गूगल शीट्स का उपयोग कैसे करें: शुरुआत के लिए मुख्य टिप्स

विंडोज की स्थापना के बाद से, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल नंबर-क्रंचिंग, स्प्रेडशीट, चालान, और जीवन की उन सभी चीजों के लिए गो-टू प्रोग्राम रहा है जिन्हें आप पंक्तियों और कॉलम के अनंत ग्रिड में व्यवस्थित करना चाहते हैं।

लेकिन क्लाउड के प्रमुखता में आने के बाद से, गूगल शीट्स कई लोगों के लिए पसंद का प्रोग्राम बन गया है। यह एक्सेल जितना फीचर-रिच नहीं हो सकता है, लेकिन पहली नज़र में दिखने की तुलना में इसमें बहुत कुछ है।

यहां गूगल शीट्स का उपयोग करने के लिए कुछ टिप्स और ट्रिक्स दिए गए हैं जो यह सुनिश्चित करेंगे कि आप एक सहज शुरुआत करें।

1. दूसरी स्प्रेडशीट से डेटा आयात करें

आप गूगल शीट्स को अपनी एक स्प्रेडशीट से दूसरी में डायनामिक रूप से डेटा आयात करने के लिए आसानी से सेट कर सकते हैं। यह एकदम सही है यदि आप एक स्प्रेडशीट में कुछ परिणामों का योग दिखाना चाहते हैं, या यदि आप एक टेबल के पूरे सेक्शन को स्थानांतरित करना चाहते हैं। ध्यान दें कि यह डेटा कॉपी करने के समान नहीं है क्योंकि जैसे ही आप मूल शीट में डेटा अपडेट करते हैं, यह उसमें भी अपडेट हो जाएगा जिसमें आप आयात कर रहे हैं।

इसके लिए फॉर्मूला ImportRange के नाम से जाना जाता है और यह कुछ इस तरह दिखता है:

=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","SheetName!A1:D200")

लंबा गुप्त कोड आपकी स्प्रेडशीट का URL नाम है, जिसे आप "spreadsheets/d/" के बाद URL बार में पाएंगे। जहां ऊपर "SheetName" लिखा है, आपको उस सटीक शीट के नाम से बदलना चाहिए जिससे आप डेटा आयात कर रहे हैं, फिर विस्मयादिबोधक चिह्न के बाद का भाग उन पंक्तियों/कॉलम की सीमा को दर्शाता है जिनसे आप डेटा खींचना चाहते हैं।

2. पंक्तियों और कॉलम को फ्रीज़ करें

जब आप एक स्प्रेडशीट बनाते हैं, तो लगभग हर मामले में, आप चाहेंगे कि कुछ जानकारी हर समय आपकी स्क्रीन पर प्रदर्शित हो। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने फ्रीलांस काम पर नज़र रख रहे हैं, तो आप "भुगतान की गई राशि," "चालान की तारीख" और "वेबसाइट" जैसी हेडर जानकारी को लगातार प्रदर्शित रखना चाहेंगे, भले ही आप पेज को नीचे स्क्रॉल करें।

ऐसा करने के लिए, आपको उस पंक्ति या कॉलम को "Freeze" करना होगा जिसे आप हमेशा प्रदर्शित रखना चाहते हैं। बस "View -> Freeze" पर क्लिक करें, फिर उन पंक्तियों या कॉलम की संख्या चुनें जिन्हें आप फ्रीज़ करना चाहते हैं। यदि आप "View" पर क्लिक करने से पहले एक सेल चुनते हैं, तो आपको उस सेल तक हर पंक्ति या कॉलम को फ्रीज़ करने का विकल्प मिलेगा।

3. गूगल शीट्स का उपयोग करके फॉर्म बनाएं

गूगल शीट्स की एक कम ज्ञात लेकिन शानदार मजबूत विशेषता फॉर्म और प्रश्नावली बनाने का विकल्प है। एक नई गूगल शीट खोलें, "Tools -> Create a form" पर क्लिक करें, और आपको गूगल के फैंसी फॉर्म-मेकिंग ऐप पर ले जाया जाएगा।

इसका उपयोग करना काफी सरल है। आप फॉर्म को एक शीर्षक और विवरण देते हैं, जहां "Untitled Question" लिखा है वहां एक प्रश्न दर्ज करें, और फिर "Multiple choice" पर क्लिक करें यदि आप उस प्रारूप को बदलना चाहते हैं जहां लोग प्रतिक्रिया दे सकते हैं (बहुविकल्पीय, चेकबॉक्स, ड्रॉपडाउन, आदि)।

फॉर्म्स के ऊपर दाईं ओर, आपको विकल्पों का एक तिकड़ी भी दिखाई देगी जो आपको अपनी प्रश्नावली के रूप को और अनुकूलित करने देती है।

4. एक सेल में इमेज डालें

इससे पहले कि आप सभी चतुर बनें और यह इंगित करें कि गूगल शीट्स में इमेज डालना केवल "Insert -> Image" पर क्लिक करने की बात है, ठीक है, बिल्कुल नहीं। यदि आप इस विधि का उपयोग करते हैं, तो एक इमेज आपकी स्प्रेडशीट के शीर्ष पर दिखाई देती है बजाय एक सेल में बड़े करीने से रखे जाने के।

एक इमेज को सीधे एक सेल में डालने के लिए, सेल पर क्लिक करें, फिर =image("URL of the image you want to insert") टाइप करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, इमेज अपने पहलू अनुपात को बनाए रखते हुए सेल आकार के अनुकूल होगी, लेकिन आप फॉर्मूला पर कई विविधताएं बना सकते हैं ताकि इमेज/सेल को वह आकार मिले जो आप चाहते हैं।

• =image("URL of the image",2) - मौजूदा सेल आकार में फिट होने के लिए इमेज को रीशेप करता है
• =image("URL of the image",3) - इमेज अपने मूल आकार को बिना सेल आकार बदले रखती है

5. संख्याओं को तेजी से जोड़ें

यह एक क्लासिक स्प्रेडशीट फ़ंक्शन है और फिर भी अजीब तरह से भूलना आसान है। शुक्र है, गूगल शीट्स चीजों को आपके लिए अपेक्षाकृत आसान बनाता है। यदि आप किसी पंक्ति या कॉलम में संख्याओं को तेजी से जोड़ना चाहते हैं, तो बस बाएं-माउस-क्लिक का उपयोग करके आप जो कुछ भी गणना करना चाहते हैं उसे हाइलाइट करें, और आप तुरंत उन संख्याओं का योग गूगल शीट्स के नीचे-दाएं कोने में देखेंगे।

आप फिर नीचे-दाएं कोने में योग पर क्लिक कर सकते हैं, और आपको औसत, सबसे छोटी संख्या, सबसे बड़ी संख्या, आदि को देखने के विकल्पों की एक सूची मिलेगी।

यदि आप एक सेल चाहते हैं जो किसी पंक्ति या कॉलम में आंकड़ों के समूह का कुल योग दिखाए, तो उस सेल पर क्लिक करें जहां आप कुल प्रदर्शित करना चाहते हैं, फिर =sum(A1:A13) टाइप करें जहां A1 और A13 वे सेल हैं जहां आप संख्याओं को जोड़ना चाहते हैं।

6. सशर्त स्वरूपण

शीट के सामने प्रदर्शित सभी डेटा को सरल बनाने के लिए कलर-कोडिंग जैसा कुछ नहीं है। सेल के लिए स्वरूपण और रंग के लिए स्वचालित नियम सेट करने के लिए, "Format -> Conditional formatting" पर क्लिक करें।

दाईं ओर एक पैन में, आप अब "Conditional format rules" का एक गुच्छा देखेंगे। यहां आप अपनी स्प्रेडशीट को स्वचालित रूप से एक सेल को लाल रंग से रंगने के लिए प्राप्त कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, यदि यह खाली है (तुरंत यह जानने का एक शानदार तरीका कि क्या आपको किसी का पीछा करना है अतिदेय भुगतान के लिए), या किसी विशेष शब्द वाले सेल को अपनी पसंद के रंग से रंगें।

यहां बहुत सारे विकल्प हैं, इसलिए खुलकर प्रयोग करें! आपकी स्प्रेडशीट आपका कैनवास है।

7. अपने सेल में ड्रॉपडाउन विकल्प जोड़ना

मान लें कि आप एक सेल की सामग्री को केवल दो (या अधिक) मानों तक सीमित करना चाहते हैं। इसे लागू करने का सबसे अच्छा तरीका ड्रॉपडाउन विकल्प जोड़ना है। ऐसा करने के लिए आपको विकल्प मानों को रखने के लिए एक नई शीट बनानी होगी।

1. नीचे टूलबार पर "+" आइकन पर क्लिक करके एक नई शीट बनाएं।

2. नई शीट में पहले कॉलम में अपने विकल्प मान दर्ज करें।

3. पहली शीट (या जिस शीट पर आप काम कर रहे हैं) पर वापस जाएं, उस सेल का चयन करें जहां आप ड्रॉपडाउन डालना चाहते हैं।
4. इस पर राइट-क्लिक करें और "Data Validation" चुनें (संदर्भ मेनू के बहुत अंत में)।
5. "Criteria" फ़ील्ड में, "List from a range" चुनें और "Data" फ़ील्ड में शीट, कॉलम और सेल चुनें। "Show dropdown list in cell" विकल्प चेक करें।

6. OK पर क्लिक करें। अब आपको ड्रॉपडाउन फ़ील्ड देखना चाहिए जहां आप सेल की सामग्री को मानों की एक विशिष्ट श्रेणी तक सीमित कर सकते हैं।

स्प्रेडशीट के साथ आदर्श स्थिति यह है कि नियमों का एक पूरा गुच्छा हो जो कलर-कोडिंग और गणना जैसी चीजों को स्वचालित करता है ताकि आप जितनी जल्दी और कुशलता से काम कर सकें। उम्मीद है कि ये पांच टिप्स आपको इसे प्राप्त करने में मदद करेंगे, इसमें निहित जानकारी को बहुत स्पष्ट करेंगे और कभी-कभी बंजर प्रक्रिया को मसाला देंगे।