जीमेल एक शक्तिशाली वेबमेल क्लाइंट है। आप एक ही जीमेल खाते का उपयोग करके कई ईमेल खातों का प्रबंधन कर सकते हैं, आसानी से आने वाले ईमेल को प्रबंधित करने के लिए उन्नत फिल्टर्स सेट अप कर सकते हैं, या गूगल के उन्नत खोज विकल्पों का उपयोग करके संग्रहीत ईमेल को जल्दी से ढूंढ सकते हैं। रोजमर्रा के उपयोग के लिए जीमेल की भयानकता का कोई अंत नहीं है, इसलिए अधिकांश उपयोगकर्ता इस उपकरण की सतह को भी नहीं खरोंचते। आपको बस हमारे पावर यूजर्स के लिए जीमेल गाइड को देखना होगा कि जीमेल कितना कुछ कर सकता है।
चूंकि जीमेल इतनी गहन विशेषताओं के साथ आता है, कुछ छिपे हुए और कुछ ब्राउज़र एडऑन के रूप में उपलब्ध हैं, इसका उपयोग उन तरीकों से किया जा सकता है जो तुरंत स्पष्ट नहीं हैं। हमने पहले वैकल्पिक उपयोगों जैसे डायरी लिखना, अपना आहार रखना, या किताबों और फिल्मों को व्यवस्थित करना पर विस्तार से बताया। तब से बहुत कुछ हुआ है और हमने पाया कि जीमेल अब कुछ गंभीर चुनौतीपूर्ण कार्यों को संभाल सकता है।
फिल्टर्स को उपनामों के साथ जोड़कर इनबॉक्स जीरो बनाए रखें
फिल्टर्स ठीक हैं, लेकिन उन्हें बहुत सारे मैन्युअल हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है और कभी-कभी विफल हो जाते हैं। प्रत्येक नई सदस्यता और हर पुराना फिल्टर का मतलब है कि अधिक ईमेल आपके इनबॉक्स में डिफ़ॉल्ट होंगे जब तक कि आप उन्हें ठीक करने या नया फिल्टर सेट अप करने के लिए पर्याप्त परेशान न हों।
जीमेल उपनाम दर्ज करें। ईमेल को उनकी सामग्री द्वारा फ़िल्टर करने के बजाय, विभिन्न उद्देश्यों के लिए एक अद्वितीय ईमेल पते का उपयोग करें और उन उपनामों के आधार पर फिल्टर्स सेट अप करें जिन पर ईमेल भेजे गए थे।
आप +xyz को @ चिह्न से पहले के भाग में जोड़कर तुरंत जीमेल उपनाम बना सकते हैं। उदाहरण के लिए tina+feedback@thisdomain.com या tina+offer@thisdomain.com पर भेजा गया ईमेल tina@thisdomain.com के इनबॉक्स में पहुंचेगा।
अब हर बार जब आप किसी चीज़ के लिए ऑनलाइन साइन अप करते हैं या अपना ईमेल पता देते हैं, तो तय करें कि आप उन ईमेल को कहां जाना चाहते हैं और संबंधित उपनाम का उपयोग करें। उपनामों को फिल्टर्स के साथ जोड़कर, आपका ईमेल स्वचालित रूप से सॉर्ट हो जाएगा और आपको अव्यवस्थित इनबॉक्स के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी।
उपनामों का कई अन्य रचनात्मक तरीकों से उपयोग किया जा सकता है:
- ईमेल टू-डू सूची प्रबंधित करें अपने टू-डू सूची उपनाम पर खुद को ईमेल भेजें, जिसे आपके टू-डू सूची लेबल पर फ़िल्टर किया गया है।
- अपने निजी या कार्य ईमेल पते को छिपाएं संबंधित ईमेल पते को फॉरवर्डिंग पता के रूप में जोड़ें (> Settings > Forwarding and POP/IMAP)। फिर किसी विशिष्ट उपनाम पर भेजे गए ईमेल को इस ईमेल पते पर ऑटो-फॉरवर्ड करें।
कैंड रिस्पॉन्सेस के साथ ईमेल का ऑटो-उत्तर दें
अनिवार्य रूप से, कैंड रिस्पॉन्सेस टेक्स्ट के सहेजे गए स्निपेट्स हैं जिन्हें आप अपने ईमेल में सम्मिलित कर सकते हैं। बार-बार वही सामान टाइप करने के बजाय, आप इसे एक बार 'कैन' करते हैं और जब भी आवश्यक हो इसे परोसते हैं। दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति को उनकी आवश्यक जानकारी तेजी से मिलती है और आप भी समय बचाते हैं। जीमेल कैंड रिस्पॉन्सेस और ऑटो-रिस्पॉन्डर्स सेट अप करने के लिए एक बेहतरीन वॉक-थ्रू यहां खोजें।
कैंड रिस्पॉन्सेस मैन्युअल रूप से मानक टेक्स्ट के टुकड़ों को वहां चिपकाने के लिए बहुत अच्छे हैं जहां आपको उनकी आवश्यकता है, लेकिन आप उनके साथ और भी चालाक चीजें कर सकते हैं! फिल्टर्स और उपनामों के साथ जोड़े जाने पर, कैंड रिस्पॉन्सेस आपके हस्तक्षेप के बिना आपके ईमेल का उत्तर दे सकते हैं। यहां कुछ विचार हैं:
- आउट ऑफ ऑफिस उत्तर एक ऑटो-रिस्पॉन्डर सेट अप करें ताकि लोगों को पता चले कि आप छुट्टी पर हैं और वे कब आपसे सुनने की उम्मीद कर सकते हैं। आप किसी भी आने वाले ईमेल को एक नए फिल्टर के साथ लक्षित कर सकते हैं या मौजूदा फिल्टर्स पर कार्रवाई के रूप में एक कैंड रिस्पॉन्स जोड़ सकते हैं।
- ईमेल FAQ विशिष्ट कीवर्ड के लिए फिल्टर्स बनाएं जिसमें कार्रवाई एक मिलान कैंड रिस्पॉन्स भेजना है, उदाहरण के लिए अनुरोधित जानकारी साझा करने या सामान्य प्रश्न का उत्तर देने के लिए।
- स्वचालित चैट सामान्य वाक्यांशों के लिए फिल्टर्स सेट अप करें, जैसे how are you, what do you think, या अन्य चीजें जो कुछ लोग अक्सर आपसे पूछते या बताते हैं और उन्हें कैंड रिस्पॉन्सेस के साथ ऑटो-रिस्पॉन्ड करने दें। मान लें, यह एक मूर्खतापूर्ण विचार है, लेकिन एक अच्छा मजाक बना सकता है।
ग्राहक संबंधों और परियोजनाओं का प्रबंधन करें
एक अतिरिक्त सेवा का उपयोग क्यों करें यदि आप जीमेल के भीतर अपनी सभी CRM और PM आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं? बहुत सारे ब्राउज़र एडऑन जीमेल को एक उत्पादकता जानवर में बदल सकते हैं जो अन्य स्थापित उपकरणों को पुराना बना देगा। मेरे पसंदीदा बूमरैंग और स्ट्रीक हैं, दोनों क्रोम के लिए उपलब्ध हैं।
बूमरैंग के साथ आप ईमेल और रिमाइंडर शेड्यूल कर सकते हैं। आप संग्रहीत ईमेल को अपने इनबॉक्स में वापस ला सकते हैं जब आपको उनकी आवश्यकता हो, किसी विशिष्ट तिथि पर ईमेल भेजें, और सुनिश्चित करें कि आपको आपके द्वारा भेजे गए ईमेल की याद दिलाई जाती है चाहे प्राप्तकर्ता ने इस बीच जवाब दिया हो या नहीं। यह समय सीमा वाली परियोजनाओं को प्रबंधित करने और वार्तालापों पर फॉलो-अप करने के लिए एक शानदार उपकरण है। आप जन्मदिन की शुभकामनाओं के साथ ईमेल को स्वचालित भी कर सकते हैं, इसलिए आप कभी नहीं भूलेंगे। एडऑन क्रोम, फायरफॉक्स, और सफारी के लिए उपलब्ध है और मुफ्त संस्करण प्रति माह 10 ईमेल तक सीमित है।
https://youtu.be/4KmsqYjB9j4
दूसरी ओर स्ट्रीक टीमों के लिए एक पूर्ण विकसित परियोजना प्रबंधन एडऑन है। यह सबसे आम प्रकार की परियोजनाओं के लिए टेम्प्लेट प्रदान करता है, लेकिन आप कस्टम वाले भी सेट अप कर सकते हैं। कई लोगों के सहयोग से, प्रत्येक अपने इनबॉक्स से, आप कार्यों को असाइन कर सकते हैं, एक सहकर्मी को सपोर्ट अनुरोध पर फॉलो-अप करने के लिए कह सकते हैं, या सामूहिक रूप से परियोजनाओं को शुरुआत से अंत तक ले जा सकते हैं।
https://youtu.be/Mx_4Kpoqypk
इस श्रेणी से संबंधित एक और बढ़िया उपकरण एक्टिवइनबॉक्स है। दुर्भाग्य से, मैं इसका उपयोग स्वयं नहीं कर रहा हूं (अभी तक)। हालांकि, यह प्रभावशाली दिखता है। स्वयं देखें:
https://www.youtube.com/watch?v=ACMb42l-ohk
एक्टिवइनबॉक्स का मुफ्त संस्करण सभी प्रमुख सुविधाएं प्रदान करता है, समय सीमा, नोट्स, GCal एकीकरण, और प्राथमिकताओं को सहेजना/सिंक करना छोड़कर।
निष्कर्ष
जीमेल के साथ आप ईमेल भेजने और प्राप्त करने से कहीं अधिक कर सकते हैं। यह एक बहुमुखी उपकरण है, जिसे आपकी आवश्यकताओं के अनुकूल बनाया जा सकता है। यदि कोई पागल या रचनात्मक उपयोग है जिसके बारे में आप सोच सकते हैं, तो उसे पूरा करने के तरीके होंगे।
आप जीमेल की पूरी क्षमता का दोहन कैसे करते हैं? क्या आपने जीमेल के लिए कोई अच्छे उपयोग खोजे हैं जिन्हें मैंने ऊपर संबोधित नहीं किया?
