Microsoft Lists एक नया डेटा स्टोरेज और संगठन सिस्टम है जो स्प्रेडशीट, डेटाबेस और वेब ऐप्स को एक साथ मिलाता है। Lists वास्तव में मौजूदा SharePoint Lists इन्फ्रास्ट्रक्चर के ऊपर एक नया इंटरफेस है। हमने पहले दिखाया है कि Lists के भीतर एक नई सूची कैसे बनाई जाए; अब, हम SharePoint इंटरफेस का उपयोग करके सूची कॉन्फ़िगरेशन पर गहराई से जाएंगे।
Lists खुद को यथासंभव सुलभ बनाने का अच्छा काम करता है। SharePoint बैकएंड केवल तभी प्रकट होता है जब आप इसके लिए देखते हैं। जब आप एक सूची देख रहे हों, तो ऊपरी-दाएं कोने में सेटिंग्स आइकन पर क्लिक करें, फिर SharePoint में कॉन्फ़िगरेशन विकल्प खोलने के लिए "सूची सेटिंग्स" पर क्लिक करें।
SharePoint सूची सेटिंग्स स्क्रीन Lists ऐप के भीतर आपको जो मिलता है उससे कहीं अधिक घनी है। आपके पास सूची के फ़ील्ड, सत्यापन, अनुमतियाँ और मेटाडेटा को अनुकूलित करने के लिए व्यापक प्रबंधन विकल्प हैं।
सामान्य सेटिंग्स
शीर्ष से शुरू करते हुए, "सामान्य सेटिंग्स" में वैश्विक नियंत्रण होते हैं जो सूची पर ही लागू होते हैं, या सूची के भीतर सभी डेटा पर। हम यहां हर विकल्प को कवर नहीं करने जा रहे हैं क्योंकि उनमें से कई केवल SharePoint Lists UI के भीतर उपयोग किए जाते हैं, Lists ऐप नहीं।
"उन्नत सेटिंग्स" में कुछ उल्लेखनीय सेटिंग्स पाई जा सकती हैं। "आइटम-स्तरीय अनुमतियाँ" आपको नियंत्रित करने की अनुमति देती हैं कि उपयोगकर्ता साझा सूचियों पर क्या देख सकते हैं, जैसे सभी आइटम या केवल वे आइटम जो उन्होंने स्वयं बनाए हैं।
"अटैचमेंट्स" विकल्प का उपयोग सूचियों में नए आइटम्स में अटैचमेंट जोड़ने की क्षमता को अक्षम करने के लिए किया जा सकता है, जो डिफ़ॉल्ट रूप से चालू है। स्क्रीन पर नीचे, सेटिंग्स हैं जो नियंत्रित करती हैं कि सूची आइटम खोज परिणामों में प्रदर्शित हो सकते हैं या नहीं और क्या उन्हें उपयोगकर्ताओं के डिवाइस पर डाउनलोड किया जा सकता है।
कॉलम
मुख्य सूची सेटिंग्स स्क्रीन पर वापस, "कॉलम" अनुभाग आगे ध्यान देने योग्य है। एक कॉलम नाम पर क्लिक करने से आप उसके गुणों को संपादित कर सकते हैं। यहां उपलब्ध विकल्प कॉलम के डेटा प्रकार पर निर्भर करेंगे। कुछ उदाहरण जिन्हें आप देख सकते हैं उनमें अधिकतम वर्ण लंबाई सेट करने की क्षमता (टेक्स्ट फ़ील्ड के लिए), नए आइटम्स के लिए डिफ़ॉल्ट मान सेट करना, और टॉगल करना शामिल है कि फ़ील्ड आवश्यक इनपुट है या नहीं।
इंटरैक्टिव डेटा प्रकार, जैसे मल्टीपल चॉइस सेलेक्ट कंपोनेंट, में अधिक सेटिंग्स होंगी। इनमें इनपुट के प्रकार को बदलने की क्षमता शामिल हो सकती है, जिससे आप रेडियो बटन या ड्रॉपडाउन मेनू के बीच चयन कर सकते हैं। इनमें से अधिकांश - लेकिन सभी नहीं - विकल्प मुख्य Lists ऐप में कॉलम संपादित करते समय उपलब्ध हैं। SharePoint सेटिंग्स स्क्रीन का उपयोग करने से सभी संभावित सेटिंग्स सामने आती हैं, जिससे आपको इस बात पर सबसे अधिक नियंत्रण मिलता है कि डेटा कैसे संग्रहीत और प्रस्तुत किया जाता है।
आप सूची सेटिंग्स पेज पर "कॉलम बनाएं" लिंक का उपयोग करके एक नया कॉलम बना सकते हैं। आपको एक कॉलम नाम चुनना होगा, डेटा प्रकार का चयन करना होगा, और उस डेटा प्रकार के लिए सेटिंग्स फ़ील्ड भरना होगा। "डिफ़ॉल्ट दृश्य में जोड़ें" चेकबॉक्स को चयनित छोड़ दिया जाना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि फ़ील्ड Lists इंटरफेस में डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई दे।
व्यू
व्यू के विषय पर, आप सेटिंग्स पेज के नीचे "व्यू" अनुभाग में इन्हें प्रबंधित कर सकते हैं। आप नए व्यू बना सकते हैं और मौजूदा व्यू को संपादित कर सकते हैं। एक "व्यू" Lists UI में दिखाने के लिए फ़ील्ड को परिभाषित करता है। आप डिफ़ॉल्ट रूप से एक सिंगल "सभी आइटम" व्यू से शुरू करते हैं। जब आप अतिरिक्त व्यू जोड़ते हैं, तो आप उन्हें Lists में शीर्ष-दाएं में वर्तमान व्यू के नाम पर क्लिक करके एक्सेस कर सकते हैं।
व्यू सेटिंग्स स्क्रीन आपको प्रदर्शित करने के लिए फ़ील्ड चुनने और उन्हें प्रदर्शित करने के क्रम की अनुमति देती है। आप डेटा की पंक्तियों के लिए सॉर्टिंग ऑर्डर भी सेट कर सकते हैं और डिफ़ॉल्ट फ़िल्टर कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। कॉलम चयन अनुभाग में, आप कई ऑफ-बाय-डिफ़ॉल्ट फ़ील्ड देखेंगे जो आमतौर पर छिपे हुए हैं। उन्हें डिफ़ॉल्ट मेटाडेटा को सूची व्यू में जोड़ने के लिए चालू करें, जैसे आइटम के लेखक का नाम ("बनाया गया द्वारा") या इसका संशोधन समय ("संशोधित")।
व्यू सेटिंग्स स्क्रीन पर और नीचे, आपको ऐसे अनुभाग मिलेंगे जो आपको कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देते हैं कि क्या कॉलम के नीचे योग प्रदर्शित किए जाते हैं, क्या डेटा को एक साथ समूहीकृत किया जाना चाहिए, और एक स्क्रीन पर कितने डेटा आइटम प्रदर्शित किए जाने चाहिए। अंतिम अनुभाग, "मोबाइल", आपको यह चुनने देता है कि इस व्यू को मोबाइल डिवाइस पर उपलब्ध कराया जाए या नहीं। डेस्कटॉप और मोबाइल के लिए डिफ़ॉल्ट सूचियों को एक दूसरे से स्वतंत्र रूप से सेट किया जा सकता है, इसलिए छोटे उपकरणों के लिए एक अनुकूलित व्यू प्रदान करना संभव है।
SharePoint सेटिंग्स स्क्रीन Lists की तुलना में बहुत कम सुलभ हैं। आपको उनका अक्सर उपयोग करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है, क्योंकि सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली क्षमताएं Lists के अपने कॉन्फ़िगरेशन पैनल्स के भीतर समर्थित हैं।
Lists की शक्ति इसकी बहुमुखी प्रतिभा में निहित है - आप बहुत जल्दी एक बुनियादी सूची के साथ शुरुआत कर सकते हैं और फिर समय के साथ अधिक उन्नत क्षमताएं जोड़ सकते हैं। अंततः, आप एक ऐसे बिंदु पर पहुंच सकते हैं जहां आपको एक SharePoint विकल्प की आवश्यकता होती है जो Lists UI में उजागर नहीं होता है। जब वह समय आता है, तो "सूची सेटिंग्स" पर क्लिक करें, Lists के मुखौटे को तोड़ें और SharePoint की क्षमताओं - और जटिलता - का उपयोग करना शुरू करें।
