जब भी लाइब्रेरी में कोई परिवर्तन होता है, तो एक उपयोगकर्ता SharePoint में संस्करण नियंत्रण के माध्यम से आइटम को आसानी से संग्रहीत, ट्रैक और पुनर्स्थापित कर सकता है। यह सुविधा उपयोगकर्ता को उसकी साइट पर पोस्ट की गई सामग्री पर नियंत्रण देती है। तो, आइए जानें कि SharePoint 2016 में लाइब्रेरी और सूची के लिए संस्करण नियंत्रण को अलग-अलग कैसे कॉन्फ़िगर करें।
लाइब्रेरी या सूची के लिए SharePoint में संस्करण नियंत्रण सक्षम करें
SharePoint सूचियों और लाइब्रेरी में संस्करण नियंत्रण के साथ समय के साथ जानकारी को ट्रैक और प्रबंधित करें। आइटम के इतिहास से पिछले संस्करण देखें और पुनर्प्राप्त करें। जब सक्षम होता है, तो परिवर्तन सहेजे जाने के बाद नए संस्करण आइटम के इतिहास में जुड़ जाते हैं। संग्रहीत संस्करणों की संख्या और ड्राफ्ट या मामूली संस्करणों की दृश्यता को प्रत्येक सूची और लाइब्रेरी के लिए संशोधित किया जा सकता है, Office.com कहता है।
SharePoint में संस्करण नियंत्रण की उपयोगिता उन समय में अनुभव की जा सकती है जब आपको किसी आइटम या फ़ाइल के पुराने संस्करण को देखने या पुनर्स्थापित करने की आवश्यकता होती है। SharePoint में किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए संस्करण नियंत्रण सक्षम करने के लिए-
- सेटिंग्स समूह में सूची सेटिंग्स या लाइब्रेरी एक्सेस करें।
- संस्करण सेटिंग्स पेज पर जाएं
- दस्तावेज़ लाइब्रेरी के लिए संस्करण नियंत्रण कॉन्फ़िगर करें
- सूची के लिए संस्करण नियंत्रण कॉन्फ़िगर करें
यदि आपके OneDrive for Business साइट पर मौजूदा लाइब्रेरी हैं जिनमें संस्करण नियंत्रण सक्षम नहीं है, तो आप किसी भी समय उनके लिए संस्करण नियंत्रण सक्षम कर सकते हैं।
1] सूची सेटिंग्स या लाइब्रेरी सेटिंग्स समूह एक्सेस करें
उस SharePoint लाइब्रेरी या सूची पर जाएं जिसके लिए आप संस्करण नियंत्रण सक्षम करना चाहते हैं।
लाइब्रेरी या सूची टैब चुनें।
'सेटिंग्स' समूह के तहत, 'लाइब्रेरी' या 'सूची' विकल्प चुनें।
2] संस्करण सेटिंग्स पेज पर जाएं
जब 'लाइब्रेरी सेटिंग्स' विंडो खुलती है, तो नीले रंग में प्रदर्शित 'संस्करण सेटिंग्स' लिंक पर क्लिक करें।
3] SharePoint में दस्तावेज़ लाइब्रेरी के लिए संस्करण नियंत्रण कॉन्फ़िगर करें
[छवि स्रोत – Office.com]
'संस्करण सेटिंग्स' पेज पर निर्देशित होने पर, निम्न शीर्षकों के तहत सूचीबद्ध उपयुक्त विकल्पों को चेक करके संस्करण नियंत्रण सक्षम करें,
- जमा किए गए आइटम के लिए सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता है।
- इस दस्तावेज़ लाइब्रेरी में किसी फ़ाइल को हर बार संपादित करने पर एक संस्करण बनाएं, केवल प्रमुख संस्करण या प्रमुख और मामूली दोनों संस्करण।
- बनाए रखने के लिए संस्करणों और ड्राफ्ट की संख्या सीमित करें।
- सेट करें कि ड्राफ्ट आइटम कौन देख सकता है।
- दस्तावेज़ों को संपादित करने से पहले चेक आउट करने की आवश्यकता है।
4] SharePoint में सूची के लिए संस्करण नियंत्रण कॉन्फ़िगर करें
इसी तरह, SharePoint में सूची के लिए संस्करण नियंत्रण सक्षम करने के लिए, सूची के लिए 'संस्करण सेटिंग्स' पेज के तहत वांछित विकल्प चेक करें।
यदि किसी बिंदु पर, आप SharePoint सूची या लाइब्रेरी में संस्करण नियंत्रण अक्षम करना चाहते हैं
ऊपर सूचीबद्ध चरणों को दोहराएं, लेकिन 'संस्करण सेटिंग्स' पेज पर 'कोई संस्करण नियंत्रण नहीं' चुनें। आप सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता के लिए नहीं भी चेक कर सकते हैं।
सूचियों को प्रबंधित करने की अनुमति वाला कोई भी व्यक्ति लाइब्रेरी के लिए संस्करण नियंत्रण चालू या बंद कर सकता है। संस्करण नियंत्रण सभी डिफ़ॉल्ट सूची प्रकारों में सूची आइटम के लिए उपलब्ध है—कैलेंडर, समस्या ट्रैकिंग सूचियां, और कस्टम सूचियां शामिल हैं।
