जीमेल के लिए शुरुआती गाइड

आप देखेंगे कि जब आप Shift कुंजी दबाए हुए डबल-एरो आइकन पर माउस घुमाते हैं, तो आइकन एक बोल्ड सिंगल एरो में बदल जाता है। उस पर क्लिक करें और यह ईमेल कंपोजर को अपनी अलग विंडो में पॉप अप करेगा।

यह आपकी किसी भी वेब ब्राउज़र विंडो को अवरुद्ध किए बिना, स्क्रीन के किसी भिन्न क्षेत्र, या पूरी तरह से अलग स्क्रीन पर ईमेल लिखना बहुत आसान बनाता है। यह आपको ईमेल लिखते समय एक से अधिक कार्य करने देता है।

ईमेल टेक्स्ट को फॉर्मेट करें

इस विंडो के शीर्ष पर मानक प्रति, प्रतिलिपि, गुप्त प्रतिलिपि, और विषय फ़ील्ड हैं जिनसे आप शायद परिचित हैं यदि आपने किसी अन्य वेब क्लाइंट का उपयोग किया है। हालांकि अधिकांश वेब क्लाइंट के विपरीत जहां टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग मेनू शीर्ष पर है, जीमेल में यह मेनू विंडो के नीचे पाया जा सकता है।

यह फ़ॉर्मेटिंग बार आपको अपने ईमेल टेक्स्ट को वैसे ही फ़ॉर्मेट करने देता है जैसे आप Microsoft Word जैसे दस्तावेज़ संपादक में करते हैं। आप फ़ॉन्ट आकार, शैली और स्वरूपण बदल सकते हैं, टेक्स्ट इंडेंट कर सकते हैं, क्रमांकित या बुलेट सूचियां बना सकते हैं, या यहां तक ​​कि ब्लॉक उद्धरण भी शामिल कर सकते हैं।

इसके अंतर्गत अगले मेनू में अन्य शीर्ष-स्तरीय मेनू आइटम शामिल हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, स्वरूपण मेनू का चयन किया जाता है, लेकिन बाएं से दाएं आप यह कर सकते हैं:

• अटैचमेंट शामिल करें (पेपरक्लिप आइकन)
• Google डिस्क (Google डिस्क आइकन) से फ़ाइलें सम्मिलित करें
• Google वॉलेट (डॉलर आइकन) से पैसे भेजें या अनुरोध करें
• एक फोटो डालें (कैमरा आइकन)
• हाइपरलिंक (चेन आइकन) डालें
• एक इमोटिकॉन (स्माइली आइकन) डालें

इमोटिकॉन्स पर एक अनुस्मारक नोट। वर्षों से, Google इमोटिकॉन्स की उपलब्ध सूची में सुधार करने में बेहतर हुआ है। इन दिनों आपको 5 श्रेणियों में स्क्रॉल करने योग्य सूची मिलेगी।

बस यह ध्यान रखें कि बहुत से लोग इमोटिकॉन्स को बहुत पेशेवर नहीं मानते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप उनका कम से कम उपयोग कर रहे हैं, और केवल तभी जब ईमेल पेशेवर दर्शकों के लिए अभिप्रेत नहीं है।

ईमेल लिखते समय ध्यान रखने योग्य एक अन्य क्षेत्र निचले दाएं कोने में ड्रॉपडाउन तीर है।

यहां, आप फ़ुल-स्क्रीन संपादन मोड पर स्विच कर सकते हैं, इस आउटगोइंग ईमेल के लिए तुरंत एक लेबल चुन सकते हैं, सादा पाठ मोड (कोई स्वरूपण नहीं) पर स्विच कर सकते हैं, ईमेल प्रिंट कर सकते हैं, या वर्तनी की जांच कर सकते हैं (आदत में आने के लिए कोई बुरी बात नहीं है) कर रहा है)।

एक थीम चुनें

जैसे आप अपने द्वारा खरीदे गए नए कंप्यूटर को कस्टमाइज़ करना चाहते हैं, वैसे ही आपको अपने नए ईमेल इनबॉक्स को कस्टमाइज़ करने में रुचि हो सकती है। जीमेल आपको विभिन्न विषयों में से चुनने की क्षमता देता है ताकि आपको हर दिन एक उबाऊ सफेद इनबॉक्स का सामना न करना पड़े।

नई थीम चुनने के लिए, "सेटिंग . के लिए कॉग आइकन पर क्लिक करें " स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में, जहां आपका प्रोफ़ाइल आइकन प्रदर्शित होता है, उसके ठीक नीचे। थीम चुनें सूची से।

Google चुनने के लिए पृष्ठभूमि का एक प्रभावशाली संग्रह प्रदान करता है।

बस एक चुनें, चुनें . क्लिक करें , और फिर सहेजें . आपके संपूर्ण इनबॉक्स की पृष्ठभूमि चयनित छवि में बदल जाएगी।

भेजे गए मेल, स्पैम, ट्रैश और अधिक

आपके इनबॉक्स के बाईं ओर वह जगह है जहाँ आपको अपने बाकी ईमेल फ़ोल्डर मिलेंगे। थोड़ी देर बाद जब आप नए लेबल बनाते हैं, तो वे भी यहीं दिखाई देंगे।

जब आप पहली बार शुरुआत कर रहे हैं, तो आपको यहां इनबॉक्स के अलावा चार अतिरिक्त फ़ोल्डर मिलेंगे।

• तारांकित: आपके द्वारा तारांकित कोई भी ईमेल (तारा आइकन पर क्लिक करें) इस फ़ोल्डर में दिखाई देगा
• महत्वपूर्ण: आपके द्वारा महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित किया गया कोई भी ईमेल यहां दिखाई देगा
• भेजे गए मेल: जब भी आप किसी को कोई ईमेल भेजते हैं तो उसकी एक कॉपी इस फोल्डर में स्टोर हो जाएगी
• ड्राफ्ट: अगर आप ईमेल लिखना शुरू करते हैं और फिर कंपोजर विंडो बंद कर देते हैं, तो उस ड्राफ्ट की एक कॉपी इस फोल्डर में होगी

तारांकित और महत्वपूर्ण फ़ोल्डर आपके ईमेल को क्रमबद्ध और व्यवस्थित करने के दो अच्छे तरीके हैं, लेकिन कई अन्य तरीके भी हैं। यह वह विषय है जिस पर हम आगे जाने वाले हैं।

आपके ईमेल को व्यवस्थित करने के लिए टिप्स

यदि आपको एक दिन में बहुत सारे ईमेल प्राप्त होते हैं, तो अपने इनबॉक्स को इस तरह व्यवस्थित करना आवश्यक है जिससे आपको आने वाले सभी पत्राचारों को क्रमबद्ध, व्यवस्थित और संग्रहीत करने में मदद मिले। शुक्र है, जीमेल ऐसा करने के लिए सबसे अच्छे उपकरणों में से एक है। यह कई प्रकार की सुविधाएँ प्रदान करता है जो आपको हर चीज़ को व्यवस्थित और प्राथमिकता देने देती हैं।

संपर्क

Google संपर्क एक आश्चर्यजनक रूप से शक्तिशाली उपकरण है जो आपको कई अलग-अलग ऐप्स और उपकरणों पर अपने संपर्कों को सिंक करने देता है। संपर्कों तक पहुंचने के लिए, विंडो के ऊपरी बाएँ कोने में Gmail शब्द के बगल में स्थित तीर पर क्लिक करें।

ये संपर्क आपके द्वारा जोड़े गए ईमेल संपर्कों, और आपके द्वारा अपने Android फ़ोन से जोड़े गए फ़ोन संपर्कों, या किसी अन्य सेवा, जहां आप अपने Google खाते से संपर्क एकीकरण के साथ लॉग इन करते हैं, के बीच मर्ज कर दिए जाते हैं।

आप मित्रों, परिवार, कार्य सहयोगियों आदि जैसे लेबल का उपयोग करके अपने संपर्कों को आसानी से व्यवस्थित कर सकते हैं।

अपने संपर्कों को अपडेट रखने से आपको अपने ईमेल लिखने में मदद मिलेगी, क्योंकि आपको केवल उस व्यक्ति का नाम लिखना शुरू करना होगा, और उनका संपर्क ईमेल स्वचालित रूप से प्रति फ़ील्ड में भर जाएगा।

सितारे

आने वाले ईमेल से निपटने के सबसे तेज़ और आसान तरीकों में से एक है उन्हें तारांकित करना। जब आप किसी ईमेल को अपने इनबॉक्स में देख रहे होते हैं, तो उसके बाईं ओर स्थित तारा चिह्न पर क्लिक करके आप किसी ईमेल को "तारांकित" करते हैं।

इसके साथ विचार यह है कि आप अपने ईमेल के माध्यम से जल्दी से स्कैन कर सकते हैं, और केवल उन वस्तुओं पर स्टार आइकन टैप करें जिन्हें आप जानते हैं कि आपको बाद में अनुवर्ती कार्रवाई करने की आवश्यकता है। इस तरह जब आप बाद में वापस आते हैं, तो आपको उन सभी आइटम को एक ही स्थान पर देखने के लिए केवल तारांकित फ़ोल्डर पर जाना होगा।

इस बारे में अधिक जानें कि तारांकित ईमेल ईमेल व्यवस्थित करने में आपकी सहायता कैसे कर सकते हैं।

लेबल

संभवतः जीमेल पर सबसे शक्तिशाली उपकरणों में से एक ईमेल पर लेबल लगाने की क्षमता है। यह आपको आने वाले ईमेल को विस्तृत स्तर पर व्यवस्थित करने देता है।

एक नया लेबल बनाने के लिए, बस शीर्ष मेनू पर लेबल आइकन पर क्लिक करें और नया बनाएं चुनें सूची से।

जब आपके पास कोई ईमेल खुला होता है, तो आप उसी आइकन पर क्लिक करके और उस लेबल के बगल में स्थित चेकबॉक्स पर क्लिक करके उसमें से किसी एक लेबल में सॉर्ट कर सकते हैं, जहां आप ईमेल संग्रहीत करना चाहते हैं। यह बाएं नेविगेशन बार में उस लेबल के तहत ईमेल को सॉर्ट करेगा, और आप अपने मुख्य जीमेल डिस्प्ले में लेबल को एक अलग टैब के रूप में भी जोड़ सकते हैं, जैसा कि इस लेख की शुरुआत में बताया गया है।

जैसा कि आप देख सकते हैं कि लेबल आपको वास्तव में अपने इनबॉक्स को पहले से कहीं अधिक व्यवस्थित रखने की क्षमता प्रदान करते हैं। Gmail में लेबलिंग का उपयोग करने के तरीके के बारे में और जानें।

उन्नत Gmail सुविधाएं

अब तक आप सोच रहे होंगे कि जीमेल एक बहुत ही उपयोगी और बहुमुखी वेब-आधारित ईमेल क्लाइंट है, लेकिन यह यहीं नहीं रुकता है। अन्य सुविधाओं की एक पूरी लाइब्रेरी है जो आपको स्वचालित करती है कि आप आने वाले ईमेल से कैसे निपटते हैं, और यहां तक ​​कि अतिरिक्त खाते भी जोड़ते हैं ताकि आप अन्य ईमेल खातों को अपने एकल जीमेल इनबॉक्स से प्रबंधित कर सकें।

सामान्य सेटिंग

इन उन्नत सेटिंग्स पर जाने के लिए, बस विंडो के ऊपरी दाएं कोने में स्थित गियर आइकन पर क्लिक करें, और फिर सेटिंग पर क्लिक करें। ।

सेटिंग मेनू के अंदर सामान्य टैब वह जगह है जहां आप अपने जीमेल खाते से अनुकूलित कर सकने वाली चीजों का एक पूरा वर्गीकरण पाएंगे। इनमें निम्नलिखित शामिल हैं:

• भाषा और देश: अपने खाते के लिए स्थानीय भाषा और डिफ़ॉल्ट फ़ोन देश कोड सेटिंग सेट करें
• पेज का आकार: यह आपको प्रति पृष्ठ सूचीबद्ध ईमेल वार्तालापों और संपर्कों की संख्या को सीमित करने देता है
• छवियां: आइए आप ब्लॉक करते हैं कि ईमेल में इनलाइन छवियां प्रदर्शित होती हैं या नहीं
• भेजना पूर्ववत करें: यदि आप निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर इसे रद्द करते हैं तो आपको ईमेल भेजने को रद्द करने की अनुमति देता है
• डिफ़ॉल्ट उत्तर: जब आप उत्तर दें बटन दबाते हैं, तो क्या आप सभी को स्वचालित रूप से उत्तर देना चाहते हैं या केवल प्रेषक को उत्तर देना चाहते हैं?
• डिफ़ॉल्ट टेक्स्ट शैली: जब भी आप कोई नया ईमेल बनाते हैं तो उसके लिए डिफ़ॉल्ट प्रारूप सेट करें
• वार्तालाप दृश्य: वार्तालाप दृश्य समान विषयों को एक साथ समूहित करता है - यदि आप चाहें तो इसे बंद कर सकते हैं
• भेजें और संग्रहित करें: यह "भेजें और संग्रह करें" बटन को दिखाएगा या छिपाएगा
• पूर्वावलोकन फलक: यह आपको स्वचालित रूप से किसी पोस्ट को पठित के रूप में चिह्नित करने देता है यदि आपने इसे पूर्वावलोकन फलक में निर्दिष्ट समय सीमा से परे रखा है
• सितारे: जब आप किसी संदेश को तारांकित करते हैं, तो कई तारे के रंग और चिह्न हो सकते हैं - यह सेटिंग वह जगह है जहां आप परिभाषित करते हैं कि आप कितनी बार तारा चिह्न पर क्लिक करते हैं, इसके आधार पर कौन से रंग या चिह्न दिखाई देते हैं
• डेस्कटॉप सूचनाएं: सूचनाएं सक्षम या अक्षम करें, या उन्हें केवल महत्वपूर्ण मेल के लिए सेट करें
• कीबोर्ड शॉर्टकट: यदि आप चाहें तो शॉर्टकट अक्षम किए जा सकते हैं
• बटन लेबल: बटन के लिए लेबल या तो आइकन या टेक्स्ट के रूप में सेट किए जा सकते हैं
• मेरी तस्वीर: अपना प्रोफ़ाइल चित्र लोड करें और इसे सभी या केवल कुछ लोगों के लिए दृश्यमान बनाएं
• लोग विजेट: यदि आप चाहें तो बातचीत के दाईं ओर लोगों के बारे में उपलब्ध जानकारी प्रदर्शित कर सकते हैं
• स्वतः पूर्ण करने के लिए संपर्क बनाएं: जब आप लोगों को उनके ईमेल का जवाब देते हैं तो यह स्वचालित रूप से आपकी संपर्क सूची में लोगों को जोड़ने में सक्षम बनाता है
• विज्ञापनों के लिए महत्वपूर्ण संकेत: ये विज्ञापन वैयक्तिकरण हैं जो आपके ईमेल के आधार पर लोड किए जाते हैं, लेकिन आप उन्हें इस आधार पर कस्टमाइज़ कर सकते हैं कि आप विज्ञापनदाताओं को अपने बारे में क्या बताना चाहते हैं
• हस्ताक्षर: क्या आप अपने ईमेल फ़ुटर्स के लिए एक अनुकूलित हस्ताक्षर बनाना चाहते हैं - यह वह जगह है जहाँ आप इसे बनाते हैं
• व्यक्तिगत स्तर के संकेतक: यह उन संदेशों के पास एक एकल तीर को सक्षम करेगा जो मेलिंग सूची में नहीं भेजे जाते हैं, और सीधे आपको भेजे गए संदेशों के बगल में एक डबल तीर
• स्निपेट: अपने इनबॉक्स में ईमेल सामग्री के स्निपेट दिखाएं
• अवकाश प्रतिसादकर्ता: जब भी आप ईमेल का जवाब देने के लिए आसपास नहीं होते हैं तो यह आपको शेड्यूल अवकाश प्रतिक्रियाओं को स्वचालित रूप से अनुकूलित और भेजने देता है

जैसा कि आप देख सकते हैं कि सामान्य टैब आपको अपने संपूर्ण इनबॉक्स और अपने Gmail उपयोगकर्ता अनुभव के बारे में बहुत कुछ अनुकूलित करने देता है।

खाते और आयात

खाते और आयात मेनू आपके पासवर्ड या Google सेटिंग को अपडेट करने का स्थान है (खाता सेटिंग बदलें . के अंतर्गत) ), या नियंत्रित करें कि आपके किसी बाहरी खाते जैसे Yahoo!, Hotmail, या आपके किसी अन्य POP3 ईमेल खाते से ईमेल और संपर्क जानकारी कैसे आयात की जाती है।

Gmail द्वारा बाहरी POP3 खातों की जांच करने के लिए, बस एक मेल खाता जोड़ें . पर क्लिक करें अन्य खातों से मेल देखें: . में अनुभाग।

Gmail, Gmailify का उपयोग करके ईमेल आयात करने का प्रयास करेगा। यदि यह संभव नहीं है, तो आप POP3 सेटिंग्स का उपयोग करके आयात करने के लिए अगला क्लिक कर सकते हैं। POP3 सेटिंग पृष्ठ पर, उस ईमेल खाता सेवा द्वारा प्रदान किया गया उपयुक्त POP3 सर्वर और पोर्ट नंबर दर्ज करना सुनिश्चित करें, जिससे आप आयात कर रहे हैं।

Gmail को यह बताना न भूलें कि आने वाले ईमेल का क्या करना है, जैसे कि एक विशिष्ट लेबल लागू करना (जो आपके मुख्य इनबॉक्स को अव्यवस्थित किए बिना उन्हें बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने में आपकी सहायता कर सकता है)।

इस रूप में मेल भेजें: . में मेल भेजें सेटिंग सेट करना न भूलें खंड। यह वह जगह है जहां आप एसएमटीपी सर्वर सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करेंगे ताकि आप अपने जीमेल खाते के माध्यम से ईमेल भेज सकें, लेकिन यह ऐसा प्रतीत होगा जैसे आप इसे दूरस्थ पीओपी 3 ईमेल खाते से भेज रहे हैं।

आपके द्वारा यहां सेट किया गया प्रत्येक ईमेल खाता आपकी ईमेल कंपोज़र विंडो में "प्रेषक" फ़ील्ड के पास एक ड्रॉपडाउन बॉक्स में दिखाई देगा।

अपने बाहरी POP3 खाते के लिए SMTP सेटिंग जोड़ने के लिए, एक अन्य ईमेल पता जोड़ें . पर क्लिक करें ।

यह विंडो वह जगह है जहां आप एसएमटीपी सर्वर पता, पोर्ट नंबर, और खाते के लिए उपयुक्त आईडी और पासवर्ड टाइप करेंगे, साथ ही सही सुरक्षा विकल्पों का चयन करेंगे।

एक बार काम पूरा करने के बाद, आपको ड्रॉपडाउन सूची में जोड़े गए सभी खाते प्रेषक में दिखाई देंगे आपके द्वारा बनाए गए किसी भी नए ईमेल संदेश के लिए फ़ील्ड।

यह वेब पर आपके सभी अलग-अलग ईमेल खातों को एक ही बिंदु - आपके जीमेल खाते से प्रबंधित करना हमेशा की तरह सुविधाजनक बनाता है।

जब आप अपने मोबाइल के माध्यम से अपने जीमेल खाते से जुड़ते हैं तो ये सेटिंग्स भी काम करेंगी (नीचे देखें)। ये सभी खाते आपके मोबाइल डिवाइस से ईमेल भेजने और प्राप्त करने के लिए भी पहुंच योग्य होंगे।

फ़िल्टर का उपयोग करना

फ़िल्टर और अवरुद्ध पते मेनू आइटम के अंतर्गत, आप सभी मौजूदा फ़िल्टर पाएंगे जिन्हें आपने आने वाले ईमेल के लिए सेट किया है। फ़िल्टर न केवल आने वाले ईमेल को स्वचालित रूप से क्रमित करने के सबसे शक्तिशाली तरीकों में से एक हैं, बल्कि एक उंगली उठाए बिना आने वाले ईमेल का जवाब देने, अग्रेषित करने या हटाने के लिए भी हैं।

ऐसा करने के लिए, बस नया फ़िल्टर बनाएं . पर क्लिक करें लिंक।

आने वाले ईमेल के प्रबंधन को स्वचालित करने के लिए फ़िल्टर फ़ॉर्म एक बहुत शक्तिशाली तरीका है।

इस रूप में बहुत सारे क्षेत्र हैं, इसलिए यहां एक गाइड है कि उनका क्या मतलब है। हमने ईमेल फ़िल्टर का उपयोग करने के प्रभावी तरीकों को भी अक्सर कवर किया है।

इस पहले फॉर्म पर, आप परिभाषित करते हैं कि आप किन इनकमिंग ईमेल पर नियम लागू करना चाहते हैं।

• प्रेषक: विशिष्ट ईमेल पतों के ईमेल (आप अल्पविराम के साथ गुणकों को शामिल कर सकते हैं)।
• प्रति: एक विशिष्ट पते पर भेजे गए ईमेल। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आपके पास एकाधिक ईमेल खातों के लिए ईमेल आ रहे हैं।
• विषय: ईमेल जिनमें विशिष्ट शब्द होते हैं। यदि आप सटीक वाक्यांश खोजना चाहते हैं तो दोहरे उद्धरण चिह्नों (") का उपयोग करें।
• इसमें शब्द हैं: संदेश के मुख्य भाग में शब्दों की खोज करता है।
• नहीं है: यह सुनिश्चित करने के लिए खोज करता है कि कुछ शब्द नहीं हैं संदेश के शरीर में।
• अनुलग्नक है: जांचता है कि आने वाले संदेश में अटैचमेंट है या नहीं।
• चैट शामिल न करें: यह नियम से किसी भी चैट सूचना ईमेल को बाहर करता है।
• इससे बड़ा (या कम) आकार: एक निश्चित आकार सीमा के संदेशों की पहचान करें।

जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, ये सभी मानदंड आपको अपने आने वाले ईमेल को ठीक से फ़िल्टर और व्यवस्थित करने के लिए कुछ बहुत शक्तिशाली खोज क्षमताएं प्रदान करते हैं। अगला कदम, एक बार जब आप उन आने वाले ईमेल की पहचान कर लेते हैं, तो उन्हें स्वचालित रूप से संभालना होता है। इस भाग को फ़िल्टर प्रपत्र के अगले पृष्ठ पर नियंत्रित किया जाता है।

यहां बताया गया है कि यदि आप उन्हें चुनते हैं तो उनमें से प्रत्येक फ़िल्टर क्रिया क्या करेगी।

• इनबॉक्स छोड़ें (इसे संग्रहित करें): यह आने वाले संदेश को तुरंत संग्रहीत करेगा। यह उन व्यवसायों के स्पैम संदेशों के लिए उपयोगी है जिनके साथ आपने साइन अप किया होगा, लेकिन वास्तव में उनके विज्ञापन ईमेल नहीं पढ़ना चाहते हैं।
• पढ़े गए के रूप में चिह्नित करें: यह संदेश को "पढ़ा" के रूप में चिह्नित करता है, भले ही आपने इसे अभी तक नहीं पढ़ा हो। यह संदेश को आपके इनबॉक्स में हाइलाइट किए गए (अपठित) के रूप में दिखने से रोकता है। यह आने वाले ईमेल के लिए उपयोगी है जो आप जानते हैं कि बहुत महत्वपूर्ण नहीं हैं।
• इसे तारांकित करें: यदि आप जानते हैं कि किसी विशेष व्यक्ति के कुछ ईमेल महत्वपूर्ण होंगे, तो उसे स्वचालित रूप से तारांकित करें!
• लेबल लागू करें: यह क्रिया आपकी खोज से मेल खाने वाले आने वाले ईमेल को तुरंत लेबल कर देगी। यह वास्तव में विभिन्न खातों से आने वाले ईमेल को उस खाते के लिए एक लेबल देकर स्वचालित रूप से क्रमबद्ध करने का एक शानदार तरीका है।
• इसे अग्रेषित करें: यह आपको विशिष्ट ईमेल को किसी अन्य ईमेल पते या पतों पर स्वतः अग्रेषित करने देता है।
• इसे हटाएं: यह आपके फ़िल्टर से मेल खाने वाले किसी भी ईमेल को स्वचालित रूप से हटा देगा, इसलिए सावधानी से उपयोग करें!
• इसे कभी भी स्पैम में न भेजें: यह उपयोगी है यदि आप जानते हैं कि Google आमतौर पर विशिष्ट ईमेल को स्पैम फ़ोल्डर में अग्रेषित करता है। आप इस फ़िल्टर को उस पते से कभी भी स्पैम फ़ोल्डर में ईमेल न भेजने के लिए सेट कर सकते हैं।
• पहले से तैयार प्रतिक्रिया भेजें: यह क्रिया आपको विशिष्ट ईमेल का स्वचालित रूप से जवाब देने की अनुमति देती है। यह तब उपयोगी होता है जब आप कोई व्यवसाय चलाते हैं और आप ईमेल भेजने वाले को तुरंत धन्यवाद देना चाहते हैं।
• इसे हमेशा महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करें: क्या आप अपने बॉस के हर ईमेल को महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करना चाहते हैं? यह प्रयोग करने की क्रिया है।
• इसे कभी भी महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित न करें: अगर आप अपने बॉस से नफरत करते हैं तो इसका इस्तेमाल करें।
• <श्रेणी> के रूप में वर्गीकृत करें: यह आपको स्वचालित रूप से एक ईमेल को अपने इनबॉक्स में एक विशिष्ट श्रेणी में ले जाने देता है। फिर, यह आपके ईमेल को स्वचालित रूप से व्यवस्थित करने का एक और बहुत उपयोगी तरीका है।

आप फ़िल्टर और अवरोधित पतों पर अपने द्वारा बनाए गए सभी फ़िल्टर देख सकते हैं (और यदि आप चाहें तो उन्हें हटा सकते हैं या संपादित कर सकते हैं), टैब।

ईमेल अग्रेषण और POP/IMAP

सेटिंग मेनू में अगला टैब उल्लेखनीय है अग्रेषण और POP/IMAP टैब।

इस क्षेत्र में तीन खंड हैं। पहला यह है कि आने वाले सभी ईमेल की एक कॉपी को एक विशिष्ट ईमेल पते पर स्वचालित रूप से अग्रेषित किया जाए।

यह ज्यादातर उन लोगों के लिए है जो दिन भर किसी भिन्न ईमेल क्लाइंट का उपयोग करते हैं - जैसे कि उनका कार्य ईमेल - और उस पते पर आने वाले Gmail ईमेल भी प्राप्त करना चाहते हैं। यह विकल्प आपको आने वाले ईमेल को स्वचालित रूप से हटाने, या अपने जीमेल इनबॉक्स में एक प्रति रखने देता है।

इस पृष्ठ का अगला भाग पॉप डाउनलोड . है . POP का मतलब पोस्ट ऑफिस प्रोटोकॉल है। यह एक प्रोटोकॉल है जिसका उपयोग अधिकांश ईमेल सेवा प्रदाता ईमेल संचारित करने के लिए करते हैं। इस क्षेत्र में, आप अपने जीमेल खाते में पीओपी सक्षम कर सकते हैं। यह आपको अपने सभी जीमेल ईमेल आयात करने के लिए किसी भी ईमेल क्लाइंट (यहां तक ​​कि डेस्कटॉप वाले) का उपयोग करने देता है, जब तक कि क्लाइंट पीओपी सर्वर से कनेक्ट करने में सक्षम हो।

यह वह जगह है जहां आप जीमेल को या तो मूल ईमेल की एक प्रति रखने के लिए कॉन्फ़िगर करते हैं, इसे पढ़ने के रूप में चिह्नित करते हैं, इसे हटाते हैं, या इसे संग्रहीत करते हैं। यदि आप कॉन्फ़िगरेशन निर्देश . पर क्लिक करते हैं , आप अपने जीमेल ईमेल प्राप्त करने के लिए अपना ईमेल क्लाइंट सेट करते समय उपयोग करने के लिए विशिष्ट सर्वर और पोर्ट सेटिंग्स पढ़ सकते हैं।

इस टैब का IMAP अनुभाग कुछ भिन्नताओं के साथ POP अनुभाग के समान है। IMAP का अर्थ "इंटरनेट संदेश एक्सेस प्रोटोकॉल" है, और POP की तरह यह केवल एक अन्य ईमेल ट्रांसमिशन प्रोटोकॉल है।

IMAP ईमेल क्लाइंट को आपके Gmail खाते तक पहुंचने की अनुमति देने के लिए, आपको IMAP सक्षम करें . की आवश्यकता होगी यहाँ में।

IMAP दो-तरफ़ा एक्सचेंज है, इसलिए आप IMAP क्लाइंट में आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली कार्रवाइयों की प्रतिलिपि बनाने के लिए Gmail सेट कर सकते हैं। इसलिए, जब आप इसे वहां हटाते हैं, तो आप इसे अपने स्थानीय जीमेल खाते पर भी हटाने के लिए जीमेल को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

दोबारा, कॉन्फ़िगरेशन निर्देश . पर क्लिक करें जब आप अपने जीमेल खाते से कनेक्ट करने के लिए अपने आईएमएपी ईमेल क्लाइंट को कॉन्फ़िगर कर रहे हों तो सटीक IMAP सर्वर और पोर्ट का उपयोग करने के लिए।

ऑफ़लाइन ईमेल

ऑफ़लाइन टैब आपको ऑनलाइन न होने पर भी अपने Gmail तक पहुंच सक्षम करने देता है. तो मान लें कि आप बिना वेब एक्सेस वाले विमान में हैं, आपके पास अपने ऑनलाइन जीमेल खाते में लॉग इन किए बिना जवाब देने और ईमेल भेजने की क्षमता होगी।

यदि आप जीमेल को ऑफलाइन सक्षम करते हैं, तो यह आपके ब्राउज़र पर एक स्थानीय जीमेल क्लाइंट एक्सटेंशन डाउनलोड करेगा, ताकि आप अपने ईमेल का जवाब दे सकें और पढ़ सकें, या संपर्क जोड़ने पर पकड़ बना सकें। जब भी आपका कंप्यूटर इंटरनेट से फिर से जुड़ता है, तो सभी ऑफ़लाइन परिवर्तन आपके ऑनलाइन जीमेल खाते को फिर से सिंक और अपडेट कर देंगे। आप अटैचमेंट भी जोड़ सकते हैं जो आपके वापस ऑनलाइन होने पर भेजे जाएंगे।

ऑफ़लाइन चालू करने के लिए, Gmail ऑफ़लाइन स्थापित करें . पर क्लिक करें लिंक, और जीमेल क्रोम एक्सटेंशन इंस्टॉल करेगा और आपके डेस्कटॉप पर एक आइकन बनाएगा। यह लगभग आपके कंप्यूटर पर ईमेल क्लाइंट एप्लिकेशन इंस्टॉल करने जैसा है। इस एक्सटेंशन का लाभ यह है कि यदि आपका कंप्यूटर मर भी जाता है, तब भी आपके सभी ईमेल और संपर्क आपके Gmail खाते में क्लाउड में सुरक्षित रूप से संग्रहीत रहेंगे।

लैब

भले ही जीमेल लैब्स क्षेत्र (लैब्स . पर पहुंच योग्य हो) टैब) ने कई वर्षों में दिलचस्प नई सुविधाओं के मामले में बहुत कुछ हासिल नहीं किया है, उपलब्ध ऐड-ऑन सुविधाएँ जो मौजूद हैं वे बहुत उपयोगी हैं। यहाँ सर्वश्रेष्ठ लोगों की एक छोटी सूची है।

डिब्बाबंद प्रतिसाद आप अपने ईमेल स्वचालन को एक नए स्तर पर ले जा सकते हैं।

जब आप एक नया ईमेल लिख रहे हों, तो बस विंडो के नीचे दाईं ओर स्थित ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें, और फिर पहले से तैयार प्रतिसाद पर क्लिक करें। ।

आपको सम्मिलित करें के अंतर्गत, आपके द्वारा पहले से बनाई गई सभी पूर्वनिर्धारित प्रतिक्रियाओं की एक सूची मिलेगी , सहेजें , या हटाएं ।

• सम्मिलित करें :अपनी वर्तमान ईमेल कंपोजर विंडो में चयनित डिब्बाबंद प्रतिक्रिया सम्मिलित करने के लिए इस पर क्लिक करें।
• सहेजें :वर्तमान में तैयार किए गए ईमेल को नए डिब्बाबंद प्रतिक्रिया टेम्पलेट के रूप में सहेजने के लिए इस पर क्लिक करें।
• हटाएं :अपनी टेम्प्लेट की सूची से चयनित डिब्बाबंद प्रतिक्रिया को हटाने के लिए इसे क्लिक करें।

यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आप एक प्रबंधक हैं और आपको बड़े कर्मचारियों को लगभग समान ईमेल अक्सर भेजने की आवश्यकता होती है। डिब्बाबंद प्रतिक्रिया टेम्पलेट का उपयोग करके, आप अपने ईमेल को एक टेम्पलेट के रूप में लिख सकते हैं, इसे प्रत्येक नए ईमेल में सम्मिलित कर सकते हैं, और फिर उस व्यक्ति पर लागू होने वाले विशिष्ट विवरण भर सकते हैं।

डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का रचनात्मक रूप से उपयोग करें क्योंकि वे वास्तविक समय बचाने वाले हैं।

पूर्वावलोकन फलक यदि आप किसी ईमेल की सामग्री को अपने इनबॉक्स में खोले बिना देखना चाहते हैं तो लैब्स में सुविधा बहुत उपयोगी है। एक बार इस सुविधा के सक्षम हो जाने पर इसका उपयोग करने के लिए, बस सेटिंग बटन के बाईं ओर स्थित ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें, और चुनें कि क्या आप पूर्वावलोकन फलक को अपने इनबॉक्स दृश्य से लंबवत विभाजन या क्षैतिज विभाजन पर विभाजित देखना चाहते हैं।

अन्य उपयोगी लैब विशेषताएं:

• Google कैलेंडर गैजेट :यह आपके जीमेल इनबॉक्स विंडो के निचले बाएं कोने में आपके Google कैलेंडर और ईवेंट के साथ एक गैजेट प्रदर्शित करेगा।
• राइट-साइड चैट :यह आपके जीमेल इनबॉक्स विंडो के दाईं ओर Google Hangouts चैट के साथ एकीकरण को सक्षम करता है।
• एकाधिक इनबॉक्स :यह सेटिंग में एकाधिक इनबॉक्स टैब सक्षम करता है जहां आप विशिष्ट खोज क्वेरी (फ़िल्टर के समान) के आधार पर एकाधिक इनबॉक्स बना सकते हैं। इस सुविधा के काम करने के लिए टैब को अक्षम किया जाना चाहिए।

अन्य लैब सुविधाओं को थोड़ा परतदार या बहुत उपयोगी नहीं होने की सूचना दी गई है। यह आपको उनके साथ प्रयोग करने और अपने जीमेल इनबॉक्स को अपनी पसंद के किसी भी प्रारूप में अनुकूलित करने से नहीं रोकता है!

बढ़िया Gmail एकीकरण

जब आप अपनी सभी ईमेल आवश्यकताओं के लिए Gmail का उपयोग करने के अभ्यस्त हो जाएं, तो Gmail को आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली अन्य क्लाउड सेवाओं के साथ एकीकृत करने का अन्वेषण करें। MakeUseOf में हमने यहां कुछ Gmail एकीकरणों को शामिल किया है। कृपया बेझिझक उन्हें एक्सप्लोर करें और जिन्हें आप पसंद करते हैं उन्हें इंस्टॉल करें।

• अपने Gmail संदेशों को एन्क्रिप्ट करने के लिए SecureGmail एक्सटेंशन का उपयोग करें।
• Gmail IFTTT एकीकरण के साथ Gmail का उपयोग करके अपने जीवन को स्वचालित करें।
• लोकप्रिय क्लाउड-आधारित टूडू ऐप्स के साथ जीमेल को एकीकृत करें।
• अपने जीमेल खाते को ड्रॉपबॉक्स के साथ एकीकृत करें।
• अपने जीमेल खाते को साफ रखने के लिए मेलस्ट्रॉम का प्रयोग करें।
• जीमेल को आउटलुक की तरह बनाने के लिए क्रोम एक्सटेंशन के साथ जीमेल को कस्टमाइज़ करें।

मोबाइल जीमेल ऐप

No email service is very good if you can't access it from multiple devices. You can download the Gmail app for Android from Google Play, or for iOS devices from iTunes.

The mobile app interface is very intuitive. You'll find all of the same email categories under the Primary inbox as you find on the web-based client.

While browsing messages you can quickly star them by tapping the star. You can also long-press them to label or mark them important.

Composing emails on your mobile device is fast and easy. It's also integrated with all of your Google Contacts.

The Gmail mobile app makes access to your Gmail account quick and convenient, no matter where you are.

The King of Cloud-Based Email

Email has been a critical part of nearly everyone's online experience since the first days of the Internet. The only thing that has really changed is where and when we're able to access our email.

Google stayed on top of internet trends all these years with an email platform that is flexible, intuitive, and compatible with many other services all across the web. Gmail is easy to streamline using any of the GTD techniques you might have learned about.

You already may have other email accounts. But, it's still worth signing up for Gmail to see if it helps you save time and energy. Even if it saves you only an hour a day, it'll be well worth it.

If you want to enhance Gmail even further, check out these great Gmail browser tools.

Image Credit: Google Gmail App via DepositPhotos

Originally written by Taty on Jul 9, 2010