विंडोज़ पर वर्ड में दस्तावेजों को कैसे सहयोग और साझा करें

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस कई रचनाकारों को एक साथ एक दस्तावेज़ पर काम करने की अनुमति देने में सक्षम होने के लिए उनकी सहयोग सुविधाओं को बढ़ाया है। यह उपयोगकर्ता को OneDrive में एक फ़ाइल साझा करने और यह देखने में सक्षम बनाता है कि कौन इस पर काम कर रहा है, और यहां तक ​​कि विचाराधीन दस्तावेज़ तक आसान पहुंच के लिए दूसरों को भेजने के लिए एक लिंक भी प्राप्त करता है।

सहयोग कई कार्य परिवेशों में अच्छे दस्तावेज़ निर्माण का एक प्रमुख घटक है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में अधिकांश अन्य कार्यों के विपरीत , सहयोग उपकरण का उपयोग करना थोड़ा कठिन है। हालांकि, यह महान विशेषता उपयोगकर्ता को यह देखने की अनुमति देती है कि दूसरे व्यक्ति ने वास्तविक समय में दस्तावेज़ में क्या परिवर्तन किए हैं।

Microsoft Word में दस्तावेज़ों को सहयोग और साझा करें

आइए देखें कि आप Microsoft Word दस्तावेज़ों को कैसे सहयोग, संपादित, सह-लेखक और साझा कर सकते हैं।

1] साझा करने के लिए अपनी फ़ाइल सेट करने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके OneDrive खाते में एक सामान्य फ़ोल्डर है। दूसरी ओर, आप “सार्वजनिक . का उपयोग कर सकते हैं " फ़ोल्डर जो डिफ़ॉल्ट रूप से आपके लिए मौजूद है।

2] यदि आप अपना खाता चाहते हैं, तो शब्द खोलें और फ़ाइल . पर क्लिक करें विकल्प। फ़ाइल मेनू से, आपको इस रूप में सहेजें . पर क्लिक करना होगा और फिर एक जोड़ें पी फीता . 'एक जगह जोड़ें' आपको उन सेवाओं के विकल्प प्रदान करेगा जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं, जैसे SharePoint या OneDrive।

3] आपके द्वारा चुने गए विकल्प के लिए दिखाई देने वाली 'साइन इन' स्क्रीन को पूरा करें। एक बार जब आप कर लेते हैं, तो नया स्थान Word के इस रूप में सहेजें विकल्प पर दिखाई देता है। एक बार सहेजे जाने के बाद, आप फ़ाइल को फ़ाइल . पर क्लिक करके साझा कर सकते हैं विकल्प और फिर साझा करें विकल्प और आप लोगों के साथ साझा करें . का विकल्प चुनते हैं या मैं लोगों को आमंत्रित करें ।

4] फ़ाइल को आमंत्रित करने और साझा करने के लिए, आपको उन लोगों के ईमेल पते दर्ज करने और जोड़ने होंगे जिन्हें आप इसे साझा करना चाहते हैं और फिर उन्हें अपनी फ़ाइल का लिंक भेजना होगा। यह तब होगा जब आप साझा करें . पर क्लिक करेंगे विकल्प और 'एक साझाकरण लिंक प्राप्त करें' चुनें। ईमेल पते दर्ज करने के बाद, आप चुन सकते हैं कि आप अपने सहकर्मियों से फ़ाइल को संपादित करना चाहते हैं या बस उसे देखना चाहते हैं।

5] यदि आप संपादित करें . का चयन करते हैं विकल्प, आप अपने सहकर्मियों को अपने दस्तावेज़ को संपादित करने का अधिकार दे रहे हैं। आप और जिन लोगों के साथ आपने फ़ाइल साझा की है, वे दोनों फ़ाइल में परिवर्तन कर सकते हैं। हालांकि, दृश्य . में विकल्प, दूसरा पक्ष आपकी फ़ाइल को सुरक्षित बनाते हुए कोई परिवर्तन नहीं कर सकता।

एक पॉपअप इंगित करेगा कि क्या कोई आपके दस्तावेज़ को संपादित कर रहा है और हाइलाइट किया गया हिस्सा दूसरों द्वारा आपकी फ़ाइल में किए गए परिवर्तनों को दिखाएगा।

आप उपयोगकर्ता के नाम पर राइट क्लिक करके लोगों को हटा सकते हैं और 'उपयोगकर्ता निकालें' विकल्प का चयन कर सकते हैं। यदि आपने किसी सहकर्मी को फ़ाइल बदलने के लिए सक्षम किया है, और बाद में अपना विचार बदल दिया है, तो आप उस कर्मचारी के लिए अनुमति बदल सकते हैं। सूची में कार्यकर्ता के नाम पर राइट-क्लिक करें और "देखने के लिए अनुमति बदलें" चुनें। आप फ़ाइल को देखने के लिए सक्षम करने के बाद फ़ाइल को बदलने के लिए एक कार्यकर्ता अधिकार देकर दूसरी तरफ भी जा सकते हैं।

जब आप साझा करना समाप्त कर लें, तो आप स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में बस 'X' पर क्लिक कर सकते हैं।

स्रोत :Office.com.