जीमेल के फीचर में आपको कई बड़े अपडेट नजर नहीं आ रहे हैं। एक तरह से, यह पिछले कुछ वर्षों में आराम से अपरिवर्तित रहा है, जबकि आउटलुक जैसे प्रतिद्वंद्वियों को लगता है कि वे आसानी से विचलित डिजाइनर की सनक को काट रहे हैं और बदल रहे हैं। इस लेख में, हम आपको दिखाते हैं कि आपकी ईमेल गतिविधियों के दौरान कम-ज्ञात Gmail सुविधाओं की एक श्रृंखला पर आरेखण करके अपनी उत्पादकता कैसे बढ़ाई जाए।
<एच2>1. याद दिलाएंहम आपको बाद की तारीख तक महत्वपूर्ण ईमेल का जवाब देना बंद करने के लिए प्रोत्साहित नहीं कर रहे हैं, लेकिन कभी-कभी आपके पास कोई विकल्प नहीं होता है! स्नूज़ फ़ंक्शन किसी ईमेल को छुपाता है और फिर आपके द्वारा निर्दिष्ट दिन और समय पर उसे आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर ले जाता है।
किसी ईमेल को स्नूज़ करने के लिए, बस उस पर राइट-क्लिक करें, स्नूज़ पर क्लिक करें, फिर वह समय चुनें, जिसमें आप उसे याद दिलाना चाहते हैं। यदि सूचीबद्ध समय आपके शेड्यूल के अनुरूप नहीं है, तो आप Google Keep में डिफ़ॉल्ट स्नूज़ को बदल सकते हैं। (वे जीमेल पर भी लागू होंगे।)
Google Keep पर जाएं, कॉग आइकन पर क्लिक करें -> सेटिंग्स, फिर रिमाइंडर डिफॉल्ट्स को जो कुछ भी आपको सूट करता है उसे बदलें।
2. आसान ईमेल स्वरूपण
इसे अक्सर अनदेखा कर दिया जाता है - आप अपने फोन पर लिखे गए ईमेल को आसानी से जल्दी से प्रारूपित कर सकते हैं।
बस एक नया ईमेल खोलें, खाली जगह पर लंबे समय तक दबाएं और फिर टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग विकल्पों का एक मेनू लाने के लिए फ़ॉर्मैट पर टैप करें, जिसमें टेक्स्ट का रंग बदलने, अंतर्निहित टेक्स्ट आदि शामिल हैं।
3. स्मार्ट जवाब
मैं स्मार्टफ़ोन पर "स्मार्ट उत्तर" क्रांति को रोक रहा हूं, लेकिन ऐसा लगता है कि यह इतना लोकप्रिय है कि इसे डेस्कटॉप संस्करण में बदल दिया गया है।
शुरुआत न करने वालों के लिए, स्मार्ट जवाब आपके द्वारा प्राप्त ईमेल से संबंधित तैयार त्वरित प्रतिक्रियाएँ हैं। यह एक साफ-सुथरा समय है, भले ही कुछ डायस्टोपियन और "मौत की भाषा" पूरी बात के बारे में है।
4. गोपनीय मोड
गोपनीयता कई व्यक्तियों के लिए एक बड़ी बात है, यही वजह है कि Google ने संवेदनशील या निजी जानकारी वाले ईमेल पर उपयोगकर्ताओं को नियंत्रण देने के लिए अपने जीमेल ऐप में एक "गोपनीय मोड" जोड़ा है।
अपने डिवाइस पर गोपनीय मोड तक पहुंचने के लिए, जीमेल ऐप खोलें, फिर स्क्रीन के निचले-दाएं हिस्से में लिखें बटन पर टैप करें। अब, ऊपर दाईं ओर तीन-बिंदु वाले मेनू का पता लगाएं, उस पर टैप करें और वहां से "गोपनीय मोड" चुनें।
अब आप अपने संदेश के लिए एक समाप्ति तिथि निर्धारित कर सकते हैं जो एक दिन से लेकर पांच वर्ष तक होती है, जिसके बाद संदेश स्वतः ही हटा दिया जाएगा। यदि आप और भी अधिक संवेदनशील ईमेल भेजने की योजना बना रहे हैं, तो पासकोड/एसएमएस पासकोड सेट करना एक अच्छा विचार होगा। ये पासकोड Google द्वारा बेतरतीब ढंग से जेनरेट किए जाते हैं और सुरक्षित रूप से प्राप्तकर्ताओं को भेजे जाते हैं।
5. स्पैम प्रबंधन
बहुत सारे अंडर-द-बोनेट सामान हैं जो Google का दावा है कि 99.9% घोटालों और अविश्वसनीय ईमेल का मुकाबला कर सकता है। (इसका परीक्षण करने का कोई तरीका नहीं है, लेकिन हे-हो।)
अधिक स्पष्ट रूप से, जब आप ईमेल को स्पैम फ़ोल्डर में चकमा देते हैं, तो जीमेल अब पूछेगा कि क्या आप चाहते हैं कि यह आपको प्रेषक की मेलिंग सूची से कोशिश और सदस्यता समाप्त कर दे, जो कि विचारशील है। साथ ही, अगर जीमेल को पता चलता है कि आप कुछ नियमित प्रेषकों के ईमेल कभी नहीं खोल रहे हैं, तो अब यह पूछेगा कि क्या आप उस प्रेषक को ब्लॉक करना चाहते हैं।
6. कस्टम स्वाइप जेस्चर सेट करें
Android के लिए Gmail आसानी से आपको अपने स्वाइप जेस्चर के लिए अलग-अलग कार्य असाइन करने देता है। किसी संदेश पर बाएँ या दाएँ स्वाइप करने से संदेश डिफ़ॉल्ट रूप से संग्रहीत हो जाएगा, लेकिन यदि आप चाहें, तो आप उसे बदल सकते हैं।
अपने जीमेल ऐप में, ऊपरी-बाएँ कोने में स्थित हैमबर्गर मेनू पर टैप करें, नीचे सेटिंग ढूंढें, उस पर टैप करें और "सामान्य सेटिंग्स" चुनें। वहां से, "स्वाइप एक्शन" चुनें।
यहां से आप अपने स्वाइप को इनमें से किसी एक क्रिया के साथ जोड़ सकते हैं:संग्रह करें, हटाएं, "पढ़े/अपठित के रूप में चिह्नित करें," "यहां ले जाएं" और "स्नूज़ करें।" अपनी आवश्यकताओं के अनुसार बेहतर विकल्प चुनें।
7. आकस्मिक कार्रवाइयों को रोकें
यह हम सभी के साथ एक बिंदु या किसी अन्य पर होता है - मेल तैयार होने से पहले भेजना या गलती से किसी ईमेल को हटाना क्योंकि हम विचलित हैं। सौभाग्य से, जीमेल इन छोटी दुर्घटनाओं को रोकने का एक तरीका प्रदान करता है। यह हममें से उन लोगों के लिए बेहद मददगार है जो अक्सर बादलों में अपना सिर रखते हैं।
ऊपर वर्णित पथ का अनुसरण करते हुए, "सामान्य सेटिंग्स" के लिए अपना रास्ता बनाएं, फिर "कार्रवाई पुष्टिकरण" विकल्प देखें और तीन विकल्पों में से अपना चयन करें:"हटाने से पहले पुष्टि करें," "प्राप्त करना," या "भेजना।"
उदाहरण के लिए, जब आप किसी संदेश को हटाना चाहते हैं, तो जीमेल आपसे पुष्टि करने के लिए कहेगा। ध्यान दें कि यह ट्रिक तभी काम करती है जब आप ईमेल को क्लासिक तरीके से हटाते हैं - एक बार में एक ईमेल खोलकर और ऊपरी-दाएं कोने में ट्रैश आइकन पर दबाकर। आश्चर्यजनक रूप से, यदि आप अपने संदेशों को हटाने के लिए स्वाइप कर रहे हैं तो ये पुष्टिकरण दिखाई नहीं देते हैं। हालांकि इस तरह से ईमेल को हटाने के तुरंत बाद कार्रवाई को पूर्ववत करने का विकल्प स्क्रीन के नीचे पॉप अप हो जाता है, अगर आप जल्दी से आगे बढ़ते हैं तो आप इसे वापस पा सकते हैं।
8. कुहनी भूल जाओ
जीमेल की एक विशेषता यह है कि यह "उत्तर दें और अनुवर्ती" का सुझाव देकर आपको हाल ही में प्राप्त ईमेल का जवाब देने के लिए स्वचालित रूप से याद दिला सकता है। हालांकि, कई उपयोगकर्ताओं को यह मददगार से कम और बस कष्टप्रद लगता है। यदि आप बाद की श्रेणी में आते हैं, तो आपको पता होना चाहिए कि आप इसे बंद कर सकते हैं।
स्वयं ऐसा करने के लिए, आपको अपने जीमेल की "सेटिंग्स -> अपना Google खाता चुनें -> कुहनी -> उत्तर दें और अनुवर्ती कार्रवाई करें।" फीचर पर टैप करें और दोनों विकल्पों को अनचेक करें। अब आप आराम से रह सकते हैं कि अब आपको Gmail की कम सूक्ष्म कुहनी से परेशान नहीं होना पड़ेगा।
9. कार्यालय से बाहर का संदेश तुरंत सेट करें
कुछ दिनों की छुट्टी लेने की योजना बना रहे हैं? तकनीकी सहायता को कॉल किए बिना Gmail में अपना स्वयं का कार्यालय से बाहर संदेश सेट करें। यह काफी आसान है। ऊपर बताए गए पथ का अनुसरण करें, लेकिन इसके बजाय, सामान्य के अंतर्गत "अवकाश प्रतिसादकर्ता" देखें।
विकल्प पर टैप करें और उन तारीखों से शुरू करके अपना विवरण जोड़ना शुरू करें, जिनके दौरान आप दूर रहेंगे। इसके अतिरिक्त, आप लोगों को यह बताने के लिए एक त्वरित संदेश जोड़ सकते हैं कि आप उपरोक्त अवधि के लिए उपलब्ध नहीं होंगे और आपात स्थिति में वे किससे संपर्क कर सकते हैं। यह बहुत आसान है!
अधिक Gmail सुविधाओं को अनलॉक करते रहना चाहते हैं? आपको अपने डेस्कटॉप से Gmail तक पहुंचने या Gmail को ऑफ़लाइन सक्षम और उपयोग करने का तरीका सीखने में रुचि हो सकती है।