Microsoft सूचियाँ एक नया डेटा संग्रहण और संगठन प्रणाली है जो स्प्रेडशीट, डेटाबेस और वेब ऐप्स को एक साथ मिश्रित करती है। सूचियाँ वास्तव में मौजूदा SharePoint सूचियाँ अवसंरचना के ऊपर एक नया इंटरफ़ेस है। हमने पहले दिखाया है कि सूचियों के भीतर ही एक नई सूची कैसे बनाई जाती है; अब, हम SharePoint इंटरफ़ेस का उपयोग करके सूची कॉन्फ़िगरेशन पर गहराई से जाएंगे।
सूचियाँ स्वयं को यथासंभव सुलभ बनाने का अच्छा काम करती हैं। SharePoint बैकएंड केवल तभी प्रकट होता है जब आप इसकी तलाश में जाते हैं। जब आप कोई सूची देख रहे हों, तो शीर्ष-दाईं ओर सेटिंग आइकन पर क्लिक करें, फिर SharePoint में कॉन्फ़िगरेशन विकल्प खोलने के लिए "सेटिंग्स सूचीबद्ध करें" पर क्लिक करें।
SharePoint सूची सेटिंग्स स्क्रीन आपको सूचियाँ ऐप में मिलने वाली चीज़ों की तुलना में बहुत अधिक सघन है। सूची के क्षेत्रों, सत्यापन, अनुमतियों और मेटाडेटा को अनुकूलित करने के लिए आपके पास व्यापक प्रबंधन विकल्प हैं।
सामान्य सेटिंग
ऊपर से शुरू करते हुए, "सामान्य सेटिंग्स" में वैश्विक नियंत्रण होते हैं जो सूची पर ही लागू होते हैं, या सूची के सभी डेटा पर लागू होते हैं। हम यहां हर विकल्प को कवर नहीं करने जा रहे हैं क्योंकि उनमें से कई केवल SharePoint सूचियाँ UI में उपयोग किए जाते हैं, सूची ऐप नहीं।
कुछ उल्लेखनीय सेटिंग्स "उन्नत सेटिंग्स" में पाई जा सकती हैं। "आइटम-स्तरीय अनुमतियां" आपको यह नियंत्रित करने की अनुमति देती है कि उपयोगकर्ता साझा सूचियों पर क्या देख सकते हैं, जैसे सभी आइटम या केवल वे आइटम जिन्हें उन्होंने स्वयं बनाया है।
"अटैचमेंट" विकल्प का उपयोग सूचियों में नए आइटम में अटैचमेंट जोड़ने की क्षमता को अक्षम करने के लिए किया जा सकता है, जो डिफ़ॉल्ट रूप से चालू होता है। स्क्रीन के नीचे, यह नियंत्रित करने के लिए सेटिंग्स हैं कि क्या सूची आइटम खोज परिणामों में प्रदर्शित हो सकते हैं और क्या उन्हें उपयोगकर्ताओं के उपकरणों पर डाउनलोड किया जा सकता है।
कॉलम
मुख्य सूची सेटिंग्स स्क्रीन पर वापस, "कॉलम" अनुभाग अधिक ध्यान देने योग्य है। किसी कॉलम के नाम पर क्लिक करने से आप उसके गुणों को संपादित कर सकेंगे। यहां उपलब्ध विकल्प कॉलम के डेटा प्रकार पर निर्भर करेगा। कुछ उदाहरण जो आप देख सकते हैं उनमें अधिकतम वर्ण लंबाई (पाठ फ़ील्ड के लिए) सेट करने की क्षमता शामिल है, नए आइटम के लिए डिफ़ॉल्ट मान सेट करें और टॉगल करें कि क्या फ़ील्ड एक आवश्यक इनपुट है।
इंटरएक्टिव डेटा प्रकार, जैसे कि बहुविकल्पी चयन घटक, में अधिक सेटिंग्स होंगी। इनमें उपयोग किए गए इनपुट के प्रकार को बदलने की क्षमता शामिल हो सकती है, जिससे आप रेडियो बटन या ड्रॉपडाउन मेनू के बीच चयन कर सकते हैं। इन विकल्पों में से अधिकांश - लेकिन सभी नहीं - मुख्य सूची ऐप के भीतर कॉलम संपादित करते समय उपलब्ध हैं। SharePoint सेटिंग्स स्क्रीन का उपयोग करना सभी संभावित सेटिंग्स को उजागर करता है, जिससे आपको डेटा को संग्रहीत और प्रस्तुत करने के तरीके पर सबसे अधिक नियंत्रण मिलता है।
आप सूची सेटिंग पृष्ठ पर "स्तंभ बनाएं" लिंक का उपयोग करके एक नया कॉलम बना सकते हैं। आपको एक कॉलम नाम चुनना होगा, डेटा प्रकार का चयन करना होगा और उस डेटा प्रकार के लिए सेटिंग फ़ील्ड भरना होगा। यह सुनिश्चित करने के लिए कि सूची इंटरफ़ेस में फ़ील्ड डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई दे, "डिफ़ॉल्ट दृश्य में जोड़ें" चेकबॉक्स को चयनित छोड़ दिया जाना चाहिए।
देखे जाने की संख्या
दृश्यों के विषय पर, आप सेटिंग पृष्ठ के निचले भाग में "दृश्य" अनुभाग में इन्हें प्रबंधित कर सकते हैं। आप नए दृश्य बना सकते हैं और मौजूदा को संपादित कर सकते हैं। एक "दृश्य" सूची UI में दिखाने के लिए फ़ील्ड को परिभाषित करता है। आप डिफ़ॉल्ट रूप से एकल "सभी आइटम" दृश्य से प्रारंभ करते हैं। जब आप अतिरिक्त दृश्य जोड़ते हैं, तो आप शीर्ष-दाईं ओर वर्तमान दृश्य के नाम पर क्लिक करके सूचियों में उन तक पहुंच सकते हैं।
सेटिंग्स देखें स्क्रीन आपको यह चुनने की अनुमति देती है कि कौन से फ़ील्ड प्रदर्शित करें और उन्हें किस क्रम में प्रदर्शित करें। आप डेटा की पंक्तियों के लिए सॉर्टिंग क्रम भी सेट कर सकते हैं और डिफ़ॉल्ट फ़िल्टर कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। कॉलम चयन अनुभाग में, आप कई ऑफ-बाय-डिफॉल्ट फ़ील्ड देखेंगे जो आमतौर पर छिपे होते हैं। सूची दृश्य में डिफ़ॉल्ट मेटाडेटा जोड़ने के लिए उन्हें चालू करें, जैसे आइटम के लेखक का नाम ("द्वारा निर्मित") या उसका संशोधन समय ("संशोधित")।
दृश्य सेटिंग स्क्रीन के नीचे, आपको ऐसे अनुभाग मिलेंगे जो आपको कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देते हैं कि क्या कुल कॉलम के नीचे प्रदर्शित होते हैं, क्या डेटा को एक साथ समूहीकृत किया जाना चाहिए और एक स्क्रीन पर कितने डेटा आइटम प्रदर्शित किए जाने चाहिए। अंतिम खंड, "मोबाइल", आपको यह चुनने देता है कि इस दृश्य को मोबाइल उपकरणों पर उपलब्ध कराया जाए या नहीं। डेस्कटॉप और मोबाइल के लिए डिफ़ॉल्ट सूचियां एक-दूसरे से स्वतंत्र रूप से सेट की जा सकती हैं, इसलिए छोटे उपकरणों के लिए अनुकूलित दृश्य प्रदान करना संभव है।
SharePoint सेटिंग्स स्क्रीन स्वयं सूचियों की तुलना में बहुत कम पहुँच योग्य हैं। हालांकि आपको उन्हें अक्सर उपयोग करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है, क्योंकि सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली क्षमताएं सूचियों के स्वयं के कॉन्फ़िगरेशन पैनल के भीतर समर्थित हैं।
सूचियों की शक्ति इसकी बहुमुखी प्रतिभा में आती है - आप बहुत जल्दी एक मूल सूची के साथ शुरुआत कर सकते हैं और फिर समय के साथ और अधिक उन्नत क्षमताएं जोड़ सकते हैं। अंततः, आप उस बिंदु पर पहुँच सकते हैं जहाँ आपको एक SharePoint विकल्प की आवश्यकता होती है जो सूची UI में प्रकट नहीं होता है। जब वह समय आता है, तो "सूची सेटिंग्स" पर क्लिक करें, सूचियों के पहलू को तोड़ें और इसके बजाय SharePoint की क्षमताओं - और जटिलता - का उपयोग करना शुरू करें।