एक्सेल और गूगल शीट्स के लिए आवश्यक वीलुकअप गाइड

एक्सेल या गूगल शीट्स का काफी देर तक इस्तेमाल करें, और आप VLOOKUP शब्द के साथ आने के लिए बाध्य हैं। यह वास्तव में क्या है और यह क्या करता है? इस गाइड में, हम चर्चा करते हैं कि VLOOKUP क्या करता है, आप अपने काम को आसान बनाने के लिए इसका उपयोग कैसे कर सकते हैं, और आपको एक्सेल और Google शीट दोनों में इसका सर्वोत्तम उपयोग करने के निर्देश प्रदान करते हैं।

हम VLOOKUP के आस-पास के विभिन्न प्रश्नों और कमांड का उपयोग करने का प्रयास करते समय आपके सामने आने वाली सामान्य समस्याओं से भी निपटते हैं।

VLOOKUP क्या है?

VLOOKUP - "वर्टिकल लुकअप" के लिए संक्षिप्त - एक ऐसा फ़ंक्शन है जो Microsoft Excel में उत्पन्न हुआ है जो आपको एक कॉलम में एक विशेष मान की खोज करने की अनुमति देता है, फिर उस जानकारी का उपयोग उसी पंक्ति के साथ एक अलग मान को खींचने के लिए करता है।

उदाहरण के लिए:आपके पास "नाम," "संख्या," और "पता" लेबल वाले तीन कॉलम हो सकते हैं और ये कॉलम जानकारी से भरे जा सकते हैं। VLOOKUP का उपयोग करते हुए, आप "नाम" कॉलम में किसी विशेष नाम की खोज करने में सक्षम होंगे, फिर उस जानकारी का उपयोग संबंधित नंबर या पते को प्रदर्शित करने के लिए करें जो उस नाम के समान पंक्ति में पाया जा सकता है। हालांकि, ध्यान रखें कि VLOOKUP केस संवेदी नहीं है।

हालांकि यह विशेष रूप से उपयोगी नहीं लग सकता है जब डेटा के एक छोटे से पूल में उपयोग किया जाता है जैसा कि उपरोक्त उदाहरण में है, यह बहुत काम आता है जब आपके पास अपनी शीट पर बड़ी मात्रा में जानकारी होती है और आप अन्य क्षेत्रों में कुछ मूल्यों का उपयोग करना चाहते हैं।

आप एक शीट में जानकारी की एक मास्टर सूची बना सकते हैं, फिर मास्टर सूची से डेटा खींचने के लिए बस अगली शीट में VLOOKUP का उपयोग करें। इस तरह, आपको केवल एक शीट को अपडेट करने की जरूरत है, और मान अपने आप बाकी सभी पर आ जाएंगे।

चीजों को सरलता से रखने के लिए, एक VLOOKUP स्ट्रिंग इस प्रकार है:

=VLOOKUP(
    the value you want to lookup,
    the range of cells you want to look for it in,
    the column number of the value you want to display,
    whether you want an exact or approximate match
)

एक्सेल और Google शीट्स में VLOOKUP का उपयोग कैसे करें

पहली नज़र में, VLOOKUP स्ट्रिंग कठिन लग सकती है, लेकिन वास्तव में यह दिखने में बहुत आसान है, क्योंकि ये गहन निर्देश दिखाई देंगे।

आपको आकर्षित करने के लिए जानकारी की एक तालिका की आवश्यकता होगी। हम पहले दिए गए उदाहरण के समान विचार का उपयोग कर रहे हैं और तीन कॉलम के तहत जानकारी जोड़ रहे हैं:नाम, पता और फोन नंबर।

हम एक निश्चित क्षेत्र में किसी भी नाम के संबंधित फोन नंबर को खींचना चाहते हैं। इस मामले में, हम "आइरिस वाटसन" के लिए फ़ोन नंबर खींचना चाहते हैं।

रिक्त सेल पर डबल-क्लिक करके और =VLOOKUP( टाइप करके स्ट्रिंग प्रारंभ करें . आप देखेंगे कि आवश्यक पहला मान "lookup_value" है। वह जानकारी है जिसका उपयोग आप फ़ोन नंबर खोजने के लिए करेंगे।

चूंकि हमने अपने VLOOKUP से पहले के सेल में "आइरिस वाटसन" नाम पहले ही जोड़ लिया है, इसलिए आप लुकअप_वैल्यू के रूप में उस सेल का उपयोग करेंगे। आपकी स्ट्रिंग वर्तमान में कुछ इस तरह दिखनी चाहिए:=VLOOKUP(e12,

अगला है table_array. यह जानकारी की संपूर्ण तालिका है जिससे आप डेटा निकाल रहे हैं। बस उस संपूर्ण तालिका को हाइलाइट करें जहां आपका डेटा स्थित है। इस स्तर पर, आपकी स्ट्रिंग इस तरह दिखनी चाहिए:=VLOOKUP(e12,A1:C5,

आपके स्ट्रिंग में तीसरा मान "col_index_number" या कॉलम इंडेक्स नंबर है। यह उस कॉलम की संख्या है जिससे आप जानकारी निकालने का प्रयास कर रहे हैं। हमारे द्वारा चयनित तालिका सरणी में, "नाम" को 1 माना जाएगा, "पता" 2 है, और "फ़ोन नंबर" 3 है। चूंकि हम किसी फ़ोन नंबर को VLOOKUP करने का प्रयास कर रहे हैं, हमारी स्ट्रिंग इस तरह दिखती है:=VLOOKUP(e12,A1:C5,3,

आखिरकार, स्ट्रिंग का अंतिम भाग यह है कि आप सटीक मिलान चाहते हैं या नहीं या आप जिस मान के साथ खोज रहे हैं उसके लिए अनुमानित मिलान। आपको अनुमानित के लिए TRUE और सटीक के लिए FALSE टाइप करना होगा। हमारे मामले में, हम बाद वाले के साथ गए। हमारी अंतिम स्ट्रिंग है =VLOOKUP(E12,A1:C5,3,FALSE)

जैसा कि आप देख सकते हैं, हमारे VLOOKUP ने सफलतापूर्वक "आइरिस वाटसन" के लिए संबंधित फ़ोन नंबर निकाला है।

नोट :यह मार्गदर्शिका VLOOKUP करने के लिए Microsoft Excel का उपयोग करती है, लेकिन आप Google पत्रक के साथ उसी विधि का उपयोग कर सकते हैं।

एकाधिक मानदंडों का उपयोग करके डेटा कैसे फ़िल्टर करें

VLOOKUP को केवल एक मान खींचने के लिए डिज़ाइन किया गया था, और सूचना के कई स्रोतों को देखने के लिए अन्य कार्य भी हैं - इसका मतलब यह नहीं है कि आप कई मानदंडों को खोजने के लिए VLOOKUP का उपयोग नहीं कर सकते हैं। एक सहायक कॉलम का उपयोग करके, आप विशिष्ट पहचानकर्ता बना सकते हैं जो कई कोशिकाओं से जानकारी संग्रहीत करते हैं, फिर इसके बजाय इन विशिष्ट पहचानकर्ताओं को देखने के लिए VLOOKUP में बदलाव करें।

यह उन मामलों में उपयोगी है जहां आपके पास समान मान वाले एकाधिक कक्ष हैं। मान लीजिए, उदाहरण के लिए, हमारी तालिका में "आइरिस वाटसन" नाम के कई सेल हैं। सामान्य परिस्थितियों में, VLOOKUP केवल पहले "आइरिस वाटसन" को ही सूची में पाता है, लेकिन आप एक अलग की तलाश में हो सकते हैं।

एक सहायक कॉलम के उपयोग के माध्यम से, आपके पास एक विशिष्ट पहचानकर्ता होगा जो VLOOKUP को आपकी शीट में विभिन्न "आइरिस वॉटसन" के बीच अंतर करने में मदद कर सकता है।

इस उदाहरण के लिए, हम फ़ोन नंबर के बजाय पता प्रदर्शित करने के लिए VLOOKUP का उपयोग कर रहे हैं। हमने शीट में एक अलग पते और फोन नंबर के साथ एक दूसरा "आइरिस वाटसन" भी जोड़ा।

पहली चीज जो हमने की वह एक सहायक कॉलम बनाना था जो एक विशिष्ट पहचानकर्ता बनाने के लिए "नाम" और "फोन नंबर" कोशिकाओं को जोड़ती है। हमने CONCATENATE फ़ंक्शन का उपयोग किया, जो बस विभिन्न कोशिकाओं से स्ट्रिंग्स को जोड़ता है। आपकी स्ट्रिंग कुछ इस तरह दिखनी चाहिए:=CONCATENATE(B2," | ",D2) हमने पाइप जोड़ा "|" नाम और फोन नंबर के बीच प्रतीक और कुछ रिक्त स्थान को समझना आसान बनाने के लिए। यदि आप इस फ़ंक्शन के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो CONCATENATE का उपयोग करने के तरीके पर हमारा लेख देखें।

एक बार जब आप सफलतापूर्वक जुड़ जाते हैं, तो हाइलाइट किए गए सेल के निचले-दाएं कोने पर क्लिक करें और इसे हेल्पर कॉलम में अन्य सेल तक नीचे खींचें। यह उन पर भी वही संयोजन लागू करेगा।

VLOOKUP के लिए आपको दो फ़ील्ड की आवश्यकता होगी। हमने "नाम" और "नंबर" लुकअप फ़ील्ड के साथ-साथ एक "पता" फ़ील्ड जोड़ा है जो VLOOKUP परिणाम प्रदर्शित करेगा।

हम क्या करना चाहते हैं कि VLOOKUP "नाम" और "नंबर" खोज फ़ील्ड में प्रदान की गई जानकारी को इस तरह से संयोजित करें कि वे उसी प्रारूप में फिट हो जाएं जिसका उपयोग हम अपने सहायक कॉलम में कर रहे हैं। इस तरह, VLOOKUP सहायक कॉलम में विशिष्ट पहचानकर्ता को खोजने और संबंधित पते को खींचने में सक्षम होगा।

शुरुआत में हमारी स्ट्रिंग इस तरह दिखती थी:=VLOOKUP(F9&" | "&F10,

F9 और F10 क्रमशः हमारे "नाम" और "पता" खोज क्षेत्र हैं, और प्रतीक एक संयोजन की तरह काम करता है जिसमें यह दोनों क्षेत्रों को एक साथ जोड़ता है। "| “स्ट्रिंग का हिस्सा वही डिवाइडर है जिसका इस्तेमाल हमने अपने हेल्पर कॉलम में कॉन्सटेनेशन में किया था।

अब आपको केवल बाकी VLOOKUP फॉर्मूले का पालन करने की जरूरत है। आपको टेबल ऐरे का चयन करना होगा, कॉलम इंडेक्स नंबर इनपुट करना होगा और इसे सटीक मिलान पर सेट करना होगा। यह हमारी अंतिम स्ट्रिंग थी:=VLOOKUP(F9&" | "&F10,A1:D6,3,FALSE)

आप देखेंगे कि खोज फ़ील्ड में केवल एक नाम या पता दर्ज करना पर्याप्त नहीं है। सफल लुकअप के लिए दोनों को भरना होगा। नीचे आप दो अलग-अलग VLOOKUP परिणाम देख सकते हैं क्योंकि हमारे पास दो अलग-अलग "आइरिस वॉटसन" हैं। दूसरी खोज फ़ील्ड में आप कौन सा फ़ोन नंबर दर्ज करते हैं, इसके आधार पर आपको एक अलग परिणाम मिलेगा।

क्या VLOOKUP INDEX-MATCH से बेहतर है?

Microsoft Excel के शुरुआती दिनों से इस सवाल पर भारी बहस हुई है। इस प्रश्न का उत्तर देने से पहले, यह महत्वपूर्ण है कि हम समझें कि INDEX-MATCH भी क्या है। INDEX और MATCH दो अलग-अलग कार्य हैं जिन्हें अक्सर VLOOKUP की तुलना में अधिक बहुमुखी लुकअप सिस्टम बनाने के लिए संयोजित किया जाता है।

MATCH फ़ंक्शन का उपयोग तब किया जाता है जब आप कक्षों की श्रेणी के भीतर किसी निश्चित मान की स्थिति संख्या ज्ञात करना चाहते हैं। दूसरी ओर, INDEX, तालिका सरणी या कक्षों की श्रेणी से मान प्रदर्शित करने के लिए दो संभावित स्वरूपों का उपयोग करता है। दोनों को मिलाकर, कोई व्यक्ति प्रदान की गई जानकारी की स्थिति संख्या निर्धारित करने के लिए MATCH फ़ंक्शन का उपयोग कर सकता है, फिर INDEX उन स्थिति संख्याओं का उपयोग मान वापस करने के लिए कर सकता है।

फ़ंक्शन का उपयोग कौन कर रहा है, दोनों में से कौन बेहतर है। इसे सेट अप और उपयोग करना कितना आसान है, इसे देखते हुए VLOOKUP newbies और मिड-टियर एक्सेल या Google शीट उपयोगकर्ताओं के लिए बहुत अधिक अनुकूल है। हालांकि, INDEX-MATCH कहीं अधिक लचीला है और इसका उपयोग विभिन्न प्रकार की स्थितियों में किया जा सकता है।

दिन के अंत में, कई और लोग जानते हैं कि INDEX-MATCH की तुलना में VLOOKUP का उपयोग कैसे किया जाता है, इसलिए यदि शीट को कई गैर-उन्नत उपयोगकर्ताओं द्वारा एक्सेस किया जाएगा तो पूर्व शायद बेहतर पिक है। लेकिन अगर शीट विशेषज्ञों के लिए है, तो INDEX-MATCH शायद जाने का रास्ता है।

वीलुकअप का उपयोग करते समय क्या करें और क्या न करें

जब आप VLOOKUP फ़ंक्शन में नए हों तो कुछ गलतियाँ करने में कोई शर्म नहीं है। अधिकांश एक्सेल दिग्गज अपने जीवन में किसी न किसी मोड़ पर रहे हैं। VLOOKUP आज़माते समय ध्यान रखने योग्य कुछ बातें यहाँ दी गई हैं।

<एच3>1. करें सुनिश्चित करें कि लुकअप_वैल्यू आपकी तालिका का पहला कॉलम है।

VLOOKUP इस धारणा के तहत कार्य करता है कि आपका लुकअप_वैल्यू आपकी तालिका सरणी के पहले कॉलम में है। यह केवल जानकारी प्रदर्शित करने में सक्षम है यदि वह मान उसी पंक्ति से एक सफल सेल में है। अपना लुकअप_वैल्यू शुरुआत के अलावा कहीं भी रखें, और फ़ंक्शन विफल हो जाएगा।

<एच3>2. सटीक मिलान के लिए FALSE का उपयोग करना न भूलें।

आपके VLOOKUP स्ट्रिंग का अंतिम भाग आपको यह निर्धारित करने देता है कि सटीक मिलान के लिए मान FALSE है या आंशिक मिलान के लिए TRUE है। कई उपयोगकर्ता गलती से TRUE का उपयोग कर लेते हैं, जिससे गलत परिणाम हो सकते हैं, या वे कोई मान सेट करना बिल्कुल भी भूल जाते हैं।

<एच3>3. कॉलम इंडेक्स नंबर की दोबारा जांच करें।

VLOOKUP क्या प्रदर्शित करता है, यह काफी हद तक आपके द्वारा स्ट्रिंग टाइप करते समय सही "col_index_num" सेट करने पर निर्भर करता है। “col_index_num” या स्तंभ अनुक्रमणिका संख्या आपकी तालिका सरणी में प्रत्येक स्तंभ के लिए निर्धारित संख्यात्मक मान है। पहले कॉलम का मान 1, दूसरे 2, और इसी तरह माना जाता है। अपनी स्ट्रिंग में गलत "col_index_num" मान डालें, और फ़ंक्शन पूरी तरह से अलग परिणाम दिखाएगा।

<एच3>4. सूत्र को अन्य कक्षों में कॉपी करते समय F4 का उपयोग करें।

VLOOKUP के बारे में सबसे उपयोगी चीजों में से एक यह है कि आप सूत्र को विभिन्न कक्षों में कॉपी करने के लिए नीचे खींच सकते हैं। समस्या यह है कि, फ़ंक्शन स्ट्रिंग में निर्दिष्ट मान नीचे की ओर भी शिफ्ट हो जाएंगे, पूरे सूत्र को बर्बाद कर देंगे। इसे रोकने के लिए, अपने सूत्र में मानों पर अपना कर्सर रखें और F4 दबाएं चाबी। यह उन्हें निरपेक्ष मानों में बदल देता है जो फ़ॉर्मूला की प्रतिलिपि बनाने पर शिफ्ट नहीं होंगे।

सामान्य VLOOKUP त्रुटियां और उन्हें कैसे ठीक करें

VLOOKUP का उपयोग करते समय आपके सामने सबसे आम त्रुटि "#NA" त्रुटि है, हालांकि यह ध्यान देने योग्य है कि इस त्रुटि के प्रकट होने के कई कारण हैं।

<एच3>1. आपका लुकअप_वैल्यू आपके टेबल एरे के पहले कॉलम में नहीं है।

VLOOKUP की सबसे बड़ी सीमाओं में से एक यह है कि यह केवल आपकी तालिका सरणी के पहले कॉलम में मानों की खोज कर सकता है। यदि आपका लुकअप_वैल्यू नहीं है, तो इसका परिणाम #NA त्रुटि होगी। इसका समाधान करने के लिए, आप या तो किसी भिन्न कॉलम को संदर्भित करने के लिए अपने सूत्र में बदलाव कर सकते हैं या अपने कॉलम को स्थानांतरित कर सकते हैं ताकि लुकअप_वैल्यू सही जगह पर हो।

<एच3>2. VLOOKUP को सटीक मिलान नहीं मिल रहा है।

आपके VLOOKUP सूत्र में अंतिम मान आपका रेंज_लुकअप तर्क है जिसे आप या तो अनुमानित मिलान के लिए TRUE पर सेट करते हैं या किसी सटीक मिलान के लिए FALSE पर सेट करते हैं। यदि आपके पास यह तर्क FALSE पर सेट है, और VLOOKUP सटीक मिलान खोजने में असमर्थ है, तो आप #NA त्रुटि के साथ समाप्त होंगे।

यदि आप पूरी तरह से निश्चित हैं कि आपके लुकअप_वैल्यू में एक मैच होना चाहिए, तो आप यह सुनिश्चित करने के लिए अपने टेबल एरे में जानकारी को दोबारा जांचना चाहेंगे कि सब कुछ ठीक से स्वरूपित है और इसमें अवांछित स्थान नहीं हैं। गैर-मुद्रण वर्ण भी VLOOKUP को वस्तुओं को ठीक से खोजने से रोक सकते हैं।

<एच3>3. अत्यधिक बड़े फ़्लोटिंग पॉइंट नंबर

अनिवार्य रूप से, फ़्लोटिंग पॉइंट नंबर वे संख्याएँ होती हैं जिनमें दशमलव बिंदु होते हैं। VLOOKUP के साथ, यदि आपके पास एक ऐसा आंकड़ा है जिसमें दशमलव बिंदु के बाद बहुत अधिक संख्याएँ हैं, तो आप एक #NA त्रुटि के साथ समाप्त होंगे। इसे ठीक करना बहुत आसान है:अपनी संख्या को अधिकतम पाँच दशमलव स्थानों तक गोल करें, और यह काम करना चाहिए। आप ROUND . का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं समारोह।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

<एच3>1. क्या होता है जब आप range_lookup तर्क को खाली छोड़ देते हैं?

VLOOKUP स्ट्रिंग में चौथा तर्क - जिसे या तो "TRUE" या "FALSE" पर सेट किया जाना चाहिए - को वैकल्पिक माना जाता है। इसे "TRUE" पर सेट करने का अर्थ है कि आपका VLOOKUP एक अनुमानित मिलान की खोज करेगा, जबकि "FALSE" के लिए मान का सटीक होना आवश्यक है। बात यह है कि, यदि आप इस तर्क को खाली छोड़ देते हैं, तो VLOOKUP इसे "TRUE" पर डिफॉल्ट कर देता है, जो आपके वांछित परिणामों के साथ खिलवाड़ कर सकता है।

<एच3>2. VLOOKUP का उपयोग करने के विकल्प क्या हैं?

VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करने का सबसे अच्छा विकल्प INDEX-MATCH कॉम्बो होगा। हालांकि, ध्यान रखें कि कार्यों के इस संयोजन को सीखना थोड़ा अधिक कठिन है क्योंकि आपको दो अलग-अलग कार्यों में महारत हासिल करनी है और यह सुनिश्चित करना है कि वे एक साथ ठीक से काम करें।

<एच3>3. क्या आप कॉलम के बजाय पंक्तियों के आधार पर मान खोज सकते हैं?

हां। आप HLOOKUP . के साथ ऐसा कर सकते हैं या एक्सेल और गूगल शीट्स में "क्षैतिज लुकअप"। यह फ़ंक्शन आपको एक विशिष्ट पंक्ति से एक मान देखने देता है, फिर एक अलग पंक्ति से एक मान प्रदर्शित करता है लेकिन एक ही कॉलम पर।

यदि आप अपनी खोजों को एक पंक्ति या स्तंभ तक सीमित करना चाहते हैं, तो आप लुकअप फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।