जीमेल एक शक्तिशाली वेबमेल क्लाइंट है। आप एक जीमेल खाते का उपयोग करके कई ईमेल खातों का प्रबंधन कर सकते हैं, आने वाले ईमेल को प्रबंधित करने के लिए आसानी से उन्नत फ़िल्टर सेट कर सकते हैं, या Google के उन्नत खोज विकल्पों का उपयोग करके संग्रहीत ईमेल को तुरंत ढूंढ सकते हैं। रोजमर्रा के उपयोग के लिए जीमेल की उत्कृष्टता का कोई अंत नहीं है, इसलिए अधिकांश उपयोगकर्ता यह भी नहीं जानते कि यह उपकरण क्या कर सकता है। आपको केवल यह देखने के लिए पावर उपयोगकर्ताओं के लिए हमारी Gmail मार्गदर्शिका देखने की आवश्यकता है कि Gmail कितना कुछ कर सकता है।
चूंकि जीमेल कई गहन सुविधाओं के साथ आता है, कुछ छिपी हुई हैं और कुछ ब्राउज़र ऐड-ऑन के रूप में उपलब्ध हैं, इसका उपयोग उन तरीकों से किया जा सकता है जो तुरंत स्पष्ट नहीं होते हैं। हमने पहले वैकल्पिक उपयोगों के बारे में विस्तार से बताया था जैसे डायरी लिखना, अपना आहार रखना, या पुस्तकों और फिल्मों का आयोजन करना। तब से बहुत कुछ हुआ है और हमने पाया है कि जीमेल अब कुछ गंभीर रूप से चुनौतीपूर्ण कार्यों को संभाल सकता है।
उपनामों के साथ फ़िल्टर्स जोड़कर इनबॉक्स ज़ीरो बनाए रखें
फ़िल्टर ठीक और बांका हैं, लेकिन उन्हें बहुत अधिक मैन्युअल हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है और कभी-कभी विफल हो जाते हैं। प्रत्येक नई सदस्यता और प्रत्येक पुराने फ़िल्टर का अर्थ है कि अधिक ईमेल आपके इनबॉक्स में डिफ़ॉल्ट होंगे जब तक कि आप एक नया फ़िल्टर ठीक करने या सेट करने के लिए पर्याप्त परेशान न हों।
जीमेल उपनाम दर्ज करें। ईमेल को उनकी सामग्री से फ़िल्टर करने के बजाय, अलग-अलग उद्देश्यों के लिए एक अद्वितीय ईमेल पते का उपयोग करें और उपनाम ईमेल के आधार पर फ़िल्टर सेट अप करें।
आप बस +xyz . जोड़कर, मौके पर ही Gmail उपनाम बना सकते हैं @ चिह्न से पहले के भाग में। उदाहरण के लिए tina+feedback@thisdomain.com . पर ईमेल भेजा गया या tina+offer@thisdomain.com tina@thisdomain.com . के इनबॉक्स में पहुंचेगा ।
अब हर बार जब आप किसी ऑनलाइन चीज़ के लिए साइन अप करते हैं या अपना ईमेल पता सौंपते हैं, तो तय करें कि आप उन ईमेल को कहाँ ले जाना चाहते हैं और संबंधित उपनाम का उपयोग करें। उपनामों को फ़िल्टर के साथ संयोजित करने से, आपका ईमेल स्वचालित रूप से क्रमित हो जाएगा और अब आपको अव्यवस्थित इनबॉक्स के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं होगी।
उपनामों का उपयोग कई अन्य रचनात्मक तरीकों से किया जा सकता है:
- ईमेल टू डू लिस्ट प्रबंधित करें अपने टू डू लिस्ट उपनाम पर खुद को ईमेल भेजें, जिसे आपके टू डू लिस्ट लेबल पर फ़िल्टर किया जाता है।
- अपना निजी या कार्य ईमेल पता छिपाएं संबंधित ईमेल पते को अग्रेषण पते के रूप में जोड़ें (> सेटिंग> अग्रेषण और POP/IMAP ) फिर इस ईमेल पते पर एक विशिष्ट उपनाम को ईमेल अपने आप अग्रेषित करें।
पहले से तैयार जवाबों के साथ स्वतः उत्तर ईमेल
अनिवार्य रूप से, डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं टेक्स्ट के सहेजे गए स्निपेट हैं जिन्हें आप अपने ईमेल में सम्मिलित कर सकते हैं। एक ही सामान को बार-बार टाइप करने के बजाय, आप इसे एक बार 'कर सकते हैं' और बाद में जब भी जरूरत हो इसे बाहर निकाल दें। दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति को वह जानकारी तेजी से प्राप्त होती है जिसकी उन्हें आवश्यकता होती है और आपको समय भी मिलता है। यहां Gmail डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं और ऑटो-प्रतिसादकर्ताओं को सेट करने के लिए एक शानदार वॉक-थ्रू खोजें।
डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं टेक्स्ट के मानक बिट्स को मैन्युअल रूप से चिपकाने के लिए बहुत अच्छी हैं जहां आपको उनकी आवश्यकता है, लेकिन और भी चालाक चीजें हैं जो आप उनके साथ कर सकते हैं! फ़िल्टर और उपनामों के साथ, डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएँ आपके बिना किसी हस्तक्षेप के आपके ईमेल का उत्तर दे सकती हैं। यहां कुछ उपाय दिए गए हैं:
- कार्यालय से बाहर उत्तर लोगों को यह बताने के लिए एक ऑटो-रिस्पॉन्डर सेट करें कि आप छुट्टी पर हैं और वे आपसे कब सुनने की उम्मीद कर सकते हैं। आप किसी भी आने वाले ईमेल को नए फ़िल्टर के साथ लक्षित कर सकते हैं या मौजूदा फ़िल्टर में कार्रवाई के रूप में एक पूर्वनिर्धारित प्रतिक्रिया जोड़ सकते हैं।
- ईमेल अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न विशिष्ट खोजशब्दों के लिए फ़िल्टर बनाएँ जिसमें एक मेल खाने वाली डिब्बाबंद प्रतिक्रिया भेजने की क्रिया है, उदाहरण के लिए अनुरोधित जानकारी साझा करना या किसी सामान्य प्रश्न का उत्तर देना।
- स्वचालित चैट सामान्य वाक्यांशों के लिए फ़िल्टर सेट करें, जैसे आप कैसे हैं , आप क्या सोचते हैं , या अन्य चीजें जो कुछ लोग अक्सर आपसे पूछते या बताते हैं और उन्हें पहले से तैयार प्रतिक्रियाओं के साथ ऑटो-प्रतिक्रिया करने देते हैं। माना, यह एक मूर्खतापूर्ण विचार है, लेकिन यह एक अच्छा मजाक बना सकता है।
ग्राहक संबंध और प्रोजेक्ट प्रबंधित करें
यदि आप Gmail के भीतर अपनी सभी CRM और PM जरूरतों को पूरा कर सकते हैं तो अतिरिक्त सेवा का उपयोग क्यों करें? बहुत सारे ब्राउज़र ऐड-ऑन जीमेल को एक उत्पादकता जानवर में बदल सकते हैं जो अन्य स्थापित टूल को पुराना बना देगा। मेरे पसंदीदा हैं बूमरैंग और स्ट्रीक, दोनों ही क्रोम के लिए उपलब्ध हैं।
बूमरैंग से आप ईमेल और रिमाइंडर शेड्यूल कर सकते हैं। आप जरूरत पड़ने पर अपने इनबॉक्स में संग्रहीत ईमेल वापस कर सकते हैं, एक विशिष्ट तिथि पर ईमेल भेज सकते हैं, और सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपको भेजे गए ईमेल की याद दिला दी जाए या नहीं, प्राप्तकर्ता ने इस बीच उत्तर दिया है या नहीं। यह समय सीमा के साथ परियोजनाओं के प्रबंधन और बातचीत पर अनुवर्ती कार्रवाई के लिए एक बढ़िया उपकरण है। आप जन्मदिन की शुभकामनाओं के साथ ईमेल को स्वचालित भी कर सकते हैं, इसलिए आप कभी नहीं भूलेंगे। ऐड-ऑन क्रोम, फ़ायरफ़ॉक्स और सफारी के लिए उपलब्ध है और मुफ़्त संस्करण प्रति माह 10 ईमेल तक सीमित है।
https://youtu.be/4KmsqYjB9j4
दूसरी ओर स्ट्रीक टीमों के लिए एक पूर्ण परियोजना प्रबंधन ऐड-ऑन है। यह सबसे सामान्य प्रकार की परियोजनाओं के लिए टेम्पलेट प्रदान करता है, लेकिन आप कस्टम प्रोजेक्ट भी सेट कर सकते हैं। कई लोगों के सहयोग से, प्रत्येक अपने स्वयं के इनबॉक्स से, आप कार्यों को असाइन कर सकते हैं, एक सहयोगी को समर्थन अनुरोध पर अनुवर्ती कार्रवाई कर सकते हैं, या सामूहिक रूप से परियोजनाओं को शुरू से अंत तक स्थानांतरित कर सकते हैं।
https://youtu.be/Mx_4Kpoqypk
इस श्रेणी में आने वाला एक और बढ़िया टूल ActiveInbox है। दुर्भाग्य से, मैं इसे स्वयं (अभी तक) उपयोग नहीं कर रहा हूं। हालाँकि, यह प्रभावशाली दिखता है। खुद देखें:
https://www.youtube.com/watch?v=ACMb42l-ohk
ActiveInbox का मुफ़्त संस्करण समय सीमा, नोट्स, GCal एकीकरण, और बचत/समन्वयन प्राथमिकताओं को छोड़कर, सभी प्रमुख सुविधाएँ प्रदान करता है।
निष्कर्ष
जीमेल से आप ईमेल भेजने और प्राप्त करने के अलावा भी बहुत कुछ कर सकते हैं। यह एक बहुमुखी उपकरण है, जिसे आपकी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित किया जा सकता है। यदि कोई पागल या रचनात्मक उपयोग है जिसके बारे में आप सोच सकते हैं, तो इसे पूरा करने के तरीके होंगे।
आप जीमेल की पूरी क्षमता का दोहन कैसे करते हैं? क्या आपने जीमेल के लिए ऐसे अच्छे उपयोगों की खोज की है जिनके बारे में मैंने ऊपर नहीं बताया?