डिजिटल हाउसकीपिंग कभी भी मेरे मजबूत बिंदुओं में से एक नहीं रही, और यह तब और अधिक स्पष्ट हुआ जब मैंने अपने Gmail इनबॉक्स को देखा। यह कहना कि यह अव्यवस्थित था, एक समझ होगी, न्यूज़लेटर्स, नोटिफिकेशन्स, और कम-प्राथमिकता वाले संदेशों के साथ उन ईमेल्स को ढूंढना मुश्किल हो गया जो वास्तव में मायने रखते हैं।
अंततः, मैंने फैसला किया कि बहुत हो गया और Gmail के बिल्ट-इन ऑटोमेशन टूल्स का लाभ उठाया, जिसमें फिल्टर्स, लेबल्स, और ऑटोमेटेड रिस्पॉन्स शामिल हैं, ताकि क्लटर कम हो, ऑर्गनाइज़ेशन सुधरे, और हर हफ्ते मेरा कीमती समय बचे। इनकमिंग मैसेजेस को स्वचालित रूप से वर्गीकृत और प्राथमिकता देकर, मैंने अपने इनबॉक्स को सुव्यवस्थित किया, डिस्ट्रैक्शन्स कम किए, और ईमेल मैनेजमेंट को बहुत अधिक कुशल बना दिया।
बेसिक्स समझना
Gmail इनबॉक्स ऑटोमेशन के साथ शुरुआत करना
तो इनबॉक्स ऑटोमेशन इतना उपयोगी क्यों है? रिपीटिटिव मैसेजेस को सॉर्ट करने, बातचीत को लेबल करने, या न्यूज़लेटर्स आर्काइव करने में बहुत समय खर्च करने के बजाय, Gmail को इन कई कार्यों को स्वचालित रूप से संभालने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है।
ऑटोमेशन के सबसे बड़े लाभों में से एक है कम ईमेल ओवरलोड। जब आपका इनबॉक्स अनरीड नोटिफिकेशन्स, प्रोमोशनल ईमेल्स, और चल रही बातचीत के थ्रेड्स से भरा होता है, तो महत्वपूर्ण संदेशों पर ध्यान केंद्रित करना मुश्किल हो जाता है। ऑटोमेशन का उपयोग करके, हाई-प्रायोरिटी मैसेजेस को लो-प्रायोरिटी वाले से अलग किया जा सकता है।
Gmail में ऑटोमेशन के लिए विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए कई बिल्ट-इन टूल्स भी शामिल हैं। इनमें फिल्टर्स, लेबल्स, ऑटोमेटिक आर्काइविंग, और रिस्पॉन्स टेम्प्लेट्स शामिल हैं। कुछ सरल ट्वीक के साथ, एक सुव्यवस्थित सिस्टम बनाना आसान है जो आते ही ईमेल्स को सॉर्ट और प्राथमिकता देता है।
स्मार्ट फिल्टर्स का उपयोग करके ईमेल्स सॉर्ट करें
स्वचालित रूप से ईमेल्स को सही जगह पर रूट करें
सबसे शक्तिशाली ऑटोमेशन फीचर से शुरू करते हैं। फिल्टर्स हमें विशिष्ट शर्तों जैसे सेंडर, सब्जेक्ट लाइन, कीवर्ड्स, या अटैचमेंट्स के आधार पर इनकमिंग ईमेल्स को स्वचालित रूप से ऑर्गनाइज़ करने के नियम बनाने की अनुमति देते हैं।
उदाहरण के लिए, आप विशिष्ट एड्रेस से आने वाले ईमेल्स को एक निर्दिष्ट लेबल पर भेजने के लिए फिल्टर्स का उपयोग कर सकते हैं, ताकि आप हमेशा जान सकें कि उन्हें कहां ढूंढना है। आप लो-प्रायोरिटी मैसेजेस, जैसे ऐप नोटिफिकेशन्स, ऑटोमेटेड अलर्ट्स, या रेकरिंग रिपोर्ट्स को स्वचालित रूप से आर्काइव करने के लिए फिल्टर्स लागू कर सकते हैं, इनबॉक्स को पूरी तरह से छोड़कर।
फिल्टर बनाने के लिए, डेस्कटॉप के लिए Gmail में, Show search options आइकन (सर्च फील्ड के अंदर तीन क्षैतिज स्लाइडर्स) पर क्लिक करें, अपना क्राइटेरिया दर्ज करें (जैसे सेंडर या प्रासंगिक कीवर्ड्स), फिर Create filter पर क्लिक करें। "Skip the Inbox," "Apply the label," या "Delete it" जैसे एक्शन चुनें, फिर Also apply filter to matching conversations चेक करें ताकि मौजूदा ईमेल्स ऑर्गनाइज़ हो जाएं।
आप न्यूज़लेटर्स, पेस्लिप्स, और सब्सक्रिप्शन ईमेल्स जैसे मैसेजेस को डेडिकेटेड लेबल्स में फ़िल्टर भी कर सकते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि आप उन्हें मिस नहीं करेंगे, उन्हें बाद में देखने के लिए ऑर्गनाइज़ करेंगे, और उन्हें अपने पर्सनल ईमेल्स से अलग करेंगे।
लेबल्स के साथ अपने इनबॉक्स को ऑर्गनाइज़ करें
Gmail के भीतर अपने सभी ईमेल्स के लिए एक स्पष्ट संरचना बनाएं
Gmail में लेबल्स फोल्डर्स के समान काम करते हैं, लेकिन अधिक लचीलेपन के साथ। आप एक ईमेल पर कई लेबल्स लागू कर सकते हैं ताकि इसे डुप्लिकेट किए बिना कई तरीकों से वर्गीकृत किया जा सके। उदाहरण के लिए, मैं ईमेल्स को प्रोजेक्ट/क्लाइंट, डिपार्टमेंट, और प्रायोरिटी लेवल द्वारा ऑर्गनाइज़ करता हूं ताकि वे आसानी से स्थित हो सकें, और मैं उच्च-प्राथमिकता वाले संदेशों को पहले संबोधित कर सकूं।
लेबलिंग सिस्टम को फिल्टर्स के साथ जोड़ा जा सकता है ताकि इनकमिंग मेल को वर्गीकृत किया जा सके और कलर-कोडेड किया जा सके ताकि महत्वपूर्ण श्रेणियां एक नज़र में सामने आएं। मैं तत्काल संदेशों को लाल और निर्देशात्मक संदेशों को हरे रंग में चिह्नित करता हूं, ताकि मैं उन्हें त्वरित संदर्भ के लिए ले सकूं। एक विचारशील लेबलिंग सिस्टम का उपयोग न केवल ऑर्गनाइज़ेशन में सुधार करता है, बल्कि Gmail के ऑटोमेशन टूल्स के साथ हाथ से जाता है, इसलिए संदेशों को लगातार ध्यान देने की आवश्यकता नहीं होती।
रिपीटिटिव ईमेल कार्यों को ऑटोमेट करें
Gmail के बिल्ट-इन टूल्स का उपयोग करके मैन्युअल काम कम करें
ईमेल कार्य दोहराव वाले हो सकते हैं, और ये नियमित क्रियाएं अक्सर ऑटोमेशन के लिए आदर्श उम्मीदवार होती हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने क्राइटेरिया भरकर और Mark as read बॉक्स चेक करके एक Gmail फिल्टर को ऑटोमेट कर सकते हैं। इस तरह, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स या सिस्टम अपडेट्स से नोटिफिकेशन्स जिन्हें मेरी तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है, डिफ़ॉल्ट रूप से हाइलाइट नहीं होते, इसलिए मैं उन्हें अधिक दबाव वाले संदेशों से आसानी से अलग कर सकता हूं।
ऑटो-फॉरवर्डिंग नियमित रूप से अन्य टीम सदस्यों या सहयोगियों के साथ शेयर किए जाने वाले ईमेल्स के लिए एक और सहायक फीचर है, मैन्युअल भेजने की आवश्यकता को समाप्त करता है और यह सुनिश्चित करता है कि वे छूट न जाएं। एक और टाइम-सेविंग डिवाइस है Gmail के ऑटो-रिस्पॉन्स, जो आपको अक्सर उपयोग किए जाने वाले रिस्पॉन्स के लिए टेम्प्लेट बनाने देते हैं जिन्हें कुछ क्लिक्स में इन्सर्ट किया जा सकता है।
अपना खुद का रिप्लाई टेम्प्लेट बनाने के लिए, Settings → See All Settings → Advanced → Templates → Enable पर जाएं। फिर Compose पर क्लिक करें, अपना मैसेज टाइप करें, Send के बगल में थ्री-डॉट मेनू चुनें, Templates → Save draft as template → Save as new template चुनें।
मार्केटिंग ईमेल्स को अपने इनबॉक्स पर कब्जा करने से रोकें
Gmail के स्पैम फिल्टर्स बहुत अच्छे हैं, और मेरे लगभग सभी अनचाहे संदेश मेरे नोटिस किए बिना डायवर्ट हो जाते हैं। हालांकि, ये क्लटर के एकमात्र दोषी नहीं हैं; मार्केटिंग ईमेल्स और न्यूज़लेटर्स जिनकी आपने सदस्यता ली हो या न ली हो, वे भी आपका ध्यान भटकाते हैं और आपके इनबॉक्स को बंद करते हैं।
प्रोमोशनल ईमेल्स को स्वचालित रूप से एक अलग लेबल पर रूट करके, आप उन्हें अपने इनबॉक्स से बाहर रखते हैं, लेकिन बाद में एक सिंगल रिपॉजिटरी से आसानी से उनकी समीक्षा कर सकते हैं। न्यूज़लेटर्स के लिए, मैंने एक "Read Later" लेबल बनाया है, क्योंकि मैंने आमतौर पर उनकी सदस्यता ली होती है, लेकिन मैं नहीं चाहता कि वे मेरे वर्कफ्लो को बाधित करें। इस तरह, मैं उन्हें एक जगह जमा होने दे सकता हूं और सप्ताह में एक बार या जब भी मेरे पास समय हो, उनकी समीक्षा/डिलीट कर सकता हूं।
एक ऑर्गनाइज़्ड, क्लटर-फ्री इनबॉक्स बनाना
मैं वह व्यक्ति हूं जो कभी अपना इनबॉक्स साफ करके नए सिरे से शुरू नहीं करना चाहता, और इसने कई मौकों पर मेरे पक्ष में काम किया है, चाहे वह एक पुराना खरीद रसीद ढूंढना हो जिसने मुझे एक महंगी वस्तु वापस करने दी या एक ईमेल की गई पांडुलिपि को पुनर्स्थापित करना जो मेरे पिता ने मुझे भेजी थी जब उन्होंने इसे खो दिया था। बेशक, Gmail में एक शक्तिशाली खोज फीचर है जो उन चीजों को आसानी से ढूंढने में मदद करता है, लेकिन इसने हमेशा सामान डिलीवर नहीं किया है, और मैं बहुत पसंद करूंगा कि वे एक समर्पित स्थान में फाइल्ड हों, किसी भी समय समीक्षा के लिए तैयार।
Gmail ऑटोमेशन इस बात में क्रांति ला सकता है कि आप ईमेल कैसे मैनेज करते हैं। फिल्टर्स, लेबल्स, और ऑटोमेटेड एक्शन्स को मिलाकर, आप एक ऐसा सिस्टम बना सकते हैं जो स्वचालित रूप से संदेशों को ऑर्गनाइज़ करता है और आपके इनबॉक्स को सबसे महत्वपूर्ण चीजों पर केंद्रित रखता है। आजकल, मुझे केवल समय-समय पर अपने संदेशों की समीक्षा करनी होती है, अपने सिस्टम को समय-समय पर रिफाइन करना होता है, और पुराने नियमों को हटाना होता है। बाकी खुद का ख्याल रखता है।
