एक्सेल में मास्टर शीट बनाएं और प्रबंधित करें: डेटा को कुशलतापूर्वक लिंक और व्यवस्थित करें

यदि आपका डेटासेट बड़ा होने लगा है या ढीले ढंग से संबंधित जानकारी का उपयोग करता है, तो एक मास्टर शीट रखना जो दूसरों से लिंक हो, आपको एक स्पष्ट अवलोकन प्राप्त करने और महत्वपूर्ण जानकारी पास करने की अनुमति देता है। शब्दशः कॉपी करने के बजाय, एक मास्टर शीट आपको डेटा को स्वचालित रूप से अपडेट करने के लिए लिंक का उपयोग करने देती है। यहां एक्सेल में मास्टर शीट से लिंक बनाने और अपनी शीट्स को व्यवस्थित रखने का तरीका बताया गया है।

विकल्प 1 - बेसिक सेल रेफरेंस का उपयोग करके मास्टर शीट से लिंक करें

किसी मास्टर शीट से डेटा खींचने या उसमें डालने का सबसे सरल तरीका एक डायरेक्ट सेल रेफरेंस है। यह किसी भी एकल मान के लिए काम करता है जिसे शीट्स के बीच पास करने की आवश्यकता होती है।

चरण 1. उस सेल पर क्लिक करें जिस शीट में आप लिंक किए गए मान को दिखाना चाहते हैं।

चरण 2. फॉर्मूला शुरू करने के लिए बराबर चिह्न (=) टाइप करें, फिर वर्कबुक के नीचे टैब पर अपने टारगेट शीट पर क्लिक करें। फॉर्मूला बार स्वचालित रूप से शीट नाम के बाद एक विस्मयादिबोधक चिह्न दिखाएगा।

चरण 3. उस सेल पर क्लिक करें जिसे आप खींचना चाहते हैं और "Enter" दबाएं। एक्सेल आपको मूल शीट पर वापस लाएगा जिसमें लिंक किया गया मान अब प्रदर्शित होगा।

वैकल्पिक रूप से, आप क्लिक किए बिना सीधे रेफरेंस टाइप कर सकते हैं। सिंटैक्स है =SheetName!CellAddress, इसलिए "Revenue" नामक शीट से सेल B2 खींचने के लिए, आप =Revenue!B2 टाइप करेंगे। यदि शीट नाम में स्पेस हैं (उदाहरण के लिए, "Revenue 2026"), तो इसे सिंगल कोट्स में लपेटें: ='Revenue 2026'!B2।

विकल्प 2 - एक्सेल में शीट्स को सूची के रूप में मास्टर शीट से कैसे लिंक करें

यदि आप मास्टर शीट में संबंधित शीट्स के लिंक रखना चाहते हैं (शायद किसी विशेष सेल के लिए), तो आप HYPERLINK फंक्शन का उपयोग इस सिंटैक्स के साथ कर सकते हैं:

HYPERLINK (link_location, [friendly_name])

यहां लिंक लोकेशन मुश्किल है, क्योंकि इसे वर्णों की एक श्रृंखला से पार्स करने की आवश्यकता होती है और "#SheetName!Cell" के प्रारूप में होना चाहिए। "friendly name" भाग सिर्फ यह है कि हाइपरलिंक कैसा दिखेगा (इसका नाम)।

इसे करने के लिए, आपको लिंक लोकेशन के लिए निम्न सूत्र की आवश्यकता होगी: "#'"&CellReference&"'!Cell" जहां:

• CellReference मास्टर शीट में और एक्सेल में सूचीबद्ध शीट का नाम है (नामों का मेल खाना चाहिए।
• Cell उस शीट का टारगेट सेल है जिससे आप लिंक कर रहे हैं, जैसे A1, C3, आदि।

उदाहरण के लिए, मान लीजिए हमारे पास वार्षिक राजस्व की एक साधारण मास्टर शीट है।

चरण 1. यदि आप प्रत्येक शीट के लिए लिंक रखना चाहते हैं, तो आप पहले विकल्प के लिए सूत्र का उपयोग कर सकते हैं: =HYPERLINK("#'"&B2&"'!A1", B2)

एक्सेल B2 में सूचीबद्ध नाम (इस मामले में "Revenue 2020") को लाएगा और शीट "Revenue 2020" से उसके सेल A1 का लिंक बनाएगा। "friendly name" को केवल सरलता के लिए कॉपी किया गया है।

चरण 2. फ्लैश फिल या फिल हैंडल को नीचे खींचकर सूत्र लागू करें, और एक्सेल स्वचालित रूप से सेल रेंज के माध्यम से पुनरावृति करेगा।

चरण 3. यदि आप मास्टर शीट में एक नई शीट जोड़ना चाहते हैं, तो बस नीचे एक नई पंक्ति जोड़ें और सूत्र को दोहराएं। सुनिश्चित करें कि इसका नाम नीचे शीट टूलबार में सूचीबद्ध के अनुसार बिल्कुल है।

ध्यान दें कि लिंक्स को क्रमिक होने की आवश्यकता नहीं है (एक्सेल में क्रम के अनुसार)।

विकल्प 3 - मास्टर शीट से सेल्स को लिंक करने के लिए नामित रेंज का उपयोग करें

विशिष्ट सेल पते रेफरेंस करने के बजाय, आप एक सेल को एक "नाम" दे सकते हैं जिसे पूरी प्रक्रिया में जाना जाएगा।

चरण 1. उस सेल या रेंज को चुनें जिसे आप नाम देना चाहते हैं।

चरण 2. स्क्रीन के ऊपरी-बाएं कोने में नेम बॉक्स पर क्लिक करें, कॉलम A के ठीक ऊपर। एक वर्णनात्मक नाम टाइप करें और पुष्टि करने के लिए "Enter" दबाएं। उदाहरण के लिए, हमने शीट "Revenue 2020" के सेल B2 को "Revenue2020" नाम दिया है।

आप वर्तमान नामों की सूची देखने के लिए "Name Manager" का उपयोग कर सकते हैं।

ध्यान दें कि आप नाम "ABC123" नहीं बना सकते (तीन अक्षर फिर संख्या), क्योंकि यह एक्सेल टेबल के लिए एक स्वीकार्य सेल रेफरेंस है।

चरण 3. वर्कबुक में किसी अन्य शीट पर, आप अब केवल "=Name" टाइप करके (उद्धरण के बिना) उस मान को रेफरेंस कर सकते हैं। जब आप सूत्रों में टाइप करेंगे तो आपको नाम एक सुझाव के रूप में भी मिलेगा।

चरण 3b. यदि आप मान के बजाय सेल का लिंक पास करना चाहते हैं, तो सूत्र का उपयोग करें: =HYPERLINK("#Name",link_name)

चरण 4. यदि आपने नामित रेंज को एक पैटर्न का पालन करने के लिए बनाया है, तो आप मास्टर शीट को संबंधित शीट्स के हाइपरलिंक बनाने के लिए उस पैटर्न का अनुकरण कर सकते हैं।

मान लीजिए प्रत्येक नामित रेंज "RevenueXXXX" नामकरण परंपरा का पालन करती है जहां "XXXX" वर्ष है।

आप तब कॉलम B में वर्ष डाल सकते हैं और C में संबंधित सेल्स में निम्न सूत्र डाल सकते हैं:

=HYPERLINK("#"&CELL("address",INDIRECT("Revenue"&B2)),"Revenue "&B2)

यह मैन्युअल रूप से नाम का "Revenue" भाग पास करता है, फिर वर्ष रेंज से सेल रेफरेंस।