आज की दुनिया में, कॉन्फ्रेंस रूम को लिविंग रूम और बेडरूम से बदल दिया गया है। दुनिया भर के कार्यबल Zoom और Microsoft Teams जैसे वीडियो चैट टूल का उपयोग करके दैनिक बैठकें और आमने-सामने बातचीत जारी रख रहे हैं। जबकि यह सामाजिक संपर्क की आवश्यकता को पूरा करता है, यह सहकर्मियों और सहकर्मियों को हमारे घर देखने की अनुमति देने में थोड़ा घुसपैठ जैसा भी लग सकता है। हर वीडियो कॉन्फ्रेंस का अधिकतम लाभ उठाने के लिए इन चरणों का उपयोग करें।
1. सही उपकरण रखें
रोजमर्रा के उपयोगकर्ता के लिए, कंप्यूटर पर अंतर्निहित कैमरे, माइक्रोफोन और स्पीकर पर्याप्त से अधिक हैं। हालांकि, यदि आप समग्र गुणवत्ता में सुधार करना चाहते हैं, तो थर्ड-पार्टी विकल्प प्रचुर मात्रा में हैं। सही उपकरण होना यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि वीडियो कॉल पर अन्य लोग आपको स्पष्ट रूप से सुन और देख सकें। उस अंत तक, हमने नीचे कुछ उपकरण अनुशंसाएं शामिल की हैं ताकि आप अपने वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग गेम को बेहतर बना सकें।
कैमरे
यदि आप खुद को ऐसी स्थिति में पाते हैं जहां आपका कंप्यूटर कैमरा HD नहीं है, तो एक खरीदना बहुत स्मार्ट कदम है। पेशेवर दिखना महत्वपूर्ण है, और एक बाहरी HD कैमरा इसमें मदद करेगा। नीचे दिए गए दोनों विकल्प न केवल अधिक पेशेवर दिखने में मदद करेंगे, बल्कि Razer के मामले में, अंतर्निहित रिंग लाइट के साथ लाइटिंग बढ़ाने में भी मदद करेंगे।
- Razer Kiyo – इसे आमतौर पर इसके 720p गुणवत्ता और अंतर्निहित रिंग लाइट के कारण सर्वश्रेष्ठ WFH कैमरों में से एक माना जाता है। लाइटिंग आपका दोस्त है, इसलिए इसे निगलने में आसान मूल्य बिंदु के साथ जोड़ें, और यह एक आदर्श मेल है।
- Logitech C920 – बॉक्स से बाहर Teams और Zoom के लिए प्रमाणित, यह 720p कैमरा किसी भी कंप्यूटर पर आसानी से माउंट हो जाता है और यहां तक कि एक ट्राइपॉड के साथ आता है यदि आप कंप्यूटर के बगल में सेट अप करना चाहते हैं।
माइक्रोफोन
यदि आप पूरे दिन हर दिन वीडियो कॉन्फ्रेंस बैठकों में हैं, तो एक ठोस कंडेंसर माइक्रोफोन में निवेश करना एक अच्छा विचार है ताकि आप हमेशा क्रिस्टल क्लियर सुनाई दें। जब तक आप हमेशा चलते-फिरते नहीं हैं, एक कंडेंसर माइक्रोफोन आपके प्रतिभागियों के लिए मीटिंग थकान को कम करने में मदद करेगा, क्योंकि आप ऐसा लगेंगे जैसे आप व्यक्तिगत रूप से उनके साथ हैं।
- HyperX SoloCast – प्लग-एंड-प्ले गुणवत्ता यह सुनिश्चित करती है कि यह माइक्रोफोन शुरुआती और उन्नत Zoom उपयोगकर्ताओं के लिए अच्छा है। एक LED संकेतक आपको बताता है कि आप "लाइव" कब हैं, जबकि समायोज्य स्टैंड आपको आरामदायक स्थिति खोजने में मदद करता है।
- Blue Yeti – माइक्रोफोन के लिए एक और व्यापक रूप से माना जाने वाला "सर्वश्रेष्ठ" विकल्प, यह USB विकल्प Mac और Windows दोनों के लिए तैयार है। यह वर्षों तक चलेगा और कंप्यूटर विकल्प की तुलना में रात-दिन का अंतर जोड़ता है।
हेडसेट
हेडसेट कंडेंसर माइक्रोफोन का एक अच्छा विकल्प हैं यदि आपके पास सीमित डेस्क स्पेस है। इसके अलावा, मीटिंग ऑडियो को हेडफोन या हेडसेट पर रूट करना केवल अच्छा वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग शिष्टाचार है।
- Jabra Evolve 40 – जबकि अधिकांश लोग USB डेस्कटॉप माइक्रोफोन के बारे में सोचेंगे, एक हेडसेट ऑडियो गुणवत्ता में सुधार करने के लिए उतना ही अच्छा काम कर सकता है। Jabra Evolve 40 इस बात का प्रमाण है कि आपको अपने कंप्यूटर के अंतर्निहित माइक्रोफोन से बेहतर पाने के लिए बहुत खर्च करने की आवश्यकता नहीं है।
- Jabra Evolve 65 UC – ब्लूटूथ सक्षम, Jabra आपको अपने कंप्यूटर से 100 फीट दूर तक चलने देता है। चौदह घंटे का टॉक टाइम सुनिश्चित करता है कि आप रिचार्ज की चिंता किए बिना पूरे दिन की वीडियो कॉल निकाल सकते हैं।
2. सही लाइटिंग ढूंढें
वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग की बात आती है, तो ऐसा स्थान चुनें जिसमें पर्याप्त प्राकृतिक रोशनी हो, चाहे वह खिड़की के पास हो या बाहर। जितनी अधिक प्राकृतिक रोशनी आपके पास होगी, उतना कम संभावना है कि आप थक जाएं। अलग से, आपका बैकग्राउंड भी मायने रखता है। ऐसा स्थान खोजने की कोशिश करें जिसमें बैकग्राउंड में कम से कम विकर्षण हों। एक आम सुझाव किचन टेबल है, क्योंकि यह अक्सर ढेर सारी खिड़कियों के पास होता है। प्राकृतिक रोशनी पर भरोसा करने का नकारात्मक पक्ष उन उदाहरणों में है जब सूर्यास्त, बादल और बारिश आसमान पर हावी होते हैं।
सौभाग्य से, जब मौसम परिदृश्य हस्तक्षेप करते हैं या यदि कमरा बदलना कोई विकल्प नहीं है, तो बहुत सारे लाइटिंग समाधान हैं। उदाहरण के लिए, रिंग लाइट्स लाइटिंग बढ़ाने के लिए एक आदर्श हार्डवेयर समाधान हो सकती हैं। सस्ती, ये नरम और समान लाइटिंग प्रदान करती हैं जिन्हें सीधे कंप्यूटर हार्डवेयर पर भी माउंट किया जा सकता है। डेस्क पर ऊपर की ओर इशारा किया गया एक साधारण लैंप भी प्राकृतिक रोशनी बढ़ाने में मदद कर सकता है।
3. वर्चुअल बैकग्राउंड पर विचार करें
जब 2020 के मध्य में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग वास्तव में बढ़ी, तो वर्चुअल बैकग्राउंड सभी गुस्से में थे, लेकिन अब उन्हें ज्यादातर अपने भौतिक बैकग्राउंड को छिपाने के तरीके के रूप में उपयोग किया जाना चाहिए। यदि आप छोटे कमरे में हैं या आपके ठीक पीछे सजावटी शेल्विंग है जो विचलित कर सकती है, तो एक वर्चुअल बैकग्राउंड बढ़िया काम करता है।
इसके अतिरिक्त, नियोक्ताओं ने कर्मचारियों के उपयोग के लिए अपने स्वयं के वर्चुअल बैकग्राउंड बनाए हैं, इसलिए हर तरह से, उन्हें अपने वीडियो कॉल में शामिल करें। एक भौतिक बैकग्राउंड बढ़िया काम करता है, जब तक कि ऐसा कुछ न हो जो किसी का ध्यान भटका सके। हर वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर एक "ब्लर" फ़ंक्शन भी जोड़ता है ताकि आपको बदलाव न करना पड़े। यह चीजों को थोड़ा धुंधला कर देगा ताकि वे फोकस से बाहर हों और आपकी मीटिंग पर हावी न हों।
4. कॉल से पहले अपना उपकरण सेट करें
कई कर्मचारियों के लिए, यह घर से वीडियोकॉन्फ्रेंसिंग करने का उनका पहला मौका है। इसे देखते हुए, यह समझना महत्वपूर्ण है कि सब कुछ कैसे सेट किया जाए। सबसे बुनियादी मामले में, अपने अंतर्निहित उपकरण को सेट करना आपकी पहली कार्रवाई होनी चाहिए। बाहर जाकर कुछ भी खरीदने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपके कंप्यूटर पर पहले से मौजूद सब कुछ काम करता है।
कैमरा और माइक्रोफोन टेस्ट करना
Windows 10 में माइक्रोफोन टेस्ट करने के लिए, "शुरू -> सेटिंग्स -> सिस्टम -> साउंड" पर जाएं। सुनिश्चित करें कि आपके पास सही इनपुट चुना है चाहे आप अंतर्निहित माइक या बाहरी का उपयोग कर रहे हों। माइक में बोलें, और "अपना माइक्रोफोन टेस्ट करें" के नीचे नीली बार आपके बोलने पर ऊपर-नीचे होनी चाहिए। यदि बार हिल रही है, तो आपका माइक्रोफोन काम कर रहा है। कैमरे के लिए, अपना स्टार्ट बटन दबाएं और अपनी ऐप सूची में "कैमरा" चुनें।
Mac पर कैमरा टेस्ट करना उतना ही आसान है जितना किसी भी ऐप को खोलना जो कैमरे का उपयोग कर सकता है। उदाहरण के लिए, FaceTime ऐप खोलें और स्क्रीन के शीर्ष पर कैमरे के बगल में हरी बत्ती जलने की पुष्टि करें। "सिस्टम प्राथमिकताएं -> साउंड -> इनपुट" पर जाकर और बोलना शुरू करके माइक्रोफोन टेस्ट करें। यदि बार टाइप करते, बोलते, या गाते समय जलते हैं, तो माइक्रोफोन जाने के लिए तैयार है। यदि आपके पास बाहरी माइक प्लग इन है तो सही इनपुट चुनना याद रखें।
5. Zoom पर ऑडियो और वीडियो टेस्ट करना
Zoom का उपयोग कैसे करना है, यह समझना एक मजबूत वर्क-फ्रॉम-होम सेटअप का एक महत्वपूर्ण घटक है। इसमें अपना ऑडियो और वीडियो टेस्ट करना और टेस्ट कॉल करना शामिल है। ध्यान दें कि नीचे दिए गए सभी चरण PC और Mac दोनों पर लागू होते हैं।
Zoom ऑडियो टेस्ट करना
- गियर आइकन पर क्लिक करके "सेटिंग्स" पर जाएं। पॉप-अप विंडो के बाईं ओर, "ऑडियो" पर क्लिक करें, जो शीर्ष से तीसरा विकल्प होना चाहिए।
- इस आधार पर सही इनपुट और आउटपुट विकल्प चुनें कि आप बाहरी माइक्रोफोन या हेडसेट का उपयोग कर रहे हैं। उन्हें क्रमशः टेस्ट करने के लिए "स्पीकर टेस्ट करें" और "माइक टेस्ट करें" पर क्लिक करें। आपको बोलते समय इनपुट लेवल बार हिलती हुई दिखाई देनी चाहिए।
Zoom वीडियो टेस्ट करना
- गियर आइकन पर क्लिक करके "सेटिंग्स" पर जाएं। पॉप-अप विंडो के बाईं ओर, "वीडियो" पर क्लिक करें, जो शीर्ष से दूसरा विकल्प होना चाहिए।
- एक बार वीडियो विंडो खुल जाने पर, आपका कैमरा लाइव होना चाहिए। कोई अतिरिक्त टेस्ट करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आपका कैमरा अपेक्षा के अनुरूप काम करता है, तो आपको खुद को फ्रेम में देखना चाहिए। यदि नहीं, तो सुनिश्चित करें कि कैमरा ब्लॉक नहीं है और यदि आवश्यक हो तो अपने कंप्यूटर को रीस्टार्ट करें और जांचें कि समस्या हल हुई है या नहीं।
- एक महत्वपूर्ण कदम वीडियो विकल्पों में "HD सक्षम करें" चयनित सुनिश्चित करना है।
टेस्ट Zoom कॉल करना
ऑडियो और वीडियो सभी सेट होने के साथ, Zoom के साथ अंतिम चरण टेस्ट कॉल करना है। https://zoom.us/test पर जाएं और ब्राउज़र के अंदर "शामिल हों" बटन पर क्लिक करें। जैसे ही आप टेस्ट मीटिंग में होंगे, Zoom आपको अपना ऑडियो और स्पीकर फिर से टेस्ट करने की अनुमति देगा। यदि आपके पास थर्ड-पार्टी माइक्रोफोन या कैमरा इंस्टॉल है, तो आपके पास यह चुनने का विकल्प भी होगा कि किस इनपुट/आउटपुट डिवाइस का उपयोग करना है। इसे ठीक से टेस्ट करने के लिए, "कंप्यूटर ऑडियो के साथ शामिल हों" और "वीडियो शुरू करें" पर क्लिक करना सुनिश्चित करें, फिर ट्रिपल-चेक करें कि सब कुछ काम करता है।
6. अपना इंटरनेट कनेक्शन जांचें (और बैकअप रखें)
एक बार आपका कंप्यूटर सेट हो जाने पर, अगली चीज अपने इंटरनेट कनेक्शन का टेस्ट करना है, जिसे SpeedTest, Google या SpeedOf पर आसानी से किया जा सकता है। यदि आपकी अपलोड गति धीमी है, तो यह वीडियो गुणवत्ता को प्रभावित कर सकती है। इस मामले में, आप अपने इंटरनेट राउटर की स्थिति बदलने पर विचार कर सकते हैं ताकि यह होम ऑफिस के करीब हो या किसी अन्य कमरे से काम कर सकें।
जब आपका इंटरनेट विफल होता है, तो बैकअप ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है। चाहे वह एक समर्पित हॉटस्पॉट हो, आपके फोन पर हॉटस्पॉट हो, या गली के कोने की कॉफी शॉप हो, मन में एक योजना रखें। यदि विकल्प बैकअप सोचने या एक महत्वपूर्ण वीडियो कॉन्फ्रेंस छूटने के बीच है, तो यह कठिन निर्णय नहीं है।
7. अपने ऐप्स जानें
वर्क-फ्रॉम-होम सलाह का एक और टुकड़ा है उस तकनीक को जानना जिसका आप उपयोग कर रहे हैं। Google Hangouts, Zoom और Microsoft Teams सभी का अपना अनूठा सॉफ़्टवेयर लेआउट है। समय से पहले इस सॉफ़्टवेयर से खुद को परिचित करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, जानें कि स्क्रीन-शेयरिंग फ़ंक्शन, चैट और म्यूट बटन कहां स्थित हैं।
- Microsoft Teams – Teams चैट और वीडियोकॉन्फ्रेंसिंग ऐप का एक संयोजन है, जो व्यक्तिगत और पेशेवर दोनों क्षमताओं में उपलब्ध है, जो प्रति वीडियो कॉल 1,000 सदस्यों तक होस्ट कर सकता है। यह 1-1 चैट, वॉयस और वीडियो कॉल के अलावा है। Teams उपयोगकर्ता बैकग्राउंड बदल सकते हैं, मीटिंग रिकॉर्ड कर सकते हैं, और डेस्कटॉप और मोबाइल डिवाइस प्लेटफॉर्म पर उपलब्ध ब्रेकआउट रूम का उपयोग कर सकते हैं।
- Zoom – Zoom व्यवसायों के लिए डिफ़ॉल्ट वीडियोकॉन्फ्रेंसिंग ऐप की तरह है। यह व्यक्तिगत उपयोग और छोटे व्यवसायों के लिए मुफ़्त है, जबकि बड़े व्यवसायों को लाइसेंस की आवश्यकता होती है। Zoom निश्चित रूप से अधिक वीडियोकॉन्फ्रेंसिंग-केंद्रित है और बड़ी टीमों के लिए बढ़िया है। आप वीडियोकॉन्फ्रेंसिंग के साथ या बिना चैट के माध्यम से संवाद कर सकते हैं, लेकिन यह Teams जितना चैट-फ्रेंडली नहीं है।
- Google Meet – Google का Meet सॉफ़्टवेयर स्कूलों और व्यक्तिगत वीडियो उपयोग के मामलों में लोकप्रिय रहा है लेकिन पेशेवर दुनिया में Zoom और Teams से पीछे है। ब्रेकआउट रूम कार्य वातावरण के लिए एकदम सही हैं, और "हाथ उठाएं" सुविधा बिना बाधा डाले प्रश्न पूछना आसान बनाती है। वर्तमान में मुफ़्त, Google Meet जनवरी 2022 से व्यवसायों से प्रति उपयोगकर्ता शुल्क लेना शुरू कर देगा।
- Skype – Microsoft का "विरासत" वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर, Skype की एक सस्ती सशुल्क सदस्यता है जो इसे Teams की तुलना में कम सुविधाओं वाला आकर्षक विकल्प बनाती है। एक वॉइस मेल सेवा आपको यह जानना आसान बनाती है कि जब आप कंप्यूटर से दूर होते हैं तो किसने आपको कॉल किया। यदि आपको चुनाव करना है, तो Teams में अधिक संभावनाएं हैं, इसके Microsoft 365 के हिस्से के रूप में समावेश के लिए धन्यवाद।
8. कॉल के दौरान उचित शिष्टाचार बनाए रखें
खुद को म्यूट करें
जब आप वीडियो मीटिंग में होते हैं, तो यह मदद करता है जब एक समय में केवल एक व्यक्ति बोल रहा हो। सबसे अच्छा नियम है खुद को केवल तभी अनम्यूट करें जब आपकी बारी हो बात करने की, या प्रश्न पूछने या उत्तर देने की। कॉल पर हर किसी को जिस आखिरी चीज की जरूरत है, वह है एक-दूसरे पर चिल्लाना, और म्यूट रहने से यह सुनिश्चित होता है कि कॉल समय पर शुरू (और समाप्त) हो सकें।
समय पर रहें
समय की पाबंदी भौतिक कार्यालय में और आभासी दुनिया में मायने रखती है। यह मीटिंग में सभी के लिए बुनियादी सम्मान है।
उचित कपड़े पहनें
कुछ नियोक्ता अपने कर्मचारियों को उस तरह कपड़े पहनने के लिए कह सकते हैं जैसे वे कार्यालय में थे, जबकि अन्य साधारण जींस और टी-शर्ट की अनुमति देते हैं। सुनिश्चित करें कि आप मीटिंग के लिए उचित कपड़े पहनते हैं और अपने पजामे से बाहर निकलें।
कैमरे को देखें
रिमोट काम करने से मल्टीटास्क करने का अवसर बढ़ जाता है। जब आप वीडियो कॉल पर होते हैं, तो आई कॉन्टैक्ट बनाना महत्वपूर्ण है ताकि दूसरे जान सकें कि आप ध्यान दे रहे हैं। न केवल वे ध्यान की सराहना करेंगे, बल्कि आप कुछ भी मिस करने से भी बचेंगे।
9. डू नॉट डिस्टर्ब सेट करें
हम सभी कभी न कभी वहां रहे हैं। यह एक महत्वपूर्ण वीडियो कॉन्फ्रेंस कॉल है और किसी का फोन बजता है। यह अधिक स्वीकार्य हो गया है लेकिन फिर भी यह कुछ ऐसा है जिसे यदि संभव हो तो टाला जाना चाहिए। जब आप वीडियो कॉन्फ्रेंस पर हों, तो अपने स्मार्टफोन के डू नॉट डिस्टर्ब या साइलेंट फ़ंक्शन का उपयोग करें। फोन कॉल के अलावा, इसमें ईमेल नोटिफिकेशन और टेक्स्ट/iMessage नोटिफिकेशन, FaceTime पिंगिंग आदि भी शामिल हैं। Android और iOS दोनों पर आजकल DND सेट करना जितना आसान है, वीडियो कॉल समाप्त होते ही इसे बंद करना उतना ही आसान है।
10. कॉल के बाद
एक बार कॉल समाप्त हो जाने पर, किसी को नोट्स लेने और उन्हें टीम को भेजने के लिए जिम्मेदार होना चाहिए। अगले कदम क्या हैं या कॉल से क्या कार्रवाई योग्य था? कौन किसके लिए जिम्मेदार है? यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि हर कोई एक ही पेज पर है। यदि आप सुविधाकर्ता हैं, तो आप एक व्यापक टीम को धन्यवाद भेज सकते हैं जिससे आप नियमित रूप से नहीं मिलते हैं और उनके समय, अंतर्दृष्टि, सहायता आदि के लिए धन्यवाद दे सकते हैं।
निष्कर्ष
वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग वर्षों से, यदि दशकों से नहीं, तो आसपास रही है, लेकिन पिछले कुछ हफ्तों ने इसे पहले की तरह सुर्खियों में ला दिया है। इन प्लेटफॉर्म के साथ ठीक से जुड़ने और इंटरैक्ट करने का तरीका जानना अभी महत्वपूर्ण है। यदि आप Zoom पर Skype पर विचार कर रहे हैं, तो आप उनकी तुलना करना चाह सकते हैं और देख सकते हैं कि आपकी आवश्यकताओं के लिए कौन सा बेहतर है। यदि आपको एक ही समय में दो बैठकों में भाग लेने की आवश्यकता है, तो Otter Assistant Chrome Extension देखें, जो दूसरी मीटिंग में आपके लिए नोट्स ले सकता है।
