उत्पादकता बढ़ाएँ:ऑफिस स्क्रिप्ट का उपयोग करके एक्सेल ऑनलाइन वर्कफ़्लो को स्वचालित करें

ऑफिस स्क्रिप्ट क्या हैं?

• दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करें :समय बचाएं और मानवीय त्रुटि कम करें।
• क्लाउड में काम करें :डेस्कटॉप एक्सेल की कोई आवश्यकता नहीं; यह एक्सेल ऑनलाइन उपलब्ध होने पर कहीं भी चलता है।
• पावर ऑटोमेट के साथ एकीकृत करें :Microsoft 365 पर मल्टी-स्टेप वर्कफ़्लो के भाग के रूप में ट्रिगर स्क्रिप्ट।
• सहयोग बढ़ाएं :एक्सेस वाला कोई भी व्यक्ति स्क्रिप्ट को चला या संपादित कर सकता है।

आरंभ करना

• Microsoft 365 बिजनेस या शिक्षा सदस्यता।
• वेब के लिए एक्सेल तक पहुंच।
• आपके व्यवस्थापक को Office स्क्रिप्ट सुविधा को सक्षम करना होगा।

• एक्सेल ऑनलाइन और अपनी कार्यपुस्तिका खोलें।
• स्वचालित पर जाएं टैब (शीर्ष रिबन).
• आपको कार्यवाहियाँ रिकॉर्ड करने के विकल्प दिखाई देंगे और नई स्क्रिप्ट .

अपनी पहली ऑफिस स्क्रिप्ट बनाना

चरण 1:अपनी स्क्रिप्ट रिकॉर्ड करें

• स्वचालित पर जाएं टैब>> कार्यवाहियाँ रिकॉर्ड करें पर क्लिक करें .
• एक्सेल में अपने इच्छित कार्य करें (उदाहरण के लिए, कोशिकाओं को फ़ॉर्मेट करना, सूत्र सम्मिलित करना)।
• समाप्त होने पर, रोकें पर क्लिक करें . आपकी स्क्रिप्ट क्रियाएँ अब रिकॉर्ड की गई हैं।
• स्क्रिप्ट सहेजी गई है, और आप इसका कोड देख/संपादित कर सकते हैं।

• स्वचालित पर जाएं टैब>> कार्यवाहियाँ रिकॉर्ड करें पर क्लिक करें .

• शीर्षलेखों का चयन करें और उन्हें बोल्ड करें .
• ऑर्डर दिनांक चुनें कॉलम बनाएं और इसे छोटी तारीख के रूप में प्रारूपित करें .
• इकाई मूल्य चुनें कॉलम बनाएं और इसे मुद्रा के रूप में प्रारूपित करें .
• अगले कॉलम (ई) में, हेडर बिक्री जोड़ें .
• सेल E2 में, सूत्र डालें:

• शेष पंक्तियों के लिए इस सूत्र को स्वतः भरें।
• रोकें क्लिक करें .

• स्क्रिप्ट को कोड एडिटर में देखें .

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
 let selectedSheet = workbook.getActiveWorksheet();
 // Set font bold to true for range A1:D1 on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("A1:D1").getFormat().getFont().setBold(true);
 // Set format for range A2:A11 on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("A2:A11").setNumberFormatLocal("m/d/yyyy");
 // Auto fit the columns of range A:A on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("A:A").getFormat().autofitColumns();
 // Set format for range D2:D11 on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("D2:D11").setNumberFormatLocal("$#,##0.00");
 // An error occurred while recording this event.
 // Set range E2 on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("E2").setFormulaLocal("=C2*D2");
 // Auto fill range
 selectedSheet.getRange("E2").autoFill("E2:E11", ExcelScript.AutoFillType.fillDefault);
}

चरण 2:डेटा रिफ्रेश और फ़ॉर्मेटिंग को स्वचालित करें

• मौजूदा डेटा साफ़ करें।
• किसी अन्य वर्कशीट ("रॉडेटा") से नया डेटा कॉपी करें।
• डेटा को "रिपोर्ट" शीट में चिपकाएँ।
• श्रेणी को तालिका के रूप में स्वरूपित करें।

• स्वचालित पर जाएं टैब>> नई स्क्रिप्ट पर क्लिक करें .
• कोड संपादक एक बुनियादी फ़ंक्शन संरचना के साथ खुलता है:

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
 // Select the 'Report' worksheet
 let reportSheet = workbook.getWorksheet("Report");
 // Clear everything in A1:E15
 let clearRange = reportSheet.getRange("A1:E15");
 clearRange.clear(ExcelScript.ClearApplyTo.all);
 // Get the new data from 'RawData'!A1:E15
 let rawSheet = workbook.getWorksheet("RawData");
 let sourceRange = rawSheet.getRange("A1:E15");
 // Copy values, formulas, and number formats
 let values = sourceRange.getValues();
 let formulas = sourceRange.getFormulas();
 let numberFormats = sourceRange.getNumberFormats();
 // Paste new data into 'Report'
 let targetRange = reportSheet.getRange("A1:E15");
 targetRange.setValues(values);
 targetRange.setFormulas(formulas);
 targetRange.setNumberFormats(numberFormats);
 // Format as table
 let lastRow = values.filter(row => row[0] !== "").length + 1; // header + non-empty rows
 let tableRange = `A1:E${lastRow}`;
 let table = reportSheet.addTable(tableRange, true);
 table.setName("SalesReport");
 // Optional: Auto-fit columns
 reportSheet.getUsedRange().getFormat().autofitColumns();
}

• पुराना रिपोर्ट डेटा साफ़ करता है।
• कच्चे डेटा वर्कशीट, डेटा प्रकार और सूत्रों से नया डेटा आयात करता है।
• आयातित डेटा को तालिका के रूप में प्रारूपित करें।
• बेहतर पठनीयता के लिए ऑटो-फ़िट कॉलम।

चरण 3:स्क्रिप्ट को सहेजें और चलाएँ

• स्क्रिप्ट सहेजें पर क्लिक करें , इसे एक नाम दें (उदाहरण के लिए, "रिफ्रेश सेल्स रिपोर्ट")।
• चलाएँ क्लिक करें निष्पादित करना. प्रक्रिया तत्काल है, और आपकी रिपोर्ट ताज़ा हो जाती है!

पावर ऑटोमेट के साथ स्क्रिप्ट निष्पादन को स्वचालित करना

• पावर ऑटोमेट पर जाएं और एक नया प्रवाह बनाएं।
• एक ट्रिगर का उपयोग करें (उदाहरण के लिए, "जब OneDrive में कोई फ़ाइल बनाई जाती है")।
• स्क्रिप्ट चलाएँ जोड़ें कार्रवाई करें और अपनी एक्सेल वर्कबुक और स्क्रिप्ट चुनें।
• बहु-चरणीय प्रक्रियाओं को स्वचालित करें:डेटा प्राप्त करें, प्रक्रिया करें, ईमेल भेजें, टीमों को सूचित करें, आदि।

टिप्स और सर्वोत्तम अभ्यास

• स्पष्टता के लिए अपनी स्क्रिप्ट में टिप्पणियों का उपयोग करें।
• वास्तविक डेटा पर चलने से पहले प्रतियों पर परीक्षण करें।
• टेबलों और श्रेणियों को स्पष्ट रूप से नाम दें।
• क्रॉस-ऐप वर्कफ़्लो के लिए पावर ऑटोमेट के साथ संयोजित करें।
• स्क्रिप्ट को मजबूत बनाने के लिए त्रुटि प्रबंधन का लाभ उठाएं।

वास्तविक दुनिया के उदाहरण

• साप्ताहिक बिक्री रिपोर्ट ताज़ा: कच्चा विक्रय डेटा निकालें, साफ़ करें, सारांशित करें और तालिकाओं को प्रारूपित करें।
• स्वचालित डेटा सत्यापन: गुम मानों या डुप्लिकेट की जांच करें और उपयोगकर्ता को सचेत करें।
• एकरूपता के लिए फ़ॉर्मेटिंग: एक क्लिक से कंपनी की शैलियाँ, हेडर और लोगो लागू करें।
• बैच डेटा प्रोसेसिंग: एकाधिक शीट या कार्यपुस्तिकाओं से डेटा मर्ज करें।

निष्कर्ष