यदि आप Office 365 या ऑन-प्रिमाइसेस सर्वर पर SharePoint का उपयोग करते हैं, तो शायद आपके पास ऐसे समय आए हों जब आप अपने विंडोज डेस्कटॉप से अपनी फाइलों तक पहुंचना चाहते थे। आप OneDrive for Business सिंक क्लाइंट के साथ ऐसा कर सकते हैं, भले ही यह रेगुलर मॉडर्न OneDrive ऐप की फीचर नहीं है।
विंडोज 10 के साथ प्रीइंस्टॉल्ड आने वाला Microsoft का मुख्य OneDrive ऐप पर्सनल, वर्क और स्कूल अकाउंट्स से फाइल्स सिंक कर सकता है। इसमें OneDrive for Business फाइल्स और SharePoint साइट्स शामिल हैं जो Office 365 बिजनेस सब्सक्रिप्शन का हिस्सा हैं। हालांकि, नया ऐप अभी तक SharePoint डॉक्यूमेंट लाइब्रेरीज़ सिंक नहीं कर सकता, एक महत्वपूर्ण और अत्यधिक लोकप्रिय SharePoint फीचर जो आपको फाइलों को स्टोर, व्यवस्थित और शेयर करने देता है।
एक डॉक्यूमेंट लाइब्रेरी सिंक करने के लिए, आपको पहले इसे SharePoint ऐप में ऑनलाइन खोलना होगा। अपने PC पर OneDrive for Business ऐप इंस्टॉल्ड और खुला होने पर, SharePoint टूलबार में "Sync" बटन पर क्लिक करें। दिखाई देने वाले प्रॉम्प्ट में, "Sync now" बटन पर क्लिक करें और OneDrive for Business खोलने के लिए प्रॉम्प्ट को अप्रूव करें।
जब OneDrive for Business लॉन्च होता है, तो आपको उस लाइब्रेरी और SharePoint साइट का नाम दिखाया जाएगा जिसे आप सिंक करने की कोशिश कर रहे हैं। "Change" लिंक पर क्लिक करके अपने PC पर लाइब्रेरी को सेव करने के लिए एक फोल्डर चुनें। एक बार सेट अप हो जाने पर, लाइब्रेरी में फाइल्स डाउनलोड करना शुरू करने के लिए "Sync Now" दबाएं। यदि आपने पहले कभी उस साइट से सिंक नहीं किया है तो आपको अपने Office 365 या SharePoint क्रेडेंशियल्स से साइन इन करने की आवश्यकता हो सकती है।
OneDrive for Business प्रगति पर आपको सूचित रखेगा जैसे ही यह सिंक करना शुरू करता है। एक बार यह समाप्त हो जाने पर, आप अपनी फाइलों को File Explorer से एक्सेस कर पाएंगे, जैसे कि आप रेगुलर पर्सनल या बिजनेस अकाउंट के साथ OneDrive का उपयोग कर रहे हों। यदि आपको भविष्य में लाइब्रेरी को हटाने की आवश्यकता है, तो सिस्टम ट्रे में OneDrive for Business आइकन पर राइट-क्लिक करें और "Stop syncing a folder" पर क्लिक करें। आप सिंकिंग को पॉज भी कर सकते हैं या URL से सीधे एक नई लाइब्रेरी जोड़ सकते हैं।
डॉक्यूमेंट लाइब्रेरी सिंकिंग के आसपास कुछ सीमाएं हैं जिनसे आपको परिचित होना चाहिए। मॉडर्न OneDrive क्लाइंट के विपरीत, आप लाइब्रेरी के भीतर फोल्डर्स को सेलेक्टिवली सिंक नहीं कर सकते। यदि आपके पास बहुत सारी फाइल्स हैं लेकिन केवल कुछ को ऑफलाइन एक्सेस करना चाहते हैं, तो आप उन्हें दो अलग "ऑफलाइन" और "ऑनलाइन" लाइब्रेरीज़ में सॉर्ट करने का प्रयास कर सकते हैं।
इसके अलावा, OneDrive for Business क्लाइंट एक सिंगल लाइब्रेरी में केवल 5,000 आइटम्स और कुल 20,000 आइटम्स तक सिंक करेगा। 2GB फाइल साइज़ कैप के साथ मिलकर, ये प्रतिबंध समस्याग्रस्त हो सकते हैं यदि आपके पास ऑनलाइन बहुत सारा डेटा स्टोर है। इन मुद्दों को हल करने का कोई सरल तरीका नहीं है इसलिए आपको यह योजना बनाने की आवश्यकता होगी कि आप फाइल्स को कैसे स्टोर करते हैं ताकि आप उनसे न टकराएं।
अपने PC पर SharePoint डॉक्यूमेंट लाइब्रेरी सिंक करने में थोड़ा प्रयास लगता है लेकिन वेब ब्राउज़र का उपयोग किए बिना आपकी सभी फाइलों को नेटिव रूप से एक्सेस करने की अनुमति देता है। डॉक्यूमेंट लाइब्रेरी सिंक अंतिम पीढ़ी के OneDrive for Business क्लाइंट ऐप की एकमात्र शेष अनूठी क्षमता है। उम्मीद है कि माइक्रोसॉफ्ट अंततः इस फीचर को मॉडर्न OneDrive ऐप में फोल्ड कर देगा, प्रक्रिया को सरल बनाते हुए।
इस बीच, यदि आप डॉक्यूमेंट लाइब्रेरीज़ डाउनलोड करना चाहते हैं तो आपको दोनों सिंक क्लाइंट्स इंस्टॉल रखने की आवश्यकता होगी। Microsoft के सपोर्ट पेज अधिकांश सामान्य उपयोग के मामलों के लिए किस OneDrive वर्जन का उपयोग करना है, इसका पूर्ण विवरण प्रदान करते हैं।
