आपके कंप्यूटर पर फ़ाइलों को व्यवस्थित करना मुश्किल हो सकता है। यदि आप सावधान नहीं हैं, तो आपकी फ़ाइलें और फ़ोल्डर एक विशाल गड़बड़ी बन सकते हैं जो नेविगेट करना और आपको जो चाहिए उसे ढूंढना मुश्किल हो जाता है।
इसलिए हमने इन विंडोज़ फ़ाइल प्रबंधन तकनीकों को एक साथ रखा है। जब कंप्यूटर फ़ाइल प्रबंधन की बात आती है तो कोई सही तरीका नहीं है, लेकिन ये युक्तियाँ आपको अराजकता से व्यवस्था बनाने में मदद करेंगी।
मुफ़्त डाउनलोड करें: यह लेख हमारे वितरण भागीदार, TradePub से डाउनलोड करने योग्य PDF के रूप में उपलब्ध है। इसे पहली बार एक्सेस करने के लिए आपको एक छोटा फॉर्म भरना होगा। अपने कंप्यूटर फ़ाइलें चीट शीट को प्रबंधित और व्यवस्थित करने के लिए युक्तियाँ डाउनलोड करें।
1. ट्रैश को हटा दें
संभावना है, आपके कंप्यूटर पर बहुत सारा डेटा है जिसकी आपको आवश्यकता नहीं है। आपका पहला कदम इन्हें ढूंढना और हटाना होना चाहिए, क्योंकि अवांछित फाइलों को व्यवस्थित करने का कोई मतलब नहीं है। नए डेटा के लिए रास्ता बनाने के लिए अपनी ड्राइव को साफ करना भी अच्छा है।
इस कार्य के लिए विंडोज 10 की सफाई के लिए हमारा गाइड काम आना चाहिए। यदि आप गलती से कुछ हटा देते हैं, तो आप इसे हमेशा रीसायकल बिन से पुनर्प्राप्त कर सकते हैं।
2. फ़ोल्डर में समूह फ़ाइलें
फ़ोल्डर एक अच्छे संगठनात्मक ढांचे की रीढ़ होते हैं। वे आपको फ़ाइलों को तार्किक संग्रह में समूहित करने देते हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, विंडोज़ दस्तावेज़ों और चित्रों जैसे पुस्तकालयों के साथ आता है जिन्हें आप कूदने के बिंदु के रूप में उपयोग कर सकते हैं। फ़ाइल एक्सप्लोरर में, राइट क्लिक करें और नया> फ़ोल्डर choose चुनें बनाना शुरू करने के लिए।
क्रैक होने से पहले यह आपकी फ़ोल्डर संरचना की योजना बनाने में मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, क्या आप अपने चित्र फ़ोल्डर को ईवेंट, लोगों, स्थान, या किसी अन्य चीज़ से विभाजित करना चाहते हैं? क्या आप चाहते हैं कि आपके दस्तावेज़ जीवन और कार्य से अलग हों?
आप फोल्डर में फोल्डर भी बना सकते हैं। उस ने कहा, पदानुक्रम को बहुत गहरा न बनाने का प्रयास करें, अन्यथा आप कुछ खोजने की कोशिश करते समय लगातार फ़ोल्डर्स के माध्यम से क्लिक करेंगे।
3. एक लगातार नामकरण सम्मेलन बनाएं
फ़ोल्डर और फ़ाइलों दोनों के लिए एक सुसंगत नामकरण परंपरा रखना सबसे अच्छा है। इसे खोलने की आवश्यकता के बिना यह स्पष्ट होना चाहिए कि अंदर क्या है, लेकिन यह अपेक्षाकृत संक्षिप्त भी होना चाहिए।
यह न भूलें कि फ़ाइल एक्सप्लोरर आपको बहुत सारे बेहतरीन मेटाडेटा दिखा सकता है। रिबन में, देखें> कॉलम जोड़ें . पर जाएं . यहां आप संशोधित तिथि . जैसे कॉलम जोड़ सकते हैं , प्रकार , और लेखक . इसका मतलब है कि आपको इस जानकारी को फ़ाइल नामों में शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।
कुछ सामान्य सुझाव:
- नामों की शुरुआत में अनुक्रमिक संख्याओं का उपयोग करते समय, छँटाई में सहायता के लिए शून्य (जैसे 001, 002) से पहले।
- सुनिश्चित करें कि आपकी वर्तनी और व्याकरण सटीक है ताकि वे किसी भी खोज में सही ढंग से दिखाई दें।
- संक्षिप्ताक्षरों का प्रयोग न करें। वे उस समय समझ में आ सकते हैं, लेकिन आप शायद भूल जाएंगे कि उनका क्या मतलब है।
अगर आपको एक बार में बहुत सारी फाइलों का नाम बदलने की जरूरत है, तो बल्क रीनेम यूटिलिटी जैसे टूल का उपयोग करें।
4. फोल्डर और फाइलों को जल्दी से एक्सेस करें
अपनी फ़ाइलों को संरचित फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करना बहुत अच्छा है, लेकिन हर बार जब आप कुछ खोजना चाहते हैं तो आपको इस संरचना के माध्यम से नेविगेट करने की आवश्यकता नहीं होती है। विंडोज़ में एक शक्तिशाली खोज है। बस स्टार्ट मेन्यू खोलें, टाइप करना शुरू करें, और यह आपके कंप्यूटर पर सब कुछ स्कैन करेगा। जानने के लिए यहां कुछ Windows 10 खोज शॉर्टकट और युक्तियां दी गई हैं।
आप अक्सर एक्सेस किए जाने वाले फोल्डर को अपने स्टार्ट मेन्यू में पिन कर सकते हैं। राइट-क्लिक करें और शुरू करने के लिए पिन करें . चुनें ऐसा करने के लिए। साथ ही, किसी फ़ोल्डर को वहां पिन करने के लिए उसे अपने टास्कबार पर खींचें. फिर, राइट-क्लिक करें फ़ाइल एक्सप्लोरर आइकन और यह पिन किए गए . में दिखाई देगा अनुभाग।
अंत में, आप अपने डेटा का बेहतर अवलोकन प्राप्त करने के लिए फ़ाइल एक्सप्लोरर को समायोजित कर सकते हैं। देखें . पर स्विच करें रिबन में टैब। यहां आप भिन्न क्रमबद्ध करें . चुन सकते हैं विधियाँ, विवरण फलक को सक्षम करें , लेआउट बदलें , और भी बहुत कुछ।
इन विकल्पों के साथ तब तक खेलें जब तक आप किसी ऐसी चीज़ पर न उतरें जो आपके लिए काम करती हो। आप उन्हें प्रति फ़ोल्डर भी बदल सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक बड़े चिह्न फ़ोटो के फ़ोल्डर के लिए लेआउट अच्छा है, जबकि सूची दस्तावेज़ों के लिए बेहतर काम करता है।
5. क्लाउड स्टोरेज प्रदाताओं का उपयोग करें
यदि आप अक्सर दूसरों के साथ फाइलों पर सहयोग करते हैं या लैपटॉप और डेस्कटॉप जैसे उपकरणों के बीच चलते हैं, तो फाइलों को आगे-पीछे भेजते रहना एक वास्तविक दर्द हो सकता है। आपको अपने दस्तावेज़ और ईमेल जैसे विभिन्न स्थानों पर कई फ़ाइलें मिलने की भी संभावना है।
इसे दूर करने का एक शानदार तरीका एक मुफ्त क्लाउड स्टोरेज प्रदाता का उपयोग करना है। ये सेवाएं आपको अपना डेटा संग्रहीत करने और इसे आपके सभी उपकरणों में समन्वयित करने के लिए कई गीगाबाइट स्थान प्रदान करती हैं।
OneDrive या Google डिस्क जैसी अच्छी सेवाएं सीधे फ़ाइल एक्सप्लोरर में एकीकृत हो जाएंगी ताकि आप अपनी सभी फ़ाइलों को एक ही स्थान से प्रबंधित कर सकें।
6. डुप्लीकेट हटाएं और शॉर्टकट का उपयोग करें
एक ही फाइल की कई प्रतियां रखना एक खतरनाक खेल है। यह न केवल भंडारण स्थान की बर्बादी है, बल्कि कोई भी परिवर्तन उनके बीच समन्वयित नहीं होगा। उदाहरण के लिए, इससे एक ही दस्तावेज़ के विभिन्न संस्करण हो सकते हैं।
डुप्लिकेट गलती से हो सकते हैं और मैन्युअल रूप से शिकार करने के लिए दर्द हो सकता है। इसलिए डुपेगुरु जैसे प्रोग्राम का उपयोग करना सबसे अच्छा है, जो आपके कंप्यूटर को डुप्लिकेट फ़ाइलों के लिए स्कैन करेगा - फ़ाइल नाम और सामग्री में, समान फ़ाइलों के लिए "फजी" खोज सहित - और आपको उन्हें हटाने देगा।
फ़ाइलों की प्रतियां अक्सर तब उत्पन्न होती हैं जब उन्हें विभिन्न स्थानों पर सहेजा जाता है। यह मत करो। इसके बजाय, शॉर्टकट का उपयोग करें। फ़ोल्डर के भीतर, राइट-क्लिक करें और नया> शॉर्टकट choose चुनें और विज़ार्ड का अनुसरण करें।
7. नोट-टेकिंग ऐप्स का उपयोग करें
यदि आप उस व्यक्ति के प्रकार हैं जिसे अक्सर नोट्स या विचारों को लिखने की आवश्यकता होती है, तो अपने कंप्यूटर पर आवारा पाठ फ़ाइलें न छोड़ें। भौतिक चिपचिपे नोटों के बारे में सोचें; वे अस्थायी स्मृति चिन्ह के रूप में डिज़ाइन किए गए हैं, स्थायी भंडारण समाधान नहीं। वही आपके डिजिटल जीवन के लिए जाता है।
OneNote, Evernote, या हल्के नोट लेने वाले विकल्प जैसे नोट लेने वाले ऐप का उपयोग करने पर विचार करें।
इनमें से अधिकतर ऐप्स आपको स्थानीय और ऑनलाइन स्टोर करने देते हैं। वे मुख्य रूप से स्क्रैप के लिए डिज़ाइन किए गए हैं और उनके अपने संगठन उपकरण हैं। इनका उपयोग करना और सब कुछ एक ही स्थान पर रखना कहीं बेहतर है।
8. ज़रूरत पड़ने पर पुरानी फ़ाइलें संग्रहित करें
कुछ लोग अपने कंप्यूटर पर एक आर्काइव फोल्डर बनाना और उसमें पुरानी फाइलों को डंप करना पसंद करते हैं, लेकिन यह सब कुछ गलीचे के नीचे स्वीप करने जैसा है। एक उचित संग्रह उन फ़ाइलों को संग्रहीत करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जिन्हें अब आपको नियमित रूप से एक्सेस करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन फिर भी उन्हें रखने की आवश्यकता है। इसे आम तौर पर आपकी मुख्य ड्राइव से अलग रखा जाता है, और आप धीमे और सस्ते स्टोरेज समाधानों का भी उपयोग कर सकते हैं।
किसी फ़ाइल का इतिहास जानने के लिए, राइट-क्लिक करें इसे चुनें और गुणों . चुनें . यहां आप देख सकते हैं कि फ़ाइल कब बनाई गई . थी , संशोधित , और पहुंचा गया ।
फ़ाइलों को उनकी संशोधित तिथि के आधार पर त्वरित रूप से एक साथ समूहित करना आसान है। फ़ाइल एक्सप्लोरर में, शीर्ष-दाईं ओर खोज बॉक्स में क्लिक करें और फिर संशोधित तिथि . का उपयोग करें रिबन पर ड्रॉपडाउन। आप इस पैरामीटर को अन्य खोज स्ट्रिंग्स के साथ जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप 2021 में अंतिम बार संशोधित DOC फ़ाइलें खोज सकते हैं।
आम तौर पर, आपको केवल तभी संग्रह करने की आवश्यकता होती है जब आपके मुख्य ड्राइव पर संग्रहण स्थान कम हो। अन्यथा, पुराने डेटा को ठीक से व्यवस्थित करने की स्थिति में रखने में कोई बुराई नहीं है।
9. अपने संगठन की योजना पर कायम रहें
अपने सभी संगठनात्मक कार्यों को बर्बाद न करें। अपनी योजना पर टिके रहें। किसी फ़ाइल को बेतरतीब ढंग से नाम देकर और उसे अपने डेस्कटॉप पर चिपकाकर जल्दी से सहेजना बहुत लुभावना हो सकता है। आपकी फ़ाइलों को डेस्कटॉप की तुलना में संग्रहीत करने के कई बेहतर तरीके हैं।
यदि आप इसे जारी नहीं रखते हैं, तो आप वापस उन फ़ाइलों की गड़बड़ी में समाप्त हो जाएंगे जिनमें आपने शुरुआत की थी। कोई नई फ़ाइल बनाते या सहेजते समय, इसे एक अच्छा नाम देने के लिए कुछ समय दें, और इसे सही फ़ोल्डर में रखें . आपका भविष्य स्वयं आपको धन्यवाद देगा।
आपकी फ़ाइलों को स्वचालित रूप से व्यवस्थित करें
ये युक्तियां निश्चित रूप से आपकी फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए एक अच्छी नींव रखने में आपकी सहायता करेंगी। वे दिन जब आपको अपनी जरूरत की कोई चीज नहीं मिल रही थी, वे दिन बीत चुके हैं। आपको पता चल जाएगा कि आप अपनी इच्छित फ़ाइल का पता कैसे लगाते हैं।
यदि आप अधिक सहायता चाहते हैं, तो PhotoMove और TagScanner जैसे ऐप्स भी हैं जिनका उपयोग आप अपनी विंडोज़ फ़ाइलों को स्वचालित रूप से व्यवस्थित करने के लिए कर सकते हैं।