ग्रंथ सूची बनाना और इन-टेक्स्ट संदर्भ प्रदान करना अविश्वसनीय रूप से थकाऊ हो सकता है। पुराने दिनों में आपको इसे हाथ से करना पड़ता था। बाद की पीढ़ियों ने "Son of Citation Machine" जैसे उपकरणों पर भरोसा किया ताकि स्वचालित रूप से उनके उद्धरण उत्पन्न हो सकें, लेकिन फिर भी उन्हें अपने दस्तावेज़ों में उन्हें श्रमसाध्य रूप से सम्मिलित करना पड़ता था।
सौभाग्य से, Microsoft Word के आधुनिक संस्करण (2007 और बाद के) ने इन सभी विधियों को अप्रचलित बना दिया है। Word प्रमुख संदर्भ प्रारूपों सहित कुछ अस्पष्ट प्रारूपों को संभाल सकता है।
स्रोत जोड़ें
शुरू करने के लिए, Microsoft Word लॉन्च करें। किसी भी बिंदु पर (हालांकि आप अपने पहले उद्धरण को सम्मिलित करने की आवश्यकता तक प्रतीक्षा करना चाह सकते हैं), अपने माउस को मेनू बार पर लाएं और "References" (संदर्भ) टैब पर क्लिक करें। यहां आपको "Insert Citation" (उद्धरण सम्मिलित करें) लेबल वाला एक बटन दिखाई देगा। आगे बढ़ें और उस पर क्लिक करें। एक ड्रॉपडाउन मेनू दिखाई देगा जिसमें कुछ विकल्प सूचीबद्ध होंगे। "Add New Source" (नया स्रोत जोड़ें) विकल्प चुनें। ऐसा करने से "Create Source" (स्रोत बनाएं) लेबल वाली एक विंडो खुल जाएगी। यहां आप वह सभी जानकारी दर्ज कर सकते हैं जिसका उपयोग आपके स्रोत का इन-टेक्स्ट उद्धरण बनाने के लिए किया जाएगा।
डिफ़ॉल्ट रूप से, Microsoft Word APA प्रारूप का उपयोग करता है। यदि आप एक अलग प्रारूप (MLA, आदि) का उपयोग करेंगे, तो विंडो के निचले-बाएं कोने में स्थित "Show all bibliography fields" (सभी ग्रंथ सूची फ़ील्ड दिखाएं) लेबल वाले बॉक्स को चेक करें। ऐसा करने से आप अन्य उद्धरण शैलियों द्वारा आवश्यक अतिरिक्त जानकारी दर्ज कर सकेंगे।
इसके अलावा, विंडो के शीर्ष पर स्थित "Type of Source" (स्रोत का प्रकार) लेबल वाले ड्रॉपडाउन बॉक्स पर विशेष ध्यान दें। आप देखेंगे कि डिफ़ॉल्ट "Book" (पुस्तक) है, इसलिए यदि आप किसी अन्य प्रकार के स्रोत का उपयोग कर रहे हैं, जैसे शैक्षणिक जर्नल, वेबसाइट, आदि, तो आपको इसे बदलना होगा। एक बार जब आप सभी जानकारी भर लेते हैं, तो "OK" पर क्लिक करें और स्रोत जुड़ जाता है। आप जितने स्रोतों की आवश्यकता हो, उतने जोड़ने के लिए इन चरणों को दोहरा सकते हैं।
उद्धरण सम्मिलित करें
Word तब स्वचालित रूप से उस उद्धरण को आपके दस्तावेज़ में सम्मिलित कर देगा। इसके अलावा, जब भी आपको उस स्रोत को फिर से उद्धृत करने की आवश्यकता हो, तो आपको बस "Insert Citation" बटन पर फिर से क्लिक करना होगा। ऐसा करने से एक ड्रॉपडाउन सूची आएगी जो आपको उपयुक्त स्रोत चुनने की अनुमति देगी (बशर्ते आपने एक से अधिक स्रोत जोड़े हों)।
अंत में, सुनिश्चित करें कि References टैब में उपयुक्त प्रारूप चुना गया है। जैसा कि हमने पहले उल्लेख किया है, Word डिफ़ॉल्ट रूप से APA का उपयोग करता है। यदि आपको एक अलग प्रारूप का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो आपको इसे मैन्युअल रूप से बदलना होगा। ऐसा करने के लिए, "Style" (शैली) ड्रॉपडाउन मेनू का पता लगाएं। यह "Insert Citation" बटन के दाईं ओर स्थित है। इस ड्रॉपडाउन पर क्लिक करने से उन सभी फ़ॉर्मेटिंग शैलियों की सूची मिलेगी जिनका उपयोग आप अपने दस्तावेज़ में कर सकते हैं। बस उस शैली का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, और आपके इन-टेक्स्ट उद्धरण स्वचालित रूप से उस शैली में प्रारूपित हो जाएंगे।
ग्रंथ सूची बनाएं
एक बार जब आप अपना दस्तावेज़ समाप्त कर लेते हैं, तो आप एक ग्रंथ सूची जोड़ना चाहेंगे जो आपके सभी स्रोतों को एक ही स्थान पर सूचीबद्ध करे। अपने दस्तावेज़ के अंत में एक नया पेज बनाएं और वापस "References" टैब पर जाएं। "Bibliography" (ग्रंथ सूची) बटन ढूंढें ("Insert Citation" बटन के बगल में), और उस पर क्लिक करें।
इस बिंदु पर आपको अलग-अलग ग्रंथ सूची शैलियों का चयन करने का विकल्प दिया जाएगा यदि आप चाहें। हालांकि, यदि आप केवल कुछ मानक चाहते हैं जो काम करे, तो "Insert Bibliography" (ग्रंथ सूची सम्मिलित करें) पर क्लिक करें। Word तब आपके दस्तावेज़ में उद्धृत सभी कार्यों के लिए सही प्रारूप में एक ग्रंथ सूची बनाएगा।
नए दस्तावेज़ के लिए पुराने स्रोतों का उपयोग करें
क्या आप समान विषयों पर पेपर लिखते हैं और अपने आप को बार-बार उन्हीं स्रोतों का उपयोग करते हुए पाते हैं? यदि हां, तो आपको यह जानकर खुशी होगी कि Word एक "master source list" (मास्टर स्रोत सूची) रखता है। यह एक सूची है जिसमें आपके द्वारा अतीत में बनाए गए सभी स्रोत शामिल हैं। यह आपको पुराने दस्तावेज़ों के लिए बनाए गए स्रोतों को लेने और उन्हें नए में सम्मिलित करने की अनुमति देता है। यह आपको हर बार एक नया Word दस्तावेज़ बनाने पर एक अनावश्यक स्रोत बनाने की परेशानी से बचाता है।
अपने पुराने स्रोतों को खींचने और पुनः प्राप्त करने के लिए, Word में "References" टैब पर जाएं। इसके बाद आप "Insert Citation" बटन के बगल में "Manage Sources" (स्रोत प्रबंधित करें) बटन पर क्लिक करना चाहेंगे। एक विंडो पॉप अप होगी जो बाईं ओर "Master List" लेबल वाले कॉलम में आपके द्वारा पिछले दस्तावेज़ों में बनाए गए सभी स्रोतों को सूचीबद्ध करती है। अपने वर्तमान दस्तावेज़ में पुराने स्रोतों में से एक का उपयोग करने के लिए, बस उसे हाइलाइट करें और "Copy" (कॉपी) बटन पर क्लिक करें। स्रोत अब दाईं ओर "Current" (वर्तमान) लेबल वाले कॉलम में दिखाई देना चाहिए। आवश्यक सभी स्रोतों के लिए दोहराएं। बस! Microsoft Word की बदौलत इन-टेक्स्ट संदर्भ और ग्रंथ सूची आसान हो गए।
आप उद्धरण और ग्रंथ सूची को कैसे संभालते हैं? क्या आप प्रक्रिया को स्वचालित करने में मदद करने वाले उपकरणों का उपयोग करते हैं, या आप अभी भी पुराने तरीके से काम करते हैं? हमें टिप्पणियों में बताएं!
