स्प्रेडशीट आज के कार्य वातावरण के लिए अनिवार्य टूल में से एक है। लोग इसका उपयोग साधारण दो-कॉलम शॉपिंग लिस्ट से लेकर जटिल मल्टी-शीट मल्टी-फाइल कंपनी बजट तक कुछ भी व्यवस्थित करने के लिए करते हैं। लेकिन कम से कम एक उपयोग स्प्रेडशीट के साथ अच्छा नहीं जाता: डेटा संगठन। जटिल डेटा को प्रबंधित और व्यवस्थित करने का एक बेहतर समाधान डेटाबेस का उपयोग करना है।
कई स्प्रेडशीट उपयोगकर्ता डेटाबेस को छूना नहीं चाहते इसका कारण इसका "डरावना और जटिल" छवि है जो लोगों के मन में इसके बारे में है। सौभाग्य से, एयरटेबल (Airtable) है - एक आधुनिक क्लाउड-आधारित रिलेशनल डेटाबेस जिसमें एक सरल स्प्रेडशीट दृष्टिकोण है जो आपको लगभग किसी भी डेटा को व्यवस्थित करने में मदद कर सकता है। यह सहयोग की अनुमति देता है ताकि आप अपने सहकर्मियों के साथ एक डेटाबेस पर काम कर सकें, और यह ब्राउज़र और मोबाइल ऐप्स के माध्यम से डिवाइस पर डेटा को अद्यतित रखने के लिए सिंक करता है।
यदि आप विंडोज पर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस या मैक पर फाइलमेकर प्रो से परिचित हैं, तो आपको चिंता करने की कोई बात नहीं है क्योंकि एयरटेबल उपयोग में आसान होना चाहिए। जो लोग डेटाबेस अवधारणा से नए हैं, उनके लिए एयरटेबल आपको चरण-दर-चरण गाइड और एक वीडियो ट्यूटोरियल प्रदान करता है ताकि आप गति बनाए रख सकें।
टेम्पलेट्स के साथ तेजी से शुरू करें
एयरटेबल का उपयोग शुरू करने के लिए आपको केवल एक मुफ्त अकाउंट के लिए साइन अप करना होगा। यह असीमित बेस और असीमित सहयोगियों के साथ आता है, प्रति बेस 1,200 रिकॉर्ड की सीमा और प्रति बेस 2GB अटैचमेंट स्पेस के साथ। जिन्हें अधिक चाहिए उनके लिए पेड अपग्रेड प्लान हैं, लेकिन मुफ्त प्लान अधिकांश व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के लिए पर्याप्त से अधिक होगा।
आपको जल्द से जल्द शुरू करने में मदद करने के लिए एयरटेबल आपको टेम्पलेट्स प्रदान करता है। साइन अप प्रक्रिया के बाद, यह आपसे कम से कम तीन डेटाबेस उपयोग उदाहरण चुनने के लिए कहेगा। उपलब्ध विकल्प प्रोजेक्ट ट्रैकर से लेकर लेमोनेड स्टैंड इन्वेंटरी, ब्लॉग एडिटोरियल कैलेंडर से लेकर वेडिंग प्लानिंग तक हैं।
जो लोग डेटाबेस से परिचित नहीं हैं, उनके लिए शुरू करने का सबसे तेज़ तरीका मौजूदा उदाहरणों का उपयोग करना और उन्हें अपनी आवश्यकताओं के अनुसार संशोधित करना है। अपने चुने हुए उदाहरणों में से एक खोलें, और खुद को परिचित करने के लिए चारों ओर देखें। लेकिन यदि आप अनुभवी हैं, तो आप "प्लस (+)" आइकन पर क्लिक करके सीधे एक नया डेटाबेस बनाने जा सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आइए स्टडी गाइड डेटाबेस खोलें। यह छात्रों को उनकी पढ़ाई पर नज़र रखने में मदद करने के लिए अनुकूलित है। धोखा देने वाला सरल स्प्रेडशीट इंटरफेस कई शक्तिशाली विशेषताओं को छुपा रहा है। आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार पंक्तियों और सेल को जोड़ और अनुकूलित कर सकते हैं, एक व्यक्तिगत पंक्ति में अटैचमेंट के रूप में मीडिया डाल सकते हैं, अध्ययन करने के लिए अन्य स्कूल विषयों को ट्रैक करने के लिए टेबल जोड़ और हटा सकते हैं, अनुकूलित दृश्य जोड़ सकते हैं, और बहुत कुछ।
लेकिन उन्हें एक-एक करके समझाने के बजाय, यदि आप उन्हें स्वयं आज़माते हैं और महसूस करते हैं कि सब कुछ कैसे काम करता है तो यह बेहतर है। स्क्रीन के नीचे-दाएं रंगीन सर्कल पर क्लिक करके मदद लें, और वे आपको कुछ हासिल करने के चरण दिखाएंगे।
उदाहरण के लिए, आप स्प्रेडशीट सेल के बजाय फॉर्म का उपयोग करके अपना डेटा इनपुट कर सकते हैं, पंक्ति संख्या के बगल में "एक्सपैंड" (Expand) आइकन पर क्लिक करके।
आप एक कस्टम फॉर्म भी बना सकते हैं जिसे आप अपने दोस्तों के साथ शेयर कर सकते हैं, और उनका इनपुट स्वचालित रूप से डेटाबेस को पॉप्युलेट करेगा। ऐसा करने के लिए "मेन व्यू" (Main View) पर क्लिक करें, और "फॉर्म" (Form) चुनें।
फिर फॉर्म को अनुकूलित करें, और "शेयर" (Share) पर क्लिक करें। आपको एक लिंक मिलेगा जिसे आप दूसरों के साथ शेयर कर सकते हैं। ऊपर दिए गए स्टडी गाइड उदाहरण का उपयोग करके, हम एक स्टडी ग्रुप में फॉर्म शेयरिंग का उपयोग कर सकते हैं जहां हर सदस्य किसी विषय में योगदान दे सकता है।
एयरटेबल क्यों?
डेस्कटॉप डेटाबेस एप्लिकेशन के बजाय एयरटेबल का उपयोग करने के कई लाभ हैं, जैसे:
- यह क्लाउड में है इसलिए सब कुछ आपके कुछ किए बिना होस्ट और बैकअप है। जब तक आप इंटरनेट से कनेक्ट कर सकते हैं, आपका डेटा हमेशा सुरक्षित और सुलभ है।
- यह मल्टी-यूजर सपोर्ट करता है, इसलिए आप अपने डेटा को पॉप्युलेट करने में दूसरों के साथ सहयोग कर सकते हैं और कम समय में अधिक पूरा कर सकते हैं।
- यह सहज और सेट अप करने में आसान है। नए उपयोगकर्ता लर्निंग कर्व के साथ समय बर्बाद किए बिना तुरंत शुरू कर सकते हैं।
- यह कई फील्ड प्रकारों के साथ अनुकूलन योग्य है। आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार वस्तुतः कोई भी डेटाबेस बना सकते हैं।
- यह ब्राउज़र-आधारित है इसलिए आपको कुछ भी डाउनलोड करने की आवश्यकता नहीं है। यह तरल भी है और कहीं भी खोला जा सकता है और जो लोग अपने मोबाइल डिवाइस का उपयोग करके काम करते हैं उनके लिए एक iOS ऐप (और एंड्रॉइड के लिए बीटा संस्करण) है।
- यह एवरनोट, स्लैक, पिंटरेस्ट, ट्विटर, आसना, ड्रॉपबॉक्स, पॉकेट, इंस्टाग्राम, और कई अन्य जैसे टन अन्य ऐप्स के साथ इंटीग्रेशन सपोर्ट करता है।
और नौसिखिया उपयोगकर्ताओं का सबसे बड़ा सवाल यह है कि उन्हें स्प्रेडशीट के बजाय डेटाबेस का उपयोग क्यों करना चाहिए। सरल उत्तर है एक डेटाबेस बड़ी मात्रा में डेटा व्यवस्थित करने के लिए अधिक उपयुक्त है, जबकि स्प्रेडशीट बेहतर है यदि आप कई गणनाएं करते हैं।
एयरटेबल का यह त्वरित अवलोकन इसकी सतह को मुश्किल से खरोंच रहा है कि यह क्या कर सकता है। मेरा सुझाव है कि आगे बढ़ें और एयरटेबल आज़माएं। यह मुफ़्त है। फिर नीचे कमेंट्स में अपने विचार और राय साझा करें।
