Microsoft Office ने अपनी सहयोग सुविधाओं को बढ़ाया है ताकि कई निर्माताओं को एक दस्तावेज़ पर एक साथ काम करने की अनुमति मिल सके। यह उपयोगकर्ता को OneDrive में फ़ाइल साझा करने और यह देखने में सक्षम बनाता है कि इस पर कौन काम कर रहा है, और यहां तक कि सरल पहुंच के लिए दूसरों को भेजने के लिए दस्तावेज़ का लिंक भी प्राप्त कर सकता है।
सहयोग कई कार्य वातावरणों में अच्छे दस्तावेज़ निर्माण का एक प्रमुख घटक है। Microsoft Word में अधिकांश अन्य कार्यों के विपरीत, सहयोग उपकरण उपयोग करने में थोड़े कठिन हैं। हालांकि, यह शानदार सुविधा उपयोगकर्ता को वास्तविक समय में यह देखने की अनुमति देती है कि दूसरे व्यक्ति ने दस्तावेज़ में क्या परिवर्तन किए हैं।
Microsoft Word में सहयोग करें और दस्तावेज़ साझा करें
आइए देखें कि आप Microsoft Word दस्तावेज़ों पर कैसे सहयोग, संपादन, सह-लेखन और साझा कर सकते हैं।
1] अपनी फ़ाइल को साझा करने के लिए सेट अप करने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके OneDrive खाते में एक सामान्य फ़ोल्डर है। दूसरी ओर, आप डिफ़ॉल्ट रूप से मौजूद "Public" फ़ोल्डर का उपयोग कर सकते हैं।
2] यदि आप अपना खाता चाहते हैं, तो Word खोलें और File विकल्प पर क्लिक करें। File मेनू से, आपको Save As पर क्लिक करना होगा और फिर Add a Place। 'Add a place' आपको उन सेवाओं के विकल्प प्रदान करेगा जिनका आप उपयोग करना चाहेंगे, जैसे SharePoint या OneDrive।
3] आपके द्वारा चुने गए विकल्प के लिए दिखाई देने वाली 'Sign in' स्क्रीन को पूरा करें। एक बार हो जाने पर, नया स्थान Word के Save As विकल्प पर दिखाई देता है। एक बार सहेजे जाने पर, आप File विकल्प पर क्लिक करके और फिर Share विकल्प पर क्लिक करके फ़ाइल साझा कर सकते हैं और आप Share with People या Invite People विकल्प चुनते हैं।
4] फ़ाइल को आमंत्रित करने और साझा करने के लिए, आपको उन लोगों के ईमेल पते दर्ज करने और जोड़ने होंगे जिन्हें आप इसे साझा करना चाहते हैं और फिर उन्हें अपनी फ़ाइल का लिंक भेजें। यह तब होगा जब आप Share विकल्प पर क्लिक करेंगे और 'Get a sharing link' चुनेंगे। ईमेल पते दर्ज करने के बाद, आप चुन सकते हैं कि आप चाहते हैं कि आपके सहकर्मी फ़ाइल संपादित करें या केवल देखें। 
5] यदि आप Edit विकल्प चुनते हैं, तो आप अपने सहकर्मियों को अपने दस्तावेज़ को संपादित करने का अधिकार दे रहे हैं। आप और जिन लोगों के साथ आपने फ़ाइल साझा की है, दोनों फ़ाइल में परिवर्तन कर सकते हैं। हालांकि, View विकल्प में, दूसरा पक्ष कोई परिवर्तन नहीं कर सकता, जिससे आपकी फ़ाइल सुरक्षित रहती है।
एक पॉपअप इंगित करेगा कि कोई आपके दस्तावेज़ को संपादित कर रहा है और हाइलाइट किया गया भाग दूसरों द्वारा आपकी फ़ाइल में किए गए परिवर्तनों को दिखाएगा।
आप उपयोगकर्ता के नाम पर राइट-क्लिक करके और 'Remove User' विकल्प चुनकर लोगों को हटा सकते हैं। यदि आपने किसी सहकर्मी को फ़ाइल बदलने में सक्षम बनाया, और बाद में अपना विचार बदल दिया, तो आप उस कर्मचारी के लिए अनुमति बदल सकते हैं। सूची में कर्मचारी के नाम पर राइट-क्लिक करें और "Change permission to Can view" चुनें। आप इसके विपरीत भी कर सकते हैं, किसी कर्मचारी को केवल देखने में सक्षम करने के बाद फ़ाइल बदलने का अधिकार दे सकते हैं।
जब आप साझा करना पूरा कर लें, तो स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में 'X' पर क्लिक करें।
स्रोत: Office.com।
