Power Automate के साथ Microsoft Teams में स्वचालित वर्कफ़्लो बनाएं - उत्पादकता बढ़ाएं

क्या आप कभी Teams के अंदर होने वाली गतिविधियों पर सूचना प्राप्त करना चाहते हैं, जैसे दस्तावेज़ अपलोड होना, फ़ॉर्म पर हस्ताक्षर होना, या Planner में कार्य पूरे होना? आमतौर पर, आपको इन Microsoft 365 ऐप्स को व्यक्तिगत रूप से जांचना पड़ सकता है ताकि चीजों पर अपडेट रह सकें। हालांकि, Power Automate और Microsoft Flow के साथ, आप कुछ "Flows" बना सकते हैं जो आपके व्यवसाय पर नज़र रखने में मदद करते हैं, और आपकी उत्पादकता बढ़ाने में मदद करते हैं। आज, हम आपको दिखाएंगे कि आप ऐसा कैसे कर सकते हैं।

Teams में Power Automate जोड़ना

सबसे पहले, आपको Microsoft Teams में Power Automate जोड़ना होगा। ऐसा करने के लिए, Teams साइडबार में ऐप्स अनुभाग पर क्लिक करें। वहां से, Power Automate खोजें। फिर, खुलने वाले Power Automate ऐप को चुनें और बैंगनी जोड़ें बटन चुनें। यदि आप किसी विशिष्ट चैनल या पूरी टीम के लिए सभी उपयोगकर्ताओं के लिए फ्लो चाहते हैं, तो आप डाउन एरो भी चुन सकते हैं, और टीम में जोड़ें चुन सकते हैं, यदि आपके पास सभी के लिए ऑटोमेशन जोड़ने के विशेषाधिकार हैं। एक बार हो जाने पर, आपको Teams में साइडबार में Power Automate ऐप खुला हुआ दिखाई देना चाहिए।

Teams में एक पूर्व-निर्मित, "लोकप्रिय" फ्लो बनाना

अगला, आपको एक फ़िल्टर्ड विकल्प पर ले जाया जाना चाहिए जो आपको केवल Microsoft Teams फ्लो और टेम्पलेट दिखा रहा है। यदि आप चाहें तो फ़िल्टर बटन पर क्लिक करके अन्य फ्लो पर फ़िल्टर कर सकते हैं फ्लो खोजें बटन के बगल में (लेकिन उस पर बाद में।) वैसे भी, आपको Teams में फ्लो के लिए कुछ लोकप्रिय टेम्पलेट भी दिखाई देने चाहिए। ये Microsoft द्वारा पूर्व-निर्मित टेम्पलेट हैं, जिन्हें आप केवल कुछ क्लिक के साथ सक्षम कर सकते हैं, किसी कोडिंग की आवश्यकता नहीं!

हम पहले इन पर ध्यान केंद्रित करेंगे, क्योंकि ये सबसे लोकप्रिय हैं और Teams में सूचनाओं के लिए कुछ सबसे आम जरूरतों को पूरा करने में मदद करते हैं। यहां नीचे एक सूची है, लेकिन ध्यान रखें कि आप Power Automate ऐप के नीचे सभी Teams टेम्पलेट देखें चुनकर Teams फ्लो की पूरी सूची देख सकते हैं। आम तौर पर, Teams सूची में किसी भी फ्लो को सेट करना सीधा होगा, जिसमें केवल कुछ सरल चरणों की आवश्यकता होगी।

यदि आप जो फ्लो चाहते हैं वह इस सूची में है, तो उस पर क्लिक करें। आपको एक पॉपअप संदेश मिलेगा, जो आपको इसे कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देगा। हम उदाहरण के रूप में Planner में कार्य परिवर्तनों के लिए फ्लो का उपयोग कर रहे हैं। आमतौर पर, आपको फ्लो का नाम देने के लिए एक बॉक्स दिखाई देना चाहिए। फिर, उसके नीचे, साइन-इन (या कनेक्टर) की एक सूची होगी जिनकी आपको आवश्यकता होगी। सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक में साइन इन करते हैं, और फिर जारी रखें पर क्लिक करें और ऑन-स्क्रीन निर्देशों का पालन करें। हमारे मामले में, हमें Planner ग्रुप ID, योजना ID, Teams टीम, और फिर चैनल को कॉन्फ़िगर करने और चुनने की आवश्यकता होगी।

जब हो जाए, तो आप फ्लो बनाएं चुन सकते हैं। और फिर आपको एक पॉपअप संदेश दिखाई देना चाहिए जिसमें लिखा हो आपका वर्कफ़्लो बनाया गया है। यह अब मुख्य Power Automate पेज पर फ्लो की सूची में दिखाई देता है! और यह अब से स्वचालित रूप से चलेगा।

Teams में अन्य और कस्टम फ्लो बनाना

Power Automate की बदौलत, आप केवल Teams-थीम वाले फ्लो तक सीमित नहीं हैं। यदि आप चाहें, तो आप अन्य फ्लो भी बना सकते हैं। आप स्क्रीन के शीर्ष पर सर्च बॉक्स के बगल में फ़िल्टर बटन पर क्लिक करके और सभी टेम्पलेट चुनकर इन्हें टॉगल कर सकते हैं। फिर, बाईं ओर देखें और एक श्रेणी चुनें। चरण वही होंगे, जिसमें खातों में साइन इन करना और कनेक्ट करना शामिल है, जैसा हमने ऊपर किया था।

यदि आप अधिक उन्नत उपयोगकर्ता हैं, तो आप टेम्पलेट का पालन किए बिना, अपने दम पर एक खाली फ्लो भी बना सकते हैं। Power Automate में बनाएं टैब पर क्लिक करें, और फिर खाली से बनाएं चुनें। वहां से, आपको ट्रिगर और एक्शन की एक सूची दिखाई देगी। आप सभी के तहत कुछ थीम भी देखेंगे। अपनी थीम चुनें, ट्रिगर और एक्शन को फ़िल्टर करने के लिए।

फिर, स्क्रीन पर निर्देशों का पालन करते हुए एक ट्रिगर चुनें। ट्रिगर समाप्त होने के बाद, स्क्रीन पर निर्देशों और विज़ार्ड का पालन करके एक्शन सेट करें। प्रत्येक फ्लो के निर्देशों का एक अलग सेट होता है, लेकिन यह समझना काफी सीधा है। फिर आप शीर्ष पर टेस्ट बटन पर क्लिक करके फ्लो का परीक्षण कर सकते हैं। आप फ्लो चेकर चुनकर फ्लो में त्रुटियों की जांच भी कर सकते हैं। जब तैयार हों, तो सहेजें पर क्लिक करें और आपका फ्लो एक्शन में आ जाएगा।

फ्लो की जांच करना और हटाना

अब जब आपने अपने फ्लो बना लिए हैं, तो आप उन्हें आसानी से हटा सकते हैं, या संपादित भी कर सकते हैं। बस Teams में Power Automate ऐप खोलें साइडबार में ( . . .) पर क्लिक करके, और फिर होम टैब पर क्लिक करके। वहां से, आपको अपने फ्लो की सूची दिखाई देनी चाहिए। आप अपने माउस को दूर दाईं ओर ले जा सकते हैं, और सूची में तीन डॉट्स पर क्लिक कर सकते हैं और फिर संपादित करें या हटाएं चुनकर फ्लो को हटा सकते हैं। अधिक महत्वपूर्ण बात, आप यह देखने के लिए रन हिस्ट्री भी देख सकते हैं कि यह कैसे चल रहा है, या यह बेकाबू हो गया है।

अंतहीन संभावनाओं की शुरुआत!

Power Automate के साथ Teams में फ्लो बनाना संभावनाओं की शुरुआत मात्र है। Microsoft के पास PowerApps के रूप में जाना जाने वाला एक प्लेटफॉर्म है, जो आपको समान टेम्पलेट्स का उपयोग करके अपने व्यवसाय के लिए अपने स्वयं के कस्टम ऐप्स बनाने देता है। आप इसके बारे में यहां और जान सकते हैं। और याद रखें, अधिक समाचार और जानकारी के लिए हमारे Microsoft 365 हब को देखें।