पीसी और मोबाइल पर गूगल डॉक्स या ड्राइव को ऑफ़लाइन कैसे उपयोग करें

यदि क्लाउड-आधारित सेवाओं और ऐप्स का एक नकारात्मक पहलू है, तो वह यह है कि आपको उनका उपयोग करने के लिए हमेशा ऑनलाइन रहने की आवश्यकता होती है। यदि आपका इंटरनेट बंद हो जाता है, या यदि आप यात्रा कर रहे हैं, तो आपका काम रुक जाता है।

सौभाग्य से, गूगल डॉक्स, जिसे अब गूगल ड्राइव के रूप में बेहतर जाना जाता है, ने इसे कवर किया है। आप सेवा को ऑफ़लाइन ले जा सकते हैं, और इंटरनेट कनेक्शन के बिना भी अपनी फ़ाइलों तक पहुंच और संपादन कर सकते हैं।

सबसे अच्छी बात, आप इसे वस्तुतः किसी भी प्लेटफॉर्म या डिवाइस पर कर सकते हैं। इस गाइड में, हम देखेंगे कि इसे कैसे सेट अप करें और हर जगह काम करें जहां आप गूगल ड्राइव का उपयोग करते हैं।

ब्राउज़र में डेस्कटॉप पर

डेस्कटॉप पर गूगल ड्राइव को ऑफ़लाइन एक्सेस करने के लिए आपको क्रोम ब्राउज़र की आवश्यकता होती है। यह विंडोज़, मैक, और लिनक्स के लिए उपलब्ध है, और प्रत्येक प्लेटफॉर्म पर उसी तरह काम करता है। असमर्थित ब्राउज़रों पर, ऑफ़लाइन एक्सेस सक्रिय करने की सेटिंग्स गायब हैं।

शुरू करने के लिए, आपको क्रोम में ड्राइव क्रोम वेब ऐप इंस्टॉल करना होगा। यह क्रोम के साथ एक डिफ़ॉल्ट विकल्प के रूप में आता है, लेकिन यदि आपको इसकी आवश्यकता है, तो जारी रखने से पहले आपको इसे इंस्टॉल करने के लिए कहा जाएगा।

गूगल ड्राइव में ऑफ़लाइन मोड सक्रिय करें

गूगल ड्राइव पर अपने खाते में लॉग इन करें, drive.google.com। स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने की ओर Settings आइकन (कॉग) पर क्लिक करें और Settings चुनें।

खुलने वाली विंडो में, Offline लेबल वाले अनुभाग में Sync Google Docs… विकल्प को चेक करें। आपकी फ़ाइलें आपके कंप्यूटर पर डाउनलोड होना शुरू हो जाएंगी — इनमें डॉक्स, शीट्स, स्लाइड्स, और ड्रॉइंग्स शामिल हैं।

गूगल डॉक्स में ऑफ़लाइन मोड सक्रिय करें

गूगल डॉक्स पर जाएं — docs.google.com — और लॉग इन करें। स्क्रीन के ऊपरी बाएं भाग में हैमबर्गर मेनू आइकन पर क्लिक करें और Settings चुनें।

Offline sync के तहत Turn on पर क्लिक करें। एक नया टैब खुलेगा जिसमें क्रोम वेब ऐप इंस्टॉल करने के निर्देश होंगे यदि आवश्यक हो, फिर ऑफ़लाइन एक्सेस सक्षम करने की पुष्टि करने के लिए।

फ़ाइलें संपादित करना

आपकी फ़ाइलों को डाउनलोड होने में कुछ मिनट लगते हैं, और डॉक्स ऐप्स की कैश्ड कॉपी भी। इंटरनेट से बहुत जल्दी डिस्कनेक्ट न करें, या आप उन्हें एक्सेस नहीं कर पाएंगे। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी आवश्यक विशिष्ट फ़ाइल ऑफ़लाइन उपलब्ध है, बस इसे खोलें और फिर इसे फिर से बंद करें।

जब आप ऑफ़लाइन हों, तो अपने ब्राउज़र में गूगल ड्राइव या गूगल डॉक्स को उसी URL पर जाकर खोलें जिसका उपयोग आप ऑनलाइन मोड में करते हैं। आपकी सभी फ़ाइलें हमेशा की तरह सूचीबद्ध होंगी, लेकिन जो ऑफ़लाइन उपलब्ध नहीं हैं वे ग्रे आउट होंगी।

खोलने के लिए डबल-क्लिक करें। आपको फ़ाइलनाम के साथ एक ग्रे "Offline" आइकन प्रदर्शित दिखाई देगा।

आपके परिवर्तन आपके द्वारा दस्तावेज़ संपादित करते ही स्वचालित रूप से सहेजे जाते हैं। जब आप वापस ऑनलाइन जाते हैं तो वे आपके खाते में वापस सिंक हो जाएंगे। कोई भी फ़ाइल जिसे स्थानीय रूप से संपादित किया गया है लेकिन अभी तक सिंक नहीं किया गया है, आपकी डॉक्स सूची में बोल्ड टाइप में प्रदर्शित होगी।

आप ऑफ़लाइन काम करते समय नए दस्तावेज़ भी बना सकते हैं। ये अगली बार जब आप ऑनलाइन होंगे तो आपके खाते में अपलोड हो जाएंगे।

ड्राइव ऐप का उपयोग करके डेस्कटॉप पर

गूगल डॉक्स को ऑफ़लाइन उपयोग करने का एक और तरीका समर्पित गूगल ड्राइव ऐप के माध्यम से आता है। यह विंडोज़ और मैक के लिए डेस्कटॉप डिवाइस के लिए उपलब्ध है, साथ ही मोबाइल पर एंड्रॉइड और iOS के लिए भी।

डिफ़ॉल्ट रूप से, डेस्कटॉप के लिए ड्राइव ऐप आपके ड्राइव खाते की पूरी सामग्री को आपके कंप्यूटर पर डाउनलोड करता है। यह ड्रॉपबॉक्स जैसे डेस्कटॉप क्लाउड क्लाइंट्स के समान काम करता है। केवल विशिष्ट फ़ोल्डर्स डाउनलोड करने के लिए ऐप के भीतर Preferences > Sync options पर जाएं।

इंस्टॉल होने पर, आप विंडोज़ पर एक्सप्लोरर विंडो के माध्यम से, या मैक पर फाइंडर के माध्यम से अपनी सभी ड्राइव फ़ाइलों तक पहुंच सकते हैं - न केवल दस्तावेज़।

आप ड्राइव ऐप के माध्यम से डाउनलोड की गई किसी भी फ़ाइल को संपादित कर सकते हैं। गूगल डॉक्स फ़ाइलें, .gdoc, .gsheet आदि प्रारूपों में सहेजी गई, क्रोम में संपादित होती हैं।

आपको फ़ाइल खोलने के लिए डबल-क्लिक करना होगा, इसलिए आपके पास क्रोम को अपने डिफ़ॉल्ट ब्राउज़र के रूप में सेट होना चाहिए: यदि यह किसी अन्य ब्राउज़र में खुलता है तो फ़ाइल एक्सेसिबल नहीं होगी। आपको ड्राइव वेब ऐप के भीतर ऑफ़लाइन सुविधा को सक्रिय करना होगा, जैसा कि हमने ऊपर बताया।

अन्य फ़ाइलें आपकी पसंद के स्थानीय ऐप में खुलती हैं - एक्सेल स्प्रेडशीट्स ऑफिस में, इमेजेस फोटोशॉप में, आदि।

इन्हें संपादित करें और अपने परिवर्तनों को सामान्य रूप से सहेजें। जब आप अगली बार इंटरनेट से कनेक्ट होंगे तो वे आपके क्लाउड खाते में सिंक हो जाएंगे।

ड्राइव ऐप शायद सबसे सुविधाजनक विकल्प है यदि आप मुख्य रूप से एक ही कंप्यूटर पर सेवा का उपयोग करते हैं। यह कई गीगाबाइट डेटा को स्थानीय रूप से संग्रहीत करने की असुविधा के साथ आता है, इसलिए यह कई मशीनों पर रखने के लिए आदर्श नहीं है।

क्रोमबुक पर

लोकप्रिय धारणा के विपरीत, क्रोमबुक विभिन्न कार्यों के लिए ऑफ़लाइन काम करते हैं। इसमें डॉक्स को ऑफ़लाइन उपयोग करना शामिल है।

इसे सेट अप करने की प्रक्रिया विंडोज़, मैक, या लिनक्स पर क्रोम का उपयोग करने के समान ही है। ड्राइव या डॉक्स ऐप्स खोलें ताकि संबंधित साइट क्रोम ब्राउज़र में लोड हो, फिर ऑफ़लाइन सुविधा को उसी तरह सक्रिय करें जैसे आप उन अन्य प्लेटफॉर्म पर करेंगे।

गूगल ऐप्स एट वर्क में

गूगल डॉक्स तक ऑफ़लाइन पहुंच को व्यवसायों के लिए गूगल ऐप्स में भी सक्षम किया जा सकता है। यह सुविधा व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध नहीं है, हालांकि, और एक व्यवस्थापक को सक्रिय करने की आवश्यकता है। हमेशा की तरह, उपयोगकर्ताओं को क्रोम का उपयोग करने की आवश्यकता है।

गूगल एडमिन कंसोल में लॉग इन करें और Apps > Google Apps > Drive > Data Access पर जाएं। Allow users to enable offline docs लेबल वाले बॉक्स को चेक करें इसके बाद Save।

ये सेटिंग्स पूरे संगठन पर लागू होती हैं। गूगल ऐप्स अनलिमिटेड या गूगल ऐप्स फॉर एजुकेशन खातों के लिए, आप सुरक्षा उद्देश्यों के लिए ऑफ़लाइन पहुंच को व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं या समूहों तक सीमित कर सकते हैं।

मोबाइल पर

iOS और एंड्रॉइड के लिए गूगल ऐप्स स्मार्टफोन और टैबलेट उपयोगकर्ताओं के लिए ऑफ़लाइन समर्थन प्रदान करते हैं। विंडोज़ टैबलेट पर आपको ऊपर बताए गए क्रोम के लिए डेस्कटॉप विधियों का उपयोग करना चाहिए; विंडोज़ फोन के लिए कोई समर्थन नहीं है। थर्ड-पार्टी ऐप GDocs विंडोज़ फोन पर ऑफ़लाइन देखने की सुविधा देता है, लेकिन संपादन नहीं।

iOS और एंड्रॉइड पर डॉक्स ऑफ़लाइन उपयोग करें

आईफोन और आईपैड के लिए ऐप्स, साथ ही एंड्रॉइड डिवाइस, उसी तरह काम करते हैं। उनमें एक सर्वव्यापी "ऑफ़लाइन" सेटिंग नहीं होती, बल्कि आपको अपनी सामग्री को फ़ाइल-दर-फ़ाइल आधार पर ऑफ़लाइन उपलब्ध कराने की आवश्यकता होती है।

इसे प्राप्त करने के तीन अलग-अलग तरीके हैं। ऐप की मुख्य स्क्रीन से बस अपने चुनी हुई फ़ाइल के नीचे "तीन बिंदु" मेनू बटन पर टैप करें और Keep offline चुनें।

वैकल्पिक रूप से, जब फ़ाइल खुली हो तो आप मेनू से Keep offline चुन सकते हैं। या Details चुनें और वहां से वही विकल्प चुनें। सभी मामलों में, ऑफ़लाइन संस्करण को अपने डिवाइस से हटाने के लिए विकल्प को अचयनित करें।

एक बार जब आप इसे चुन लेते हैं, तो फ़ाइल डाउनलोड हो जाएगी। जब प्रक्रिया पूरी हो जाएगी तो एक अधिसूचना आपको अलर्ट करेगी।

स्क्रीन के बाएं किनारे से स्वाइप करें और केवल उन फ़ाइलों को प्रदर्शित करने के लिए विकल्पों से Offline चुनें जो ऑफ़लाइन उपलब्ध हैं।

आपके द्वारा किए गए कोई भी संपादन स्वचालित रूप से सहेजे जाते हैं, और जब आपका डिवाइस अगली बार इंटरनेट से कनेक्ट होता है तो वे परिवर्तन आपके खाते में सिंक हो जाते हैं।

ऑफ़लाइन काम करते समय समस्याओं से बचें

कुछ मुद्दे हैं जिनके बारे में आपको गूगल डॉक्स के साथ ऑफ़लाइन काम करते समय पता होना चाहिए।

• सिंक मुद्दे。 गूगल ड्राइव के दो मुख्य लाभ यह हैं कि आप अपनी फ़ाइलों को किसी भी डिवाइस पर एक्सेस कर सकते हैं, और अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ दस्तावेज़ों पर सहयोग करना आसान है। याद रखें कि जब आप किसी दस्तावेज़ को ऑफ़लाइन संपादित करते हैं, तो परिवर्तन तुरंत किसी अन्य ब्राउज़र में, या किसी अन्य उपयोगकर्ता के लिए उपलब्ध नहीं होंगे। यदि आप अपने ऑफ़लाइन संपादनों को सिंक करते हैं जब दस्तावेज़ को कहीं और संपादित किया गया है, तो फ़ाइल के दो संस्करण मर्ज हो जाएंगे। भ्रम से बचने के लिए, आपको किसी भी सहयोगी को बताना चाहिए जब आप किसी फ़ाइल को ऑफ़लाइन लेते हैं, ताकि वे जान सकें कि स्वयं इस पर काम न करें।
• ऑफ़लाइन स्प्रेडशीट संगतता。 दिसंबर 2013 से पहले गूगल शीट्स में बनाई गई स्प्रेडशीट्स को संपादित नहीं किया जा सकता, और केवल रीड-ओनली मोड में एक्सेस किया जा सकता है। यदि आपको पुरानी स्प्रेडशीट संपादित करने की आवश्यकता है तो सामग्री को एक नए दस्तावेज़ में कॉपी और पेस्ट करें।
• सीमित कार्यक्षमता। जब आप डेस्कटॉप पर गूगल डॉक्स को ऑफ़लाइन लेते हैं, तो यह थोड़ा अधिक एक बुनियादी टेक्स्ट एडिटर बन जाता है। आपको बुनियादी फॉर्मेटिंग विकल्प मिलते हैं, लेकिन कई सामान्य सुविधाएं हटा दी जाती हैं। इनमें स्पेल चेकिंग, इमेज जोड़ना, और आपके द्वारा इंस्टॉल किए गए किसी भी ऐड-ऑन तक पहुंच शामिल है। यह मोबाइल पर कम समस्या है, जहां ऐप्स पहले से ही सुविधाओं में हल्के हैं।

ऑफ़लाइन काम करना एक समझौता है

गूगल डॉक्स को ऑफ़लाइन लेना आपको MS ऑफिस, या किसी अन्य पारंपरिक डेस्कटॉप ऑफिस सुइट के लिए पूर्ण विकल्प नहीं देता। आप सेवा से सर्वश्रेष्ठ प्राप्त करेंगे जब भी आपके पास इंटरनेट कनेक्शन उपलब्ध हो तो इसका ऑनलाइन उपयोग करके।

लेकिन जब तक आप सीमाओं के साथ-साथ कुछ संभावित नुकसानों से अवगत हैं, कार्यक्षमता अविश्वसनीय रूप से उपयोगी है। यह आपको जहां भी हों काम करते रहने में सक्षम बनाता है, इस ज्ञान में सुरक्षित कि आपका डेटा सुरक्षित है, और एक बार आपका कनेक्शन फिर से शुरू होने पर निर्बाध रूप से सिंक हो जाएगा। इस सुविधा के चालू होने से किसी प्रदर्शन हानि के बिना, हम इसे अभी सक्रिय करने की सलाह देंगे, भले ही आपको नहीं लगता कि आपको इसकी अक्सर आवश्यकता होगी।

और याद रखें, गूगल डॉक्स की तरह, कई और उत्कृष्ट उत्पादकता ऐप्स हैं जो ऑफ़लाइन काम करते हैं।