम मैसेज के लिए उपयोगी है जिनके साथ आपने साइन अप किया होगा, लेकिन वास्तव में उनके विज्ञापन ईमेल पढ़ना नहीं चाहते।
• रीड के रूप में मार्क करें: यह मैसेज को "रीड" मार्क कर देता है भले ही आपने इसे अभी तक नहीं पढ़ा हो। यह मैसेज को आपके इनबॉक्स में हाइलाइटेड (अनरीड) के रूप में दिखने से रोकता है। यह उन इनकमिंग ईमेल के लिए उपयोगी है जिन्हें आप जानते हैं कि बहुत महत्वपूर्ण नहीं हैं।
• स्टार करें: यदि आप जानते हैं कि किसी विशेष व्यक्ति के कुछ ईमेल महत्वपूर्ण होंगे, तो उन्हें ऑटोमैटिकली स्टार करें!
• लेबल लागू करें: यह एक्शन आपके सर्च से मेल खाने वाले इनकमिंग ईमेल को तुरंत लेबल कर देगा। यह वास्तव में अलग-अलग अकाउंट्स से आने वाले ईमेल को ऑटोमैटिकली सॉर्ट करने का एक शानदार तरीका है, उस अकाउंट के लिए एक लेबल देकर।
• फ़ॉरवर्ड करें: यह आपको विशिष्ट ईमेल को किसी अन्य ईमेल एड्रेस या एड्रेस पर ऑटो-फ़ॉरवर्ड करने देता है।
• डिलीट करें: यह आपके फ़िल्टर से मेल खाने वाले किसी भी ईमेल को ऑटोमैटिकली डिलीट कर देगा, इसलिए सावधानी से उपयोग करें!
• कभी स्पैम न भेजें: यह उपयोगी है यदि आप जानते हैं कि Google आमतौर पर विशिष्ट ईमेल को स्पैम फ़ोल्डर में फ़ॉरवर्ड करता है। आप इस फ़िल्टर को सेटअप कर सकते हैं ताकि उस एड्रेस से ईमेल कभी स्पैम फ़ोल्डर में न जाएं।
• कैन्ड रिस्पॉन्स भेजें: यह एक्शन आपको विशिष्ट ईमेल का ऑटोमैटिकली जवाब देने की अनुमति देता है। यह उपयोगी है यदि आप कोई व्यवसाय चलाते हैं और भेजने वाले को ईमेल करने के लिए तुरंत धन्यवाद देना चाहते हैं।
• हमेशा महत्वपूर्ण मार्क करें: क्या आप अपने बॉस के हर ईमेल को महत्वपूर्ण मार्क करना चाहते हैं? यह उपयोग करने का एक्शन है।
• कभी महत्वपूर्ण न मार्क करें: यदि आप अपने बॉस से नफरत करते हैं तो इसका उपयोग करें।
• कैटेगराइज़ करें <कैटेगरी> के रूप में: यह आपको ईमेल को अपने इनबॉक्स में एक विशिष्ट कैटेगरी में ऑटोमैटिकली ले जाने देता है। फिर से, यह आपके ईमेल को ऑटोमैटिकली व्यवस्थित करने का एक और बहुत उपयोगी तरीका है।

आप आपके द्वारा बनाए गए सभी फ़िल्टर्स देख सकते हैं (और यदि आप चाहें तो उन्हें डिलीट या एडिट कर सकते हैं), Filters and Blocked Addresses टैब पर।

ईमेल फ़ॉरवर्डिंग और POP/IMAP

Settings मेनू में उल्लेख के लायक अगला टैब Forwarding and POP/IMAP टैब है।

इस क्षेत्र में तीन सेक्शन हैं। पहला है सभी इनकमिंग ईमेल की एक कॉपी किसी विशिष्ट ईमेल एड्रेस पर ऑटोमैटिकली फ़ॉरवर्ड करना।

यह ज्यादातर उन लोगों के लिए है जो दिन के अधिकांश समय एक अलग ईमेल क्लाइंट का उपयोग करते हैं - जैसे उनका वर्क ईमेल - और उस एड्रेस पर इनकमिंग Gmail ईमेल भी प्राप्त करना चाहते हैं। यह विकल्प आपको इनकमिंग ईमेल को ऑटोमैटिकली डिलीट करने, या अपने Gmail इनबॉक्स में एक कॉपी रखने की अनुमति देता है।

इस पेज पर अगला सेक्शन POP Download है। POP का मतलब Post Office Protocol है। यह एक प्रोटोकॉल है जिसका उपयोग अधिकांश ईमेल सेवा प्रदाता ईमेल प्रसारित करने के लिए करते हैं। इस क्षेत्र में, आप अपने Gmail अकाउंट में POP इनेबल कर सकते हैं। यह आपको किसी भी ईमेल क्लाइंट (डेस्कटॉप वाले भी) का उपयोग करके अपने सभी Gmail ईमेल इम्पोर्ट करने देता है, जब तक कि क्लाइंट POP सर्वर से कनेक्ट करने में सक्षम है।

यहां आप Gmail को मूल ईमेल की कॉपी रखने, इसे रीड मार्क करने, डिलीट करने, या आर्काइव करने के लिए कॉन्फ़िगर करते हैं। यदि आप Configuration instructions पर क्लिक करते हैं, तो आप अपने ईमेल क्लाइंट को अपने Gmail ईमेल प्राप्त करने के लिए सेटअप करते समय उपयोग करने के लिए विशिष्ट सर्वर और पोर्ट सेटिंग्स पढ़ सकते हैं।

इस टैब का IMAP सेक्शन POP सेक्शन के समान है, कुछ विविधताओं के साथ। IMAP का मतलब "Internet Message Access Protocol" है, और POP की तरह यह बस एक और ईमेल ट्रांसमिशन प्रोटोकॉल है।

IMAP ईमेल क्लाइंट्स को अपने Gmail अकाउंट तक पहुंचने की अनुमति देने के लिए, आपको यहां Enable IMAP करना होगा।

IMAP एक दो-तरफा एक्सचेंज है, इसलिए आप Gmail को उन एक्शन्स की कॉपी करने के लिए सेटअप कर सकते हैं जो आप IMAP क्लाइंट में उपयोग करते हैं। तो, जब आप वहां डिलीट करते हैं, तो आप Gmail को अपने लोकल Gmail अकाउंट पर भी डिलीट करने के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

फिर से, जब आप अपने IMAP ईमेल क्लाइंट को अपने Gmail अकाउंट से कनेक्ट करने के लिए कॉन्फ़िगर कर रहे हों तो सटीक IMAP सर्वर और पोर्ट्स के लिए Configuration instructions पर क्लिक करें।

ऑफ़लाइन ईमेल

Offline टैब आपको Gmail तक पहुंचने देता है जब आप ऑनलाइन नहीं हैं। तो मान लीजिए आप बिना वेब एक्सेस के प्लेन में हैं, आपके पास अपने ऑनलाइन Gmail अकाउंट में लॉग इन किए बिना ईमेल का जवाब देने और भेजने की क्षमता होगी।

यदि आप Gmail ऑफ़लाइन इनेबल करते हैं, तो यह आपके ब्राउज़र पर एक लोकल Gmail क्लाइंट एक्सटेंशन डाउनलोड करेगा, ताकि आप अपने ईमेल का जवाब दे सकें और पढ़ सकें, या कॉन्टैक्ट्स जोड़ने में पकड़ बना सकें। जब भी आपका कंप्यूटर इंटरनेट से पुनः कनेक्ट होता है, तो सभी ऑफ़लाइन परिवर्तन पुनः सिंक हो जाएंगे और आपके ऑनलाइन Gmail अकाउंट को अपडेट कर देंगे। आप अटैचमेंट्स भी जोड़ सकते हैं जो ऑनलाइन वापस आने पर भेजे जाएंगे।

ऑफ़लाइन चालू करने के लिए, Install Gmail Offline लिंक पर क्लिक करें, और Gmail Chrome एक्सटेंशन इंस्टॉल करेगा और आपके डेस्कटॉप पर एक आइकन बनाएगा। यह लगभग आपके कंप्यूटर पर एक ईमेल क्लाइंट एप्लिकेशन इंस्टॉल होने जैसा है। इस एक्सटेंशन का लाभ यह है कि भले ही आपका कंप्यूटर खराब हो जाए, आपके सभी ईमेल और कॉन्टैक्ट्स आपके Gmail अकाउंट में क्लाउड में सुरक्षित रूप से स्टोर रहेंगे।

Labs

भले ही Gmail Labs क्षेत्र ( Labs टैब पर उपलब्ध) कई वर्षों में दिलचस्प नई फ़ीचर्स के मामले में अधिक हासिल नहीं कर पाया है, लेकिन जो उपलब्ध ऐड-ऑन फ़ीचर्स मौजूद हैं वे काफी उपयोगी हैं। यहां सर्वश्रेष्ठ की एक छोटी सूची है।

Canned Responses आपको अपने ईमेल ऑटोमेशन को एक नए स्तर पर ले जाने देते हैं।

जब आप नया ईमेल लिख रहे हों, तो विंडो के निचले दाएं कोने में ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें, और फिर Canned responses पर क्लिक करें।

आपको आपके द्वारा पहले से बनाए गए सभी कैन्ड रिस्पॉन्सेस की सूची Insert, Save, या Delete के तहत मिलेगी।

• Insert: वर्तमान ईमेल कम्पोज़र विंडो में चयनित कैन्ड रिस्पॉन्स डालने के लिए इस पर क्लिक करें।
• Save: वर्तमान में लिखे गए ईमेल को नए Canned Response टेम्पलेट के रूप में सेव करने के लिए इस पर क्लिक करें।
• Delete: अपनी टेम्पलेट्स की सूची से चयनित कैन्ड रिस्पॉन्स डिलीट करने के लिए इस पर क्लिक करें।

यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आप एक प्रबंधक हैं और बड़े स्टाफ को लगभग समान ईमेल अक्सर भेजने की आवश्यकता होती है। Canned Response टेम्पलेट का उपयोग करके, आप अपने ईमेल को टेम्पलेट के रूप में लिख सकते हैं, इसे हर नए ईमेल में डाल सकते हैं, और फिर केवल उन विशिष्ट विवरणों को भर सकते हैं जो उस व्यक्ति पर लागू होते हैं।

कैन्ड रिस्पॉन्सेस का रचनात्मक उपयोग करें क्योंकि वे वास्तविक समय बचाने वाले हैं।

प्रीव्यू पेन Labs में फ़ीचर बहुत उपयोगी है यदि आप ईमेल की सामग्री को खोले बिना अपने इनबॉक्स में देखना पसंद करते हैं। इस फ़ीचर का उपयोग करने के लिए एक बार इनेबल होने पर, सेटिंग्स बटन के बाईं ओर ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें, और चुनें कि आप प्रीव्यू पेन को अपने इनबॉक्स व्यू से वर्टिकल स्प्लिट या हॉरिजॉन्टल स्प्लिट पर देखना चाहते हैं।

अन्य उपयोगी Lab फ़ीचर्स:

• Google Calendar गैजेट: यह आपके Gmail इनबॉक्स विंडो के निचले बाएं कोने में आपके Google Calendar और Events के साथ एक गैजेट प्रदर्शित करेगा।
• राइट-साइड चैट: यह आपके Gmail इनबॉक्स विंडो के दाईं ओर Google Hangouts चैट के साथ इंटीग्रेशन इनेबल करता है।
• मल्टीपल इनबॉक्सेस: यह सेटिंग्स में एक Multiple inboxes टैब इनेबल करता है जहां आप विशिष्ट सर्च क्वेरीज़ के आधार पर मल्टीपल इनबॉक्स बना सकते हैं (फ़िल्टर्स के समान)। इस फ़ीचर के काम करने के लिए टैब्स डिसेबल होने चाहिए।

अन्य Lab फ़ीचर्स के बारे में बताया जाता है कि वे थोड़े अस्थिर हैं या बहुत उपयोगी नहीं हैं। इसे आपको उनसे प्रयोग करने और अपने Gmail इनबॉक्स को आपके पसंदीदा किसी भी फॉर्मेट में कस्टमाइज़ करने से न रोकें!

कूल Gmail इंटीग्रेशन्स

जब आप अपनी सभी ईमेल जरूरतों के लिए Gmail का उपयोग करने के आदी हो जाते हैं, तो Gmail को अन्य क्लाउड सेवाओं के साथ इंटीग्रेट करने का पता लगाएं जिनका आप उपयोग करते हैं। निम्नलिखित कुछ Gmail इंटीग्रेशन्स हैं जिन्हें हमने MakeUseOf पर कवर किया है। कृपया उन्हें एक्सप्लोर करने और जो आपको पसंद हैं उन्हें इंस्टॉल करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।

• SecureGmail एक्सटेंशन का उपयोग करके अपने Gmail मैसेजेस एन्क्रिप्ट करें।
• Gmail IFTTT इंटीग्रेशन्स का उपयोग करके Gmail के साथ अपने जीवन को ऑटोमेट करें।
• लोकप्रिय क्लाउड-आधारित ToDo ऐप्स के साथ Gmail इंटीग्रेट करें।
• अपने Gmail अकाउंट को Dropbox के साथ इंटीग्रेट करें।
• Mailstrom का उपयोग करके अपने Gmail अकाउंट को साफ रखें।
• Chrome एक्सटेंशन्स के साथ Gmail कस्टमाइज़ करें ताकि Gmail Outlook जैसा बने।

मोबाइल Gmail ऐप

कोई ईमेल सेवा बहुत अच्छी नहीं है यदि आप इसे कई डिवाइस से एक्सेस नहीं कर सकते। आप Android के लिए Gmail ऐप Google Play से डाउनलोड कर सकते हैं, या iOS डिवाइस के लिए iTunes से।

मोबाइल ऐप इंटरफ़ेस बहुत सहज है। आपको वेब-आधारित क्लाइंट पर मिलने वाले प्राइमरी इनबॉक्स के तहत सभी समान ईमेल कैटेगरी मिलेंगी।

संदेश ब्राउज़ करते समय आप स्टार पर टैप करके उन्हें जल्दी स्टार कर सकते हैं। आप उन्हें लेबल करने या महत्वपूर्ण मार्क करने के लिए लॉन्ग-प्रेस भी कर सकते हैं।

अपने मोबाइल डिवाइस पर ईमेल लिखना तेज़ और आसान है। यह आपके सभी Google Contacts के साथ भी इंटीग्रेटेड है।

Gmail मोबाइल ऐप आपके Gmail अकाउंट तक त्वरित और सुविधाजनक पहुंच प्रदान करता है, चाहे आप कहीं भी हों।

क्लाउड-आधारित ईमेल का राजा

इंटरनेट के पहले दिनों से लगभग सभी के ऑनलाइन अनुभव का एक महत्वपूर्ण हिस्सा ईमेल रहा है। केवल एक चीज जो वास्तव में बदली है वह है जहां और कब हम अपने ईमेल एक्सेस कर सकते हैं।

Google इन सभी वर्षों में एक ईमेल प्लेटफॉर्म के साथ इंटरनेट ट्रेंड्स में शीर्ष पर रहा है जो लचीला, सहज, और वेब भर में कई अन्य सेवाओं के साथ संगत है। Gmail को आपके द्वारा सीखी गई किसी भी GTD तकनीक का उपयोग करके आसानी से सुव्यवस्थित किया जा सकता है।

आपके पास पहले से अन्य ईमेल अकाउंट्स हो सकते हैं। लेकिन, Gmail के लिए साइन अप करना अभी भी यह देखने लायक है कि क्या यह आपको समय और ऊर्जा बचाने में मदद करता है। भले ही यह आपको दिन में केवल एक घंटा बचाता हो, यह इसके लायक होगा।

यदि आप Gmail को और बढ़ाना चाहते हैं, तो इन बेहतरीन Gmail ब्राउज़र टूल्स को देखें।

इमेज क्रेडिट: Google Gmail App via DepositPhotos

मूल रूप से Taty द्वारा 9 जुलाई, 2010 को लिखा गया