Outlook के साथ काम करते समय कभी-कभी एक नई (खाली) Outlook PST डेटा फ़ाइल बनाने की आवश्यकता होती है लेकिन पुरानी Outlook PST डेटा फ़ाइल से वर्तमान Outlook फ़ोल्डर संरचना को बनाए रखना होता है। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि वर्तमान Outlook फ़ाइल आकार में बहुत बड़ी है और आप इसके साथ काम करने या प्रबंधित करने में समस्याओं का सामना कर रहे हैं और आप मौजूदा (वर्तमान) फ़ोल्डर संरचना के साथ एक नई PST फ़ाइल बनाना चाहते हैं।
इस ट्यूटोरियल में मैं आपको दिखाऊंगा कि Outlook फ़ोल्डर संरचना को केवल (ईमेल के बिना) एक नई -खाली- Outlook PST डेटा फ़ाइल में कैसे कॉपी किया जाए। प्रक्रिया के अंत में, आप नई Outlook डेटा फ़ाइल का उपयोग अपने ईमेल, कैलेंडर और संपर्कों के लिए डिफ़ॉल्ट स्टोर स्थान के रूप में कर सकेंगे।
Outlook फ़ोल्डर संरचना को नई Outlook डेटा फ़ाइल में कैसे स्थानांतरित करें।
चरण 1. Archive कमांड का उपयोग करके नई Outlook PST फ़ाइल बनाएं।
वर्तमान Outlook PST फ़ाइल से मौजूदा फ़ोल्डर संरचना को एक नई (खाली) Outlook डेटा फ़ाइल में कॉपी करने के लिए, आपको Outlook में "Archive" सुविधा का उपयोग करके नई Outlook PST फ़ाइल बनानी होगी। ऐसा करने के लिए:
1. Outlook खोलें और जाएं:
- Outlook 2007: File -> Archive
- Outlook 2010 और Outlook 2013: File -> Info –> Cleanup Tools -> Archive…
- Outlook 2016: File-> Info -> Tools -> Clean Up Old Items
2. Archive options पर, निम्नलिखित सेटिंग्स लागू करें:
1. Archive this folder and all subfolders चुनें।
2. Personal folders चुनें।
3. अतीत की एक तारीख निर्दिष्ट करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई मेल नई PST फ़ाइल में नहीं ले जाया जाता है। (उदाहरण: 1/1/1950)
4. फिर Browse बटन पर क्लिक करें।
5. नई Outlook डेटा फ़ाइल के लिए एक पहचानने योग्य नाम टाइप करें (उदाहरण: "OutlookNew.pst) और OK पर क्लिक करें।*
* नोट: प्रक्रिया के अंत में, यह फ़ाइल Outlook के लिए डिफ़ॉल्ट स्टोर स्थान होगी।
6. आर्काइव प्रक्रिया शुरू करने के लिए फिर से OK पर क्लिक करें।
7. जब आर्काइव प्रक्रिया पूरी हो जाती है तो आपको "Archive Folders" समूह के तहत वही फ़ोल्डर्स की सूची दिखाई देनी चाहिए जो आपके पास पहले से "Personal Folders" समूह के तहत हैं। *
* "Archive Folders" नई बनी PST फ़ाइल है (इस उदाहरण में "OutlookNew.pst") और "Personal Folders" पुरानी (मौजूदा) PST फ़ाइल है (इस उदाहरण में "Outlook.pst")
8. Close Outlook और अगले चरण पर जाएं।
चरण 2. नई PST फ़ाइल को Outlook के लिए डिफ़ॉल्ट स्टोर स्थान के रूप में सेट करें।
1. Windows Control Panel पर जाएं और View By: को Small icons पर सेट करें।
2. Mail (32-bit) खोलें।
3. Data Files… पर क्लिक करें।
4. Personal Folders पर डबल-क्लिक करें।
5. "Personal Folders" का नाम बदलकर "Personal Folders OLD" करें और OK पर क्लिक करें।
6. अब "Archive Folders" पर डबल-क्लिक करें।
7. "Archive Folders" का नाम बदलकर "Personal Folders" करें और OK पर क्लिक करें।
8. "Personal Folders" को हाइलाइट करें और Set as Default पर क्लिक करें।
9. "Message Delivery Location" सूचना संदेश पर OK पर क्लिक करें।
9. सभी विंडोज़ को बंद करने के लिए दो बार Close पर क्लिक करें।
10. Outlook लॉन्च करें।
11. हो गया! अब से, आपके सभी नए मेल, संपर्क, कैलेंडर और कार्य "Personal Folders" समूह के तहत संग्रहीत होंगे, जो नई खाली PST फ़ाइल है (उदाहरण: "OutlookNew.pst") और Outlook में आपकी मौजूदा जानकारी (मेल, संपर्क, कैलेंडर, कार्य) "Personal Folders OLD" समूह के तहत पाई जा सकती है जो पुरानी PST फ़ाइल है (उदाहरण: "Outlook.pst")।
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