एक टीम के लिए जो दिन-रात बड़ी मात्रा में डेटा से निपटती है, Google Sheets वरदान हैं। और, टन महत्वपूर्ण और गोपनीय डेटा के साथ आपको Google Sheets की सुरक्षा करने की आवश्यकता है।
ऐसे समय हो सकते हैं जब आप चाहेंगे कि आपके साथी आपकी Google शीट तक पहुंचें, लेकिन आप नहीं चाहेंगे कि हर किसी की हर चीज तक पहुंच हो। मान लीजिए, शायद आप चाहते हैं कि आपके अधीनस्थ केवल डेटा देखें और संपादन न करें जबकि दूसरी ओर आप चाहते हैं कि आपके पर्यवेक्षक संपादन कर सकें।
अनुमतियों का खेल - एक सामान्य अवलोकन
एक तरह से, स्प्रेडशीट में दूसरों को एक्सेस असाइन करना अनुमतियों का खेल है। जिसके बारे में बात करते हुए, आइए इस बात का अवलोकन करें कि ये अनुमतियां क्या हैं। आप Google Sheets और सेल्स और बीच में सब कुछ बचाने के लिए इनका उपयोग करेंगे।
संपादित कर सकते हैं - इसका मतलब है कि व्यक्ति दिए गए डेटा को देखने और संपादित करने में सक्षम होगा
टिप्पणी कर सकते हैं - जैसा कि नाम से पता चलता है, व्यक्ति केवल टिप्पणियां जोड़ सकेगा
देख सकते हैं - यहां व्यक्ति पूरा डेटा देख सकेगा लेकिन कोई बदलाव नहीं कर सकेगा
एक Google शीट केवल एक शीट नहीं है। ऐसे समय होते हैं जब मुख्य शीट में 1 से अधिक शीट होती हैं। शीट का उदाहरण लें। यहां मुख्य शीट "Sample Data" को आगे "dataset A" और "dataset B" में विभाजित किया गया है।
आगे के ब्लॉग में, हम उन तरीकों को देखेंगे जिनका उपयोग करके आप Google शीट में शीट्स और सेल रेंज को सुरक्षित कर सकते हैं।
सेल रेंज और शीट्स सुरक्षित करें
नीचे बताई गई विधि का उपयोग करके आप Range और Sheet स्तर पर अनुमतियों को प्रतिबंधित कर सकते हैं। अधिक विशेष रूप से, आप चुन सकते हैं कि कौन रेंज और शीट को संपादित और देख सकता है।
- शीट नाम के आगे ड्रॉपडाउन (उल्टा त्रिकोण) पर क्लिक करें
- Protect Sheet पर क्लिक करें। आपको दाईं ओर Protected sheet & ranges नाम से एक सेक्शन खुलता हुआ दिखाई देगा
Range को अनुमति असाइन करना चुनते समय
यह Google Sheets में सेल्स को लॉक करने और सेल स्तर (सेल रेंज) पर अनुमतियों को प्रतिबंधित करने का तरीका है।
- Range पर क्लिक करें
- जब आप टेक्स्ट बॉक्स में कर्सर ब्लिंक करते देखें, तो राइट क्लिक दबाए रखें और उन सेल रेंज का चयन करें जिन्हें आप लॉक करना चाहते हैं। मेरे मामले में मैंने सेल रेंज 'dataset A'!A2:C2 चुना है
- OK पर क्लिक करें और फिर Set permissions पर।
- आप केवल चेतावनी दिखाना चुन सकते हैं या
- उन लोगों को प्रतिबंधित कर सकते हैं जो इस रेंज को संपादित कर सकते हैं
शीट्स तक पहुंच की अनुमति असाइन करना चुनते समय
Google Sheets में सेल्स को लॉक करने के लिए उपरोक्त विधियों की तरह, आप अपने मुख्य शीट में विभिन्न उप-शीट्स तक दूसरों की पहुंच को नियंत्रित कर सकते हैं।
नीचे बताई गई विधियों का उपयोग करके आप शीट स्तर पर अनुमतियों को प्रतिबंधित कर सकते हैं। जिसका अर्थ है कि यदि आप नीचे बताई गई विधि का उपयोग किसी शीट पर करते हैं तो केवल आपके द्वारा चुना गया व्यक्ति ही उस शीट को देखने या संपादित करने में सक्षम होगा।
- Sheet पर क्लिक करें
- (A) यहां आपको एक और ड्रॉपडाउन दिखाई देगा जहां आप मुख्य शीट में अन्य शीट्स में से चुन सकते हैं।
- (B) आपको एक चेकबॉक्स भी दिखाई देगा। यदि आप इस पर क्लिक करते हैं, तो आप सेल रेंज को बाहर करना चुन सकते हैं या यहां तक कि अपने वांछित सेल रेंज भी जोड़ सकते हैं
- Set permissions पर क्लिक करें और बाकी "Range को अनुमति असाइन करना चुनते समय" के बिंदु 3 जैसा ही है
शीट छिपाना
यह शीट की सुरक्षा करने या Google Sheets में सेल्स की सुरक्षा करने का फुलप्रूफ तरीका नहीं है। लेकिन जब तक आपने शीट साझा की है उस व्यक्ति/व्यक्तियों को इसका कोई अंदाजा नहीं है या छिपे हुए सेल का सुराग नहीं मिलेगा, तब तक आप ठीक हैं।
शीट छिपाने के लिए शीट नाम के आगे ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें और फिर hide sheets पर क्लिक करें। आप देखेंगे कि शीट अब दिखाई नहीं देगी।
नोट: शीट वापस पाने के लिए View > Hidden sheets > शीट नाम चुनें (जो इस मामले में test है)
यह Google Sheets को सुरक्षित करने और Google Sheets में सेल्स लॉक करने का सिर्फ एक बुनियादी अवलोकन था। हालांकि उन्नत तरीके भी हैं जिन्हें हम आने वाले ब्लॉग में कवर करने की कोशिश करेंगे। अगर आपको यह ब्लॉग मददगार लगा, तो इसे अपने दोस्तों के साथ शेयर करना न भूलें, आखिरकार, शेयरिंग इज केयरिंग!
