अपने कंप्यूटर पर फ़ाइलों को व्यवस्थित करना मुश्किल हो सकता है। यदि आप सावधान नहीं हैं, तो आपकी फ़ाइलें और फ़ोल्डर्स एक विशाल गड़बड़ बन सकते हैं जिसे नेविगेट करना और जो आपको चाहिए उसे ढूंढना मुश्किल हो जाता है।
इसलिए हमने ये विंडोज़ फ़ाइल प्रबंधन तकनीकें एक साथ रखी हैं। कंप्यूटर फ़ाइल प्रबंधन के लिए कोई सही तरीका नहीं है, लेकिन ये टिप्स आपको अराजकता से व्यवस्था बनाने में मदद करेंगे।
मुफ्त डाउनलोड: यह लेख हमारे वितरण भागीदार, TradePub से डाउनलोड करने योग्य PDF के रूप में उपलब्ध है। आपको इसे पहली बार एक्सेस करने के लिए केवल एक छोटा फॉर्म पूरा करना होगा। अपने कंप्यूटर फ़ाइलों को प्रबंधित और व्यवस्थित करने के लिए टिप्स चीट शीट डाउनलोड करें।
1. कचरा साफ़ करें
संभावना है, आपके कंप्यूटर पर बहुत सारा डेटा है जिसकी आपको आवश्यकता नहीं है। आपका पहला कदम इनका पता लगाना और इन्हें हटाना होना चाहिए, क्योंकि अवांछित फ़ाइलों को व्यवस्थित करने का कोई मतलब नहीं है। अपने ड्राइव को साफ़ करना नए डेटा के लिए रास्ता बनाने के लिए भी अच्छा है।
इस कार्य के लिए विंडोज़ 10 को साफ़ करने की हमारी गाइड काम आनी चाहिए। यदि आप गलती से कुछ हटा देते हैं, तो आप इसे हमेशा रीसायकल बिन से पुनर्प्राप्त कर सकते हैं।
2. फ़ाइलों को फ़ोल्डर्स में समूहित करें
फ़ोल्डर्स एक अच्छी संगठनात्मक संरचना की रीढ़ हैं। वे आपको फ़ाइलों को तार्किक संग्रह में समूहित करने देते हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, विंडोज़ डॉक्यूमेंट्स और पिक्चर्स जैसे लाइब्रेरी के साथ आता है जिनका उपयोग आप शुरुआती बिंदु के रूप में कर सकते हैं। फाइल एक्सप्लोरर में, राइट क्लिक करें और नया > फ़ोल्डर चुनें शुरू करने के लिए।
इससे पहले कि आप शुरू करें, अपनी फ़ोल्डर संरचना की योजना बनाना मददगार हो सकता है। उदाहरण के लिए, क्या आप अपने पिक्चर्स फ़ोल्डर को घटना, लोगों, स्थान, या किसी और चीज़ द्वारा विभाजित करना चाहते हैं? क्या आप अपने डॉक्यूमेंट्स को जीवन और कार्य द्वारा अलग करना चाहते हैं?
आप फ़ोल्डर्स के भीतर फ़ोल्डर्स भी बना सकते हैं। उस ने कहा, पदानुक्रम को बहुत गहरा न बनाने का प्रयास करें, अन्यथा जब आप कुछ ढूंढने की कोशिश कर रहे हों तो आप लगातार फ़ोल्डर्स के माध्यम से क्लिक करते रहेंगे।
3. एक सुसंगत नामकरण परंपरा बनाएं
फ़ोल्डर्स और फ़ाइलों दोनों के लिए एक सुसंगत नामकरण परंपरा होना सबसे अच्छा है। इसे खोलने की आवश्यकता के बिना अंदर क्या है यह स्पष्ट होना चाहिए, लेकिन यह अपेक्षाकृत संक्षिप्त भी होना चाहिए।
यह न भूलें कि फाइल एक्सप्लोरर आपको बहुत सारे बेहतरीन मेटाडेटा दिखा सकता है। रिबन में, देखें > कॉलम जोड़ें पर जाएं। यहां आप संशोधित तिथि, प्रकार, और लेखक जैसे कॉलम जोड़ सकते हैं। इसका मतलब है कि आपको फ़ाइल नामों के भीतर इस जानकारी को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।
कुछ सामान्य सुझाव:
- नामों की शुरुआत में अनुक्रमिक संख्याओं का उपयोग करते समय, सॉर्टिंग में सहायता के लिए शून्य से पहले करें (उदाहरण के लिए 001, 002)।
- सुनिश्चित करें कि आपकी वर्तनी और व्याकरण सटीक हैं ताकि वे किसी भी खोज में सही ढंग से दिखाई दें।
- संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग न करें। वे उस समय समझ में आ सकते हैं, लेकिन आप शायद भूल जाएंगे कि उनका क्या मतलब है।
यदि आपको एक साथ कई फ़ाइलों का नाम बदलने की आवश्यकता है, तो बल्क रिनेम यूटिलिटी जैसे टूल का उपयोग करें।
4. फ़ोल्डर्स और फ़ाइलों को त्वरित रूप से एक्सेस करें
अपनी फ़ाइलों को संरचित फ़ोल्डर्स में व्यवस्थित करना बहुत अच्छा है, लेकिन आपको हर बार जब आप कुछ ढूंढना चाहते हैं तो इस संरचना के माध्यम से नेविगेट करने की आवश्यकता नहीं है। विंडोज़ में एक शक्तिशाली खोज है। बस स्टार्ट मेनू खोलें, टाइप करना शुरू करें, और यह आपके कंप्यूटर पर सब कुछ स्कैन करेगा। यहां जानने के लिए कुछ विंडोज़ 10 खोज शॉर्टकट और टिप्स हैं।
आप अक्सर एक्सेस किए जाने वाले फ़ोल्डर्स को अपने स्टार्ट मेनू पर पिन कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए राइट-क्लिक करें और स्टार्ट पर पिन करें चुनें। साथ ही, अपने टास्कबार पर फ़ोल्डर को ड्रैग करके पिन करें। फिर, राइट-क्लिक करें फाइल एक्सप्लोरर आइकन पर और यह पिन किए गए अनुभाग में दिखाई देगा।
अंत में, आप अपने डेटा का बेहतर अवलोकन प्राप्त करने के लिए फाइल एक्सप्लोरर को समायोजित कर सकते हैं। रिबन में देखें टैब पर स्विच करें। यहां आप विभिन्न सॉर्ट बाय विधियों को चुन सकते हैं, विवरण फलक सक्षम कर सकते हैं, लेआउट बदल सकते हैं, और बहुत कुछ।
इन विकल्पों के साथ तब तक खेलें जब तक आप कुछ ऐसा न पा लें जो आपके लिए काम करे। आप इन्हें प्रति फ़ोल्डर भी बदल सकते हैं। उदाहरण के लिए, बड़े आइकन लेआउट फोटो के फ़ोल्डर के लिए अच्छा है, जबकि सूची दस्तावेज़ों के लिए बेहतर काम करती है।
5. क्लाउड स्टोरेज प्रदाताओं का उपयोग करें
यदि आप अक्सर दूसरों के साथ फ़ाइलों पर सहयोग करते हैं या लैपटॉप और डेस्कटॉप जैसे उपकरणों के बीच जाते हैं, तो फ़ाइलों को आगे-पीछे भेजना एक वास्तविक दर्द हो सकता है। आप संभवतः अपने दस्तावेज़ों और ईमेल जैसे अलग-अलग स्थानों पर कई फ़ाइलों के साथ समाप्त होंगे।
इसे दूर करने का एक शानदार तरीका मुफ्त क्लाउड स्टोरेज प्रदाता का उपयोग करना है। ये सेवाएं आपको अपने डेटा को संग्रहीत करने और इसे अपने सभी उपकरणों में सिंक करने के लिए कई गीगाबाइट स्पेस देती हैं।
OneDrive या Google Drive जैसी अच्छी सेवाएं सीधे फाइल एक्सप्लोरर में एकीकृत होंगी ताकि आप अपने सभी फ़ाइलों को एक ही स्थान से प्रबंधित कर सकें।
6. डुप्लिकेट हटाएं और शॉर्टकट का उपयोग करें
एक ही फ़ाइल की कई प्रतियां होना एक खतरनाक खेल है। यह न केवल स्टोरेज स्पेस की बर्बादी है, बल्कि उनके बीच परिवर्तन सिंक नहीं होंगे। इससे उदाहरण के लिए एक ही दस्तावेज़ के विभिन्न संस्करण हो सकते हैं।
डुप्लिकेट गलती से हो सकते हैं और मैन्युअल रूप से खोजने में दर्दनाक हो सकते हैं। इसलिए डुपेगुरु जैसे प्रोग्राम का उपयोग करना सबसे अच्छा है, जो आपके कंप्यूटर को डुप्लिकेट फ़ाइलों के लिए स्कैन करेगा—फ़ाइल नाम और सामग्री में, "फज़ी" खोज सहित समान फ़ाइलों के लिए—और आपको उन्हें हटाने देगा।
फ़ाइलों की प्रतियां अक्सर तब उत्पन्न होती हैं जब उन्हें अलग-अलग स्थानों पर सहेजा जाता है। ऐसा न करें। इसके बजाय, शॉर्टकट का उपयोग करें। फ़ोल्डर के भीतर, राइट-क्लिक करें और नया > शॉर्टकट चुनें और विज़ार्ड का पालन करें।
7. नोट लेने वाले ऐप्स का उपयोग करें
यदि आप उस प्रकार के व्यक्ति हैं जिसे अक्सर नोट्स या विचारों को लिखने की आवश्यकता होती है, तो अपने कंप्यूटर पर आवारा टेक्स्ट फ़ाइलें न छोड़ें। भौतिक स्टिकी नोट्स के बारे में सोचें; उन्हें अस्थायी स्मृति के रूप में डिज़ाइन किया गया है, स्थायी भंडारण समाधान नहीं। वही आपके डिजिटल जीवन के लिए जाता है।
OneNote, Evernote, या हल्के नोट लेने वाले विकल्प जैसे नोट लेने वाले ऐप का उपयोग करने पर विचार करें।
इनमें से अधिकांश ऐप्स आपको स्थानीय और ऑनलाइन स्टोर करने देते हैं। वे मुख्य रूप से स्क्रैप के लिए डिज़ाइन किए गए हैं और उनके अपने संगठन टूल हैं। इनका उपयोग करना और सब कुछ एक ही स्थान पर रखना कहीं बेहतर है।
8. यदि आवश्यक हो तो पुरानी फ़ाइलों को आर्काइव करें
कुछ लोग अपने कंप्यूटर पर एक आर्काइव फ़ोल्डर बनाना और उसमें पुरानी फ़ाइलों को डालना पसंद करते हैं, लेकिन यह सिर्फ सब कुछ कालीन के नीचे धकेलने जैसा है। एक उचित आर्काइव उन फ़ाइलों को संग्रहीत करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जिनकी आपको नियमित रूप से एक्सेस की आवश्यकता नहीं है लेकिन फिर भी रखने की आवश्यकता है। यह आमतौर पर आपके मुख्य ड्राइव से अलग रखा जाता है, और आप धीमे और सस्ते स्टोरेज समाधानों का भी उपयोग कर सकते हैं।
किसी फ़ाइल का इतिहास जानने के लिए, उस पर राइट-क्लिक करें और गुण चुनें। यहां आप देख सकते हैं कि फ़ाइल कब बनाई गई, संशोधित, और एक्सेस की गई थी।
उनकी संशोधित तिथि के आधार पर फ़ाइलों को त्वरित रूप से समूहित करना सरल है। फाइल एक्सप्लोरर में, शीर्ष-दाएं पर खोज बॉक्स में क्लिक करें और फिर रिबन पर संशोधित तिथि ड्रॉपडाउन का उपयोग करें। आप इस पैरामीटर को अन्य खोज स्ट्रिंग्स के साथ जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप 2021 में अंतिम बार संशोधित DOC फ़ाइलों को खोज सकते हैं।
आम तौर पर, आपको केवल आर्काइव करने की आवश्यकता है यदि आपके मुख्य ड्राइव पर स्टोरेज स्पेस कम है। अन्यथा, पुराने डेटा को रखने में कोई बुराई नहीं है बशर्ते यह ठीक से व्यवस्थित हो।
9. अपनी संगठन योजना पर टिके रहें
अपने सभी संगठनात्मक कार्य को बर्बाद न करें। अपनी योजना पर टिके रहें। जल्दी से फ़ाइल को सेव करने के लिए उसे रैंडम नाम देकर और अपने डेस्कटॉप पर फेंकना बहुत लुभावना हो सकता है। डेस्कटॉप की तुलना में आपकी फ़ाइलों को संग्रहीत करने के बहुत बेहतर तरीके हैं।
यदि आप इसे बनाए नहीं रखते हैं, तो आप फ़ाइलों की उसी गड़बड़ी में वापस आ जाएंगे जिसमें आप शुरू हुए थे। जब कोई नई फ़ाइल बनाएं या सेव करें, तो उसे एक अच्छा नाम देने और उसे सही फ़ोल्डर में रखने के लिए एक क्षण लें। आपका भविष्य का स्व आपको धन्यवाद देगा।
अपनी फ़ाइलों को स्वचालित रूप से व्यवस्थित करें
ये टिप्स आपकी फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए एक शानदार आधार बनाने में निश्चित रूप से आपकी मदद करेंगे। वे दिन जब आप अपनी ज़रूरत की चीज़ नहीं ढूंढ पाते थे, लंबे समय से चले गए हैं। आप ठीक से जानेंगे कि जिस फ़ाइल को आप चाहते हैं उसे कैसे ढूंढें।
यदि आप अधिक सहायता चाहते हैं, तो PhotoMove और TagScanner जैसे ऐप्स भी हैं जिनका उपयोग आप अपनी विंडोज़ फ़ाइलों को स्वचालित रूप से व्यवस्थित करने के लिए कर सकते हैं।
