एक व्यस्त छोटे व्यवसाय के मालिक या उद्यमी के रूप में, आप शायद पहले से ही Microsoft Excel का उपयोग बहीखाता, बिक्री ट्रैकिंग, या डेटा प्रविष्टि और भंडारण के लिए कर रहे हैं। Microsoft Excel अपने अंतर्निहित कार्यों और सुविधाओं के कारण निस्संदेह एक शक्तिशाली उपकरण है, लेकिन आप ऐड-इन्स का उपयोग करके Excel को अगले स्तर पर ले जा सकते हैं।
हालांकि, ध्यान रखें कि ऐड-इन्स को पहले इंस्टॉल करना पड़ता है। इस पोस्ट में, हम छोटे व्यवसायों के लिए शीर्ष पांच मुफ़्त Excel ऐड-इन्स की समीक्षा करेंगे। इसके अलावा, हम कवर करेंगे कि ये ऐड-इन्स आपकी दैनिक गतिविधियों में कैसे सहायता कर सकते हैं।
मिनी कैलेंडर और डेट पिकर ऐड-इन
कभी-कभी आपको कर्मचारी टाइमशीट बनाने या तारीखों से जुड़ी गणनाएँ करने की आवश्यकता होती है। सेल में मैन्युअल रूप से तारीखें दर्ज करना थोड़ा मुश्किल हो सकता है और यदि आप गलती से फॉर्मेट बदल देते हैं, तो ये तारीखें सीरियल नंबर के रूप में प्रदर्शित हो सकती हैं। इसलिए Excel में मैन्युअल रूप से तारीखें दर्ज करने के बजाय, आप मिनी कैलेंडर और डेट पिकर ऐड-इन का उपयोग करके कैलेंडर से एक तारीख चुन सकते हैं और उसे सीधे अपनी स्प्रेडशीट में डाल सकते हैं। मिनी कैलेंडर और डेट पिकर ऐड-इन इंटीग्रेटेड स्टोर से उपलब्ध है।
मिनी कैलेंडर और डेट पिकर का उपयोग करके तारीख कैसे दर्ज करें
- सेल C2 में 2 फरवरी 2022 दर्ज करने के लिए, पहले सेल का चयन करें।
- अब कैलेंडर पर 2 फरवरी 2022 का चयन करें ताकि यह तारीख सेल C2 में डाली जा सके।
और बस हो गया, यह वास्तव में इतना सरल है और Excel में सही तरीके से तारीखें दर्ज करने की परेशानी को दूर करता है।
QR4Office ऐड-इन
कई छोटे व्यवसाय पहले से ही अपनी मार्केटिंग रणनीति के हिस्से के रूप में QR कोड का उपयोग कर रहे हैं। हालांकि, यदि आप नहीं कर रहे हैं, तो QR कोड का उपयोग शुरू करने पर विचार करें। चूंकि वे तेजी से बिक्री पूरी करने की सुविधा देते हैं और ब्रांड जागरूकता बढ़ाने में सहायता करते हैं।
इस संबंध में, इंटीग्रेटेड स्टोर से उपलब्ध QR4Office नामक एक शानदार ऐड-इन है। यह ऐड-इन एक QR कोड उत्पन्न करेगा जिसका उपयोग आप Excel में कर सकते हैं या छवि के रूप में सहेज सकते हैं।
QR4Office का उपयोग करके QR कोड कैसे उत्पन्न करें
- ड्रॉप-डाउन का उपयोग करके प्रोटोकॉल को https:// पर बदलें।
- इस मामले में हम www.onmsft.com दर्ज करेंगे, लेकिन आप अपनी वेबसाइट या कोई अन्य लिंक उपयोग कर सकते हैं।
- आकार को 150px गुणा 150px तक बढ़ाएं। प्रीव्यू देखने के लिए नीचे स्क्रॉल करें।
- Insert पर क्लिक करके QR कोड को सीधे वर्कशीट में डालें। वैकल्पिक रूप से, आप राइट-क्लिक करके इसे छवि के रूप में भी सहेज सकते हैं।
बस इतना ही सरल है।
Visio डेटा विज़ुअलाइज़र ऐड-इन
यदि आपको अपने छोटे व्यवसाय के लिए एक संगठनात्मक चार्ट बनाने की आवश्यकता है, तो आप Excel में SmartArt या Shapes का उपयोग कर सकते हैं। हालांकि, ये तरीके मुश्किल और समय लेने वाले हो सकते हैं। Visio डेटा विज़ुअलाइज़र ऐड-इन Microsoft Excel में Visio की कुछ शक्ति लाता है। यह आपको संगठनात्मक आरेख निर्माण प्रक्रिया को स्वचालित करने की अनुमति देगा। इसके अलावा, जैसे-जैसे आपका व्यवसाय बढ़ता है, आप नए स्टाफ सदस्यों के साथ अपने संगठनात्मक आरेख को आसानी से अपडेट कर पाएंगे। Visio डेटा विज़ुअलाइज़र ऐड-इन इंटीग्रेटेड स्टोर से उपलब्ध है।
डेटा विज़ुअलाइज़र ऐड-इन का उपयोग करके एक काल्पनिक छोटे व्यवसाय के लिए संगठनात्मक चार्ट कैसे बनाएं
हमारा काल्पनिक व्यवसाय एक दुकान मालिक, एक जनरल मैनेजर और दो दुकान सहायकों से बना है।
- Organization Chart चुनें, फिर Vertical विकल्प में, Create बटन पर क्लिक करें।
- आपको एक स्वचालित रूप से उत्पन्न संगठनात्मक चार्ट और टेबल दिखाई देगी। हमें चार्ट में बदलाव करने के लिए टेबल को संपादित करना होगा।
- पंक्ति 2 को संपादित करके शुरू करें। नाम को Bradley Johnson और शीर्षक को Owner में बदलें।
- पंक्ति 3 में, नाम को Deborah Rogers और शीर्षक को General Manager में बदलें।
- पंक्ति 4 में, नाम को Kevin Williams, शीर्षक को Shop Assistant, और Role Type को Assistant में बदलें।
- पंक्ति 5 में, नाम को Nicole Woods, शीर्षक को Shop Assistant, और Role Type को Assistant में बदलें।
- उन पंक्तियों को हटाएं जिनकी हमें आवश्यकता नहीं है। ये पंक्तियाँ 6-8 होंगी।
- चार्ट पर Refresh पर क्लिक करें।
तो, ऐड-इन वास्तव में संगठनात्मक आरेखों के निर्माण और अद्यतन को सरल बनाता है। डेटा विज़ुअलाइज़र ऐड-इन के बारे में अधिक जानने के लिए, कृपया इस पोस्ट पर जाएँ।
डुप्लिकेट रिमूवर ऐड-इन
एक छोटे व्यवसाय के मालिक के रूप में, आप अक्सर ग्राहक विवरण या आपूर्तिकर्ताओं की सूची संग्रहीत करने के लिए स्प्रेडशीट बनाएंगे। इन स्प्रेडशीट में अक्सर डुप्लिकेट होते हैं। Excel में डुप्लिकेट हटाना थोड़ा कष्टप्रद हो सकता है। डुप्लिकेट रिमूवर ऐड-इन डुप्लिकेट हटाने के मुद्दे को एक सरल तरीके से संबोधित करता है। डुप्लिकेट रिमूवर ऐड-इन इंटीग्रेटेड स्टोर से उपलब्ध है।
हमारी आपूर्तिकर्ताओं की सूची से डुप्लिकेट कैसे हटाएं
- हमारे पास कॉलम A में दिखाए गए आपूर्तिकर्ताओं की एक सूची है।
- अब Insert Tab पर जाएं और Add-ins Group में, My Add-ins चुनें।
- Duplicate Remover Add-in चुनें और Add पर क्लिक करें।
- डुप्लिकेट रिमूवर ऐड-इन अब Excel इंटरफ़ेस से दिखाई देना चाहिए। यह स्वचालित रूप से रुचि के कॉलम का पता लगाता है।
- Next पर क्लिक करें।
- Choose what to find अनुभाग में, Duplicates चुनें।
- Next पर क्लिक करें।
- Choose what to do section में, Delete Rows चुनें और फिर Finish पर क्लिक करें।
- अब आपको परिणाम दिखाई देगा।
- अब आप ऐड-इन विंडो को बंद कर सकते हैं।
डुप्लिकेट को कुछ पारंपरिक तरीकों की तुलना में बहुत सरल और अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल तरीके से हटा दिया गया है।
Flexfind ऐड-इन
Flexfind ऐड-इन का उपयोग करने के लिए आपको इसे मैन्युअल रूप से डाउनलोड और इंस्टॉल करना होगा। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि यह कैसे करना है, तो कृपया यहां क्लिक करें। Flexfind ऐड-इन को Excel MVP Jan Karel Pieterse द्वारा विकसित किया गया था।
Flexfind टेक्स्ट स्ट्रिंग्स को खोजना और उन्हें बदलना बहुत आसान बनाता है। Flexfind का उपयोग करते समय, आपको स्ट्रिंग के सभी उदाहरणों की एक विस्तृत सूची मिलेगी। एक छोटे व्यवसाय के मालिक के रूप में, आप पा सकते हैं कि आपकी कंपनी का नाम आपकी वर्कशीट पर विभिन्न तत्वों में गलत लिखा गया है। हो सकता है कि आपने किसी अन्य कर्मचारी को वर्कशीट बनाने दिया हो। Flexfind के साथ आप उन्नत प्रतिस्थापन कर सकते हैं, जैसे अपनी कंपनी का नाम अपनी वर्कबुक के सभी चार्ट में बदलना। यदि इसे गलत तरीके से दर्ज किया गया है तो आप शीट्स में हेडर में अपनी कंपनी का नाम भी बदल सकते हैं।
किसी वर्कशीट पर सभी चार्ट के शीर्षकों में आने वाले कंपनी नाम को कैसे बदलें
कंपनी का नाम गलत लिखा गया है, यह Company ADE होना चाहिए न कि Company AEE।
- Home Tab पर जाएं, और Flexfind Group में, FlexFind आइकन पर क्लिक करें।
- Flexible find & replace utility विंडो दिखाई देनी चाहिए।
- Text to Find: में Company AEE दर्ज करें। Text to replace with: में Company ADE दर्ज करें। Look In: के तहत, Book से This Sheet में बदलें। Objects Box चेक करें।
- निर्दिष्ट टेक्स्ट स्ट्रिंग के सभी उदाहरण देखने के लिए Find बटन पर क्लिक करें।
- अब Replace बटन पर क्लिक करें। आपको निम्न विंडो दिखाई देगी, Yes to All बटन पर क्लिक करें।
- आपको सभी चार्ट में अब सही कंपनी नाम दिखाई देगा।
एक पूर्ण चमत्कार।
निष्कर्ष
Excel ऐड-इन्स आपकी उत्पादकता को काफी बढ़ा सकते हैं और जटिल कार्यों पर खर्च होने वाले समय को कम कर सकते हैं। हमें कमेंट्स में अपने पसंदीदा ऐड-इन्स के बारे में बताएं।
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