हम एक विशेष किराना स्टोर के लिए बिक्री रिपोर्ट का उपयोग करेंगे। इस डेटासेट में सेल्स रेप, ऑर्डर डेट, उत्पाद नाम, और उनकी संबंधित बिक्री राशि क्रमशः कॉलम B, C, D, और E में हैं।
और पढ़ें: एक्सेल में विभिन्न प्रकार के COUNT फंक्शन का उपयोग कैसे करें
कारण और समाधान 1 - जब COUNT फॉर्मूला वाले सेल टेक्स्ट के रूप में फॉर्मेट हों
इस मामले में, हम सेल D16 में कुल सेल्स रेप की संख्या गिनते हैं। ऐसा करने के लिए, हमने सेल D16 का चयन किया और निम्नलिखित फॉर्मूला दर्ज किया।
हालांकि, यह वांछित आउटपुट नहीं देता है। हम मैन्युअल रूप से सेल्स रेप को गिन सकते हैं, और इसका परिणाम 10 होगा, लेकिन यह संख्या आउटपुट सेल में नहीं दिखाई जाती है।
सेल D17 के साथ भी यही समस्या है। इसके पीछे कारण इन सेल्स का अनुचित फॉर्मेटिंग है।
- D16:D17 रेंज में सेल्स चुनें।
आप देख सकते हैं कि Number कमांड ग्रुप के Number Format ड्रॉप-डाउन बॉक्स में सेल्स Text फॉर्मेट में हैं। यही कारण है कि एक्सेल में COUNT फंक्शन काम नहीं कर रहा है। तो, आइए नीचे दिए गए चरणों को देखें इस समस्या को हल करने के लिए।
चरण:
- D16:D17 रेंज में सेल्स चुनें।
- Home टैब पर जाएं।
- Number Format बॉक्स में ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाउन सूची से, General फॉर्मेट चुनें।
हालांकि, परिणाम वही रहता है। शीट अपरिवर्तित रही।
आउटपडेट करने के लिए,
- सेल D16 पर जाएं।
- सेल पर डबल-क्लिक करें या F2 दबाएं।
- फिर, ENTER दबाएं।
अब, हम सेल D16 में अद्यतन और सही आउटपुट देख सकते हैं।
इसी तरह, सेल D17 के परिणाम को अपडेट करें। हालांकि, यदि कई आउटपुट सेल्स हैं तो ऐसा करना बहुत समय लेने वाला है। हम इससे कैसे निपट सकते हैं?
आप एक्सेल के Find and Replace फीचर का उपयोग करके इस घटना से निपट सकते हैं।
- CTRL+F दबाकर Find and Replace विजार्ड खोलें।
- Replace टैब पर जाएं।
- Find what बॉक्स में बराबर चिह्न (=) दर्ज करें।
- Replace with बॉक्स में दूसरा बराबर चिह्न (=) दर्ज करें।
- Replace All बटन पर क्लिक करें।
यह संदेश “All done. We made 2 replacements” के साथ पॉप अप होगा।
आप दो आउटपुट सेल्स, D16 और D17, को सही परिणाम प्रदर्शित करते देख सकते हैं।
इस विधि से, आप विभिन्न सेल्स के आउटपुट को एक साथ ठीक कर सकते हैं, जिससे बहुत समय और प्रयास बचता है।
और पढ़ें: एक्सेल में सेल में संख्याओं की गिनती कैसे करें
कारण और समाधान 2 - यदि गणना विकल्प मैनुअल पर सेट है
यहाँ, हम बिक्री राशि की घटनाओं को गिनकर कुल दिनों की संख्या और कुल सेल्स रेप की संख्या गिनना चाहते हैं।
- सेल D16 चुनें और नीचे दिया गया फॉर्मूला डालें।
- ENTER कुंजी दबाएं।
- कर्सर को सेल D16 के निचले-दाएं कोने पर लाएं और यह प्लस (+) चिह्न की तरह दिखेगा। यह Fill Handle टूल है।
- टूल को सेल E16 तक खींचकर इस सेल में फॉर्मूला कॉपी करें।
हालांकि, यह एक गलत परिणाम दिखाता है। हम बिक्री कॉलम में मैन्युअल रूप से सेल्स गिन सकते हैं। मान वाले 8 सेल्स हैं, लेकिन हमारा फॉर्मूला उन्हें 10 के रूप में गिनता है।
ऐसा क्यों होता है? इसके पीछे कारण Calculation Option की कार्रवाई है। यहाँ, Calculation Option Manual पर सेट है। इसलिए, Fill Handle इस वर्कबुक में अब काम नहीं कर सकता। इसलिए, हमें इस त्रुटि को खत्म करने के लिए इसे तुरंत बदलना होगा। नीचे दिए गए सरल चरणों का पालन करें।
चरण:
- Formulas टैब पर जाएं।
- Calculation कमांड ग्रुप पर Calculation Options ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें।
- विकल्पों में से Automatic चुनें।
सेल E16 में आउटपुट 10 से 8 में बदल जाता है।
और पढ़ें: एक्सेल में 5 सबसे अधिक बार आने वाली संख्याएं कैसे खोजें
कारण और समाधान 3 - जब सेल्स में टेक्स्ट हो
यहाँ, हमने सेल्स D16 और D17 में क्रमशः कुल सेल्स रेप और कुल उत्पादों की संख्या खोजने की कोशिश की। कुल सेल्स रेप गिनने के लिए नीचे दी गई छवि का पालन करें।
इस डेटासेट में कुल 10 सेल्स रेप हैं। लेकिन फॉर्मूला सेल D16 में 0 आउटपुट के रूप में लौटा रहा है। समस्या कहाँ है?
हमारी प्रक्रिया में कोई दुविधा नहीं है। इस मामले के पीछे मुख्य कारण यह है कि COUNT फंक्शन टेक्स्ट मानों को अनदेखा करता है, और सभी आर्गुमेंट टेक्स्ट मान हैं। तो, इसे सही करने के लिए हमारे चरणों का पालन करें।
चरण:
- उन सेल्स का चयन करें जिन्हें हम गिनना चाहते थे, B5:B14 रेंज में।
अब, Status Bar देखें; आपको कुल 10 की गिनती मिलेगी।
हालांकि, सबसे अच्छा समाधान COUNTA फंक्शन का उपयोग करना है।
- सेल D16 में प्रवेश करें और निम्नलिखित फॉर्मूला डालें:
- ENTER दबाएं।
सेल D17 के आउटपुट के लिए भी ऐसा ही करें।
कारण और समाधान 4 - जब एक फॉर्मूला टेक्स्ट मान लौटाता है
COUNT फंक्शन अन्य फॉर्मूला के टेक्स्ट आउटपुट के साथ भी संगत नहीं है। यहाँ, हम इस विषय पर चर्चा करेंगे। आइए इसे कार्य करते हुए देखें।
IF फंक्शन का उपयोग करके, हम जांचना चाहते हैं कि कौन सी ऑर्डर डेट पसंदीदा तिथि के बाद है और कौन सी नहीं। हम TRUE के लिए 1 और FALSE के लिए 0 का रिटर्न प्राप्त करेंगे।
- सेल F5 चुनें और नीचे दिया गया फॉर्मूला पेस्ट करें:
- ENTER दबाएं।
हम फॉर्मूला कॉलम से कुल दिनों की संख्या की गणना करेंगे। ऐसा करने के लिए, नीचे दिए गए कार्यों का पालन करें।
- सेल D16 चुनें और निम्नलिखित फॉर्मूला दर्ज करें:
- ENTER दबाएं।
यहाँ, परिणाम 0 के रूप में दिखाया गया है। लेकिन वास्तविक परिणाम 10 होना चाहिए। ऐसा क्यों हो रहा है?
मुख्य कारण F5:F14 रेंज में सेल्स में आउटपुट है। इसे स्पष्ट रूप से समझने के लिए निम्नलिखित छवि देखें।
उपरोक्त छवि में फॉर्मूला में अंक 1 और 0 के आसपास डबल कोट्स दिखाई दे रहे हैं। इसलिए, लौटाए गए आउटपुट को टेक्स्ट मान माना जाता है। COUNT फंक्शन भी काम करेगा यदि फॉर्मूला एक संख्या मान लौटाता है। तो, आइए देखें कि हम इसे कैसे ठीक कर सकते हैं।
चरण:
- सेल F5 के फॉर्मूला से डबल कोट्स हटाएं।
अब, F5:F14 रेंज में सेल्स में आउटपुट संख्या मान हैं। COUNT फंक्शन सेल D16 में आउटपुट के रूप में सही परिणाम भी लौटाता है।
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