पीसी और मोबाइल पर Google डॉक्स या ड्राइव ऑफलाइन का उपयोग कैसे करें

यदि क्लाउड-आधारित सेवाओं और ऐप्स में एक कमी है, तो वह यह है कि उनका उपयोग करने के लिए आपको हमेशा ऑनलाइन रहना होगा। यदि आपका इंटरनेट बंद हो जाता है, या यदि आप यात्रा कर रहे हैं, तो आपका काम रुक जाता है।

सौभाग्य से, Google डॉक्स, जिसे अब Google ड्राइव के रूप में जाना जाता है, ने इसे कवर किया है। आप सेवा को ऑफ़लाइन ले सकते हैं, और इंटरनेट कनेक्शन के बिना भी अपनी फ़ाइलों को एक्सेस और संपादित कर सकते हैं।

सबसे अच्छी बात यह है कि आप इसे वस्तुतः किसी भी प्लेटफॉर्म या डिवाइस पर कर सकते हैं। इस मार्गदर्शिका में, हम इस पर एक नज़र डालेंगे कि इसे कैसे सेट अप करें और आप जहां भी Google डिस्क का उपयोग करते हैं वहां काम करें।

ब्राउज़र में डेस्कटॉप पर

डेस्कटॉप पर Google ड्राइव को ऑफ़लाइन एक्सेस करने में सक्षम होने के लिए आपको क्रोम ब्राउज़र की आवश्यकता है। यह विंडोज, मैक और लिनक्स के लिए उपलब्ध है, और प्रत्येक प्लेटफॉर्म पर उसी तरह काम करता है। गैर-समर्थित ब्राउज़रों पर, ऑफ़लाइन पहुंच को सक्रिय करने की सेटिंग अनुपलब्ध हैं।

आरंभ करने के लिए, आपको Chrome में डिस्क Chrome वेब ऐप्लिकेशन इंस्टॉल करना होगा. यह क्रोम के साथ एक डिफ़ॉल्ट विकल्प के रूप में आता है, लेकिन अगर आपको इसकी आवश्यकता है, तो जारी रखने से पहले आपको इसे स्थापित करने के लिए कहा जाएगा।

Google डिस्क में ऑफ़लाइन मोड सक्रिय करें

Google ड्राइव, drive.google.com पर अपने खाते में लॉग इन करें। सेटिंग . क्लिक करें आइकन (कोग) स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने की ओर और सेटिंग . चुनें ।

खुलने वाली विंडो में, Google डॉक्स समन्वयित करें… . को चेक करें ऑफ़लाइन . लेबल वाले अनुभाग में विकल्प . आपकी फ़ाइलें आपके कंप्यूटर पर डाउनलोड होना शुरू हो जाएंगी — इनमें दस्तावेज़, पत्रक, स्लाइड और आरेखण शामिल हैं।

Google डॉक्स में ऑफ़लाइन मोड सक्रिय करें

Google डॉक्स पर जाएं - docs.google.com - और लॉगिन करें। स्क्रीन के ऊपर बाईं ओर हैमबर्गर मेनू आइकन पर क्लिक करें और सेटिंग . चुनें ।

ऑफ़लाइन समन्वयन . के अंतर्गत चालू करें click क्लिक करें . यदि आवश्यक हो तो क्रोम वेब ऐप इंस्टॉल करने के निर्देशों के साथ एक नया टैब खुल जाएगा, फिर पुष्टि करने के लिए कि आप ऑफ़लाइन पहुंच सक्षम करना चाहते हैं।

फ़ाइलों का संपादन

आपकी फ़ाइलों को डाउनलोड करने में और डॉक्स ऐप्स की प्रतियों को कैश करने में भी कुछ मिनट लगते हैं। इंटरनेट से बहुत जल्दी डिस्कनेक्ट न करें, या आप उन तक नहीं पहुंच पाएंगे। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपको जिस विशिष्ट फ़ाइल की आवश्यकता है वह ऑफ़लाइन उपलब्ध है, बस इसे खोलें और फिर इसे फिर से बंद करें।

जब आप ऑफ़लाइन हों, तो उसी URL पर जाकर अपने ब्राउज़र में Google ड्राइव या Google डॉक्स खोलें, जिसका उपयोग आप ऑनलाइन मोड में करते हैं। आपकी सभी फ़ाइलें हमेशा की तरह सूचीबद्ध होंगी, लेकिन जो ऑफ़लाइन उपलब्ध नहीं हैं, वे धूसर हो जाएंगी.

फ़ाइल खोलने के लिए डबल-क्लिक करें। आपको फ़ाइल नाम के साथ एक धूसर "ऑफ़लाइन" आइकन दिखाई देगा।

जब आप किसी दस्तावेज़ को संपादित करते हैं तो आपके परिवर्तन स्वचालित रूप से सहेजे जाते हैं। जब आप वापस ऑनलाइन होंगे तो उन्हें आपके खाते में वापस समन्वयित कर दिया जाएगा। कोई भी फाइल जो स्थानीय रूप से संपादित की गई है लेकिन अभी तक समन्वयित नहीं हुई है, आपकी दस्तावेज़ सूची में बोल्ड प्रकार में प्रदर्शित होगी।

ऑफ़लाइन काम करते समय आप नए दस्तावेज़ भी बना सकते हैं। अगली बार जब आप ऑनलाइन होंगे तो ये आपके खाते में अपलोड कर दिए जाएंगे।

डिस्क ऐप का उपयोग करके डेस्कटॉप पर

Google डॉक्स को ऑफ़लाइन उपयोग करने का दूसरा तरीका समर्पित Google ड्राइव ऐप के माध्यम से आता है। यह विंडोज़ और मैक के साथ-साथ मोबाइल पर एंड्रॉइड और आईओएस के लिए डेस्कटॉप डिवाइस के लिए उपलब्ध है।

डिफ़ॉल्ट रूप से, डेस्कटॉप के लिए डिस्क ऐप आपके डिस्क खाते की संपूर्ण सामग्री को आपके कंप्यूटर पर डाउनलोड करता है। यह ठीक उसी तरह है जैसे ड्रॉपबॉक्स जैसे डेस्कटॉप क्लाउड क्लाइंट काम करते हैं। केवल विशिष्ट फ़ोल्डर डाउनलोड करने के लिए प्राथमिकताएं> समन्वयन विकल्प . पर जाएं ऐप के भीतर।

इंस्टॉल होने पर, आप विंडोज़ पर एक्सप्लोरर विंडो या मैक पर फाइंडर के माध्यम से अपनी सभी ड्राइव फाइलों तक पहुंच सकते हैं - न केवल दस्तावेज़।

आप डिस्क ऐप्लिकेशन से डाउनलोड की गई किसी भी फ़ाइल को संपादित कर सकते हैं. Google डॉक्स फ़ाइलें, .gdoc . में सहेजी गई हैं , .gsheet आदि प्रारूप, क्रोम में संपादित किए जाते हैं।

आपको फ़ाइल को खोलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करना होगा, इसलिए आपके पास क्रोम को अपने डिफ़ॉल्ट ब्राउज़र के रूप में सेट करना होगा:यदि कोई फ़ाइल किसी अन्य ब्राउज़र में खुलती है तो उस तक पहुँचा नहीं जा सकेगा। जैसा कि हमने ऊपर बताया है, आपको ड्राइव वेब ऐप में ही ऑफ़लाइन सुविधा को सक्रिय करना होगा।

आपकी पसंद के स्थानीय ऐप में अन्य फ़ाइलें खुलती हैं — ऑफिस में एक्सेल स्प्रेडशीट, फोटोशॉप में इमेज इत्यादि।

इन्हें संपादित करें और अपने परिवर्तनों को सामान्य रूप से सहेजें। जब आप अगली बार इंटरनेट से जुड़ेंगे तो वे आपके क्लाउड खाते से समन्वयित हो जाएंगे।

यदि आप मुख्य रूप से एक ही कंप्यूटर पर सेवा का उपयोग करते हैं तो ड्राइव ऐप शायद सबसे सुविधाजनक विकल्प है। यह स्थानीय रूप से कई गीगाबाइट डेटा संग्रहीत करने की असुविधा के साथ आता है, इसलिए कई मशीनों पर होने के लिए आदर्श नहीं है।

Chromebook पर

आम धारणा के विपरीत, Chromebook कई तरह के कार्यों के लिए ऑफ़लाइन काम करते हैं। इसमें डॉक्स का ऑफ़लाइन उपयोग करना शामिल है।

इसे सेट करने की प्रक्रिया ठीक वैसी ही है जैसी विंडोज, मैक या लिनक्स पर क्रोम का उपयोग करने के लिए होती है। Chrome ब्राउज़र में संबंधित साइट को लोड करने के लिए डिस्क या डॉक्स ऐप्स खोलें, फिर ऑफ़लाइन सुविधा को उसी तरह सक्रिय करें जैसे आप उन अन्य प्लेटफ़ॉर्म पर करते हैं।

Google Apps at Work में

व्यवसायों के लिए Google Apps में Google डॉक्स की ऑफ़लाइन पहुंच भी सक्षम की जा सकती है। हालाँकि, यह सुविधा अलग-अलग उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध नहीं है, और इसे सक्रिय करने के लिए एक व्यवस्थापक की आवश्यकता होती है। हमेशा की तरह, उपयोगकर्ताओं को क्रोम का उपयोग करना होगा।

Google Admin कंसोल में लॉग इन करें और ऐप्स> Google ऐप्स> डिस्क> डेटा एक्सेस . पर जाएं . उपयोगकर्ताओं को ऑफ़लाइन दस्तावेज़ सक्षम करने दें . लेबल वाला बॉक्स चेक करें उसके बाद सहेजें ।

ये सेटिंग पूरे संगठन पर लागू होती हैं. Google Apps Unlimited या Google Apps for Education खातों के लिए, आप सुरक्षा उद्देश्यों के लिए अलग-अलग उपयोगकर्ताओं या समूहों तक ऑफ़लाइन पहुंच को प्रतिबंधित कर सकते हैं।

मोबाइल पर

आईओएस और एंड्रॉइड के लिए Google ऐप्स स्मार्टफोन और टैबलेट उपयोगकर्ताओं के लिए ऑफ़लाइन समर्थन प्रदान करते हैं। विंडोज टैबलेट पर आपको ऊपर उल्लिखित क्रोम के लिए डेस्कटॉप विधियों का उपयोग करना चाहिए; विंडोज फोन के लिए कोई सपोर्ट नहीं है। तृतीय-पक्ष ऐप GDocs Windows Phone पर ऑफ़लाइन देखने की सुविधा देता है, लेकिन कोई संपादन नहीं।

iOS और Android पर डॉक्स ऑफ़लाइन का उपयोग करें

IPhone और iPad के साथ-साथ Android उपकरणों के ऐप्स उसी तरह काम करते हैं। उनमें एक व्यापक "ऑफ़लाइन" सेटिंग नहीं है, लेकिन इसके बजाय आपको फ़ाइल-दर-फ़ाइल आधार पर अपनी सामग्री को ऑफ़लाइन उपलब्ध कराने की आवश्यकता है।

इसे हासिल करने के तीन अलग-अलग तरीके हैं। ऐप की मुख्य स्क्रीन से बस अपनी चुनी हुई फ़ाइल के नीचे "तीन बिंदु" मेनू बटन पर टैप करें और ऑफ़लाइन रखें चुनें ।

वैकल्पिक रूप से, जब फ़ाइल खुली होती है तो आप ऑफ़लाइन रखें . का चयन कर सकते हैं मेनू से। या विवरण . चुनें और वहां से वही विकल्प चुनें। सभी मामलों में, अपने डिवाइस से ऑफ़लाइन संस्करण को निकालने के विकल्प को अचयनित करें।

इसे सेलेक्ट करने के बाद फाइल डाउनलोड हो जाएगी। प्रक्रिया पूरी होने पर एक सूचना आपको सचेत करेगी।

स्क्रीन के बाएं किनारे से स्वाइप करें और ऑफ़लाइन . चुनें केवल ऑफ़लाइन उपलब्ध फ़ाइलों को प्रदर्शित करने के विकल्पों में से।

आपके द्वारा किया गया कोई भी संपादन स्वचालित रूप से सहेजा जाता है, और जब आपका डिवाइस अगली बार इंटरनेट से कनेक्ट होता है तो वे परिवर्तन आपके खाते से समन्वयित हो जाते हैं।

ऑफलाइन काम करते समय समस्याओं से बचें

Google डॉक्स के साथ ऑफ़लाइन काम करते समय आपको कुछ मुद्दों के बारे में पता होना चाहिए।

• समन्वित समस्याएं. Google डिस्क के दो मुख्य लाभ यह है कि आप अपनी फ़ाइलों को किसी भी उपकरण पर एक्सेस कर सकते हैं, और यह कि अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ दस्तावेज़ों पर सहयोग करना आसान है। याद रखें कि जब आप किसी दस्तावेज़ को ऑफ़लाइन संपादित करते हैं, तो परिवर्तन किसी अन्य ब्राउज़र में या किसी अन्य उपयोगकर्ता के लिए तुरंत उपलब्ध नहीं होंगे। यदि आप दस्तावेज़ को कहीं और संपादित करने के बाद अपने ऑफ़लाइन संपादनों को सिंक करते हैं, तो फ़ाइल के दो संस्करणों को मर्ज कर दिया जाएगा। भ्रम से बचने के लिए, जब आप किसी फ़ाइल को ऑफ़लाइन लेते हैं, तो आपको किसी भी सहयोगी को यह बताना चाहिए, ताकि वे स्वयं उस पर काम न करने के बारे में जान सकें।
• ऑफ़लाइन स्प्रैडशीट संगतता. दिसंबर 2013 से पहले Google पत्रक में बनाई गई स्प्रैडशीट को संपादित नहीं किया जा सकता है, और केवल-पढ़ने के लिए मोड में ही पहुँचा जा सकता है। यदि आप किसी पुरानी स्प्रैडशीट को संपादित करना चाहते हैं, तो सामग्री को एक नए दस्तावेज़ में कॉपी और पेस्ट करें।
• सीमित कार्यक्षमता। जब आप Google डॉक्स को डेस्कटॉप पर ऑफ़लाइन लेते हैं, तो यह मूल पाठ संपादक से थोड़ा अधिक हो जाता है। आपको मूल स्वरूपण विकल्प मिलते हैं, लेकिन कई सामान्य सुविधाएँ हटा दी जाती हैं। इनमें वर्तनी जाँच, चित्र जोड़ना और आपके द्वारा इंस्टॉल किए गए किसी भी ऐड-ऑन तक पहुँच शामिल है। यह मोबाइल पर किसी समस्या से कम नहीं है, जहां ऐप्स पहले से ही सुविधाओं में हल्के हैं।

ऑफलाइन काम करना एक समझौता है

Google डॉक्स को ऑफ़लाइन लेने से आपको MS Office, या किसी अन्य पारंपरिक डेस्कटॉप ऑफिस सुइट के लिए पूर्ण-प्रतिस्थापन नहीं मिलता है। जब भी आपके पास इंटरनेट कनेक्शन उपलब्ध होगा, तो आप ऑनलाइन सेवा का उपयोग करके सेवा से सर्वश्रेष्ठ प्राप्त करेंगे।

लेकिन जब तक आप सीमाओं के साथ-साथ कुछ संभावित नुकसानों से अवगत हैं, तब तक कार्यक्षमता अविश्वसनीय रूप से उपयोगी है। यह आपको इस ज्ञान में सुरक्षित है कि आपका डेटा सुरक्षित है, और आपके कनेक्शन के फिर से शुरू होने के बाद निर्बाध रूप से समन्वयित हो जाएगा। सुविधा को चालू करने के लिए कोई प्रदर्शन हिट नहीं होने के कारण, हम अनुशंसा करते हैं कि इसे अभी सक्रिय करें, भले ही आपको नहीं लगता कि आपको इसकी इतनी बार आवश्यकता होगी।

और याद रखें, Google डॉक्स की तरह, और भी कई उत्कृष्ट उत्पादकता ऐप्स हैं जो ऑफ़लाइन काम करते हैं।