विंडोज़ की स्थापना के बाद से, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल नंबर-क्रंचिंग, स्प्रैडशीट्स, इनवॉइस, और जीवन में अन्य सभी चीजों के लिए जाने-माने कार्यक्रम रहा है जिसे आप पंक्तियों और स्तंभों के अनंत ग्रिड में व्यवस्थित करना चाहते हैं।
लेकिन जब से क्लाउड प्रमुखता में आया है, Google पत्रक कई लोगों की पसंद का कार्यक्रम बन गया है। यह एक्सेल की तरह सुविधा संपन्न नहीं हो सकता है, लेकिन इसमें और भी बहुत कुछ है जो पहली नज़र में मिलता है।
Google पत्रक का उपयोग करने के लिए यहां कुछ युक्तियां और तरकीबें दी गई हैं, जो यह सुनिश्चित करती हैं कि आप एक सहज शुरुआत करें।
1. किसी अन्य स्प्रेडशीट से डेटा आयात करें
आप Google पत्रक को अपनी एक स्प्रैडशीट से दूसरे में डेटा को गतिशील रूप से आयात करने के लिए आसानी से सेट कर सकते हैं। यदि आप एक स्प्रैडशीट में कुछ निश्चित परिणामों का योग दिखाना चाहते हैं, या यदि आप किसी तालिका के पूरे अनुभाग को स्थानांतरित करना चाहते हैं तो यह एकदम सही है। ध्यान दें कि यह डेटा कॉपी करने जैसा नहीं है, क्योंकि जैसे ही आप मूल शीट में डेटा अपडेट करते हैं, वैसे ही यह आपके द्वारा आयात किए जा रहे डेटा में भी अपडेट हो जाएगा।
इसके लिए सूत्र ImportRange . के रूप में जाना जाता है और कुछ इस तरह दिखता है:
=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","SheetName!A1:D200") लंबा गुप्त कोड आपकी स्प्रैडशीट का URL नाम है, जो आपको “स्प्रेडशीट/d/” के बाद URL बार में मिलेगा। जहां यह ऊपर "शीटनाम" कहता है, आपको उस सटीक शीट के नाम से बदलना चाहिए जिससे आप डेटा आयात कर रहे हैं, फिर विस्मयादिबोधक चिह्न के बाद का बिट उन पंक्तियों/स्तंभों की श्रेणी का प्रतिनिधित्व करता है जिनसे आप डेटा खींचना चाहते हैं।
2. पंक्तियों और स्तंभों को फ़्रीज़ करें
जब आप एक स्प्रेडशीट बनाते हैं, तो लगभग हर मामले में, आप चाहते हैं कि आपकी स्क्रीन पर हर समय कुछ खास जानकारी प्रदर्शित हो। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने फ्रीलांस काम पर नजर रख रहे हैं, तो आप पृष्ठ को नीचे स्क्रॉल करने पर भी "भुगतान की गई राशि," "चालान की तिथि" और "वेबसाइट" जैसी हेडर जानकारी लगातार प्रदर्शित करना चाहेंगे।
ऐसा करने के लिए, आपको उस पंक्ति या कॉलम को "फ्रीज" करना होगा जिसे आप हमेशा प्रदर्शित करना चाहते हैं। बस “देखें -> फ़्रीज़ करें” पर क्लिक करें, फिर उन पंक्तियों या स्तंभों की संख्या चुनें जिन्हें आप फ़्रीज़ करना चाहते हैं। अगर आप “व्यू” पर क्लिक करने से पहले किसी सेल का चयन करते हैं, तो आपको उस सेल तक हर पंक्ति या कॉलम को फ़्रीज़ करने का विकल्प मिलेगा।
3. Google पत्रक का उपयोग करके फ़ॉर्म बनाएं
Google पत्रक की एक अल्पज्ञात लेकिन शानदार ढंग से मजबूत विशेषता प्रपत्र और प्रश्नावली बनाने का विकल्प है। एक नई Google शीट खोलें, "टूल्स -> एक फॉर्म बनाएं" पर क्लिक करें और आपको Google के फैंसी फॉर्म-मेकिंग ऐप पर ले जाया जाएगा।
इसे इस्तेमाल करना काफी आसान है। आप फॉर्म को एक शीर्षक और विवरण देते हैं, एक प्रश्न दर्ज करें जहां यह "शीर्षक रहित प्रश्न" कहता है और फिर "एकाधिक विकल्प" पर क्लिक करें यदि आप उस प्रारूप को बदलना चाहते हैं जहां लोग प्रतिक्रिया दे सकते हैं (बहुविकल्पी, चेकबॉक्स, ड्रॉपडाउन आदि) ।
फ़ॉर्म के शीर्ष दाईं ओर, आपको विकल्पों की एक तिकड़ी भी दिखाई देगी जो आपको अपनी प्रश्नावली के स्वरूप को और अधिक अनुकूलित करने देती है।
4. सेल में इमेज डालें
इससे पहले कि आप सभी चतुर हों और इंगित करें कि Google शीट्स में चित्र सम्मिलित करना केवल "सम्मिलित करें -> छवि" पर क्लिक करने की बात है, ठीक है, काफी नहीं। यदि आप इस पद्धति का उपयोग करते हैं, तो आपकी स्प्रैडशीट के शीर्ष पर एक छवि दिखाई देती है, न कि किसी कक्ष में बड़े करीने से रखने के।
सेल में सीधे इमेज डालने के लिए, सेल पर क्लिक करें, फिर =image("URL of the image you want to insert") . डिफ़ॉल्ट रूप से, सेल आकार के अनुकूल होने के दौरान छवि अपने पहलू अनुपात को बनाए रखेगी, लेकिन छवि/सेल को मनचाहा आकार प्राप्त करने के लिए आप सूत्र पर कई बदलाव कर सकते हैं।
=image("URL of the image",2)- मौजूदा सेल आकार में फिट होने के लिए छवि को फिर से आकार देता है=image("URL of the image",3)- छवि सेल आकार को बदले बिना अपने मूल आकार को बनाए रखती है
5. जल्दी से नंबर जोड़ें
यह एक क्लासिक स्प्रैडशीट फ़ंक्शन है और फिर भी भूलना अजीब तरह से आसान है। शुक्र है, Google पत्रक आपके लिए चीजों को अपेक्षाकृत आसान बनाता है। यदि आप किसी पंक्ति या स्तंभ में संख्याओं को शीघ्रता से जोड़ना चाहते हैं, तो बस बाएं-माउस-क्लिक का उपयोग करके वह सब कुछ हाइलाइट करें, जिसकी आप गणना करना चाहते हैं, और आप तुरंत Google पत्रक के निचले-दाएं कोने में उन संख्याओं का योग देखेंगे।
फिर आप नीचे दाईं ओर योग पर क्लिक कर सकते हैं, और आपको औसत, सबसे छोटी संख्या, सबसे बड़ी संख्या आदि देखने के लिए विकल्पों की एक सूची मिलेगी।
यदि आप चाहते हैं कि एक सेल एक पंक्ति या कॉलम में आंकड़ों के समूह का कुल योग दिखाए, तो उस सेल पर क्लिक करें जहां आप कुल प्रदर्शित करना चाहते हैं, फिर =sum(A1:A13) टाइप करें। जहाँ A1 और A13 वे सेल हैं जहाँ आप संख्याओं को जोड़ना चाहते हैं।
6. सशर्त स्वरूपण
आपके सामने प्रदर्शित सभी शीट डेटा को सरल बनाने के लिए रंग-कोडिंग जैसा कुछ नहीं है। सेल को फ़ॉर्मेट करने और रंगने के लिए स्वचालित नियम सेट करने के लिए, "फ़ॉर्मेट -> सशर्त स्वरूपण" पर क्लिक करें।
दाईं ओर एक फलक में, अब आप "सशर्त प्रारूप नियमों" का एक समूह देखेंगे। यहां आप अपनी स्प्रैडशीट को स्वचालित रूप से लाल रंग में रंगने के लिए प्राप्त कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, यदि यह खाली है (तुरंत यह जानने का एक शानदार तरीका है कि क्या आपको अतिदेय भुगतान के लिए किसी का पीछा करना है), या एक निश्चित शब्द वाले सेल को अपनी पसंद का रंग पेंट करें ।
यहां बहुत सारे विकल्प हैं, तो जंगली जाओ! आपकी स्प्रेडशीट आपका कैनवास है।
7. अपने सेल में ड्रॉपडाउन विकल्प जोड़ना
मान लीजिए कि आप किसी सेल की सामग्री को केवल दो (या अधिक) मानों तक सीमित करना चाहते हैं। इसे लागू करने का सबसे अच्छा तरीका ड्रॉपडाउन विकल्प जोड़ना है। ऐसा करने के लिए आपको विकल्प मान रखने के लिए एक नई शीट बनानी होगी।
1. नीचे टूलबार पर "+" आइकन पर क्लिक करके एक नई शीट बनाएं।
2. नई शीट में पहले कॉलम में अपने विकल्प मान दर्ज करें।
3. पहली शीट (या जिस शीट पर आप काम कर रहे हैं) पर वापस जाएं, उस सेल का चयन करें जहां आप ड्रॉपडाउन डालना चाहते हैं।
4. उस पर राइट क्लिक करें और "डेटा सत्यापन" चुनें (संदर्भ मेनू के बिल्कुल अंत में)।
5. "मानदंड" फ़ील्ड में, "श्रेणी से सूची" चुनें और "डेटा" फ़ील्ड में शीट, कॉलम और सेल का चयन करें। "सेल में ड्रॉपडाउन सूची दिखाएं" विकल्प चेक करें।
6. ठीक क्लिक करें। अब आपको ड्रॉपडाउन फ़ील्ड दिखाई देनी चाहिए जहां आप सेल की सामग्री को एक विशिष्ट श्रेणी के मान तक सीमित कर सकते हैं।
स्प्रेडशीट के साथ रहने के लिए आदर्श स्थिति नियमों का एक पूरा समूह होना है जो रंग-कोडिंग और गणना जैसी चीजों को स्वचालित करता है ताकि आप जितनी जल्दी और कुशलता से काम कर सकें। उम्मीद है कि ये पांच युक्तियां आपको इसे हासिल करने में मदद करेंगी, उसमें निहित जानकारी को पूरी तरह से स्पष्ट बनाएं और स्प्रेडशीट को प्रबंधित करने की कभी-कभी बाँझ प्रक्रिया को मसाला दें।