Microsoft सूचियाँ एक डेटा प्रबंधन समाधान है जो एक्सेल स्प्रेडशीट, एक्सेस डेटाबेस और तीसरे पक्ष के कम कोड समाधान जैसे एयरटेबल के तत्वों को मिलाता है। इस गाइड में, हम आपको दिखाएंगे कि कैसे शुरू से एक नई सूची बनाना शुरू किया जाए - यदि आप सूचियों के अधिक सामान्य अवलोकन की तलाश कर रहे हैं, तो पहले हमारी आरंभ करना मार्गदर्शिका पढ़ने का प्रयास करें।
अपने कार्यालय या विद्यालय के Microsoft 365 खाते में लॉगिन करें और ऐप लॉन्चर से Microsoft सूचियाँ लॉन्च करें। ऐप के शीर्ष पर "नई सूची" बटन पर क्लिक करें, फिर "रिक्त सूची" विकल्प चुनें।
अपनी सूची को एक नाम दें और इसे एक रंग और आइकन असाइन करें। बाद के दो विशुद्ध रूप से सजावटी तत्व हैं जो ऐप के UI के भीतर सूचियों को एक दूसरे के खिलाफ खड़े होने में मदद करते हैं।
फ़ॉर्म के निचले भाग में, आपको यह चुनना होगा कि सूची को कहाँ सहेजना है। डिफ़ॉल्ट "मेरी सूचियाँ" विकल्प एक व्यक्तिगत सूची में परिणत होगा, जिसकी केवल आपके पास पहुंच है। ड्रॉपडाउन मेनू में, आप किसी SharePoint टीम साइट पर सहेजने की क्षमता पाएंगे। किसी साइट का चयन करने से सूची उन सभी लोगों के लिए उपलब्ध हो जाएगी जिनके पास उस साइट तक पहुंच है।
एक बार आपकी सूची बन जाने के बाद, आप डेटा के कॉलम को परिभाषित करना शुरू कर सकते हैं। एक एकल "शीर्षक" कॉलम डिफ़ॉल्ट रूप से बनाया जाता है। आप इसके नाम को मँडरा कर, "कॉलम सेटिंग" का चयन करके और फिर "नाम बदलें" चुनकर इसका नाम बदल सकते हैं।
नए कॉलम जोड़ने के लिए, "कॉलम जोड़ें" बटन पर क्लिक करें। आपके द्वारा कॉलम में दर्ज किए जाने वाले डेटा के लिए आपको एक डेटा प्रकार चुनना होगा। विकल्पों की एक विशाल विविधता उपलब्ध है। वे मूल पाठ से सहभागी तत्वों जैसे बहुविकल्पीय चयन में भिन्न होते हैं।
डेटा प्रकार चुनने के बाद, दाईं ओर से एक फ़्लायआउट फलक दिखाई देगा. यहां, आप अपने कॉलम को नाम दे सकते हैं, विवरण जोड़ सकते हैं और नए जोड़े गए सेल के लिए डिफ़ॉल्ट मान सेट कर सकते हैं। आपके द्वारा चुने गए डेटा प्रकार के आधार पर आपको यहां दिखाई देने वाले सटीक विकल्प अलग-अलग होंगे। एक लेख में शामिल करने के लिए बहुत सारे संभावित क्रमपरिवर्तन हैं - हम आपको विभिन्न डेटा प्रकारों के साथ प्रयोग करने, उपलब्ध सेटिंग्स का पता लगाने और डेटा प्रदर्शित करने के तरीकों में अंतर का मूल्यांकन करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं।
कुछ कॉलम जोड़ने के बाद, आप अपनी सूची को डेटा से भरना शुरू करने के लिए तैयार हैं। दाईं ओर से "नया आइटम" फ़्लाईआउट लाने के लिए ऊपरी-बाएँ में "नया" बटन पर क्लिक करें।
आपको अपनी सूची के प्रत्येक कॉलम के लिए मूल्यों की आपूर्ति करनी होगी। प्रपत्र फ़ील्ड स्वचालित रूप से प्रत्येक कॉलम के डेटा प्रकार के लिए उपयुक्त इनपुट का उपयोग करेंगे।
हमारे उदाहरण में, हमने एक सूची बनाई है जिसका उपयोग ओएनएमएसएफटी के लिए आलेखों के मसौदे को व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है। हम शीर्षक मैन्युअल रूप से लिखते हैं (पाठ कॉलम), पूर्वनिर्धारित विकल्पों (विकल्प कॉलम) में से एक श्रेणी का चयन करें और एक थंबनेल (छवि कॉलम) जोड़ें। सूची में किसी भी आइटम के साथ वैकल्पिक अटैचमेंट भी जुड़े हो सकते हैं।
आपकी सूची में कुछ डेटा के साथ, अब आप आराम से बैठ सकते हैं और उसकी प्रशंसा कर सकते हैं। सूचियाँ स्वचालित रूप से डेटा प्रकार के लिए उपयुक्त प्रारूप का उपयोग करके प्रत्येक कॉलम में डेटा प्रस्तुत करती हैं। यह वह जगह है जहां एक्सेल जैसे टूल से वास्तविक अंतर होता है - हालांकि सूचियों को सेटअप करने में थोड़ा समय लगता है, परिणाम सामान्य एक्सेल स्प्रेडशीट आपूर्ति की तुलना में कहीं अधिक दृश्य अनुभव होता है।
सूचियाँ डेटाबेस की पूर्वनिर्धारित संरचना को स्प्रेडशीट की पहुँच योग्य प्रस्तुति के साथ जोड़ती हैं। साथ ही, यह माइक्रोसॉफ्ट के पावर ऑटोमेट और पावर ऐप्स जैसे लो-कोड सॉल्यूशंस जैसी सेवाओं के साथ इंटरैक्टिव क्षमताओं और निर्बाध एकीकरण प्रदान करता है। भविष्य के लेखों में, हम उन्नत सूची संपादक का परिचय देंगे, जो आपके डेटा को संग्रहीत और प्रस्तुत करने के तरीके पर और भी अधिक नियंत्रण प्रदान करने के लिए SharePoint को टाल देता है।