यहाँ इस लेख का एक वीडियो अवलोकन है।
विभिन्न कारणों को प्रदर्शित करने के लिए कि एक्सेल फॉर्मूला स्वचालित रूप से या सही ढंग से रीकैलकुलेट क्यों नहीं हो रहे हैं, और समाधान, हम निम्नलिखित डेटासेट का उपयोग करेंगे जिसमें जनवरी, फरवरी और मार्च के लिए बिक्री विवरण है। हमारे डेटासेट में 5 कॉलम हैं: उत्पाद, बिक्री जनवरी, फरवरी और मार्च में, और कुल बिक्री।
हमारे डेटासेट में विभिन्न एक्सेल फॉर्मूला स्वचालित रूप से गणना नहीं कर रहे हैं। आइए समस्याओं को ठीक करें।
नोट्स: इस ट्यूटोरियल में हमने Microsoft Office 365 का उपयोग किया है। कुछ कमांड की स्थिति एक्सेल के विभिन्न संस्करणों में थोड़ी भिन्न हो सकती है।
कारण 1 - अनुचित गणना विकल्प
यदि Calculation Options सुविधा Manual पर सेट है, तो एक्सेल फॉर्मूला स्वचालित रूप से गणना नहीं करेंगे।
समाधान - गणना विकल्प को स्वचालित पर सेट करें
चरण:
- रिबन में Formulas टैब पर क्लिक करें।
- Calculation ग्रुप में Calculation Options के तहत ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
- Automatic चुनें।
- फॉर्मूला अब स्वचालित रूप से अपडेट होते हैं।
यही परिणाम Excel Options डायलॉग बॉक्स का उपयोग करके भी प्राप्त किया जा सकता है।
चरण:
- रिबन में File टैब पर क्लिक करें।
- Options पर क्लिक करें।
- Excel Options डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है।
- Formula टैब पर क्लिक करें।
- Workbook Calculation को Automatic पर सेट करें।
- OK पर क्लिक करें।
और पढ़ें: [Solved]: सेव करने तक एक्सेल फॉर्मूला अपडेट नहीं हो रहे
कारण 2 - सेल मान टेक्स्ट के रूप में फॉर्मेट है
एक्सेल फॉर्मूला के स्वचालित रूप से गणना न करने का एक और आम कारण अनजाने में फॉर्मूला वाले सेल्स को टेक्स्ट के रूप में फॉर्मेट करना है।
समाधान - टेक्स्ट मानों को संख्या फॉर्मेट में बदलें
चरण:
- सेल E6 चुनें और Ctrl + 1 दबाएं। Format Cells डायलॉग बॉक्स पॉप अप होता है।
- Number टैब चुनें।
- Category ड्रॉप-डाउन सूची से Number चुनें।
- Use 1000 Separator(,) विकल्प चेक करें।
- OK पर क्लिक करें।
एक्सेल फॉर्मूला अब स्वचालित रूप से गणना करते हैं।
नोट: Text के बजाय Number या General फॉर्मेट का उपयोग किया जा सकता है।
और पढ़ें: [Fixed!] एक्सेल में फॉर्मूला काम नहीं कर रहा और टेक्स्ट के रूप में दिख रहा है
कारण 3 - एपोस्ट्रोफी की उपस्थिति
हमारे डेटासेट में कई सेल्स में फंसे हुए एपोस्ट्रोफी हैं।
समाधान - एपोस्ट्रोफी हटाना
एपोस्ट्रोफी चिह्न या अग्रणी स्पेस को एक-एक करके हटाना होगा।
चरण:
- वह सेल चुनें जहां एपोस्ट्रोफी चिह्न फंसा हुआ है। यहाँ, हम सेल C8 से शुरू करते हैं। हालांकि चिह्न सेल में नहीं दिख रहा है, डेटा के अलाइनमेंट को देखने से स्पष्ट है कि फॉर्मेट गलत है।
- Formula Bar पर क्लिक करें।
- Delete बटन दबाकर एपोस्ट्रोफी चिह्न को मैन्युअल रूप से हटाएं।
- Enter दबाएं।
- उन सेल्स से अन्य फंसे हुए एपोस्ट्रोफी को हटाने के लिए समान प्रक्रिया का उपयोग करें जहां वे दिखाई देते हैं।
फॉर्मूला अब स्वचालित रूप से गणना करते हैं।
कारण 4 - अग्रणी या अनुगामी स्पेस
हमारे डेटासेट में, कई अग्रणी या अनुगामी स्पेस हैं जो एक्सेल फॉर्मूला को स्वचालित रूप से गणना करने से रोक रहे हैं।
समाधान - अग्रणी या अनुगामी स्पेस हटाना
चरण:
- वह सेल चुनें जहां अग्रणी या अनुगामी स्पेस फंसे हुए हैं।
- Formula Bar पर क्लिक करें।
- Backspace दबाकर अग्रणी या अनुगामी स्पेस को मैन्युअल रूप से हटाएं।
- Enter दबाएं।
- इसी तरह, उन सभी सेल्स से अन्य फंसे हुए अग्रणी या अनुगामी स्पेस को हटाएं जिनमें वे हैं।
कारण 5 - गलत सेल रेफरेंस
फॉर्मूला के अपेक्षा के अनुरूप गणना न करने का एक सामान्य कारण पूर्ण सेल रेफरेंस का गलत उपयोग है।
उदाहरण के लिए:
- एक सेल में =B5 दर्ज करें और इसे AutoFill करके नीचे ले जाएं, इसके परिणामस्वरूप =B6 नीचे कॉपी होगा।
- एक सेल में =$B$5 दर्ज करें और इसे AutoFill करके नीचे ले जाएं, इसके परिणामस्वरूप =$B$5 नीचे कॉपी होगा।
उपरोक्त स्क्रीनशॉट में, पूर्ण रेफरेंस का उपयोग करने वाले फॉर्मूला सेल्स D17 और E17 में गलत आउटपुट का कारण बन रहे हैं।
समाधान - उपयुक्त सेल रेफरेंस का उपयोग करें
दोषी एक्सेल फॉर्मूला से डॉलर सिंबल ($) को बस हटा दें।
चरण:
- सेल C17 चुनें और फॉर्मूला से डॉलर सिंबल ($) हटाएं।
- फॉर्मूला को कॉलम E तक AutoFill करें।
नोट - बाइनरी से दशमलव रूपांतरण
कंप्यूटर संख्याओं को संग्रहीत करने के लिए बाइनरी का उपयोग करते हैं, जो 1 और 0 के संयोजन से बना एक सिस्टम है। हालांकि, हमारी संख्याओं की समझ दशमलव प्रणाली पर आधारित है, जो आधार 10 पर काम करती है। नतीजतन, एक्सेल को संख्याओं को बाइनरी और दशमलव प्रारूपों के बीच परिवर्तित करने की आवश्यकता होती है, जिसके परिणामस्वरूप कभी-कभी अप्रत्याशित असमानताएं होती हैं।
एक्सेल की गणना की अधिकतम सटीकता 15 महत्वपूर्ण अंक है। इसलिए, बाइनरी से दशमलव में रूपांतरण के परिणामस्वरूप, बहुत मामूली राउंडिंग त्रुटियां हो सकती हैं। कुछ तार्किक तर्कों के साथ, यह अप्रत्याशित परिणाम उत्पन्न कर सकता है।
कारण 6 - डबल कोट्स में संलग्न संख्याएँ
डबल कोट्स में संलग्न संख्याएँ टेक्स्ट और संख्यात्मक मानों के बीच भ्रम पैदा करती हैं, जिससे फॉर्मूला स्वचालित रूप से गणना करना बंद कर देते हैं। नीचे दी गई छवि में, SUM फंक्शन इस कारण से गलत आउटपुट लौटाता है।
- त्रुटि IF फंक्शन में डबल कोट्स के कारण हो रही है, जिसके परिणामस्वरूप कुछ संख्याओं को टेक्स्ट माना जा रहा है।
समाधान - फॉर्मूला में उचित आर्गुमेंट्स का उपयोग करें
IF फंक्शन के आर्गुमेंट्स से डबल कोट्स को बस हटाने से सही आउटपुट लौटाया जाता है।
और पढ़ें: [Fixed!] एक्सेल में SUM फॉर्मूला काम नहीं कर रहा
एक्सेल में स्वचालित रूप से गणना न करने वाले फॉर्मूला को ठीक करने के टिप्स
टिप 1 - उचित सेल फॉर्मेटिंग लागू करना
गलत सेल फॉर्मेटिंग चुनना एक्सेल फॉर्मूला के स्वचालित रूप से गणना न करने का एक और संभावित कारण है। उपयुक्त सेल फॉर्मेटिंग चुनने से यह त्रुटि हल हो जाएगी।
चरण:
- रेंज C6:E16 चुनें।
- Home टैब पर क्लिक करें।
- Number ग्रुप से उपयुक्त फॉर्मेट चुनें, जैसे हमारे सेल्स के लिए Currency।
फॉर्मूला अब सही ढंग से गणना करते हैं।
नोट:
जब किसी सेल में 12/10 दर्ज करते हैं, तो हम उस सेल में क्या लौटाना चाहते हैं? क्या हम 12/10 का परिणाम चाहते हैं? या हम 10 दिसंबर का परिणाम चाहते हैं? डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल मानता है कि हम चालू वर्ष का 10 दिसंबर चाहते हैं।
एक्सेल में स्वचालित रूपांतरण का सबसे आम प्रकार तारीखों से संबंधित है। एक्सेल में, तारीखों को संख्याओं के रूप में दर्शाया जाता है, जो 31 दिसंबर, 1899 से दिनों की संख्या दर्शाते हैं। हमारा वर्तमान वर्ष 2023 है। यदि हम 12/10 दर्ज करते हैं, तो एक्सेल सोचता है कि हम 10 दिसंबर प्राप्त करना चाहते हैं, और उस तारीख की संख्या के रूप में 45271 लौटाता है।
टिप 2 - सर्कुलर रेफरेंस विकल्प अनचेक करें
सर्कुलर रेफरेंस विकल्प का सक्रियण कभी-कभी एक्सेल फॉर्मूला के लिए मानों का स्वचालित रूप से मूल्यांकन करने में परेशानी पैदा करता है। इस सुविधा को बंद करने से यह समस्या हल हो जाती है।
चरण:
- Formula टैब पर जाएं।
- Formula Auditing ग्रुप में, Error Checking के तहत ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
- Circular Reference बंद करें।
भटके हुए फॉर्मूला अब सही ढंग से गणना करते हैं।
टिप 3 - Show Formulas कमांड बंद करें
चरण:
- Formula टैब पर क्लिक करें।
- Formula Auditing ग्रुप से, Show Formula विकल्प पर क्लिक करके इसे बंद करें।
भटके हुए फॉर्मूला अब सही ढंग से गणना करते हैं।
एक्सेल में मैनुअल कैलकुलेशन मोड का उपयोग करने के कारण क्या हैं?
- गणना पर नियंत्रण: डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल सेल में बदलाव होने पर सभी फॉर्मूला को स्वचालित रूप से रीकैलकुलेट करता है। मैनुअल कैलकुलेशन मोड आपको इस पर अधिक नियंत्रण देता है कि गणना कब होती है।
- प्रदर्शन सुधार: मैनुअल गणना एक्सेल के प्रदर्शन में सुधार कर सकती है, खासकर बड़े और जटिल स्प्रेडशीट के साथ काम करते समय, जहां हर बदलाव के बाद स्वचालित रीकैलकुलेशन एक्सेल की प्रतिक्रियाशीलता को धीमा कर सकता है। मैनुअल गणना का उपयोग करके, आप स्प्रेडशीट में कई बदलाव कर सकते हैं और फिर एक बार में सभी फॉर्मूला को रीकैलकुलेट कर सकते हैं, प्रोसेसिंग पावर बचा सकते हैं और दक्षता में सुधार कर सकते हैं।
- त्रुटि पहचान और समस्या निवारण: मैनुअल कैलकुलेशन मोड आपको गणना करने से पहले अपने फॉर्मूला की समीक्षा और ऑडिट करने की अनुमति देता है। यह स्प्रेडशीट में त्रुटियों और विसंगतियों की पहचान करने में मदद कर सकता है। मैन्युअल रूप से रीकैलकुलेशन को ट्रिगर करके, आप फॉर्मूला की सटीकता को सत्यापित कर सकते हैं, संभावित त्रुटियों की जांच कर सकते हैं, और उत्पन्न होने वाली किसी भी समस्या को डीबग कर सकते हैं।
- डेटा सत्यापन: कुछ मामलों में, आपको गणना करने से पहले डेटा को मान्य करने की आवश्यकता हो सकती है। मैनुअल कैलकुलेशन मोड आपको स्वचालित रीकैलकुलेशन को ट्रिगर किए बिना डेटा इनपुट और सत्यापित करने की अनुमति देता है। यह सुनिश्चित करता है कि गणना करने से पहले डेटा सटीक और पूर्ण है, डेटा अखंडता को बनाए रखने में मदद करता है।
- सर्कुलर रेफरेंस से बचना: सर्कुलर रेफरेंस तब होता है जब एक फॉर्मूला उस सेल को संदर्भित करता है जिसमें वह स्थित होता है, जिससे गणना का एक अनंत लूप बन जाता है। मैनुअल कैलकुलेशन मोड फॉर्मूला को मैन्युअल रूप से रीकैलकुलेट करने की आवश्यकता के द्वारा सर्कुलर रेफरेंस की पहचान और समाधान में मदद कर सकता है। इससे सर्कुलर रेफरेंस की पहचान और सुधार करना आसान हो जाता है, गणना त्रुटियों को रोकता है।
- संसाधन प्रबंधन: स्वचालित गणना कंप्यूटर संसाधनों का उपभोग करती है, विशेष रूप से बड़े स्प्रेडशीट में। मैनुअल कैलकुलेशन मोड का उपयोग करके, आप सिस्टम संसाधनों का संरक्षण कर सकते हैं, CPU उपयोग कम कर सकते हैं, और अपने कंप्यूटर के प्रदर्शन को अनुकूलित कर सकते हैं।
यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि मैनुअल कैलकुलेशन मोड का उपयोग करते समय, आपको सटीक परिणाम सुनिश्चित करने के लिए फॉर्मूला को मैन्युअल रूप से रीकैलकुलेट करना याद रखना होगा।
एक्सेल वर्कबुक या वर्कशीट में फॉर्मूला को रीकैलकुलेट करने के लिए कैसे बाध्य करें
ऐसी स्थिति में जब आपको Calculation विकल्प को Manual पर सेट रखने की आवश्यकता होती है, तो फॉर्मूला के रीकैलकुलेशन को बाध्य करने के दो तरीके हैं: रिबन पर Calculate बटन का उपयोग करना, या निम्नलिखित शॉर्टकट में से एक का उपयोग करना।
➤ सक्रिय शीट को रीकैलकुलेट करने के लिए:
- Shift + F9 दबाएं, या
- Formulas टैब >> Calculation ग्रुप से Calculate Sheet चुनें।
➤ संपूर्ण वर्कबुक को रीकैलकुलेट करने के लिए:
- F9 दबाएं, या
- Formulas टैब से, Calculation ग्रुप से Calculate Now चुनें।
➤ सभी खुले वर्कबुक में सभी शीट्स को रीकैलकुलेट करने के लिए, Ctrl + Alt + F9 दबाएं।
➤ शीट पर एक विशिष्ट फॉर्मूला को रीकैलकुलेट करने के लिए:
- फॉर्मूला वाले सेल का चयन करें।
- F2 दबाकर या सेल पर डबल-क्लिक करके संपादन मोड में प्रवेश करें।
- रीकैलकुलेशन निष्पादित करने के लिए Enter दबाएं।
याद रखने योग्य बातें
- सक्रिय वर्कशीट को मैन्युअल रूप से रीकैलकुलेट करने के लिए “F9” कुंजी दबाएं।
- सुनिश्चित करें कि फॉर्मूला वाले सेल “General” या अपेक्षित परिणाम के लिए उपयुक्त फॉर्मेट में फॉर्मेटेड हैं। अनुचित फॉर्मेटिंग गलत या कोई गणना नहीं होने का कारण बन सकती है।
- किसी भी सर्कुलर रेफरेंस त्रुटि की पहचान करें और हल करें।
- यदि आपके फॉर्मूला में अन्य वर्कबुक या फाइलों के बाहरी संदर्भ शामिल हैं, तो सुनिश्चित करें कि लिंक की गई फाइलें सुलभ हैं और फॉर्मूला सही ढंग से उनका संदर्भ दे रहे हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
1. यदि F9 दबाने पर फॉर्मूला रीकैलकुलेट नहीं होते तो मुझे क्या करना चाहिए?
उत्तर: यदि F9 दबाने पर रीकैलकुलेशन ट्रिगर नहीं होता है, तो जांचें कि क्या फॉर्मूला में अन्य फाइलों या वर्कबुक के बाहरी संदर्भ हैं। सुनिश्चित करें कि ये संदर्भ मान्य हैं और लिंक की गई फाइलें सुलभ हैं। इसके अलावा, जांचें कि क्या कोई विशिष्ट गणना निर्भरता या सेटिंग्स स्वचालित रीकैलकुलेशन को रोक रही हैं।
2. मैं सेल्स की एक विशिष्ट रेंज में फॉर्मूला की गणना न होने का निवारण कैसे कर सकता हूं?
उत्तर: यदि फॉर्मूला एक विशिष्ट रेंज में गणना नहीं कर रहे हैं, तो जांचें कि क्या कोई सशर्त फॉर्मेटिंग नियम या डेटा सत्यापन सेटिंग्स हैं जो गणना को रोक रही हों। सत्यापित करें कि सेल्स सही ढंग से फॉर्मेटेड हैं और कोई मैनुअल ओवरराइड नहीं हैं जो स्वचालित गणना को रोक रहे हों।
3. क्या संरक्षित सेल्स या वर्कशीट फॉर्मूला गणना को प्रभावित कर सकते हैं?
उत्तर: हां, संरक्षित सेल्स या वर्कशीट फॉर्मूला गणना को प्रतिबंधित कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि यदि उन्हें स्वचालित गणना की आवश्यकता है तो आवश्यक सेल्स या वर्कशीट लॉक या संरक्षित नहीं हैं।
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