उत्पादकता बढ़ाने के लिए गूगल ड्राइव का उपयोग कैसे करें

गूगल ड्राइव वहां सबसे लोकप्रिय क्लाउड-स्टोरेज सेवाओं में से एक है। यह क्लाउड-स्टोरेज सेवा आपको गूगल खाते के लिए साइन अप करते ही 15GB मुफ्त स्टोरेज देती है, साथ ही अतिरिक्त स्थान खरीदने का विकल्प भी।

गूगल ड्राइव के साथ, आप किसी भी डिवाइस पर अपनी फ़ाइलों तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं जिसमें आपने अपना गूगल खाता जोड़ा है। आप अपनी फ़ाइलों तक ऑफ़लाइन पहुंच का आनंद भी ले सकते हैं।

गूगल ड्राइव के लिए साइन अप कैसे करें

आप अपने गूगल ड्राइव खाते को दो तरीकों से प्राप्त कर सकते हैं। आप गूगल ड्राइव पर जा सकते हैं और वहां साइन अप कर सकते हैं, या आप एक Gmail खाते के लिए साइन अप कर सकते हैं जो स्वचालित रूप से आपके लिए एक ड्राइव खाता बनाएगा।

एक बार साइन अप करने के बाद, गूगल आपको उन चीजों का एक संक्षिप्त दौरा कराएगा जो आप ड्राइव के साथ कर पाएंगे। जब आप अपने नए ड्राइव खाते तक पहुंचते हैं, तो आपके पास एक PDF फ़ाइल होगी जो आपको ड्राइव का उपयोग करने के टिप्स देती है।

अपनी पहली गूगल ड्राइव फ़ाइल कैसे अपलोड करें

अपनी पहली फ़ाइल अपलोड करने के लिए, My Drive के दाईं ओर ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें। आप शीर्ष बाईं ओर रंगीन प्लस साइन पर भी क्लिक कर सकते हैं जो New कहता है।

नीचे दाईं ओर आप देख सकते हैं कि आपकी फ़ाइल अपलोड होने की प्रक्रिया में है, और जब यह हो जाएगी, तो यह "Getting Started PDF" के ठीक बगल में दिखाई देगी। यदि आपको एक संपूर्ण फ़ोल्डर अपलोड करने की आवश्यकता है, तो "Upload folder" विकल्प चुनें।

आप जिस फ़ाइल को जोड़ना चाहते हैं उस पर क्लिक करें, और ड्राइव आपको एक संदेश दिखाएगा जिसमें पूछा जाएगा कि क्या आप अपलोड के बारे में निश्चित हैं और कितने आइटम जोड़े जाएंगे। आप ड्राइव में सभी प्रकार की फ़ाइलें जोड़ सकते हैं, जैसे वीडियो, इमेज, ऑडियो, और डॉक्यूमेंट।

गूगल ड्राइव फ़ोल्डर कैसे बनाएं, शेयर करें और प्रबंधित करें

ड्राइव पर फ़ोल्डर बनाने के तीन तरीके हैं। आप या तो किसी फ़ाइल के बगल में खाली जगह पर राइट-क्लिक कर सकते हैं, My Drive ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक कर सकते हैं, या रंगीन New प्लस बटन पर क्लिक कर सकते हैं। तीनों विकल्प आपको "New Folder" विकल्प दिखाएंगे।

आपके द्वारा बनाया गया हर फ़ोल्डर हमेशा फ़ोल्डर सेक्शन के अंतर्गत होगा। किसी विशिष्ट फ़ोल्डर को ढूंढना आसान बनाने के लिए, आप उसे एक विशेष रंग असाइन कर सकते हैं। आप इसे फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करके और कर्सर को change color विकल्प पर रखकर कर सकते हैं। जब रंग पैलेट दिखाई दे, तो उस रंग पर क्लिक करें जिसे आप चाहते हैं।

किसी फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करके, आप अपने फ़ोल्डर को दूसरों के साथ शेयर करने, शेयर करने योग्य लिंक बनाने के लिए भेजने, फ़ोल्डर को स्थानांतरित करने, स्टार्ड में जोड़ने, नाम बदलने, फ़ोल्डर के भीतर खोजने, इसे अपने कंप्यूटर पर डाउनलोड करने, या फ़ोल्डर को मिटाने जैसे काम भी कर सकते हैं।

जब आप पहली बार फ़ाइल भेजते हैं, तो आपको दो विकल्प दिखाई देंगे यदि गूगल पता लगाता है कि एक या अधिक सहयोगियों के पास गूगल खाता नहीं है।

आप या तो एक आमंत्रण भेज सकते हैं या उन्हें एक लिंक भेज सकते हैं जहां वे फ़ाइल को देख या संपादित कर सकेंगे। यदि आप कभी भी "Who has access" सेक्शन में फ़ाइल को सार्वजनिक बनाना चाहते हैं, तो नीले "Change" विकल्प पर क्लिक करें।

अगली विंडो में आप या तो लिंक को वेब पर सार्वजनिक बना सकते हैं, लिंक वाले किसी भी व्यक्ति के लिए सुलभ (साइन-इन की आवश्यकता नहीं) या केवल विशिष्ट लोगों को एक्सेस दे सकते हैं।

आमंत्रण भेजने से पहले, आप उस व्यक्ति को संपादित करने, जोड़ने और व्यवस्थित करने की अनुमति दे सकते हैं या केवल उन्हें फ़ोल्डर देखने की अनुमति दे सकते हैं।

आप इसे पेंसिल आइकन के दाईं ओर ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करके कर सकते हैं।

यदि आप कभी अपना विचार बदलते हैं और या तो अनुमति रद्द करना चाहते हैं या उन्हें संपादित करने की अनुमति देना चाहते हैं, तो आप आमंत्रण भेजने के बाद भी वे परिवर्तन कर सकते हैं।

अनुमति संशोधित करने के लिए, उस फ़ोल्डर पर क्लिक करें जिसकी अनुमतियां आप बदलना चाहते हैं। ग्रुप आइकन पर कर्सर रखें और शेयरिंग सेटिंग्स विकल्प पर क्लिक करें।

जब नई विंडो दिखाई दे, तो Advanced विकल्प पर क्लिक करें। उपयोगकर्ता के दाईं ओर आपको एक पेंसिल आइकन दिखाई देगा जिसमें एक ड्रॉप-डाउन मेनू होगा और नई अनुमति चुनें। यह विकल्प आपको किसी अन्य उपयोगकर्ता को नया मालिक बनाने की भी अनुमति देगा।

फ़ाइल की एक प्रति कैसे बनाएं

गूगल ड्राइव में आप फ़ाइल की एक प्रति बना सकते हैं, फ़ोल्डर की नहीं। फ़ाइल की एक प्रति बनाने के लिए, फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और "Make a Copy" विकल्प चुनें।

कॉपी की गई फ़ाइल का नाम "Copy of" उपसर्ग के साथ बदला जाएगा ताकि आप पहचान सकें कि कौन सी फ़ाइल मूल है और कौन सी प्रति।

एकाधिक गूगल ड्राइव फ़ाइलों का चयन और डाउनलोड कैसे करें

एकाधिक फ़ाइलों का चयन करने के लिए, Command (मैक के लिए) या Ctrl (विंडोज के लिए) दबाएं और उन फ़ोल्डर्स को चुनें जिन्हें आप डाउनलोड करना चाहते हैं। जब सभी फ़ोल्डर हाइलाइट हो जाएं, तो राइट-क्लिक करें और "Download" विकल्प चुनें।

गूगल ड्राइव फ़ाइलों का ऑफ़लाइन उपयोग कैसे करें

अपनी गूगल ड्राइव फ़ाइलों को ऑफ़लाइन एक्सेस करने में सक्षम होने के लिए, आपको ऑनलाइन होना होगा (इनकॉग्निटो मोड में नहीं), क्रोम का उपयोग करना होगा, और गूगल डॉक्स ऑफ़लाइन एक्सटेंशन इंस्टॉल करना होगा। यह भी एक अच्छा विचार है कि क्या आपके पास उन फ़ाइलों के लिए पर्याप्त जगह है जिन्हें आप ऑफ़लाइन देखना चाहते हैं।

इस विकल्प को सक्षम करने के लिए, ऊपर-दाएं कोने पर कॉग व्हील पर क्लिक करें और Settings पर जाएं। General सेक्शन में, उस बॉक्स पर क्लिक करें जिसमें लिखा है "Create, open, and edit your recent Google Docs, Sheets, and Slides on this device while offline." नीले Done बटन पर क्लिक करें। आपको यह करते समय ऑनलाइन होना होगा।

यदि परिवर्तन सही ढंग से सहेजे गए हैं, तो आपको एक ग्रे चेकमार्क दिखाई देगा जिस पर आपको क्लिक करना होगा। ऑफ़लाइन प्रीव्यू विकल्प को टॉगल ऑन करें, और वे सभी डॉक्यूमेंट जो ऑफ़लाइन एक्सेस नहीं किए जा सकते, ग्रे हो जाएंगे। उन फ़ाइलों को ऑफ़लाइन एक्सेस करने के लिए जो ग्रे नहीं हैं, उन पर राइट-क्लिक करें और "Available offline" विकल्प को टॉगल ऑन करें।

निष्कर्ष

गूगल ड्राइव तब फायदेमंद होता है जब आपको अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ विभिन्न फ़ाइलों को सहेजना और प्रबंधित करना होता है। आपके पास अपनी फ़ाइलों को प्रबंधित करने के लिए विकल्पों की एक बड़ी विविधता होती है, और यहां तक कि अगर आपका इंटरनेट कनेक्शन विफल हो जाता है, तो भी आप अपनी फ़ाइलों तक पहुंच पाएंगे। आप ड्राइव को अपने लिए कितना उपयोगी पाते हैं? कमेंट में अपने विचार साझा करें।