एक्सेल में ईमेल अलर्ट स्वचालित करें: डेडलाइन ट्रैकिंग के 2 सरल तरीके

हम निम्नलिखित डेटासेट का उपयोग करेंगे जिसमें विभिन्न लोगों के ईमेल और उनकी डेडलाइन शामिल हैं, फिर उन तारीखों के आधार पर ईमेल अलर्ट सेट करेंगे।

विधि 1 - पावर ऑटोमेट का उपयोग करके एक्सेल में स्वचालित ईमेल अलर्ट जनरेट करें

चरण 1 - डेटासेट तैयार करें

1. हम पहले बताए गए डेटासेट के साथ काम करेंगे।
2. हम डेडलाइन के अनुसार स्वचालित रूप से ईमेल अलर्ट भेजेंगे।
3. डेटासेट के किसी भी सेल को चुनें और Ctrl + T दबाएं।
4. क्रिएट टेबल का डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
5. टेबल की रेंज डेटासेट की रेंज होगी।
6. टेबल जनरेट करने के लिए ओके दबाएं।
7. अपनी एक्सेल फाइल को वनड्राइव फॉर बिजनेस या शेयरपॉइंट पर सेव करें।
8. माइक्रोसॉफ्ट 365 एप्लिकेशन पर जाएं।

चरण 2 - पावर ऑटोमेट लॉन्च करें

1. ऊपर बाएं कोने में आइकन पर क्लिक करें (वर्ग में नौ डॉट्स)।
2. सभी ऐप्स पर क्लिक करके MS 365 के ऐप्स की सूची देखें।
3. पावर ऑटोमेट एप्लिकेशन चुनें।
4. पावर ऑटोमेट में, क्रिएट पर क्लिक करें और फिर शेड्यूल्ड क्लाउड फ्लो चुनें।
5. पावर फ्लो को नाम दें। हमने ऑटोमेटेड ईमेल अलर्ट नाम का उपयोग किया है।
6. हम चाहते हैं कि अलर्ट दैनिक भेजे जाएं, इसलिए हमने हर 1 दिन रिपीट चुना है।
7. क्रिएट पर क्लिक करें।

नोट: यह वनड्राइव पर्सनल अकाउंट्स के साथ काम नहीं करता, और आपको माइक्रोसॉफ्ट 365 अकाउंट की आवश्यकता होती है।

चरण 3 - पावर ऑटोमेट और एक्सेल को लिंक करें

1. हमारे पास रिकरेंस का एक सिंगल स्टेप है।
2. अन्य स्टेप्स जोड़ने के लिए न्यू स्टेप पर क्लिक करें।
3. एक्शन टैब से लिस्ट रो प्रेजेंट इन ए टेबल चुनें। यदि यह विकल्प नहीं दिखता, तो सर्च बॉक्स में खोजें।
4. लोकेशन के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें।
5. वनड्राइव फॉर बिजनेस चुनें।
6. डॉक्यूमेंट लाइब्रेरी के लिए वनड्राइव चुनें।
7. फाइल लोकेशन पर नेविगेट करें और फाइल चुनें।
8. अपने डेटासेट वाली टेबल का नाम चुनें। हमने एक्सेल में टेबल 1 का उपयोग किया है।
9. शो एडवांस्ड ऑप्शन्स पर क्लिक करें।
10. फिल्टर क्वेरी फील्ड में डालें: Deadline eq'।
11. ऐड डायनामिक कंटेंट पर क्लिक करें और यह एक फ्लोटिंग विजार्ड खोलेगा।
12. एक्सप्रेशन टैब पर जाएं और फॉर्मूला बार में यह फॉर्मूला दर्ज करें:

formatDateTime(convertFromUTC(utcNow(),'Central America Standard Time'),'yyyy-MM-dd')

13. यहां, हमने एक्सेल फाइल के डेडलाइन कॉलम को सेंट्रल अमेरिका स्टैंडर्ड टाइम के स्टैंडर्ड फॉर्मेट में फॉर्मेट किया है।
14. ' से समाप्त करें।
15. डेटटाइम फॉर्मेट को ISO 8601 पर सेट करें।

चरण 4 - ईमेल की सूची निकालें

1. नेक्स्ट स्टेप चुनें और सर्च बॉक्स में सेलेक्ट टाइप करें और एक्शन की सूची से सेलेक्ट: डेटा ऑपरेशन चुनें।
2. ऐड डायनामिक कंटेंट पर क्लिक करें और सूची से वैल्यू चुनें।
3. मैप विकल्प चुनने के बाद टेक्स्ट आइकन पर क्लिक करें।
4. सर्च बार में ईमेल खोजें और सूची से ईमेल चुनें।

चरण 5 - निकाले गए ईमेल की सूची कंपोज करें

1. एक और स्टेप जोड़ें और सर्च बार में कंपोज खोजें।
2. कंपोज चुनें।
3. कंपोज ऑपरेशन दिखाया जाएगा, इसलिए ऐड डायनामिक कंटेंट पर क्लिक करें।
4. एक्सप्रेशन बार में निम्नलिखित फॉर्मूला डालें:

union(body('Select'),body('Select'))

5. आगे बढ़ने के लिए ओके पर क्लिक करें।

चरण 6 - प्रत्येक ईमेल पर कंट्रोल जोड़ें

1. कंट्रोल चुनें।
2. एक्शन टैब से अप्लाई टू ईच चुनें।
3. पिछले स्टेप्स से आउटपुट चुनें के नीचे बॉक्स पर क्लिक करें।
4. ऐड डायनामिक कंटेंट आइकन का उपयोग करके आउटपुट्स चुनें।

चरण 7 - प्रत्येक ईमेल के लिए डेटा निकालें

1. ऐड एन एक्शन पर क्लिक करें।
2. सर्च बार में फिल्टर ऐरे खोजें और फिल्टर ऐरे चुनें।
3. दाईं ओर प्लस आइकन पर क्लिक करने के बाद आए विजार्ड से वैल्यू चुनें।
4. ऐड डायनामिक कंटेंट चुनें और वहां से ईमेल चुनें।
5. तीसरे फील्ड में करंट आइटम चुनें।

चरण 8 - ईमेल अलर्ट के लिए HTML जनरेट करें

1. ऐड एन एक्शन पर क्लिक करें और सर्च बॉक्स में क्रिएट HTML टेबल खोजें।
2. क्रिएट HTML टेबल चुनें।
3. फ्रॉम फील्ड में, बॉक्स पर क्लिक करें और फिर ऐड डायनामिक कंटेंट आइकन दबाएं।
4. फ्लोटिंग विजार्ड से बॉडी चुनें।
5. शो एडवांस्ड ऑप्शन्स पर क्लिक करें।
6. कॉलम्स फील्ड से कस्टम चुनें।
7. उन कॉलम्स के नाम दर्ज करें जो आप अपनी टेबल में चाहते हैं हेडर कॉलम में।
8. हेडर फील्ड के पहले कॉलम में, डेडलाइन लिखें।
9. दूसरे कॉलम में, एक्सप्रेशन बार में निम्नलिखित फॉर्मूला उपयोग करें:

formatDateTime(item()['Deadline'],'MMM d,yyyy')

10. हम डेडलाइन कॉलम के मान को निश्चित फॉर्मेट में फॉर्मेट करेंगे।
11. टॉपिक नाम का एक और कॉलम जोड़ें।
12. एक्सप्रेशन बार में निम्नलिखित फॉर्मूला उपयोग करके कॉलम का मान सेट करें।

चरण 9 - आउटलुक में स्वचालित रूप से ईमेल बनाएं

1. सेंड एन ईमेल (V2) नाम से एक और एक्शन जोड़ें।
2. टू फील्ड पर क्लिक करें और ऐड डायनामिक कंटेंट पर क्लिक करें।
3. फ्लोटिंग विजार्ड से सूची में करंट आइटम चुनें।
4. सब्जेक्ट फील्ड में मेल का विषय लिखें।
5. बॉडी फील्ड में, ऐड डायनामिक कंटेंट पर क्लिक करें और सूची से आउटपुट चुनें।
6. आप शो एडवांस्ड ऑप्शन्स पर क्लिक करके एडवांस्ड विकल्प चुन सकते हैं।
7. सेव चुनें।
8. आपका फ्लो तैयार है। टेस्ट बटन पर क्लिक करके अपने परिणाम टेस्ट कर सकते हैं।
9. मैन्युअली चुनें ताकि फ्लो को मैन्युअली टेस्ट कर सकें।
10. स्वचालित ईमेल अलर्ट चेक करने के लिए आउटलुक एप्लिकेशन खोलें।

अंतिम आउटपुट

1. यहां आउटलुक एप्लिकेशन पर एक सैंपल मैसेज है।

विधि 2 - एक्सेल वर्कशीट से VBA का उपयोग करके स्वचालित ईमेल अलर्ट भेजें

चरण:

1. हम पहले बताए गए डेटासेट के साथ काम करेंगे।
2. यदि डेडलाइन आज से 1 और 7 दिनों के बीच है, तो हम एक स्वचालित ईमेल अलर्ट जनरेट करेंगे।
3. VBA मैक्रो खोलने के लिए Alt + F11 दबाएं।
4. माइक्रोसॉफ्ट विजुअल बेसिक फॉर एप्लीकेशन विंडो खुलेगी।
5. इंसर्ट टैब से मॉड्यूल विकल्प चुनें।
6. मॉड्यूल में निम्नलिखित VBA कोड पेस्ट करें:

Public Sub SendReminderMail() 
    'वेरिएबल्स घोषित करें
    Dim XDueDate As Range 
    Dim XRcptsEmail As Range 
    Dim xMailContent As Range 
    Dim xRngDn As Range 
    Dim xCrtOut As Object 
    Dim xValDateRng As String 
    Dim xValSendRng As String 
    Dim k As Long 
    Dim xMailSections As Object 
    Dim xFinalRw As Long 
    Dim CrVbLf As String 
    Dim xMsg As String 
    Dim xSubEmail As String 
    On Error Resume Next 
    
    'डेडलाइन/ड्यू डेट कॉलम चुनने के लिए इनपुट बॉक्स डालें
    Set XDueDate = Application.InputBox("डेडलाइन/ड्यू डेट कॉलम चुनें:", "ExcelDemy", , , , , , 8) 
    If XDueDate Is Nothing Then Exit Sub 
    
    'प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते का कॉलम चुनने के लिए इनपुट बॉक्स डालें
    Set XRcptsEmail = Application.InputBox("प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते का कॉलम चुनें:", "ExcelDemy", , , , , , 8) 
    If XRcptsEmail Is Nothing Then Exit Sub 
    
    'ईमेल में टेक्स्ट वाला कॉलम चुनने के लिए इनपुट बॉक्स डालें
    Set xMailContent = Application.InputBox("अपने ईमेल में, रिमाइंडर टेक्स्ट वाला कॉलम चुनें:", "ExcelDemy", , , , , , 8) 
    If xMailContent Is Nothing Then Exit Sub 
    
    'ड्यू डेट्स के लिए रो काउंट करें
    xFinalRw = XDueDate.Rows.Count 
    Set XDueDate = XDueDate(1) 
    Set XRcptsEmail = XRcptsEmail(1) 
    Set xMailContent = xMailContent(1) 
    
    'MS आउटलुक एप्लिकेशन खोलने के लिए कमांड सेट करें
    Set xCrtOut = CreateObject("Outlook.Application") 
    
    'प्रत्येक रो में ऑपरेशन करने के लिए फॉर लूप लागू करें
    For k = 1 To xFinalRw 
        xValDateRng = "" 
        xValDateRng = XDueDate.Offset(k - 1).Value 
        
        'ड्यू डेट वैल्यूज के लिए इफ कंडीशन लागू करें
        If xValDateRng <> "" Then 
            'शर्त सेट करें कि अगर ड्यू डेट और वर्तमान तारीख का अंतर 1 से अधिक और 7 दिन से कम है तो मेल भेजें
            'मतलब 1 < X < 7, X = ड्यू डेट - वर्तमान तारीख
            If CDate(xValDateRng) - Date <= 7 And CDate(xValDateRng) - Date > 0 Then 
                xValSendRng = XRcptsEmail.Offset(k - 1).Value 
                
                'आवश्यक वेरिएबल्स के साथ सब्जेक्ट, बॉडी और टेक्स्ट कंटेंट बनाएं
                xSubEmail = xMailContent.Offset(k - 1).Value & " on " & xValDateRng 
                CrVbLf = "

" 
                xMsg = "" 
                xMsg = xMsg & "Dear " & xValSendRng & CrVbLf 
                xMsg = xMsg & "Text : " & xMailContent.Offset(k - 1).Value & CrVbLf 
                xMsg = xMsg & "" 
                
                'ईमेल बनाएं
                Set xMailSections = xCrtOut.CreateItem(0) 
                
                'सब्जेक्ट, बॉडी और प्राप्तकर्ता पता रखने की स्थिति परिभाषित करें
                With xMailSections 
                    .Subject = xSubEmail 
                    .To = xValSendRng 
                    .HTMLBody = xMsg 
                    .Display 
                    .Send 
                End With 
                Set xMailSections = Nothing 
            End If 
        End If 
    Next 
    Set xCrtOut = Nothing 
End Sub

7. सेव करने के बाद, प्रोग्राम चलाने के लिए F5 दबाएं।
8. आप प्ले आइकन पर क्लिक करके भी प्रोग्राम चला सकते हैं।
9. एक इनपुट मैसेज बॉक्स खुलेगा।
10. डेडलाइन के लिए कॉलम चुनें। हमने D5:D10 रेंज चुनी और ओके दबाया।
11. एक और इनपुट मैसेज बॉक्स खुलेगा।
12. मेल एड्रेस के लिए कॉलम चुनें। हमने B5:B10 रेंज चुनी और ओके दबाया।
13. अंतिम इनपुट मैसेज बॉक्स खुलेगा।
14. टॉपिक के लिए कॉलम चुनें। हमने C5:C10 रेंज चुनी और ओके दबाया।
15. आपके सभी ईमेल ड्यू डेट से पहले रिमाइंडर ईमेल के रूप में भेजे जाएंगे।
16. आप .send कमांड से पहले एपोस्ट्रोफी (') रखकर इसे डिसेबल करके ऊपर वर्णित स्वचालित प्रोग्राम का उपयोग करके मैन्युअली ईमेल भेजना भी चुन सकते हैं।
17. आपको ऐप में सभी पूरे ड्राफ्ट मिल जाएंगे।
18. सेंड बटन पर क्लिक करके, चुनें कि आप किन्हें ईमेल भेजना चाहते हैं।

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