माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक नियम आपको अपने कई ईमेल प्रबंधन कार्यों को स्वचालित करने की अनुमति देते हैं। जब ये नियम काम करना बंद कर देते हैं तो यह बेहद निराशाजनक होता है, क्योंकि इससे आपका इनबॉक्स और अन्य ईमेल फ़ोल्डर अव्यवस्थित हो सकते हैं। हम आपको आपके टूटे हुए आउटलुक नियमों को ठीक करने के कुछ तरीके दिखाएंगे।
कुछ कारण जिनकी वजह से आप अपने ईमेल नियमों का उपयोग नहीं कर सकते: वे अक्षम हैं, आउटलुक की SRS फ़ाइल भ्रष्ट है, आपने अपने नियमों के लिए अनुमत स्थान को पार कर लिया है, आपका आउटलुक ऐप संस्करण पुराना है, और बहुत कुछ।
1. सुनिश्चित करें कि आपके आउटलुक नियम सक्षम हैं
जब आपके नियम काम नहीं कर रहे हों तो सबसे पहले जांचने वाली बात यह है कि क्या नियम वास्तव में सक्षम हैं। हो सकता है आपने या किसी और ने आपके ईमेल नियमों को अक्षम कर दिया हो, जिससे वे आपके ईमेल पर कार्रवाई करने से रुक गए हों।
अपने ईमेल नियमों पर एक त्वरित नज़र डालें और सुनिश्चित करें कि जिन नियमों को आप सक्रिय चाहते हैं वे चालू हैं।
- अपने कंप्यूटर पर आउटलुक लॉन्च करें।
- ऊपर बाएं कोने में File चुनें।
- Manage Rules & Alerts चुनें।
- Email Rules टैब खोलें और किसी भी अक्षम नियम को सक्षम करें ताकि वे नियम सक्रिय हों।
- अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए Apply फिर OK चुनें।
2. आउटलुक की भ्रष्ट SRS फ़ाइल ठीक करें
आउटलुक आपकी सेंड और रिसीव सेटिंग्स को स्टोर करने के लिए एक SRS फ़ाइल का उपयोग करता है। यदि यह फ़ाइल भ्रष्ट है, तो यही कारण हो सकता है कि आप अपने निर्दिष्ट नियमों का उपयोग नहीं कर सकते। इस समस्या को ठीक करने का एक तरीका है आउटलुक को आपकी SRS फ़ाइल को फिर से बनाने देना।
- यदि ऐप आपके कंप्यूटर पर चल रहा है तो आउटलुक बंद करें।
- Windows + R दबाकर विंडोज रन डायलॉग बॉक्स खोलें।
- बॉक्स में निम्न टाइप करें और Enter दबाएं:
%appdata%\Microsoft\Outlook - Outlook.srs फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और Rename चुनें।
- फ़ाइल का नाम बदलकर Outlook.srs.old करें।
- आउटलुक लॉन्च करें और ऐप स्वचालित रूप से SRS फ़ाइल को फिर से बनाएगा।
3. आपके आउटलुक नियमों द्वारा उपयोग की जाने वाली जगह कम करें
आउटलुक आपके नियमों द्वारा उपयोग किए जा सकने वाले स्टोरेज स्पेस की मात्रा को प्रतिबंधित करता है। आपको केवल 256 KB स्थान में फिट होने वाले नियम बनाने की अनुमति है। यदि आपके नियम इससे अधिक स्थान का उपयोग करते हैं, तो आपको उनका उपयोग करने में परेशानी होगी।
इस मामले में, आप अपने नियमों द्वारा कब्जा की गई जगह को कम करने के लिए कुछ कार्रवाई कर सकते हैं।
अपने नियमों के नाम छोटे करें
आपके नियमों के नाम जितने लंबे होंगे, वे उतना अधिक स्टोरेज स्पेस उपयोग करेंगे। इसका मतलब है कि आप अपने नियमों के नाम छोटे करके अनुमत स्टोरेज स्पेस में अधिक नियम फिट कर सकते हैं। आपको अपने अधिकांश नियमों के नाम बदलने में सक्षम होना चाहिए।
किसी नियम का नाम बदलने से उसकी कार्यक्षमता प्रभावित नहीं होती।
- आउटलुक में Rules and Alerts विंडो खोलें।
- लंबे नाम वाले नियम पर राइट-क्लिक करें, शीर्ष पर Change Rule चुनें, और Rename Rule चुनें।
- नियम के लिए एक छोटा नाम टाइप करें और OK चुनें।
- अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए Apply फिर OK चुनें।
पुराने आउटलुक नियम हटाएं
यदि आपके आउटलुक खाते में पुराने और अवांछित नियम संग्रहीत हैं, तो उन नियमों से छुटकारा पाएं ताकि उन नियमों के लिए जगह बनाई जा सके जिनका आप वास्तव में उपयोग करते हैं। यह आपके नियमों द्वारा उपयोग किए जाने वाले स्टोरेज स्पेस को खाली करने का एक आसान तरीका है।
- Rules and Alerts विंडो पर उन नियमों का चयन करें जिन्हें आप हटाने में सहज हैं।
- नियमों के शीर्ष पर Delete चुनें।
- चयनित नियमों को साफ़ करने के लिए प्रॉम्प्ट में Yes चुनें।
एकाधिक आउटलुक नियमों को संयोजित करें
यदि आपके पास कई आउटलुक नियम हैं जिन्हें आप एक ही नियम में संयोजित कर सकते हैं, तो अपने स्टोरेज स्पेस को अनुकूलित रखने के लिए ऐसा करना उचित है। ऐसा करने से आपके नियम इंटरफ़ेस को अव्यवस्थित करने में भी मदद मिलती है क्योंकि आपके पास काम करने के लिए कम प्रविष्टियां होंगी।
- Rules and Alerts विंडो पर संपादित करने के लिए नियम का चयन करें।
- शीर्ष पर Change Rule > Edit Rule Settings चुनें।
- अपने नियम में अतिरिक्त कार्रवाइयां जोड़ें ताकि नियम में आपके अन्य नियमों के समान कार्यक्षमताएं हों।
4. आउटलुक के "Stop Processing More Rules" विकल्प को बंद करें
आउटलुक एक "Stop Processing More Rules" विकल्प प्रदान करता है जो एक विशिष्ट नियम के चलने के बाद आगे के नियमों को चलने से रोकता है। यदि आप चाहते हैं कि आपके अतिरिक्त नियम काम करें तो आपको इस विकल्प को बंद करना होगा।
- आउटलुक की Rules and Alerts विंडो खोलें।
- सूची में अपना नियम चुनें और शीर्ष पर Change Rule > Rule Settings चुनें।
- stop processing more rules विकल्प को अक्षम करें।
- अपना नियम सहेजें।
5. आउटलुक की भ्रष्ट OST या PST फ़ाइल की मरम्मत करें
आउटलुक आपके खाता डेटा को संग्रहीत करने के लिए PST और OST फ़ाइलों का उपयोग करता है। यदि ये फ़ाइलें भ्रष्ट हो जाती हैं, तो आप ऐप में विभिन्न समस्याओं का अनुभव कर सकते हैं, जिसमें आपके ईमेल नियमों का काम न करना भी शामिल है।
इस मामले में, आप इन फ़ाइलों को ठीक करने के लिए आउटलुक के अंतर्निहित मरम्मत टूल का उपयोग कर सकते हैं।
- Windows + E दबाकर एक फाइल एक्सप्लोरर विंडो लॉन्च करें।
- ऊपर दाएं कोने में सर्च बॉक्स का उपयोग करके SCANPST.exe खोजें।
- खोज परिणामों में SCANPST.exe फ़ाइल पर डबल-क्लिक करें।
- टूल में Browse चुनें और अपनी PST या OST फ़ाइल चुनें।
- टूल में Start चुनें ताकि आपकी फ़ाइल में त्रुटियों के लिए स्कैनिंग शुरू हो सके।
- Repair चुनकर अपनी फ़ाइल के साथ समस्याओं को हल करें।
- जब आप अपनी PST या OST फ़ाइल ठीक कर लें तो आउटलुक खोलें।
6. एक नया आउटलुक प्रोफाइल बनाएं और उपयोग करें
आउटलुक की प्रोफाइल समस्याएं ऐप की विभिन्न सुविधाओं को खराब कर सकती हैं। आपकी ईमेल नियमों के काम न करने की समस्या एक खराब ईमेल प्रोफाइल के कारण हो सकती है। इस मामले में, आप एक नया प्रोफाइल बना सकते हैं, इस प्रोफाइल में अपना ईमेल खाता जोड़ सकते हैं, और अपने सभी ईमेल के लिए नए प्रोफाइल का उपयोग कर सकते हैं।
- आउटलुक लॉन्च करें और ऊपर बाएं कोने में File चुनें।
- Account Settings > Manage Profiles चुनें।
- अपने प्रोफाइल देखने के लिए Show Profiles चुनें।
- नया प्रोफाइल बनाने के लिए Add चुनें।
- Profile Name फ़ील्ड में अपने प्रोफाइल का नाम दर्ज करें और OK चुनें।
- अपने नए बनाए गए प्रोफाइल में अपना ईमेल खाता जोड़ें।
- Always use this profile ड्रॉप-डाउन मेनू चुनें और अपना नया बनाया गया प्रोफाइल चुनें। फिर, Apply फिर OK चुनें।
7. माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक अपडेट करें
आपके ईमेल नियमों के काम न करने का एक संभावित कारण यह है कि आपका आउटलुक ऐप संस्करण पुराना है। पुराने ऐप संस्करण अक्सर कई समस्याएं पैदा करते हैं, और इसलिए हमेशा ऐप्स के नवीनतम संस्करणों का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है।
आप अपने आउटलुक ऐप को अपडेट करके अपने नियमों और ऐप की अन्य समस्याओं को हल कर सकते हैं।
- आउटलुक खोलें और ऊपर बाएं कोने में File चुनें।
- बाएं तरफ Office Account चुनें और दाएं तरफ Update Options > Update Now चुनें।
- आउटलुक को उपलब्ध अपडेट की जांच और इंस्टॉल करने दें।
- अपने कंप्यूटर को रीबूट करें और आउटलुक ऐप लॉन्च करें।
8. अपने आउटलुक नियमों को हटाएं और फिर से बनाएं
कभी-कभी, आपके आउटलुक नियमों के काम न करने का कारण यह होता है कि आपके नियमों में मामूली गड़बड़ियां हैं। इन छोटी समस्याओं से निपटने का एक तरीका है अपने नियमों को हटाना और फिर से बनाना।
ऐसा करने से आपके नियम और उनकी सेटिंग्स तरोताजा हो जाती हैं, जिससे ऐप के साथ आपकी समस्याएं हल हो जाती हैं। आप अलग-अलग नियमों को हटाना या एक साथ सभी नियमों को हटाना चुन सकते हैं।
सभी आउटलुक नियम साफ़ करें
आप अपने कंप्यूटर पर आउटलुक में सभी ईमेल खातों से सभी नियमों को हटाने के लिए नीचे दी गई विधि का उपयोग कर सकते हैं।
- Windows + R दबाकर रन बॉक्स खोलें।
- बॉक्स में निम्न टाइप करें और Enter दबाएं:
Outlook.exe /cleanrules
- आउटलुक लॉन्च होगा और आपके सभी नियमों को साफ़ करेगा।
अलग-अलग आउटलुक नियम हटाएं
- आउटलुक लॉन्च करें, ऊपर बाएं File चुनें, और Manage Rules & Alerts चुनें।
- हटाने के लिए नियम चुनें और शीर्ष पर Delete चुनें।
- प्रॉम्प्ट में Yes चुनें।
अपने कंप्यूटर पर आउटलुक के ईमेल नियमों को काम करने लायक बनाएं
आउटलुक के ईमेल नियमों के काम न रुकने के कई कारण हैं। आपके नियम में कोई समस्या हो सकती है, आपका ऐप खराब हो सकता है, या आपकी खाता डेटा फ़ाइल भ्रष्ट हो सकती है। आप ऊपर बताए गए तरीकों का उपयोग करके उन सभी समस्याओं को हल कर सकते हैं।
एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो आपके नियम फिर से सक्रिय हो जाएंगे, आपके सभी ईमेल पर आपके निर्दिष्ट कार्यों को स्वचालित कर देंगे। आउटलुक के साथ खुश ईमेलिंग!
