जब ज्यादातर लोग किसी एप्लिकेशन में टेक्स्ट सॉर्ट करने के बारे में सोचते हैं, तो वे Excel स्प्रेडशीट में सेल्स सॉर्ट करने के बारे में सोचते हैं। हालांकि, आप Word में टेक्स्ट सॉर्ट कर सकते हैं जब तक कुछ ऐसा है जो Word को बताता है कि टेक्स्ट के विभिन्न भाग कहां शुरू और खत्म होते हैं।
इस लेख में, मैं आपको Word में टेक्स्ट, सूचियों और टेबल्स को सॉर्ट करने के कुछ तरीके दिखाऊंगा। ध्यान दें कि यदि आपके पास पहले से Excel में डेटा है, तो आप आसानी से Excel स्प्रेडशीट को अपने Word दस्तावेज़ में डाल सकते हैं।
Word में सूचियों को सॉर्ट करना
Word में आप तीन प्रकार की सूचियों को सॉर्ट कर सकते हैं। पहला प्रकार केवल शब्दों या वाक्यांशों की एक सूची है जो प्रत्येक एक अलग लाइन पर कब्जा करती है। दूसरा प्रकार अनऑर्डर्ड या बुलेटेड सूचियां हैं। तीसरा ऑर्डर्ड या नंबर वाली सूचियां हैं।
इनमें से प्रत्येक मामले में, एक लाइन ब्रेक (जिसे कैरिज रिटर्न भी कहा जाता है) Word को बताता है कि एक शब्द या वाक्यांश कहां समाप्त होता है और अगला शुरू होता है। इसी तरह Word दस्तावेज़ में टेक्स्ट को सॉर्ट करने में सक्षम होता है।
इनमें से किसी भी प्रकार की सूची को सॉर्ट करने के लिए, अपने माउस से सूची का चयन करके शुरू करें। बस सूची की शुरुआत में शुरू करें, बाएं माउस बटन को दबाए रखें, और अपने माउस को तब तक खींचें जब तक पूरी सूची चयनित न हो जाए।
फिर, Ribbon पर Home टैब पर क्लिक करें और Paragraph शीर्षक वाले सेक्शन का पता लगाएं। उस बटन को ढूंढें जिस पर अक्षर A और Z हैं और एक तीर नीचे की ओर इशारा कर रहा है। यह Sort कमांड है। Sort बटन पर क्लिक करें और Word Sort Text विंडो खोलेगा।
Sort Text विंडो पर, आप देखेंगे कि कई विकल्प हैं। सबसे पहले, आपको यह इंगित करने की आवश्यकता है कि आप पैराग्राफ द्वारा चुने गए टेक्स्ट को सॉर्ट करना चाहते हैं। भले ही हमारे पास प्रति लाइन केवल एक शब्द है, Word अभी भी प्रत्येक लाइन को अपना पैराग्राफ मानता है क्योंकि हम अगली लाइन पर जाने के लिए एंटर कुंजी दबाते हैं। पैराग्राफ द्वारा सॉर्ट करना डिफ़ॉल्ट विकल्प है।
अगला हमें Word को यह बताने की आवश्यकता है कि हम क्या सॉर्ट कर रहे हैं। Type लेबल वाले ड्रॉप डाउन मेनू का पता लगाएं और Text चुनें। यह भी डिफ़ॉल्ट विकल्प है।
अंत में, हमें Word को यह बताने की आवश्यकता है कि क्या हम टेक्स्ट को आरोही (A से Z) क्रम में या अवरोही क्रम (Z से A) में सॉर्ट करना चाहते हैं। Ascending क्रम डिफ़ॉल्ट विकल्प है। पूरा होने पर, OK बटन पर क्लिक करें और Word आपके द्वारा चुने गए विकल्पों के साथ आपके टेक्स्ट को सॉर्ट करेगा।
ध्यान दें कि अब टेक्स्ट आरोही क्रम में A से Z तक सॉर्ट हो गया है। इसके अलावा, यदि आप Options बटन पर क्लिक करते हैं, तो आप फील्ड सेपरेटर और केस सेंसिटिव होना चाहिए या नहीं जैसी उन्नत सेटिंग्स कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
टेबल्स में टेक्स्ट सॉर्ट करना
इस प्रकार की सॉर्टिंग आपको थोड़ी अधिक परिचित लग सकती है यदि आप अक्सर Excel में डेटा सॉर्ट करते हैं। Excel वर्कशीट की तरह, एक टेबल में पंक्तियाँ, कॉलम होते हैं, और पहली पंक्ति में हेडिंग हो सकती हैं। सौभाग्य से, Word आपको Excel में पाए जाने वाले टेक्स्ट को सॉर्ट करने के लिए बहुत समान लचीलापन देता है।
मान लीजिए आपके पास Word में एक टेबल है जो नीचे दिखाए गए जैसा दिखता है।
ध्यान दें कि पहली पंक्ति में कॉलम हेडिंग हैं और पहला कॉलम उस टेक्स्ट को समाहित करता है जिसे हम सॉर्ट करना चाहते हैं। आइए मान लें कि हम इस बार डेटा को अवरोही क्रम में सॉर्ट करना चाहते हैं। पूरी टेबल का चयन करें और एक बार फिर Ribbon के Paragraph सेक्शन में Sort बटन पर क्लिक करें।
नोटिस करें Sort विंडो के निचले बाएं कोने में कि Word ने पहले से ही पहली पंक्ति में हेडिंग का पता लगा लिया है। यह भी ध्यान दें कि पहला Sort By ड्रॉप डाउन मेनू में पहले से ही कॉलम हेडिंग Name विकल्प बॉक्स में है।
बाकी विकल्प वही रहते हैं बस सॉर्ट दिशा को Descending में बदलना याद रखें। पूरा होने पर, OK बटन पर क्लिक करें और Word हमारे द्वारा चुने गए विकल्पों का उपयोग करके टेबल को सॉर्ट करेगा।
Word में टेक्स्ट सॉर्ट करना सरल है जब तक आपके पास Word को यह बताने का कोई तरीका है कि एक डेटा तत्व को अगले से क्या अलग करता है। यदि आप सॉर्ट सेटिंग्स के साथ थोड़ा खेलते हैं, तो आप पाएंगे कि आप कई कॉलम का उपयोग करके और यहां तक कि Word दस्तावेज़ में टैब और अल्पविराम से सीमांकित टेक्स्ट को भी सॉर्ट कर सकते हैं।
हालांकि Excel में डेटा सॉर्ट करने जितना उपयोगी नहीं है, आप Word में एप्लिकेशन को पैराग्राफ और टेबल टेक्स्ट को आपके लिए सॉर्ट करने देकर कुछ समय बचा सकते हैं Excel वर्कशीट में पाए जाने वाले समान इंटरफेस का उपयोग करके। आनंद लें!
