स्क्रीन शेयरिंग, पोलिंग और अटेंडी रजिस्ट्रेशन जैसी विभिन्न अन्य सुविधाओं के अलावा, ज़ूम संबंधित ज़ूम मीटिंग के होस्ट को विशिष्ट रिपोर्ट जनरेट करने की भी अनुमति देता है। ये रिपोर्ट एक विशिष्ट ज़ूम मीटिंग पर आयोजित पोल या अटेंडी रजिस्ट्रेशन पर आधारित होती हैं। इन रिपोर्ट्स में मीटिंग प्रतिभागियों के बारे में कुछ जानकारी के साथ-साथ पोल परिणाम या पंजीकरण जानकारी होती है।
ज़ूम पर रिपोर्ट जनरेट करने के लिए, कुछ आवश्यकताओं को पूरा किया जाना चाहिए। आइए मीटिंग रिपोर्ट जनरेट करने की प्रक्रिया सीखने से पहले इन आवश्यकताओं पर एक नज़र डालें।
ज़ूम मीटिंग रिपोर्ट जनरेट करने की आवश्यकताएं
- केवल लाइसेंस प्राप्त खाते वाले उपयोगकर्ता ज़ूम पर मीटिंग रिपोर्ट जनरेट करने की सुविधा का उपयोग कर सकते हैं।
- मीटिंग रिपोर्ट जनरेट करने के लिए आपको पहले से अटेंडी रजिस्ट्रेशन और पोलिंग फीचर सक्षम करना होगा।
- केवल मीटिंग होस्ट उस विशिष्ट मीटिंग से संबंधित मीटिंग रिपोर्ट जनरेट कर सकता है जिसे उसने होस्ट किया था।
- निर्धारित मीटिंग के पूरा होने के 30 दिनों के बाद रिपोर्ट हटा दी जाती हैं। इसलिए होस्ट को उन्हें इस समय सीमा के भीतर एकत्र करना होगा।
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ज़ूम पर मीटिंग रिपोर्ट कैसे जनरेट करें
चरण 1: अपने वेब ब्राउज़र के माध्यम से अपने ज़ूम खाते में साइन इन करें।
चरण 2: एडमिन पैनल पर जाएं और खाता प्रबंधन चुनें।
चरण 3: खाता प्रबंधन से ड्रॉप-डाउन मेनू से, रिपोर्ट टैब चुनें।
चरण 4: आपको एक नई विंडो पर निर्देशित किया जाएगा और उपयोग रिपोर्ट अनुभाग के तहत।
चरण 5: उपयोग रिपोर्ट अनुभाग में, मीटिंग्स पर क्लिक करें। यहां आप ज़ूम मीटिंग्स के लिए पंजीकरण और पोल रिपोर्ट देख पाएंगे।
चरण 6: अब, आपको मीटिंग रिपोर्ट टैब पर निर्देशित किया जाएगा।
चरण 7: इस टैब में, रिपोर्ट प्रकार पर जाएं और चुनें कि आप कौन सी रिपोर्ट जनरेट करना चाहते हैं - पंजीकरण रिपोर्ट या पोल रिपोर्ट।
चरण 8: समय सीमा चुनें। यह निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर आयोजित पोल/पंजीकरण के परिणाम देगा।
चरण 9: पोल या पंजीकरण से जुड़ी रिपोर्ट के परिणामों की सूची से, उस एक को चुनें जिसके लिए आप पूर्ण रिपोर्ट जनरेट करना चाहते हैं।
चरण 10: जनरेट बटन पर क्लिक करके संबंधित ज़ूम पोल या मीटिंग में पंजीकरण के लिए रिपोर्ट जनरेशन की पुष्टि करें।
चरण 11: ज़ूम मीटिंग जनरेट करेगा और आपको मीटिंग आईडी के साथ परिणाम दिखाएगा।
चरण 12: चयनित मीटिंग के लिए संबंधित ज़ूम पोल या पंजीकरण रिपोर्ट डाउनलोड करने के लिए डाउनलोड बटन पर क्लिक करें। डाउनलोड की गई फ़ाइल .csv प्रारूप में होगी।
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ज़ूम मीटिंग रिपोर्ट क्या जानकारी प्रदान करती है?
वेब पोर्टल के माध्यम से ज़ूम मीटिंग के लिए दो प्रकार की रिपोर्ट जनरेट की जा सकती हैं, और दोनों अलग-अलग जानकारी प्रदान करती हैं:
1. पंजीकरण रिपोर्ट
– अटेंडीज के नाम
– ईमेल पते
– अटेंडी पंजीकरण की तारीख और समय
– पंजीकरण स्वीकृति की स्थिति
2. पोलिंग रिपोर्ट
– अटेंडीज के उपयोगकर्ता नाम
– ईमेल पते
– पोल उत्तरों की प्रस्तुति की तारीख और समय
– प्रत्येक अटेंडी द्वारा प्रदान किए गए पोल प्रश्न और संबंधित उत्तर
इन रिपोर्ट्स में डेटा को एक सुरक्षित माध्यम पर सावधानीपूर्वक साझा किया जाना चाहिए। इसमें संवेदनशील व्यक्तिगत जानकारी होती है और ज़ूम पर रिपोर्ट की गई सुरक्षा खामियों को देखते हुए; होस्ट को अतिरिक्त सावधान रहना चाहिए। शायद यही कारण है कि ज़ूम रिपोर्ट केवल लाइसेंस प्राप्त खाते के लिए जनरेट की जा सकती हैं न कि मुफ्त ज़ूम सेवाओं का उपयोग करने वाले होस्ट के लिए। ये रिपोर्ट उन लोगों को ट्रैक करती हैं जो नियमित रूप से आधिकारिक मीटिंग में बिना छोड़े भाग लेते हैं और किसी भी पोल का दस्तावेजी रिकॉर्ड रखती हैं जो टीम की राय लेने के लिए आयोजित किया गया था।
हमेशा सुनिश्चित करें कि ये रिपोर्ट मीटिंग निर्धारित होने के तीस दिनों के भीतर जनरेट की जाती हैं ताकि ज़ूम नीतियों के अनुसार रिपोर्ट न हटाई जाएं।
