एक्सेल फाइल एक्सटेंशन समझाए गए: प्रकार, संस्करण, और उनके अर्थ

एक्सेल, साथ ही सभी कोर माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एप्लिकेशन, दशकों के संस्करण उन्नयन से गुजरे हैं। उन उन्नयनों के साथ एक्सेल फाइल एक्सटेंशन में छोटे बदलाव आए ताकि उन एक्सेल फाइलों के बीच अंतर को ध्यान में रखा जा सके।

यह केवल संस्करण अंतर नहीं हैं जो नए फाइल एक्सटेंशन को जन्म देते हैं। कुछ फाइल एक्सटेंशन विशेष रूप से फाइल के प्रकार को संदर्भित करते हैं, जैसे कि क्या यह एक एक्सेल टेम्पलेट है या मैक्रो वाली एक्सेल फाइल।

यदि आप सभी एक्सेल फाइल एक्सटेंशन को समझते हैं, तो आपके पास फाइल सेव डायलॉग बॉक्स में अपनी फाइल को कैसे सेव करना है, इस पर बेहतर नियंत्रण होगा।

एक्सेल फाइल एक्सटेंशन क्यों मायने रखते हैं

एक्सेल फाइल का एक्सटेंशन आपको उस फाइल को खोलने से पहले उसके बारे में महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करता है। यह आपको आपके द्वारा सेव की गई फाइलों को अपने डायरेक्टरीज़ में टेम्पलेट फाइलों, मैक्रो-सक्षम फाइलों, और अधिक के रूप में व्यवस्थित करने देता है। एक्सेल फाइल एक्सटेंशन पर सिर्फ एक नज़र डालकर, आप एक्सेल फाइल के बारे में अधिक जानते हैं और इसका उपयोग किस लिए किया जाता है।

एक्सेल फाइल एक्सटेंशन आपको बताते हैं:

• क्या मैक्रोज़ या VBA शामिल है
• क्या फाइल को एक्सेल के पुराने संस्करण के साथ सेव किया गया था
• क्या फाइल फॉर्मेट XML दस्तावेज़ों या बाइनरी पर आधारित है
• सामान्य विरासत संस्करण जिसके साथ फाइल सेव की गई थी
• क्या फाइल एक टेम्पलेट है

आप फाइल को मेनू से चुनकर, सेव एज़ चुनकर, और फिर फाइल नाम फ़ील्ड के तहत फाइल टाइप ड्रॉपडाउन का चयन करके एक्सेल में सभी फाइल एक्सटेंशन देख सकते हैं।

जैसा कि आप देख सकते हैं, प्रत्येक फाइल टाइप का एक वर्णनात्मक नाम होता है जो यह समझने में मदद करता है कि फाइल एक्सटेंशन किस लिए है।

संस्करण के अनुसार एक्सेल फाइल एक्सटेंशन

फाइल एक्सटेंशन का पहला समूह मुख्य रूप से इस बात से संबंधित है कि वर्कशीट को एक्सेल के किस संस्करण के साथ सेव किया गया था। निम्नलिखित एक्सटेंशन प्रकार यहां दिखाए गए एक्सेल संस्करणों से जुड़े हैं:

• एक्सेल 97-2003: *.xls
• एक्सेल 97-2003 टेम्पलेट: *.xlt
• XML स्प्रेडशीट 2003: *.xml
• माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 5.0/95 वर्कबुक: *.xls
• एक्सेल 97-2003 एड-इन: *.xlam
• एक्सेल 4.0: *.xlw
• माइक्रोसॉफ्ट वर्क्स: *.xlr

जैसा कि आप देख सकते हैं, *.xls फाइल एक्सटेंशन एक्सेल 2007 से पहले के एक्सेल के सभी संस्करणों के लिए डिफ़ॉल्ट लीगेसी एक्सेल फॉर्मेट है। 

एक्सेल 2007 से आगे, किसी भी एक्सेल फाइल के लिए डिफ़ॉल्ट फाइल एक्सटेंशन *.xlsx था (और रहता है)।

XLS बनाम XLSX के बीच अंतर

हालांकि एक्सेल 2007 के बाद माइक्रोसॉफ्ट का XLSX एक्सटेंशन पर स्विच करना एक सतही नामकरण परंपरा परिवर्तन की तरह लगता है, सच्चाई यह है कि फाइल एक्सटेंशन के अलावा और भी बहुत कुछ बदला।

XLS एक्सेल स्प्रेडशीट्स को बाइनरी इंटरचेंज फाइल फॉर्मेट के रूप में जाने जाने वाले फाइल फॉर्मेट में संग्रहीत करता है। यह माइक्रोसॉफ्ट द्वारा बनाया गया एक मालिकाना फाइल फॉर्मेट था।

एक्सेल 2007 के रिलीज़ के साथ, माइक्रोसॉफ्ट ने डिफ़ॉल्ट को XLSX में बदल दिया, जो ऑफिस ओपन XML फॉर्मेट पर आधारित है। यह एक्सेल स्प्रेडशीट जानकारी को XML फाइल में सहेजने की एक विधि है।

एक्सेल स्प्रेडशीट जानकारी को सहेजने की इस नई विधि पर स्विच करने के क्या फायदे थे? कई हैं।

• इंटरऑपरेबल: ऑफिस ओपन XML फॉर्मेट वाली फाइलों को अन्य एप्लिकेशन में अधिक आसानी से खींचा जा सकता है जो ऑफिस XML फॉर्मेट पढ़ सकते हैं।
• एक्स्टेंसिबल: बाहरी एप्लिकेशन या प्रोग्राम अंतर्निहित XML फॉर्मेट की सामग्री में हेरफेर कर सकते हैं — इसका मतलब है कि प्रोग्रामर एक्सेल एप्लिकेशन को कभी खोले बिना एक्सेल स्प्रेडशीट्स को संपादित करने के लिए सॉफ़्टवेयर बना सकते हैं।
• भ्रष्टाचार से सुरक्षित: XML फॉर्मेट वाली फाइलें XLS फाइलों जैसे बाइनरी फाइलों की तुलना में भ्रष्टाचार या क्षति के प्रति कम संवेदनशील हैं।
• छोटा: जब आप XLSX फॉर्मेट का उपयोग करते हैं तो आप अधिक डेटा को छोटी फाइल में संग्रहीत कर सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट का दावा है कि XLSX फाइलें XLS फाइलों की तुलना में 75 प्रतिशत छोटी हैं।

यदि उनमें से कोई भी फायदा आपके लिए ज्यादा मायने नहीं रखता, तो आप पुराने डिफ़ॉल्ट XLS एक्सेल फॉर्मेट के साथ बेहतर हो सकते हैं। ऐसा करने पर आपको दो फायदे मिलते हैं।

पहला यह है कि XLS फाइलें तेजी से सेव और खुलती हैं। दूसरा, XLS एक्सटेंशन वाली एक्सेल फाइलें एक्सेल के हर संस्करण पर खोली जा सकती हैं, चाहे वे कितनी भी पुरानी हों।

अन्य एक्सेल फाइल एक्सटेंशन

अब जब आप XLS और XLSX के बीच का अंतर समझते हैं, तो अन्य सभी एक्सेल फाइल एक्सटेंशन का अर्थ समझना थोड़ा आसान हो जाता है।

• .xlsm: XML फॉर्मेट एक्सेल फाइलें जो एक्सेल मैक्रोज़ का भी समर्थन करती हैं
• .xlsb: बाइनरी फॉर्मेट एक्सेल फाइलें (पुराना संस्करण) जो एक्सेल मैक्रोज़ का भी समर्थन करती हैं
• .xltx: भविष्य के एक्सेल वर्कबुक के लिए प्रारंभिक बिंदु के रूप में उपयोग किए जाने के लिए टेम्पलेट के रूप में सेव की गई एक्सेल फाइल
• .xltm: एक मैक्रो-सक्षम एक्सेल फाइल जिसे टेम्पलेट के रूप में सेव किया गया है

एक्सेल टेम्पलेट फाइलें

यदि आप एक्सेल टेम्प्लेट से अपरिचित हैं, तो उनके बारे में सीखना और उनका उपयोग शुरू करना एक अच्छा समय हो सकता है। यदि आप खुद को बहुत सारे स्प्रेडशीट बनाते हुए पाते हैं जो समान फॉर्मेटिंग, सूत्र, या लेआउट साझा करते हैं, तो एक टेम्पलेट आपका बहुत समय बचा सकता है।

आपको बस अपने फॉर्मेटिंग, लेआउट, और अपने वर्कशीट के अन्य पहलुओं को सेट अप करना है जिन्हें आप हर बार रीक्रिएट नहीं करना चाहते। फिर फाइल को ऊपर सूचीबद्ध टेम्पलेट फॉर्मेट के लिए एक्सेल फाइल एक्सटेंशन में से एक के साथ सेव करें।

वास्तव में, जब आप एक्सेल में एक नई फाइल खोलते हैं, तो आप कई श्रेणियों में हजारों पूर्व-निर्मित टेम्प्लेट के माध्यम से खोज सकते हैं।

अन्य फाइल टाइप्स खोलना

एक्सेल केवल एक्सेल फाइल एक्सटेंशन वाली फाइलें खोलने तक सीमित नहीं है। जब आप एक्सेल में फाइल खोलते हैं और फाइल टाइप ड्रॉप बॉक्स से चयन करते हैं, तो आपको इस लेख में सूचीबद्ध से परे एक लंबी सूची दिखाई देगी।

ऐसा इसलिए है क्योंकि गैर-माइक्रोसॉफ्ट फाइल फॉर्मेट भी हैं जो एक्सेल में समर्थित हैं।

• *.xml: XML स्प्रेडशीट 2003 फॉर्मेट में शीट्स को स्टोर करने वाले एप्लिकेशन से कोई भी स्प्रेडशीट, या सीधे XML फॉर्मेट डेटा फाइलें।
• *.prn: लोटस स्प्रेडशीट्स
• .txt: टैब-डिलीमिटेड या यूनिकोड टेक्स्ट फाइलें
• .csv: कॉमा-डिलीमिटेड टेक्स्ट फाइलें
• .dif: डेटा इंटरचेंज फॉर्मेट टेक्स्ट फाइलें
• .slk: सिम्बोलिक लिंक फॉर्मेट टेक्स्ट फाइलें
• .dbf: dBase डेटा फाइलें
• .ods: ओपनडॉक्यूमेंट स्प्रेडशीट्स (गूगल डॉक्स या ओपनऑफिस)
• .pdf: PDF डेटा फाइलें खोलते समय डेटा का फॉर्मेटिंग बरकरार रखता है
• .xps: XML पेपर स्पेसिफिकेशन डेटा फाइलें

ध्यान रखें कि आप जिस एक्सेल संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, उसके आधार पर, इन सभी फाइल टाइप्स को फाइल सेव या खोलते समय विकल्प के रूप में प्रदर्शित नहीं किया जा सकता है।