पिछले साल के अंत में वेब-होस्ट माइग्रेशन में गड़बड़ी के बाद मेरे ईमेल अकाउंट्स के साथ भयानक अनुभव हुआ। संक्षेप में, मैंने बहुत सारे ईमेल खो दिए, और उन ईमेल से जुड़े बहुत सारे कॉन्टैक्ट्स भी। हम अपनी मशीनों का नियमित रूप से बैकअप लेते हैं, चाहे वह PC हो, Mac, iDevice या Android, लेकिन हम अपने व्यक्तिगत सॉफ़्टवेयर और उनके प्रासंगिक डेटा के बारे में हमेशा इतने सतर्क नहीं होते।
अपने कॉन्टैक्ट्स एक्सपोर्ट करना और ईमेल का बैकअप लेना हमेशा फायदेमंद होता है। यह एक त्वरित काम है जो भविष्य में आपकी परेशानी बचाएगा।
आउटलुक कॉन्टैक्ट्स एक्सपोर्ट करना
File > Open & Export > Import/Export पर जाएं। डायलॉग बॉक्स में Export to a File चुनें, फिर Comma Separated Values। अगली स्क्रीन आपको अपने फ़ोल्डर्स में स्क्रॉल करने देती है। अपने Contacts फ़ोल्डर का पता लगाएं, और अपने एक्सपोर्ट की गई CSV फ़ाइल के लिए एक यादगार नाम दर्ज करें।
आप अगले फ़ील्ड पर क्लिक करके आगे बढ़ सकते हैं, या कस्टम फ़ील्ड सेटिंग्स बदल सकते हैं। फ़ील्ड आपके कॉन्टैक्ट्स लिस्ट में वेरिएबल्स को दिया गया नाम है। यदि आप केवल सीमित फ़ील्ड पैरामीटर एक्सपोर्ट करना चाहते हैं, तो Clear Field दबाएं। फिर आप फ़ील्ड का एक और सेट जोड़ सकते हैं। नीचे दी गई छवि आपकी CSV फ़ाइल के लिए कुछ उपयोगी बिजनेस लिस्टिंग दिखाती है – आप फिर उन लिस्टिंग को CSV फ़ाइल में हटा सकते हैं जिनमें वे पैरामीटर नहीं हैं, लेकिन यह एक अलग कहानी है।
आउटलुक में दो अन्य एक्सपोर्ट फ़ाइल फॉर्मेट भी हैं:
- आउटलुक डेटा फ़ाइल - .pst: एक डेटा फ़ाइल जिसमें संदेश और अन्य डेटा होता है जिसे आपके कंप्यूटर पर संग्रहीत किया जा सकता है। ईमेल संदेश और अन्य महत्वपूर्ण डेटा डाउनलोड और संग्रहीत होते हैं, या मेल को एक ही .pst फ़ाइल में टुकड़ों में संग्रहीत किया जा सकता है। अपना ईमेल एक्सपोर्ट या आर्काइव करने से आपके मेल सर्वर पर अधिक जगह मिल सकती है, यदि यह एक समस्या है। आमतौर पर POP3 अकाउंट्स द्वारा उपयोग किया जाता है।
- ऑफलाइन आउटलुक डेटा फ़ाइल - .ost: अधिकांश अन्य ईमेल अकाउंट प्रकार अपने संदेश और महत्वपूर्ण डेटा को .ost फ़ाइल में एक्सपोर्ट करते हैं, जिसमें Microsoft Exchange, Outlook, Google Gmail, और IMAP अकाउंट्स शामिल हैं। आपकी महत्वपूर्ण जानकारी मेल सर्वर पर डिलीवर और सेव की गई है, जबकि एक सिंक्रनाइज़ कॉपी आपकी मशीन पर संग्रहीत है।
अपने वेबहोस्टिंग संकट से पहले मैंने कभी अपने ईमेल आर्काइव का बैकअप लेने पर विचार नहीं किया था; अब यह हर दूसरे महीने में एक बार होता है, बस सुनिश्चित रहने के लिए। सीमित मेल सर्वर स्पेस वालों के लिए, सेव करना और डिलीट करना कुछ मूल्यवान बाइट्स खाली कर सकता है।
आउटलुक कॉन्टैक्ट्स इम्पोर्ट करना
आउटलुक में कॉन्टैक्ट्स इम्पोर्ट करना भी एक सहज कार्य है। वापस File > Open & Export > Import/Export पर जाएं। आप VCard, .csv, .txt, या .pst आदि से इम्पोर्ट कर सकते हैं। Import from another program or file चुनें, फिर अपनी पसंद का फ़ाइल प्रकार। मैं .csv का उपयोग करूंगा। इम्पोर्ट विज़ार्ड तब डुप्लिकेट को बदल सकता है, या उन्हें आने वाले कॉन्टैक्ट्स से बदलने की अनुमति दे सकता है, या बस डुप्लिकेट को अनदेखा कर सकता है। अपने लिए सही विकल्प चुनें।
इम्पोर्ट की जाने वाली कॉन्टैक्ट्स फ़ाइल का पता लगाएं। अगली स्क्रीन डेस्टिनेशन फ़ोल्डर के लिए पूछती है। आपको उपलब्ध फ़ोल्डर्स को तब तक ब्राउज़ करना चाहिए जब तक आप Contacts न ढूंढ लें। इसे चुनें, और अगला दबाएं। आप इम्पोर्ट फ़ील्ड बदलने के विकल्पों को नोट करेंगे, ठीक वैसे ही जैसे हम अपने कॉन्टैक्ट्स एक्सपोर्ट करते समय उन्हें संपादित कर सकते थे। इस बार हम डिफ़ॉल्ट के साथ रहेंगे।
Gmail कॉन्टैक्ट्स एक्सपोर्ट करना
Gmail कॉन्टैक्ट्स कम चिंता का विषय हैं क्योंकि वे ऑनलाइन मेंटेन होते हैं। फिर भी, कई क्लाइंट्स में बिखरी आधी-अधूरी बातचीत के बीच अपनी कॉन्टैक्ट्स लिस्ट को एकीकृत करना हमेशा आसान होता है।
उस Gmail अकाउंट में साइन इन करें जिसे आप एक्सपोर्ट करना चाहते हैं। ऊपरी बाएं कोने में Gmail शब्द पर क्लिक करें, फिर Contacts। आपको एक नई स्क्रीन पर ले जाया जाएगा जिसमें आपके Gmail के सभी कॉन्टैक्ट्स होंगे, और संभावित रूप से आपकी Android फोनबुक से भी, यदि वह आपका पसंदीदा डिवाइस है। ड्रॉपडाउन मेनू खोलने के लिए More चुनें – अब आपको अपने कॉन्टैक्ट्स Export करने का विकल्प दिखना चाहिए।
डायलॉग बॉक्स कई चयन विकल्प प्रदान करता है। आप अपनी पूरी कॉन्टैक्ट्स लिस्ट, अपने स्टार्ड कॉन्टैक्ट्स, अपने Google Circles कॉन्टैक्ट्स, या अपने सबसे अधिक संपर्क किए जाने वालों की सूची एक्सपोर्ट कर सकते हैं। आप Gmail के भीतर प्रत्येक रिकॉर्ड को एक अलग कॉन्टैक्ट लिस्ट में जोड़कर एक्सपोर्ट के लिए एक कस्टम कॉन्टैक्ट लिस्ट भी बना सकते हैं। प्रत्येक रिकॉर्ड चुनकर, फिर कॉन्टैक्ट ऑप्शन बार पर जाकर ऐसा करें। आप उन्हें एक ही ग्रुप में जोड़ सकते हैं।
एक बार तैयार होने पर, अपना एक्सपोर्ट फॉर्मेट चुनें। जब तक आपके कॉन्टैक्ट्स एक Google अकाउंट से दूसरे में नहीं जा रहे, या आप Apple उत्पाद को एक्सपोर्ट नहीं कर रहे, Outlook CSV फॉर्मेट विकल्प चुनें। यह एक मानकीकृत फॉर्मेट का उपयोग करता है जिसे आप अधिकांश ईमेल क्लाइंट्स के साथ उपयोग कर सकेंगे। सेव करें, और हो गया!
Gmail कॉन्टैक्ट्स इम्पोर्ट करना
यह प्रक्रिया एक्सपोर्ट के समान है, सिवाय इसके कि आप Gmail को वह फ़ाइल दिखाते हैं जिसे आप इम्पोर्ट करना चाहते हैं। एक बार Gmail Contacts पेज के अंदर, उसी More बटन पर जाएं जिसे हमने पहले दबाया था, लेकिन इस बार Import चुनें। आपको यह डायलॉग बॉक्स मिलेगा:
अपनी फ़ाइल चुनने के बाद, Import दबाएं।
Thunderbird कॉन्टैक्ट्स एक्सपोर्ट करना
टॉप टूलबार पर स्थित Address Book खोलें। एक बार खुलने पर Tools > Export पर जाएं। यह Save As डायलॉग बॉक्स लाएगा। Thunderbird .csv, .ldif, और .tab/.txt में एक्सपोर्ट कर सकता है।
मैं आपके Thunderbird कॉन्टैक्ट एक्सपोर्ट के लिए या तो .csv, या .tab/.txt चुनूंगा, खासकर अगर Outlook में माइग्रेट कर रहे हों। .ldif Mozilla Thunderbird और Apple Address Books दोनों द्वारा समर्थित है, लेकिन Outlook द्वारा नहीं। यदि आप .ldif फ़ाइल प्रकार देखते हैं, या आपके पास इसे खोलने के लिए कोई सॉफ़्टवेयर इंस्टॉल नहीं है, तो .ldif फ़ाइल को फ्री सर्चेबल सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके .csv में बदला जा सकता है।
Thunderbird कॉन्टैक्ट्स इम्पोर्ट करना
Thunderbird में कॉन्टैक्ट्स इम्पोर्ट करने के लिए Export के बजाय Import चुनें, और ऑनस्क्रीन डायलॉग विकल्पों का पालन करें – आप वास्तव में गलत नहीं जा सकते!
वोइला। आपकी एड्रेस बुक अब आपके प्रियजनों और व्यावसायिक सहयोगियों से भरपूर होनी चाहिए।
उम्मीद है कि अब आप Outlook, Gmail, और Thunderbird का उपयोग करके कॉन्टैक्ट्स इम्पोर्ट और एक्सपोर्ट करने में आत्मविश्वास महसूस करेंगे – लेकिन वास्तविक रूप से, अधिकांश ईमेल क्लाइंट्स में इम्पोर्ट/एक्सपोर्ट फीचर्स अपेक्षाकृत सार्वभौमिक हैं। शुभकामनाएं!
क्या हमने मदद की? आप किस ईमेल क्लाइंट का उपयोग करते हैं? नीचे बताएं!
