एक्सेल में स्वचालित ईमेल अलर्ट:कुशल समय सीमा ट्रैकिंग के लिए 2 सरल तरीके

विधि 1 - एक्सेल में स्वचालित ईमेल अलर्ट उत्पन्न करने के लिए पावर ऑटोमेट का उपयोग करें

चरण 1 - डेटासेट तैयार करें

• हम पहले बताए गए निम्नलिखित डेटासेट के साथ काम करेंगे।
• हम समय सीमा के अनुसार स्वचालित रूप से ईमेल अलर्ट भेजेंगे .

• डेटासेट के किसी भी सेल का चयन करें और Ctrl दबाएँ +टी.
• तालिका बनाएं का एक संवाद बॉक्स दिख रहा है.
• तालिका की सीमा डेटासेट की सीमा है।
• ठीक दबाएँ तालिका उत्पन्न करने के लिए.

• अपनी Excel फ़ाइल को OneDrive for Business पर सहेजें या SharePoint .
• Microsoft 365 पर जाएं आवेदन.

चरण 2 - पावर ऑटोमेट लॉन्च करें

• ऊपर बाईं ओर आइकन (एक वर्ग में नौ बिंदु) पर क्लिक करें।

• सभी ऐप्स पर क्लिक करें MS 365 के ऐप्स की सूची देखने के लिए .

• पावर ऑटोमेट का चयन करें आवेदन.

• पावर ऑटोमेट में, बनाएं पर क्लिक करें और फिर अनुसूचित बादल प्रवाह चुनें .

• शक्ति प्रवाह को एक नाम दें। हमने स्वचालित ईमेल अलर्ट नाम का उपयोग किया है .
• हम चाहते हैं कि अलर्ट प्रतिदिन भेजे जाएं, इसलिए हमने प्रत्येक 1 दिन में दोहराएँ का चयन किया है।
• बनाएं पर क्लिक करें .

चरण 3 - पावर ऑटोमेट और एक्सेल को लिंक करें

• हमारे पास पुनरावृत्ति का एक ही चरण है .
• नया कदम पर क्लिक करें अन्य चरण जोड़ने के लिए.

• तालिका में मौजूद पंक्तियों की सूची चुनें क्रियाओं से टैब. यदि आपको यह विकल्प नहीं दिखता है तो आप सर्च बॉक्स में भी सर्च कर सकते हैं।

• स्थान के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें
• व्यवसाय के लिए OneDrive चुनें .

• OneDrive चुनें दस्तावेज़ लाइब्रेरी के लिए .

• फ़ाइल स्थान पर नेविगेट करें और फ़ाइल का चयन करें।

• अपने डेटासेट वाली तालिका का नाम चुनें। हमने तालिका 1 का उपयोग किया है एक्सेल में

• उन्नत विकल्प दिखाएं पर क्लिक करें .

• फ़िल्टर क्वेरी में फ़ील्ड, डालें:Deadline eq' .
• डायनामिक सामग्री जोड़ें पर क्लिक करें  और यह एक फ़्लोटिंग विज़ार्ड खोलेगा।
• अभिव्यक्ति पर जाएं टैब करें और इस सूत्र को सूत्र पट्टी में दर्ज करें:

• ' के साथ समाप्त करें .

• दिनांकसमय निर्धारित करें प्रारूप सेआईएसओ 8601 .

चरण 4 - ईमेल की सूची निकालें

• अगला चरण चुनें और खोज बॉक्स में select टाइप करें और चुनें:डेटा ऑपरेशन चुनें कार्यवाहियों की सूची से .

• डायनामिक सामग्री जोड़ें पर क्लिक करें और मान चुनें सूची से.

• टेक्स्ट पर क्लिक करें मानचित्र का चयन करने के बाद आइकन विकल्प.

• खोजें ईमेल खोज बार में और ईमेल चुनें सूची से.

चरण 5 - ईमेल की निकाली गई सूची लिखें

• एक और चरण जोड़ें और लिखें खोजें खोज बार में.
• लिखें चुनें .

• लिखें ऑपरेशन दिखाया जाएगा, इसलिए डायनामिक सामग्री जोड़ें पर क्लिक करें .
• अभिव्यक्ति में बार, निम्नलिखित सूत्र डालें:

• ठीक क्लिक करें आगे बढ़ना.

चरण 6 - प्रत्येक ईमेल पर नियंत्रण जोड़ें

• नियंत्रण चुनें .

• प्रत्येक पर लागू करें का चयन करें क्रियाओं से टैब.

• नीचे बॉक्स पर क्लिक करें पिछले चरणों से एक आउटपुट चुनें
• आउटपुट चुनें गतिशील सामग्री जोड़ें का उपयोग करना आइकन.

चरण 7 - प्रत्येक ईमेल के लिए डेटा निकालें

• एक क्रिया जोड़ें पर क्लिक करें .

• खोजें फ़िल्टर सरणी खोज बार में और फ़िल्टर सरणी चुनें

• मान चुनें दाईं ओर प्लस आइकन पर क्लिक करने के बाद विज़ार्ड से घटित हुआ।

• गतिशील सामग्री जोड़ें चुनें और ईमेल चुनें  वहां से.

• वर्तमान आइटम का चयन करें तीसरे क्षेत्र में.

चरण 8 - ईमेल अलर्ट के लिए HTML जेनरेट करें

• एक क्रिया जोड़ें पर क्लिक करें और HTML तालिका बनाएँ खोजें खोज बॉक्स पर.
• HTML तालिका बनाएं चुनें .

• में से फ़ील्ड, बॉक्स पर क्लिक करें और फिर डायनामिक सामग्री जोड़ें दबाएं आइकन.
• फ़्लोटिंग विज़ार्ड से, बॉडी चुनें .
• उन्नत विकल्प दिखाएं पर क्लिक करें

• कॉलम से फ़ील्ड, कस्टम चुनें .

• उन कॉलमों के नाम दर्ज करें जिन्हें आप अपनी तालिका के नामों में शीर्षक में दर्ज करना चाहते हैं कॉलम.
• पहली में हेडर का कॉलम फ़ील्ड, समय सीमा लिखें
• 2रे में कॉलम, अभिव्यक्ति में निम्नलिखित सूत्र का उपयोग करें बार:

• विषय नामक एक अन्य कॉलम जोड़ें
• अभिव्यक्ति में निम्नलिखित सूत्र का उपयोग करके कॉलम का मान निर्धारित करें बार:

चरण 9 - आउटलुक में स्वचालित रूप से ईमेल बनाएं

• कोई अन्य कार्रवाई जोड़ें नाम एक ईमेल भेजें (V2 ).

• To पर क्लिक करें फ़ील्ड और डायनामिक सामग्री जोड़ें पर क्लिक करें .
• फ़्लोटिंग विज़ार्ड से, वर्तमान आइटम का चयन करें सूची से.

• मेल का विषय विषय में लिखें फ़ील्ड.
• शरीर में फ़ील्ड में, डायनामिक सामग्री जोड़ें पर क्लिक करें और आउटपुट चुनें सूची से.

• आप उन्नत विकल्प दिखाएं पर क्लिक करके उन्नत विकल्प चुन सकते हैं

• सहेजें चुनें .
• आपका प्रवाह तैयार है. आप परीक्षण पर क्लिक करके अपने परिणामों का परीक्षण कर सकते हैं बटन.

• मैन्युअल रूप से चुनें प्रवाह का मैन्युअल रूप से परीक्षण करने के लिए।
• आउटलुक खोलें स्वचालित ईमेल अलर्ट की जांच करने के लिए एप्लिकेशन।

अंतिम आउटपुट

• यहां आउटलुक पर एक नमूना संदेश है आवेदन.

विधि 2 - वीबीए का उपयोग करके एक्सेल वर्कशीट से स्वचालित ईमेल अलर्ट भेजें

• हम पहले बताए गए निम्नलिखित डेटासेट के साथ काम करेंगे।
• यदि समय सीमा 1 के बीच है और 7 आज से कुछ दिन बाद, हम एक स्वचालित ईमेल अलर्ट उत्पन्न करेंगे।

• VBA खोलने के लिए मैक्रो, Alt दबाएँ + F11 .

• एप्लिकेशन के लिए Microsoft Visual Basic विंडो पॉप अप हो जाएगी.
• सम्मिलित करें से टैब पर, मॉड्यूल चुनें विकल्प.

• निम्नलिखित VBA चिपकाएँ मॉड्यूल में कोड:

Public Sub SendReminderMail()
'Declare the variables
    Dim XDueDate As Range
    Dim XRcptsEmail As Range
    Dim xMailContent As Range
    Dim xRngDn As Range
    Dim xCrtOut As Object
    Dim xValDateRng As String
    Dim xValSendRng As String
    Dim k As Long
    Dim xMailSections As Object
    Dim xFinalRw As Long
    Dim CrVbLf As String
    Dim xMsg As String
    Dim xSubEmail As String
    On Error Resume Next
    'To select the date column insert a input box
    Set XDueDate = Application.InputBox("Select the column for Deadline/Due Date date column:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If XDueDate Is Nothing Then Exit Sub
    'Insert a input box for selecting the recipients
    Set XRcptsEmail = Application.InputBox("Choose the column for the email addresses of the recipients:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If XRcptsEmail Is Nothing Then Exit Sub
    'To enter the text mail, insert a input box
    Set xMailContent = Application.InputBox("In your email, choose the column with the reminded text:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If xMailContent Is Nothing Then Exit Sub
    'Count rows for the due dates
    xFinalRw = XDueDate.Rows.Count
    Set XDueDate = XDueDate(1)
    Set XRcptsEmail = XRcptsEmail(1)
    Set xMailContent = xMailContent(1)
    'Set command to open MS Outlook Application
    Set xCrtOut = CreateObject("Outlook.Application")
    'Apply For loop to conduct the operation in each row one by one
    For k = 1 To xFinalRw
        xValDateRng = ""
        xValDateRng = XDueDate.Offset(k - 1).Value
        'Apply If condition for the Due Date values
        If xValDateRng <> "" Then
        'Condition set to send mail if the difference between due dates and current date is greater than 1 and less than 7 days
        'Means 1 < X< 7, X = Due Date - Current Date
        If CDate(xValDateRng) - Date <= 7 And CDate(xValDateRng) - Date > 0 Then
            xValSendRng = XRcptsEmail.Offset(k - 1).Value
            'Create the subject, body and text contents with the required variables
            xSubEmail = xMailContent.Offset(k - 1).Value & " on " & xValDateRng
            CrVbLf = "<br><br>"
            xMsg = "<HTML><BODY>"
            xMsg = xMsg & "Dear " & xValSendRng & CrVbLf
            xMsg = xMsg & "Text : " & xMailContent.Offset(k - 1).Value & CrVbLf
            xMsg = xMsg & "</BODY></HTML>"
            'Create the email
            Set xMailSections = xCrtOut.CreateItem(0)
            'Define the position to place the Subject, Body and Recipients Address
            With xMailSections
                .Subject = xSubEmail
                .To = xValSendRng
                .HTMLBody = xMsg
                .Display
                .Send
            End With
            Set xMailSections = Nothing
        End If
    End If
    Next
    Set xCrtOut = Nothing
End Sub

• सेव करने के बाद F5 दबाएं प्रोग्राम चलाने के लिए.
• आप प्ले आइकन पर क्लिक करके भी प्रोग्राम चला सकते हैं।

• एक इनपुट संदेश बॉक्स पॉप अप होगा।
• समयसीमा के लिए कॉलम चुनें. हमने D5:D10 का चयन किया है रेंज करें और ठीक दबाएं

• एक अन्य इनपुट संदेश बॉक्स ऊपर तैर जाएगा।
• मेल पते के लिए कॉलम चुनें. हमने B5:B10 का चयन किया है रेंज करें और ठीक दबाएं

• अंतिम इनपुट संदेश बॉक्स ऊपर तैर जाएगा।
• विषय के लिए कॉलम का चयन करें . हमने C5:C10 का चयन किया है रेंज करें और ठीक दबाएं

• आपके सभी ईमेल नियत तिथि से पहले अनुस्मारक ईमेल के रूप में भेजे जाएंगे।
• आप ऊपर वर्णित स्वचालित प्रोग्राम का उपयोग करके मैन्युअल रूप से ईमेल भेजने का विकल्प भी चुन सकते हैं। एक एपॉस्ट्रॉफी (') रखें ) (.send) से पहले ) इसे अक्षम करने का आदेश दें, जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

• आपको ऐप में सभी पूर्ण ड्राफ्ट मिलेंगे।
• भेजें बटन पर क्लिक करके चुनें कि आप किसे ईमेल भेजना चाहते हैं।

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