स्प्रेडशीट आज के कार्य परिवेश के लिए आवश्यक उपकरणों में से एक है। लोग साधारण दो-स्तंभ खरीदारी सूची से लेकर जटिल मल्टी-शीट मल्टी-फाइल कंपनी बजट तक, कुछ भी और सब कुछ व्यवस्थित करने के लिए इसका उपयोग करते हैं। लेकिन स्प्रेडशीट के साथ कम से कम एक उपयोग ठीक नहीं है:डेटा संगठन। जटिल डेटा को प्रबंधित और व्यवस्थित करने का एक बेहतर समाधान डेटाबेस का उपयोग करना है।
कई स्प्रैडशीट उपयोगकर्ता किसी डेटाबेस को स्पर्श नहीं करना चाहते हैं, इसका कारण लोगों की "डरावनी और जटिल" छवि है। सौभाग्य से, एयरटेबल है - एक सरल स्प्रेडशीट दृष्टिकोण के साथ एक आधुनिक क्लाउड-आधारित रिलेशनल डेटाबेस जो लगभग किसी भी डेटा को व्यवस्थित करने में आपकी सहायता कर सकता है। यह सहयोग की अनुमति देता है ताकि आप अपने सहकर्मियों के साथ डेटाबेस पर काम कर सकें, और यह डेटा को अद्यतित रखने के लिए ब्राउज़र और मोबाइल ऐप्स के माध्यम से सभी डिवाइसों में समन्वयित करता है।
यदि आप विंडोज पर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस या मैक पर फाइलमेकर प्रो से परिचित हैं, तो आपको चिंता करने की कोई बात नहीं है क्योंकि एयरटेबल का उपयोग करना आसान होना चाहिए। जो लोग डेटाबेस अवधारणा के लिए नए हैं, उनके लिए Airtable आपको चरण-दर-चरण मार्गदर्शिकाएँ और एक वीडियो ट्यूटोरियल प्रदान करता है जो आपको गति प्रदान करता है।
टेम्पलेट्स के साथ शीघ्रता से प्रारंभ करें
Airtable का उपयोग शुरू करने के लिए केवल एक चीज जो आपको करने की आवश्यकता है वह है एक निःशुल्क खाते के लिए साइन अप करना। यह असीमित आधारों और असीमित सहयोगियों के साथ आता है, प्रति आधार 1,200 रिकॉर्ड की सीमा और प्रति आधार 2GB अनुलग्नक स्थान के साथ। उन लोगों के लिए सशुल्क अपग्रेड योजनाएं हैं जिन्हें अधिक की आवश्यकता है, लेकिन अधिकांश व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के लिए मुफ्त योजना पर्याप्त से अधिक होगी।
जितनी जल्दी हो सके शुरू करने में आपकी मदद करने के लिए Airtable आपको टेम्पलेट प्रदान करता है। साइन अप प्रक्रिया के बाद, यह आपको कम से कम तीन डेटाबेस उपयोग उदाहरण चुनने के लिए कहेगा। उपलब्ध विकल्पों में प्रोजेक्ट ट्रैकर से लेकर नींबू पानी स्टैंड इन्वेंट्री तक, ब्लॉग संपादकीय कैलेंडर से लेकर शादी की योजना तक शामिल हैं।
जो लोग डेटाबेस से परिचित नहीं हैं, उनके लिए शुरू करने का सबसे तेज़ तरीका मौजूदा उदाहरणों का उपयोग करना और उन्हें अपनी आवश्यकताओं के अनुसार संशोधित करना है। अपने चुने हुए उदाहरणों में से एक खोलें, और अपने आप को परिचित करने के लिए चारों ओर एक नज़र डालें। लेकिन अगर आप एक अनुभवी हैं, तो आप सीधे "प्लस (+)" आइकन पर क्लिक करके एक नया डेटाबेस बनाने के लिए जा सकते हैं।
उदाहरण के तौर पर, आइए स्टडी गाइड डेटाबेस खोलें। यह छात्रों को उनकी पढ़ाई पर नज़र रखने में मदद करने के लिए अनुकूलित किया गया है। भ्रामक रूप से सरल स्प्रेडशीट इंटरफ़ेस कई शक्तिशाली सुविधाओं को छिपा रहा है। आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार पंक्तियों और कक्षों को जोड़ और अनुकूलित कर सकते हैं, एक व्यक्तिगत पंक्ति में संलग्नक के रूप में मीडिया सम्मिलित कर सकते हैं, अध्ययन के लिए अन्य स्कूली विषयों को ट्रैक करने के लिए तालिकाओं को जोड़ और हटा सकते हैं, अनुकूलित दृश्य जोड़ सकते हैं, और बहुत कुछ कर सकते हैं।
लेकिन उन्हें एक-एक करके समझाने के बजाय, यह बेहतर होगा कि आप उन्हें स्वयं आज़माएँ और यह महसूस करें कि सब कुछ कैसे काम करता है। स्क्रीन के नीचे-दाईं ओर रंगीन मंडलियों पर क्लिक करने में आपकी मदद करने के लिए, और वे आपको कुछ हासिल करने के चरण दिखाएंगे।
उदाहरण के लिए, आप पंक्ति संख्या के आगे "विस्तृत करें" आइकन पर क्लिक करके स्प्रेडशीट सेल के बजाय फ़ॉर्म का उपयोग करके अपना डेटा इनपुट कर सकते हैं।
आप एक कस्टम फॉर्म भी बना सकते हैं जिसे आप अपने दोस्तों के साथ साझा कर सकते हैं, और उनका इनपुट स्वचालित रूप से डेटाबेस को पॉप्युलेट कर देगा। ऐसा करने के लिए "मुख्य दृश्य" पर क्लिक करें और "फ़ॉर्म" चुनें।
फिर फ़ॉर्म को कस्टमाइज़ करें, और "साझा करें" पर क्लिक करें। आपको एक लिंक मिलेगा जिसे आप दूसरों के साथ साझा कर सकते हैं। ऊपर दिए गए अध्ययन गाइड उदाहरण का उपयोग करके, हम एक अध्ययन समूह में फ़ॉर्म साझा करने का उपयोग कर सकते हैं जहाँ प्रत्येक सदस्य किसी विषय में योगदान दे सकता है।
एयरटेबल क्यों?
डेस्कटॉप डेटाबेस अनुप्रयोगों के बजाय Airtable का उपयोग करने के कई लाभ हैं, जैसे:
- यह क्लाउड में है इसलिए सब कुछ होस्ट किया जाता है और बिना कुछ किए बैकअप लिया जाता है। जब तक आप इंटरनेट से कनेक्ट हो सकते हैं, आपका डेटा हमेशा सुरक्षित और पहुंच योग्य होता है।
- यह बहु-उपयोगकर्ता का समर्थन करता है, इसलिए आप अपने डेटा को पॉप्युलेट करने और कम समय में अधिक हासिल करने में दूसरों के साथ सहयोग कर सकते हैं।
- यह सहज और सेट अप करने में आसान है। सीखने की अवस्था के साथ समय बर्बाद किए बिना नए उपयोगकर्ता कुछ ही समय में शुरू कर सकते हैं।
- यह चुनने के लिए कई प्रकार के फ़ील्ड के साथ अनुकूलन योग्य है। आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार वस्तुतः कोई भी डेटाबेस बना सकते हैं।
- यह ब्राउज़र-आधारित है इसलिए आपको कुछ भी डाउनलोड करने की आवश्यकता नहीं है। यह तरल भी है और इसे कहीं भी खोला जा सकता है और उन लोगों के लिए एक आईओएस ऐप (और एंड्रॉइड के लिए बीटा संस्करण) है जो अपने मोबाइल डिवाइस का उपयोग करके काम करते हैं।
- यह एवरनोट, स्लैक, पिंटरेस्ट, ट्विटर, आसन, ड्रॉपबॉक्स, पॉकेट, इंस्टाग्राम, और कई अन्य कई अन्य ऐप के साथ एकीकरण का समर्थन करता है।
और नौसिखिए उपयोगकर्ताओं का सबसे बड़ा सवाल यह है कि उन्हें स्प्रेडशीट के बजाय डेटाबेस का उपयोग क्यों करना चाहिए। इसका सरल उत्तर यह है कि एक डेटाबेस बड़ी मात्रा में डेटा को व्यवस्थित करने के लिए अधिक उपयुक्त है, जबकि यदि आप कई गणना करते हैं तो स्प्रेडशीट बेहतर है।
Airtable का यह त्वरित अवलोकन मुश्किल से सतह को खरोंच रहा है कि वह क्या कर सकता है। मेरा सुझाव है कि आगे बढ़ें और एयरटेबल को आजमाएं। यह निःशुल्क है। फिर अपने विचार और राय नीचे कमेंट्स में साझा करें।