अपने वेब-होस्ट माइग्रेशन में गड़बड़ी करने के बाद पिछले साल के अंत में मुझे अपने ईमेल खातों के साथ पूर्ण दुःस्वप्न था। इसका लंबा और छोटा हिस्सा यह है कि मैंने बहुत सारे ईमेल खो दिए, और उन ईमेल से जुड़े बहुत सारे संपर्क भी। हम अपनी मशीनों का नियमित रूप से बैकअप लेते हैं, चाहे वह पीसी, मैक, आईडिवाइस या एंड्रॉइड हो, लेकिन हम हमेशा अपने व्यक्तिगत सॉफ़्टवेयर और उनके प्रासंगिक डेटा के बारे में इतने विवादास्पद नहीं होते हैं।
यह हमेशा आपके संपर्कों को निर्यात करने और ईमेल का बैकअप लेने के लायक है। यह एक त्वरित काम है जो आपके बेकन को लाइन से बचा लेगा।
आउटलुक संपर्क निर्यात करना
फ़ाइल>खोलें और निर्यात करें>आयात/निर्यात करें पर जाएं . संवाद बॉक्स में फ़ाइल में निर्यात करें select चुनें , उसके बाद अल्पविराम से अलग किए गए मान . अगली स्क्रीन आपको अपने फ़ोल्डरों में स्क्रॉल करने की अनुमति देती है। अपने संपर्क का पता लगाएं फ़ोल्डर, और अपनी निर्यात की गई CSV फ़ाइल के लिए एक यादगार नाम दर्ज करें।
आप चाहें तो अगले फ़ील्ड पर क्लिक कर सकते हैं, या कस्टम फ़ील्ड सेटिंग्स को बदल सकते हैं। फ़ील्ड आपकी संपर्क सूची में चरों को दिए गए नाम हैं। यदि आप फ़ील्ड पैरामीटर के केवल सीमित सेट को निर्यात करना चाहते हैं, तो फ़ील्ड साफ़ करें दबाएं . फिर आप फ़ील्ड का एक और सेट जोड़ सकते हैं। नीचे दी गई छवि आपको आपकी सीएसवी फ़ाइल के लिए कुछ उपयोगी व्यापार प्रविष्टियां देती है – फिर आप उन मिलान पैरामीटर के बिना सीएसवी फ़ाइल में किसी भी प्रविष्टि को हटा सकते हैं, लेकिन यह एक और कहानी है।
आउटलुक में दो अन्य निर्यात फ़ाइल स्वरूप भी हैं:
- आउटलुक डेटा फ़ाइल - .pst: एक डेटा फ़ाइल जिसमें संदेश और अन्य डेटा होता है जिसे आपके कंप्यूटर पर संग्रहीत किया जा सकता है। ईमेल संदेशों और अन्य महत्वपूर्ण डेटा को डाउनलोड और संग्रहीत किया जाता है, या मेल को एक .pst फ़ाइल में टुकड़ों में संग्रहीत किया जा सकता है। अपने ईमेल को निर्यात या संग्रहीत करना आपके मेल सर्वर पर अधिक स्थान प्रदान कर सकता है, क्या यह एक समस्या है। आमतौर पर POP3 खातों द्वारा उपयोग किया जाता है।
- ऑफ़लाइन आउटलुक डेटा फ़ाइल - .ost: अधिकांश अन्य ईमेल खाता प्रकार अपने संदेशों और महत्वपूर्ण डेटा को एक .ost फ़ाइल में निर्यात करेंगे, जिसमें Microsoft Exchange, Outlook, Google Gmail और IMAP खाते शामिल हैं। आपकी महत्वपूर्ण जानकारी भी वितरित की गई है और मेल सर्वर पर सहेजी गई है, जबकि एक सिंक्रनाइज़ कॉपी आपकी मशीन पर संग्रहीत है।
मैंने अपने वेबहोस्टिंग पराजय से पहले कभी भी अपने ईमेल संग्रह का बैकअप लेने पर विचार नहीं किया; अब यह हर दूसरे महीने में एक बार है, बस सुनिश्चित करने के लिए। आप में से जिनके पास सीमित मेल सर्वर स्थान है, उनके लिए सहेजना और हटाना कुछ मूल्यवान बाइट्स को मुक्त कर सकता है।
आउटलुक संपर्क आयात करना
आउटलुक में संपर्क आयात करना भी एक सहज कार्य है। फ़ाइल>खोलें और निर्यात करें>आयात/निर्यात करें पर वापस जाएं। आप VCard, a .csv, a .txt, या .pst, आदि से आयात कर सकते हैं। किसी अन्य प्रोग्राम या फ़ाइल से आयात करें Select चुनें , उसके बाद आपकी पसंद का फ़ाइल प्रकार। मैं एक .csv का उपयोग करूँगा। आयात विज़ार्ड तब डुप्लिकेट को प्रतिस्थापित कर सकता है, या उन्हें आने वाले संपर्कों से बदलने की अनुमति दे सकता है, या केवल डुप्लिकेट को अनदेखा कर सकता है। अपने लिए सही विकल्प चुनें।
उस संपर्क फ़ाइल का पता लगाएँ जिसे आप आयात कर रहे हैं। अगली स्क्रीन गंतव्य फ़ोल्डर के लिए पूछती है। आपको संपर्क . मिलने तक उपलब्ध फ़ोल्डरों को ब्राउज़ करना चाहिए . इसे चुनें, और अगला दबाएं। आप आयात फ़ील्ड बदलने के विकल्पों पर ध्यान देंगे, ठीक वैसे ही जैसे हम अपने संपर्कों को निर्यात करते समय उन्हें संपादित कर सकते थे। इस बार हम डिफ़ॉल्ट के साथ बने रहेंगे।
Gmail संपर्क निर्यात करना
जीमेल संपर्क एक समस्या से कम नहीं हैं क्योंकि उन्हें ऑनलाइन बनाए रखा जाता है। फिर भी, अपनी संपर्क सूची को कई क्लाइंट के बीच खंडित आधी बातचीत के बीच एकीकृत करना हमेशा आसान होता है।
उस Gmail खाते में साइन इन करें जिसे आप निर्यात करना चाहते हैं। जीमेल शब्द पर क्लिक करें ऊपरी बाएं कोने में, फिर संपर्क . आपको एक नई स्क्रीन पर ले जाया जाएगा जिसमें आपके जीमेल से आपके सभी संपर्क होंगे, और संभावित रूप से आपकी एंड्रॉइड फोनबुक से भी, यदि वह आपका पसंदीदा डिवाइस है। अधिक Select चुनें ड्रॉप डाउन मेनू खोलने के लिए – अब आपको निर्यात . का विकल्प दिखाई देगा आपके संपर्क।
संवाद बॉक्स कई चयन विकल्प प्रदान करता है। आप अपनी संपूर्ण संपर्क सूची, अपने तारांकित संपर्क, अपने Google मंडलियां संपर्क, या अपने सबसे अधिक बार संपर्क किए जाने की सूची निर्यात कर सकते हैं. आप प्रत्येक रिकॉर्ड को एक अलग संपर्क सूची में जोड़कर जीमेल के भीतर निर्यात के लिए एक कस्टम संपर्क सूची भी बना सकते हैं। प्रत्येक रिकॉर्ड का चयन करके, फिर संपर्क विकल्प बार पर जाकर ऐसा करें। आपको उन्हें एक ही समूह में जोड़ने में सक्षम होना चाहिए।
एक बार जब आप तैयार हो जाएं, तो अपना निर्यात प्रारूप चुनें। जब तक आपके संपर्क एक Google खाते से दूसरे में नहीं जा रहे हैं, या आप किसी Apple उत्पाद में निर्यात नहीं कर रहे हैं, आउटलुक CSV चुनें प्रारूप विकल्प। यह एक मानकीकृत प्रारूप का उपयोग करता है जिसका उपयोग आप अधिकांश ईमेल क्लाइंट के साथ करने में सक्षम होंगे। सहेजें, और आपका काम हो गया!
Gmail संपर्क आयात करना
यह प्रक्रिया निर्यात के समान ही है, सिवाय इसके कि आप Gmail को वह फ़ाइल दिखाते हैं जिसे आप आयात करना चाहते हैं। एक बार जीमेल संपर्क पृष्ठ के अंदर, उसी के लिए जाएं अधिक बटन हमने पहले दबाया था, लेकिन इस बार आयात . चुनें . आपको यह डायलॉग बॉक्स मिलेगा:
अपनी फ़ाइल चुनने के बाद, आयात करें दबाएं ।
थंडरबर्ड संपर्क निर्यात करना
पता पुस्तिकाखोलें , शीर्ष टूलबार पर स्थित है। एक बार ओपन हेड के लिए टूल्स>निर्यात करें . यह इस रूप में सहेजें . लाएगा संवाद बॉक्स। थंडरबर्ड .csv, .ldif, और .tab/.txt को निर्यात कर सकता है।
मैं आपके थंडरबर्ड संपर्क निर्यात के लिए या तो .csv, या .tab/.txt चुनूंगा, खासकर अगर आउटलुक में माइग्रेट हो रहा है। .ldif मोज़िला थंडरबर्ड और ऐप्पल एड्रेस बुक्स दोनों द्वारा समर्थित है, लेकिन आउटलुक नहीं। यदि आप एक .ldif फ़ाइल प्रकार में आते हैं, या आपके पास कोई सॉफ़्टवेयर स्थापित नहीं है जो इसे खोल सकता है, तो एक .ldif फ़ाइल को स्वतंत्र रूप से खोजने योग्य सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके .csv में परिवर्तित किया जा सकता है।
थंडरबर्ड संपर्क आयात करना
थंडरबर्ड में संपर्क आयात करने के लिए आयात करें . चुनें निर्यात के बजाय, और ऑनस्क्रीन संवाद विकल्पों का पालन करें - आप वास्तव में गलत नहीं हो सकते!
वोइला। आपकी पता पुस्तिका अब आपके प्रियजनों और व्यावसायिक सहयोगियों के साथ भरनी चाहिए।
आशा है कि अब आप आउटलुक, जीमेल और थंडरबर्ड का उपयोग करके संपर्कों को आयात और निर्यात करने में आत्मविश्वास महसूस करेंगे - लेकिन वास्तव में, अधिकांश ईमेल क्लाइंट में अधिकांश आयात/निर्यात सुविधाएं अपेक्षाकृत सार्वभौमिक हैं। शुभकामनाएँ!
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