Excel में महारत: उत्पादकता बढ़ाने और बॉस को प्रभावित करने के लिए 28 आवश्यक कौशल

चाहे आप अपनी Excel यात्रा अभी शुरू कर रहे हों या कुछ समय से इसका उपयोग कर रहे हों, कुछ आवश्यक कौशल हैं जिनके बारे में आपको Excel के बारे में पता होना चाहिए: चीजों को करने के सर्वोत्तम तरीके, बचने के लिए कुछ नुकसान, ऐसी चीजें जो अन्य लोगों को प्रभावित करेंगी (खासकर आपके बॉस को)।

इस लेख में, मैं उन 28 आवश्यक कौशलों के बारे में बात करूंगा जिन्हें आपको Excel के बारे में जानने की आवश्यकता है, जिनमें कुछ बेहतरीन संकेत और टिप्स शामिल हैं जो आपको एक शुरुआतकर्ता के रूप में शुरू करने में मदद करेंगे — या एक अनुभवी यूजर के रूप में आपको अधिक उत्पादक बनाएंगे।

मास्टर करने के लिए 28 आवश्यक Excel कौशल

Microsoft Excel में, आपको कई कौशल सीखने को मिलेंगे। लेकिन, यहां हम 30 आवश्यक Excel कौशल पर चर्चा करेंगे जो आपके दैनिक जीवन में सहायक हो सकते हैं। यह विभिन्न समस्याओं से निपटने में बहुत मूल्य लाता है। सभी 30 आवश्यक Excel कौशलों को ध्यान से फॉलो करें।

1. PDF में कन्वर्ट करना

आपको शायद अक्सर क्लाइंट्स को Excel स्प्रेडशीट या रिपोर्ट भेजने की आवश्यकता होती है — लेकिन क्या आप चाहते हैं कि वे आपके सभी डेटा और फॉर्मूला देखें? शायद नहीं।

हालांकि आपके स्प्रेडशीट पर लोगों को चीजों को देखने और बदलने से रोकने के कई तरीके हैं (आप चीजों को छिपा सकते हैं, उनकी रक्षा कर सकते हैं, या फॉर्मेटिंग के साथ मूल्यों को छिपा सकते हैं), थोड़े से ज्ञान के साथ, इन सभी तरीकों को दरकिनार किया जा सकता है।

हर चीज की तरह, अक्सर सबसे सरल रास्ता सबसे अच्छा होता है। अगर आप अन्य लोगों को अपना डेटा बदलने से रोकना चाहते हैं, तो बस अपने स्प्रेडशीट को PDF में कन्वर्ट करें और उसे भेज दें। Excel डॉक्यूमेंट्स को PDF फाइल में कन्वर्ट करना सरल है और Excel के सभी मौजूदा वर्जन बिना किसी अतिरिक्त सॉफ्टवेयर के ऐसा कर सकते हैं।

अगर आपको इसमें मदद की जरूरत है (या अगर आप इसी तरह के टिप्स और ट्रिक्स ढूंढ रहे हैं), तो Activia Training ने अपनी वेबसाइट पर एक नया सेक्शन लॉन्च किया है जिसमें कुछ बेहतरीन ट्यूटोरियल और हाउ-टू वीडियो हैं।

और पढ़ें: 102 उपयोगी Excel फॉर्मूला चीट शीट PDF (फ्री डाउनलोड शीट)

2. Fill फंक्शन का उपयोग

मान लीजिए आपको एक वर्कबुक में 12 महीनों के जटिल खाते रखने की आवश्यकता है। आपने 12 शीट्स बनाईं और उन्हें जनवरी से दिसंबर तक नाम दिया, जनवरी शीट को लेआउट और फॉर्मेट किया, और फिर अन्य 11 शीट्स पर स्प्रेडशीट को कॉपी और पेस्ट करने के लिए आगे बढ़े।

यह एक थकाऊ तरीका है और अगर डेटा गलत तरीके से पेस्ट किया जाता है, तो यह आपको बाद में जल्दी से एक समरी शीट जनरेट करने से भी रोक सकता है। वास्तव में, ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका Excel के "Fill Across Sheets" टूल का उपयोग करना है। Fill फंक्शन का उपयोग करने से आप एक शीट को कई अन्य शीट्स पर जल्दी और सटीक रूप से डुप्लीकेट कर सकते हैं।

अगर आपको इस फीचर का उपयोग करने में अतिरिक्त मदद की आवश्यकता है, तो टॉम के ब्लॉग पर एक बेहतरीन स्टेप-बाय-स्टेप ट्यूटोरियल है।

और पढ़ें: Excel सेल्स में वैल्यू के बजाय फॉर्मूला कैसे दिखाएं (6 तरीके)

3. Named Ranges का उपयोग

मेरे पास यहां एक फॉर्मूला है जो तीन अलग-अलग शीट्स पर तीन अलग-अलग रेंज का कुल योग करता है:

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आप किसे पसंद करते हैं? व्यक्तिगत रूप से, मुझे दूसरा पसंद है, क्योंकि यह समझने में बहुत आसान है और इसे बनाना भी बहुत आसान था — मुझे डेटा रेंज चुनने के लिए अन्य शीट्स पर जाने की कभी जरूरत नहीं पड़ी।

दूसरा फॉर्मूला तथाकथित नेम्ड रेंज का उपयोग करता है। नेम्ड रेंज (या डिफाइंड नेम्स) एक सेल या सेल्स की रेंज पर लागू होते हैं और, जैसा कि आप फॉर्मूला में देख सकते हैं, सेल या रेंज एड्रेस के सीधे रिप्लेसमेंट के रूप में उपयोग किए जा सकते हैं।

नेम्ड रेंज स्वाभाविक रूप से एब्सोल्यूट भी होते हैं, इसलिए रेफरेंस को एंकर करने के लिए डॉलर सिंबल की आवश्यकता नहीं होती। नेम्ड रेंज डिफॉल्ट रूप से ग्लोबल भी होते हैं — इसलिए जब आप एक शीट पर नेम्ड रेंज बनाते हैं, तो आप उस नाम का उपयोग किसी अन्य शीट पर कर सकते हैं और यह हमेशा अपने मूल स्थान को संदर्भित करता है।

4. डेटासेट फॉर्मेट करना

एक बार जब आप अपना स्प्रेडशीट बना लेते हैं, तो आप दो चीजों में से एक करने जा रहे हैं: डेटा दर्ज करें या डेटा की समीक्षा करें। इनमें से कोई भी चीज फॉन्ट्स, साइज़, और रंगों के प्रसार से मदद नहीं पाती।

अपने स्प्रेडशीट को समझने में आसान बनाने के लिए, एक फॉन्ट चुनने की कोशिश करें और उससे चिपके रहें। हेडर्स और डेटा के बीच अंतर हाइलाइट करने के लिए जोर (बोल्ड या इटैलिक) का उपयोग करें, और समरी पंक्तियों और फॉर्मूला को चुनने के लिए हल्के सेल कलरिंग का उपयोग करें।

अंत में, सभी फॉर्मेटिंग अंत में छोड़ दें। बिना फॉर्मेटिंग के एक वर्किंग स्प्रेडशीट भले ही अच्छा न दिखे, लेकिन यह काम करता है। एक अधूरा स्प्रेडशीट जो शानदार दिखता है, हालांकि, बेकार है।

5. सही लेआउट चुनना

यह स्पष्ट लग सकता है लेकिन बहुत से लोग बस Excel खोलते हैं, टाइप करना शुरू करते हैं, और सर्वश्रेष्ठ की उम्मीद करते हैं। हालांकि, आपको डाइव इन करने और स्प्रेडशीट बनाना शुरू करने से पहले थोड़ी योजना बनाने की आवश्यकता है। आम तौर पर, हम उस डेटा को समझते हैं जिसे हमें स्प्रेडशीट में डालने की आवश्यकता है, लेकिन इस बारे में बहुत कम सोचते हैं कि हम वास्तव में इससे क्या प्राप्त करना चाहते हैं।

इस बारे में अच्छी तरह सोचें कि आप स्प्रेडशीट से क्या प्राप्त करने की उम्मीद करते हैं और सुनिश्चित करें कि आप अपने स्प्रेडशीट को इस तरह से लेआउट करें जो इसे प्राप्त करेगा।

6. अपने काम की रक्षा करना

आपने परफेक्ट स्प्रेडशीट डिजाइन करने में बहुत मेहनत की है, इसलिए आखिरी चीज जो आपको चाहिए वह है कोई इसे खोलकर गलती से एक फॉर्मूला ओवरराइट कर दे, या कुछ ऐसा बदल दे जिसे बदलना नहीं चाहिए। और यहीं सुरक्षा काम आती है।

Excel के पास आपके काम की रक्षा करने और यह कंट्रोल करने के लिए कुछ बेहतरीन टूल हैं कि आपके यूजर्स क्या बदल सकते हैं। आप फॉर्मूला सेल्स को बदलने से रोकने के लिए उनकी रक्षा कर सकते हैं, कॉलम या पंक्तियों को रिसाइज़ होने से रोक सकते हैं, या यहां तक कि शीट्स जोड़कर या हटाकर वर्कबुक की संरचना बदलने से यूजर को रोक सकते हैं। एडवांस्ड लेवल पर, आप केवल कुछ यूजर्स को विशेष क्षेत्रों को संपादित करने की अनुमति भी दे सकते हैं।

7. कीबोर्ड शॉर्टकट्स का उपयोग

अधिकांश लोग जब Excel में कोई एक्शन करना चाहते हैं तो माउस की ओर पहुंचते हैं, लेकिन कुछ कीबोर्ड शॉर्टकट्स के साथ, आप अपने काम को गति दे सकते हैं और काफी समय बचा सकते हैं। यहां कुछ हैं जो आपको शुरू करने में मदद करेंगे:

8. Auto-fill से समय बचाएं

बस एक फॉर्मूला डालें और आसन्न सेल्स में उसी चीज की आवश्यकता है? फॉर्मूला फिर से टाइप करने के बजाय, आप ऑटो-फिल का उपयोग कर सकते हैं। ऑटो-फिल आपको एक सेल से बहुत सारे आसन्न सेल्स में मान जल्दी से कॉपी करने की अनुमति देता है, चाहे वर्टिकली हो या हॉरिजॉन्टली।

और यह केवल फॉर्मूला के साथ काम नहीं करता, आप ऑटो-फिल का उपयोग दिनों, महीनों की लिस्ट जल्दी बनाने के लिए या अपनी खुद की लिस्ट बनाने के लिए भी कर सकते हैं। ऑटो-फिल आपके लिए तिथियों और संख्याओं को ऑटोमैटिकली बढ़ा भी देगा, जिससे प्रक्रिया में आपका बहुत समय बचेगा।

9. बड़े डेटा सेट्स का विश्लेषण

Excel के मुख्य कार्यों में से एक डेटा को व्यवस्थित करना है, और Excel के नए वर्जन दस लाख से अधिक पंक्तियों को संभालने में सक्षम हैं, इसलिए आपके पास बहुत सारा डेटा हो सकता है। और जब आपको इस डेटा से जटिल सवालों के जवाब चाहिए, तो इसमें वे सभी टूल हैं जिनकी आपको आवश्यकता है।

पिवट टेबल्स अनजान लोगों के लिए डरावने जानवर हो सकते हैं, लेकिन एक बार जब आप समझ जाते हैं कि वे कैसे काम करते हैं, तो आप जल्दी से देखेंगे कि वे कितने आसान हो सकते हैं और डेटा को समराइज़ और व्यवस्थित करने में कितने उपयोगी हैं। और वह भी बस कुछ क्लिक्स के साथ!

10. रिबन कस्टमाइज़ करना

मुझे रिबन पसंद है, लेकिन जिस कमांड का आप उपयोग करना चाहते हैं उसे ढूंढने के लिए एक टैब से दूसरे टैब पर स्विच करना थोड़ा परेशान करने वाला हो सकता है। अच्छी खबर यह है कि Excel 2010 से हम रिबन को कस्टमाइज़ करने में सक्षम हैं। आप अपने खुद के कस्टम टैब जोड़ सकते हैं और फिर उस पर उन कमांड्स का चयन डाल सकते हैं जिनका आप सबसे अधिक उपयोग करते हैं, जिसमें मैक्रोज़ भी शामिल हो सकते हैं।

11. चार्ट्स बनाना

आपका बॉस पिछले साल की बिक्री के डेटा से भरी टेबल नहीं देखना चाहता, वे ट्रेंड्स देखना चाहते हैं, हर महीने बिके उत्पादों की संख्या, या ग्राफिकल रूप में औसत ग्राहक मूल्यांकन परिणाम।

ग्राफ और चार्ट काफी जटिल हो सकते हैं अगर आप उन्हें ऐसा बनाना चाहते हैं, लेकिन एक बेसिक चार्ट सचमुच कुछ ही क्लिक में बनाया जा सकता है, और Excel के लेटेस्ट वर्जन अलग-अलग चार्ट और फॉर्मेट आजमाना बहुत आसान बनाते हैं।

12. Array Formulas का उपयोग

अगर आपको कई रेंज पर गणना करने की आवश्यकता है और बहुत सारे रिडंडेंट कॉलम जोड़ने की परेशानी नहीं चाहते, तो Array Formulas इसका जवाब हैं। वे काफी जटिल और अगम्य हो सकते हैं, लेकिन वे आपका बहुत समय बचा सकते हैं और, बोनस के रूप में, आपके सहयोगियों को प्रभावित कर सकते हैं।

13. Custom Views का उपयोग

आपने कितनी बार स्प्रेडशीट को प्रिंटिंग के लिए सावधानीपूर्वक सेट किया है, पेज ब्रेक्स को ठीक किया है, इसे सही ढंग से स्केल किया है, हेडर्स और फुटर्स जोड़े हैं, और फिर एक अलग क्षेत्र प्रिंट करने के लिए यह सब फिर से बदलना पड़ा है? स्प्रेडशीट को बार-बार प्रिंटिंग के लिए सेट करना वास्तव में निराशाजनक हो सकता है, और यहीं कस्टम व्यू मदद कर सकते हैं।

एक कस्टम व्यू आपकी सभी वर्तमान प्रिंट सेटिंग्स को रिकॉर्ड करेगा और आपको उन्हें बाद में तुरंत फिर से लागू करने की अनुमति देगा। प्रिंट सेटिंग्स के साथ-साथ, वे फिल्टर्स और छिपी हुई पंक्तियों और कॉलम को भी रिकॉर्ड कर सकते हैं।

14. ग्रुपिंग और आउटलाइनिंग

अगर आपकी स्प्रेडशीट पर बहुत सारे कॉलम या पंक्तियां हैं, तो लगातार बाएं और दाएं या ऊपर और नीचे स्क्रॉल करके उस बिंदु तक पहुंचना जहां आप होना चाहते हैं, केवल फिर से वहीं वापस जाने के लिए जहां आप शुरू हुए थे, थोड़ा थकाऊ हो सकता है। ग्रुपिंग और आउटलाइनिंग इसमें मदद कर सकते हैं क्योंकि ये आपको कई पंक्तियों या कॉलम को तुरंत एक्सपैंड और कॉलैप्स करने की अनुमति देते हैं। यह एक सुपर हाइड/अनहाइड फीचर की तरह है और एक बार जब आप इसे समझ लेते हैं, तो इसे लागू करना बहुत आसान होता है।

15. हेडर्स लॉक करना

आप कितनी बार अपनी स्प्रेडशीट की पंक्ति 987 पर खुद को पाकर यह महसूस करते हैं कि आपको याद नहीं कि कॉलम में मान क्या हैं? यह एक आम समस्या है, खासकर जब आपको समान मानों वाले कई कॉलम के साथ काम करना पड़ता है।

इस समस्या का उत्तर है अपने हेडर पंक्ति या कॉलम को लॉक या फ्रीज करना। Excel आपके स्प्रेडशीट की शीर्ष पंक्तियों या पहले कॉलम को 'फ्रीज' करना बहुत आसान बनाता है, ताकि जैसे ही आप स्क्रॉल करें, हेडर्स हमेशा विजिबल रहें।

16. मैक्रोज़ के साथ जटिल कार्यों को ऑटोमेट करना

मैक्रोज़ Excel में एक अविश्वसनीय रूप से उपयोगी और शक्तिशाली टूल हैं। मैक्रोज़ के साथ, आप Excel को वे चीजें करने के लिए बना सकते हैं जो यह पहले से नहीं कर सकता, या उन कार्यों को जो आपको पूरा करने में एक घंटा लेते हैं, उन्हें कुछ सेकंड में कर सकते हैं।

हालांकि मैक्रोज़ बहुत जटिल हो सकते हैं और प्रोग्रामिंग साइड को सीखने में थोड़ा समय लग सकता है, प्रोग्रामिंग के बारे में कुछ भी जाने बिना उपयोगी और समय बचाने वाले मैक्रोज़ बनाना संभव है। अगर आप इसे आजमाना चाहते हैं, तो How-To Geek ब्लॉग पर एक अधिक विस्तृत गाइड है। या आप ExcelDemy.com के Excel VBA पर पूर्ण चरण-दर-चरण गाइड का उपयोग कर सकते हैं।

17. सब-टोटल्स को ऑटोमेट करना

Excel में सबसे आम कार्यों में से एक है मानों के एक कॉलम में सब-टोटल्स जोड़ना, उदाहरण के लिए, अगर आपके पास बिक्री डेटा से भरी शीट है और आप दिखाना चाहते हैं कि प्रत्येक उत्पाद का कितना बिका। इस मामले में, आप उत्पादों के एक समूह के बाद नई पंक्तियां डाल सकते हैं और फिर ऊपर के मानों का योग कर सकते हैं, और फिर प्रत्येक उत्पाद के लिए प्रक्रिया दोहरा सकते हैं।

मैं ऐसे लोगों से मिला हूं जो हर महीने सिर्फ इतना करने में घंटों बिताते हैं, जो समय की भारी बर्बादी है। सब-टोटल्स टूल वही काम सेकंड में कर देगा और, जब आप समाप्त कर लें, तो यह टोटल्स को उतनी ही जल्दी हटा भी सकता है, जिससे आपकी स्प्रेडशीट बिल्कुल वैसी ही रहती है जैसी थी।

18. डेटा फ़िल्टर करना

फ़िल्टरिंग 30 आवश्यक Excel कौशलों में से एक है। जब आप बड़ी मात्रा में डेटा से निपट रहे होते हैं, तो आप अक्सर उस डेटा के केवल एक विशेष सबसेट को देखने की आवश्यकता होती है। डेटा को ऊपर और नीचे स्क्रॉल करके खोजने के बजाय, स्मार्ट समाधान है अपने डेटाबेस को फ़िल्टर करना।

ऑटो-फिल्टर का उपयोग करके फ़िल्टरिंग त्वरित और आसान है और आपको उस डेटा को कुशलतापूर्वक प्राप्त करने की अनुमति देगा जिसमें आप रुचि रखते हैं। Excel के हाल के वर्जन में टेक्स्ट, नंबर, और डेट रेंज को जल्दी से ढूंढने के लिए बहुत सारे प्री-सेट फिल्टर्स भी हैं।

19. डेटा सॉर्टिंग

Microsoft Excel में, आप अपने डेटासेट को क्रम में सॉर्ट कर सकते हैं। सॉर्टिंग प्रक्रिया का उपयोग करके, आप अपने डेटा को आरोही या अवरोही क्रम में सॉर्ट कर सकते हैं। सॉर्टिंग करते समय, हमें यह जांचना होगा कि सॉर्टिंग सही है या नहीं। डेटा सॉर्ट करने के लिए, हमें रिबन पर Data टैब पर जाने की आवश्यकता है। फिर, Sort & Filter ग्रुप से, आपको Sort विकल्प मिलेगा। बेसिक सॉर्टिंग के लिए, हम A से Z सॉर्टिंग का उपयोग कर सकते हैं जिसका अर्थ है सबसे कम से सबसे अधिक, और Z से A सॉर्टिंग जिसका अर्थ है सबसे अधिक से सबसे कम।

Sort विकल्प पर क्लिक करने के बाद, आपको निम्नलिखित तीन विकल्प दिखाई देंगे।

• Sort by: यह वह कॉलम दर्शाता है जो सॉर्टिंग का आधार है।
• Sort On: यह सेक्शन आपको चार अलग-अलग विकल्प प्रदान करता है: सेल वैल्यू, सेल कलर, फॉन्ट कलर, और कंडीशनल फॉर्मेटिंग आइकन।
• Order: इस सेक्शन में, आप तीन विकल्प प्राप्त कर सकते हैं: आरोही क्रम, अवरोही क्रम, और कस्टम लिस्ट।

जब आप आरोही क्रम का उपयोग करते हैं, तो आपको निम्न परिणाम मिलेगा जहां डेटा A से Z तक सॉर्ट किया गया है।

जब आप अवरोही क्रम का उपयोग करते हैं, तो आपको निम्न परिणाम मिलेगा जहां डेटा Z से A तक सॉर्ट किया गया है।

20. Pivot Table का उपयोग

पिवट टेबल Excel में सबसे मूल्यवान संपत्तियों में से एक है। यह डेटा का विश्लेषण करने के सर्वोत्तम संभव तरीकों को दर्शाता है। पिवट टेबल का उपयोग करके, आप एक बड़े डेटासेट का सारांश तैयार कर सकते हैं।

पिवट टेबल बनाने के लिए, सेल्स की रेंज चुनें। फिर, रिबन पर Insert टैब पर जाएं। उसके बाद, Tables ग्रुप से, Pivot Table चुनें।

परिणामस्वरूप, आपको PivotTable from table or range डायलॉग बॉक्स मिलेगा जहां आपको सेल्स की रेंज चुननी होगी या रेंज ऑटोमैटिकली दिखाई दे सकती है अगर आप पिवट टेबल लागू करने से पहले इसे चुनते हैं। फिर, वह स्थान चुनें जहां आप अपना पिवट टेबल रखना चाहते हैं। अंत में, लागू करने के लिए OK पर क्लिक करें।

उसके बाद, PivotTable Fields दिखाई देंगे जहां आप उन फील्ड्स को चुन सकते हैं जिनके माध्यम से आप पिवट टेबल बनाना चाहते हैं।

अंत में, आपको आवश्यक पिवट टेबल मिल जाएगा जो बड़े डेटासेट को सारांशित करता है और एक सुव्यवस्थित सारांश प्रदान करता है। इसलिए पिवट टेबल आपके दैनिक जीवन में सबसे मूल्यवान Excel कौशल में से एक है।

21. SUMIF/SUMIFS फंक्शन का उपयोग सीखें

कुछ संख्याओं का योग 계산 करते समय कभी-कभी हमें शर्तें या मानदंड लागू करने की आवश्यकता हो सकती है। MS Excel SUMIF फंक्शन नामक एक और शक्तिशाली फंक्शन प्रदान करके इस तरह की समस्याओं में हमारी मदद करता है। लेकिन जब आप कई शर्तों के तहत सेल्स की रेंज का योग मूल्यांकन करना चाहते हैं, तो आपको SUMIF फंक्शन के बजाय SUMIFS फंक्शन का उपयोग करने की आवश्यकता है। ये दोनों फंक्शन आपको दी गई सेल्स की रेंज का योग प्राप्त करने में मदद करते हैं।

22. COUNTIF/COUNTIFS फंक्शन का उपयोग सीखें

Microsoft Excel में, COUNTIF फंक्शन का उपयोग दिए गए मानदंड या कसौटी वाले सेल्स को गिनने के लिए व्यापक रूप से किया जाता है। इस फंक्शन में, आपको रेंज और मानदंड को परिभाषित करने की आवश्यकता होती है। इन इनपुट्स का उपयोग करके, फंक्शन उस कुल सेल्स की संख्या लौटाता है जो मानदंड को पूरा करते हैं। जबकि, आप किसी भी रेंज में सेल्स की संख्या गिनने के लिए COUNTIFS फंक्शन का उपयोग कर सकते हैं जो एक या अधिक मानदंडों को पूरा करते हैं। यह फंक्शन सरणी में उन मानों की कुल संख्या लौटाता है जो दिए गए सभी मानदंडों को बनाए रखते हैं।

23. Data Validation

जब हम किसी सेल या रेंज में इनपुट को सीमित करना चाहते हैं, तो हम Data Validation का उपयोग करते हैं। यह फीचर डेटा संग्रह के समय सबसे उपयोगी होता है। यह सुनिश्चित करता है कि डेटा त्रुटि-मुक्त है। उदाहरण के लिए, अगर हम किसी सेल रेंज में छात्रों की उम्र रिकॉर्ड करना चाहते हैं, तो हम Data Validation को केवल न्यूमेरिकल वैल्यूज पर सेट कर सकते हैं। इसके अलावा, हम किसी विशेष प्रकार के डेटा के लिए ऊपरी और निचली सीमाएं निर्धारित कर सकते हैं और यह उससे परे किसी भी मान को स्वीकार नहीं करेगा। इसके अतिरिक्त, Excel हमें इस फीचर का उपयोग करके जटिल शर्तों को प्राप्त करने के लिए कस्टम फंक्शन दर्ज करने की अनुमति देता है।

Data Validation खोलने के लिए, आपको रिबन पर Data टैब पर जाने की आवश्यकता है। फिर, Data Tools ग्रुप से Data Validation विकल्प चुनें।

परिणामस्वरूप, डेटा वैलिडेशन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जहां आप वैलिडेशन मानदंड जोड़ सकते हैं।

24. कॉलम को पंक्तियों में ले जाना

एक और महत्वपूर्ण Excel कौशल है कॉलम को पंक्तियों में ले जाना। कभी-कभी, आपके पास कॉलम में डेटा होता है जिसे पंक्तियों में घुमाने की आवश्यकता होती है। उस स्थिति में, आप ट्रांसपोज फीचर का उपयोग कर सकते हैं।

फिर, कॉलम हेडर्स सेल C4 को सेल F4 में कॉपी करें। उसके बाद, एक नया सेल चुनें जहां आप इसे ट्रांसपोज्ड फॉर्मेट में पेस्ट करना चाहते हैं। सेल पर राइट-क्लिक करें और एक Context Menu दिखाई देगा। वहां से, ट्रांसपोज विकल्प पर क्लिक करें।

अंत में, कुछ संशोधन करने के बाद, हमें निम्न परिणाम मिलता है। स्क्रीनशॉट देखें।

25. IF फॉर्मूला

Microsoft Excel में, IF फंक्शन का उपयोग यह जांचने के लिए किया जाता है कि कोई शर्त पूरी हुई है या नहीं और फिर दिए गए शर्त के आधार पर परिभाषित कथन दिखाए जाएंगे। अन्यथा, यह ब्लैंक या फाल्स दिखाएगा। IF फॉर्मूला का उपयोग करके, आप आसानी से मानदंड सेट कर सकते हैं, अगर यह मानदंड पूरा करता है तो यह एक निश्चित मान लौटाता है। अन्यथा, यह दूसरा मान लौटाता है। उदाहरण के लिए, आपके पास एक डेटासेट है जिसमें बिक्री लक्ष्य और बिक्री प्राप्त कॉलम शामिल हैं। IF फंक्शन का उपयोग करके, आप एक मानदंड सेट कर सकते हैं अगर बिक्री प्राप्त बिक्री लक्ष्य से अधिक है तो, यह "Achieved" लौटाता है। अन्यथा, यह "Not Achieved" लौटाता है। यह फंक्शन हमारे दैनिक जीवन में सबसे आवश्यक Excel कौशल में से एक है।

26. Conditional Formatting लागू करें

जब आप कुछ शर्तों के आधार पर एक सेल या एक से अधिक सेल को फॉर्मेट करते हैं, तो वह कंडीशनल फॉर्मेटिंग है। उदाहरण के लिए, आपके पास Excel में एक डेटासेट है। डेटासेट में कुछ सेल्स में कुछ नंबर हैं। आपको उन सेल्स को लाल बैकग्राउंड कलर से फॉर्मेट करना है जिनका मान शून्य से कम है। यहां शर्त भाग है: अगर नंबर शून्य से कम हैं और फॉर्मेट भाग है: उन सेल्स को लाल बैकग्राउंड कलर से भरें। आप इसे मैन्युअल कर सकते हैं, उन सेल्स को ढूंढें जिनके मान शून्य से कम हैं और उनका बैकग्राउंड कलर लाल करें। अगर आपकी वर्कशीट में 10-15 नंबर हैं, तो मैन्युअल फॉर्मेटिंग सबसे बुरा काम नहीं है, अन्यथा, आप Excel के कंडीशनल फॉर्मेटिंग फीचर का उपयोग करेंगे। कंडीशनल फॉर्मेटिंग करने के लिए, रिबन पर Home टैब पर जाएं। Styles ग्रुप से, Conditional Formatting ड्रॉप-डाउन विकल्प चुनें।

फिर, आपको ड्रॉप-डाउन विकल्प से कई कंडीशनल फॉर्मेटिंग विकल्प मिलेंगे। कंडीशनल फॉर्मेटिंग करने के लिए अपना पसंदीदा विकल्प चुनें।

27. Find and Replace विकल्प

Find and Replace विकल्प Microsoft Excel में एक और आवश्यक कौशल है जहां आप एक निश्चित मान या टेक्स्ट ढूंढ सकते हैं और इसे सभी अन्य वर्कशीट्स पर एक निश्चित मान या टेक्स्ट से बदल सकते हैं। यह कौशल बहुत समय बचाता है क्योंकि आपको मैन्युअल रूप से मान ढूंढने की आवश्यकता नहीं होती। पहले, रिबन पर Home टैब पर जाएं। फिर, Editing ग्रुप से Find & Select ड्रॉप-डाउन विकल्प चुनें।

उसके बाद, Find & Select ड्रॉप-डाउन से Replace चुनें।

परिणामस्वरूप, Find and Replace डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। पहले, लिखें कि आप क्या ढूंढना चाहते हैं और किससे बदलना चाहते हैं। फिर, शीट या वर्कबुक के साथ सर्च सेट करें।

28. Paste Special विकल्प

Paste Special विकल्प 30 आवश्यक Excel कौशल का एक हिस्सा है। यह विकल्प आपको इस बात पर पूर्ण नियंत्रण पाने में मदद करता है कि आप अपने मानों को कैसे पेस्ट करना चाहते हैं। मान लीजिए आपके पास सेल मान हैं जहां आपने पहले फॉर्मूला लागू किए थे। लेकिन अब, आप इसे मान के रूप में पेस्ट करना चाहते हैं। उस स्थिति में, Paste Special विकल्प आपको इस समस्या को हल करने में मदद करता है। पहले, अपने डेटासेट में सेल मान कॉपी करें। फिर, रिबन पर Home टैब पर जाएं। फिर, Clipboard ग्रुप से Paste ड्रॉप-डाउन विकल्प चुनें।

परिणामस्वरूप, Paste Special डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। यहां, आपको कई पेस्ट विकल्प और ऑपरेशन मिलते हैं। केवल मान पेस्ट करने के लिए, आपको इस डायलॉग बॉक्स से Values चुनना होगा।

अकाउंटेंट्स के लिए आवश्यक Excel कौशल

अकाउंटिंग सेक्टर के संदर्भ में, Excel कौशल गणना का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हो सकते हैं। एक प्रसिद्ध अकाउंटेंट बनने के लिए, आपको कुछ बुनियादी Excel कौशल रखने की आवश्यकता है। आपको पिछले 28 Excel-संबंधित आवश्यक कौशल सभी जानने की आवश्यकता है। उन 28 कौशलों के अलावा, अकाउंटेंट बनने के लिए आपको कुछ और कौशल में महारत हासिल करने की आवश्यकता है।

1. What-If Analysis

What-if analysis एक प्रक्रिया है जिसके माध्यम से आप डेटासेट में किसी भी सेल को बदलकर परिणाम देख सकते हैं। Excel में what-if analysis का उपयोग करके, आप कई मानों के सेट का उपयोग कर सकते हैं और वांछित परिणाम प्राप्त कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, what-if analysis में, आप कई घरों के कुल खर्चों की गणना कर सकते हैं और अंत में अपना पसंदीदा घर चुन सकते हैं। इसका मतलब है, what-if analysis का उपयोग करके, आप सभी प्रकार की चीजों का एक उचित अवलोकन स्थापित कर सकते हैं और यह भी दर्शाता है कि यह भविष्य में कैसे प्रतिक्रिया करता है।

Excel में what-if analysis का मुख्य उद्देश्य सांख्यिकीय मूड में परिणाम निर्धारित करना और जोखिम मूल्यांकन करना है। Excel में what-if analysis का उपयोग करने का मुख्य लाभ यह है कि नई वर्कशीट बनाने की कोई आवश्यकता नहीं है लेकिन हम विभिन्न इनपुट्स के लिए अंतिम परिणाम प्राप्त कर सकते हैं। Excel में तीन प्रकार के what-if analysis हैं: Scenario, Goal Seek और Data Table। सिनेरियो और डेटा टेबल इनपुट मान लेते हैं और इन इनपुट्स का उपयोग करके संभावित परिणाम प्रदान करते हैं। Excel में What-If Analysis प्राप्त करने के लिए, आपको रिबन पर Data टैब पर जाने की आवश्यकता है। फिर, Forecast ग्रुप से, What-If Analysis ड्रॉप-डाउन विकल्प चुनें।

2. फॉर्मूला ऑडिटिंग

अकाउंटेंट्स को बड़े डेटासेट के साथ काम करने की आवश्यकता होती है जहां वे वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए कई फॉर्मूला लागू करते हैं। लेकिन एक बड़े डेटासेट में, सभी संभावित त्रुटियों की जांच करना कठिन और समय लेने वाला होता है। उस स्थिति में, आप फॉर्मूला ऑडिटिंग दृष्टिकोण का उपयोग कर सकते हैं जिसके माध्यम से आप पूरे डेटासेट फॉर्मूला की जांच कर सकते हैं। छोटे डेटासेट के लिए, आप फॉर्मूला ऑडिटिंग का उपयोग भी कर सकते हैं। फॉर्मूला ऑडिटिंग लंबे समय में अकाउंटेंट्स के लिए एक आवश्यक कौशल है। फॉर्मूला ऑडिटिंग करने के लिए, पहले रिबन पर Formulas टैब पर जाएं। फिर, Formula Auditing ग्रुप से Error Checking विकल्प चुनें।

3. स्पार्कलाइन चार्ट्स

स्पार्कलाइन चार्ट आपको एक सेल में चार्ट एम्बेड करने में मदद करता है। यह बड़ी मात्रा में डेटा को एक ही स्प्रेडशीट में समेकित करने की क्षमता प्रदान करता है। स्पार्कलाइन चार्ट डेटा एनालिस्ट्स और अकाउंटेंट्स के लिए मूल्यवान जानकारी के साथ एक बेहतर स्प्रेडशीट बनाने के लिए उपयोगी हो सकते हैं। स्पार्कलाइन चार्ट तीन अलग-अलग प्रकार के हो सकते हैं: Line, Column, और Win/Loss। स्पार्कलाइन चार्ट्स का उपयोग करने के लिए, आपको नंबरों की रेंज चुनने की आवश्यकता है। फिर, रिबन पर Insert टैब पर जाएं। उसके बाद, Sparklines ड्रॉप-डाउन विकल्प चुनें। वहां से, आप चार्ट विकल्पों में से किसी को भी चुन सकते हैं।

डेटा एनालिस्ट के लिए आवश्यक Excel कौशल

डेटा एनालिस्ट बनने के लिए, आपके पास कुछ विशिष्ट Excel-संबंधित आवश्यक कौशल होने चाहिए जिनके माध्यम से आप काम कर सकें। कुछ भी करने से पहले, आपको पहले चर्चा किए गए सभी Excel कौशल को कवर करने की आवश्यकता है। वे कौशल डेटा एनालिस्ट के लिए भी मूल्यवान हैं। उसके बाद, आपको निम्नलिखित कौशल भी कवर करने होंगे।

1. VLOOKUP फंक्शन

VLOOKUP फंक्शन डेटा एनालिस्ट के लिए एक मूल्यवान संपत्ति हो सकती है। फंक्शन में, लुकअप वैल्यू एक सिंगल वैल्यू या वैल्यूज की एक सरणी हो सकती है। अगर आप वैल्यूज की एक सरणी दर्ज करते हैं, तो फंक्शन उनमें से प्रत्येक वैल्यू को बाएं कॉलम में ढूंढेगा और निर्दिष्ट कॉलम से उसी पंक्ति के मान लौटाएगा। डेटा विश्लेषण के मामले में, आपको दूसरी टेबल से मान लेने की आवश्यकता होती है, VLOOKUP फंक्शन इसे करने में मदद करता है।

2. FORMULATEXT फंक्शन

FORMULATEXT फंक्शन का उपयोग एक और उपयोगी कौशल हो सकता है, जिसे आपको डेटा एनालिस्ट के रूप में सीखने की आवश्यकता है। एक डेटा एनालिस्ट के रूप में, आपको बहुत सारे डेटा के साथ काम करना पड़ता है जहां आपको कई फॉर्मूला का उपयोग करना पड़ता है। कार्य समाप्त करने के बाद किसी विशेष सेल के फॉर्मूला की जांच करने के लिए, उस स्थिति में, टेक्स्ट फॉर्मूला महत्वपूर्ण हो सकते हैं।

3. TRIM फंक्शन

बहुत सारे डेटा से निपटने के दौरान, कभी-कभी आपको अतिरिक्त स्पेस की समस्या का सामना करना पड़ सकता है। उस स्थिति में, आपको TRIM फंक्शन का उपयोग करना होगा। Excel TRIM फंक्शन TEXT फंक्शन्स के तहत वर्गीकृत है। यह एक टेक्स्ट स्ट्रिंग से अतिरिक्त स्पेस को हटाता है। यह मूल्यवान समय बचाता है। अन्यथा, आपको इसे मैन्युअल रूप से करना होगा। इस अतिरिक्त स्पेस के कारण, गणना अलग हो सकती है। इसलिए, TRIM फंक्शन एक डेटा एनालिस्ट के लिए महत्वपूर्ण है।

4. CONCATENATE फंक्शन

डेटा विश्लेषण में, आपको एक सेल से दूसरे सेल में मान विभाजित करने की आवश्यकता होती है। कार्य पूरा करने के बाद, अगर आप उन मानों को एक टेक्स्ट वैल्यू में संयोजित करना चाहते हैं, तो CONCATENATE फंक्शन आपको ऐसा करने में मदद करता है। यह दो या अधिक टेक्स्ट वैल्यू या नंबर को एक सिंगल टेक्स्ट वैल्यू में जोड़ता है। इसलिए इस Excel फंक्शन का उपयोग किसी भी डेटा एनालिस्ट के लिए आवश्यक है।

5. LEN फंक्शन

जब आपको सेल्स में कैरेक्टर गिनने की आवश्यकता होती है, तो आपको LEN फंक्शन का उपयोग करने की आवश्यकता होती है। यह फंक्शन एक टेक्स्ट स्ट्रिंग में कैरेक्टर की संख्या लौटाता है। अगर किसी डेटा एनालिस्ट को एक सेल या कई सेल्स में कैरेक्टर गिनने की आवश्यकता है, तो उसे LEN फंक्शन का प्रभावी ढंग से उपयोग करने की आवश्यकता है।

6. LEFT/RIGHT फंक्शन

जब आप विभिन्न स्रोतों से डेटा लेते हैं, तो ये डेटा विश्लेषण के लिए तैयार नहीं होते। डेटा एनालिस्ट अपना अधिकांश समय डेटा साफ करने में बिताते हैं। डिफॉल्ट रूप से, Excel फॉर्मूला को बाएं से दाएं कैलकुलेट करता है। LEFT फंक्शन बाएं से संख्याओं का एक सेट खींचने में मदद करता है और RIGHT फंक्शन विपरीत करता है।

7. पिवट टेबल में स्लाइसर जोड़ें

स्लाइसर पिवट टेबल को फ़िल्टर करने में मदद करता है और एक उत्कृष्ट रिपोर्ट बनाता है। डेटा एनालिस्ट कई पिवट टेबल को फ़िल्टर करने के लिए कई स्लाइसर्स का उपयोग करते हैं और अंत में, एक सार्थक आउटपुट प्रदान करते हैं। स्लाइसर्स अपने अद्वितीय कामकाज के माध्यम से आपके डेटासेट को अगले स्तर पर ले जाने में मदद करते हैं। इसलिए यह डेटा एनालिस्ट के लिए एक आवश्यक Excel कौशल है।

8. IFERROR फंक्शन

डेटा एनालिस्ट दिए गए फॉर्मूला से त्रुटियों को संभालने और खत्म करने के लिए IFERROR फंक्शन का उपयोग करते हैं। IFERROR Excel में Logical फंक्शन्स के तहत वर्गीकृत है। यह एक वैकल्पिक मान लौटाता है अगर फॉर्मूला का परिणाम त्रुटि में होता है। यह डेटा एनालिस्ट को बड़े डेटासेट से निपटने के दौरान विभिन्न समस्याओं में मदद करता है।

बिजनेस एनालिस्ट के लिए आवश्यक Excel कौशल

बिजनेस एनालिस्ट बनने के लिए, आपको कई Excel-संबंधित कौशल की आवश्यकता होती है जिनके माध्यम से आप काम को ठीक से कर सकें। आपको पहले चर्चा किए गए सभी संभावित Excel कौशल को अपनाने की आवश्यकता है। उसके बाद, आप निम्नलिखित आवश्यक Excel कौशल पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

1. Excel फाइल फॉर्मेट

Excel फाइल का उपयोग करते समय, आप कुछ फाइल फॉर्मेट-संबंधी समस्याओं का अनुभव कर सकते हैं। कुछ टूल्स केवल CSV फाइल्स लेते हैं। कुछ क्लाइंट्स मैक्रोस वाले Excel वर्कबुक को स्वीकार नहीं कर सकते। उस स्थिति में, आपको Excel फाइल फॉर्मेट के बारे में सावधान रहने की आवश्यकता है जो दूसरों की तुलना में अधिक पसंदीदा है। अन्यथा, आप ग्राहकों के साथ गलतफहमी का सामना कर सकते हैं।

2. डेटा में पैटर्न विजुअलाइज़ करें

बिजनेस एनालिस्ट की सबसे बड़ी भूमिकाओं में से एक है डेटा में पैटर्न विजुअलाइज़ करना। फिर, एक इष्टतम निर्णय प्रदान करें जो ग्राहक और उनके अपने व्यवसाय दोनों के लिए अच्छा हो। डेटा में पैटर्न विजुअलाइज़ करने के लिए, आपको Excel कमांड और Excel फंक्शन का गहरा ज्ञान होना चाहिए। ये सभी आपको एक बेहतर बिजनेस एनालिस्ट बनाने और सही निर्णय लेने में मदद करने के लिए मिलकर काम करते हैं।

3. इंडस्ट्री-स्पेसिफिक फंक्शनैलिटी समझें

एक प्रसिद्ध बिजनेस एनालिस्ट बनने के लिए, आपको Excel में NPV, PMT, IRR आदि जैसी इंडस्ट्री-स्पेसिफिक फंक्शनैलिटी को समझने की आवश्यकता है। अन्यथा, आप कुछ विशिष्ट स्थितियों में यह पता नहीं लगा सकते कि आपको क्या करने की आवश्यकता है। बिजनेस एनालिस्ट को स्टैटिस्टिकल डिस्ट्रीब्यूशन फंक्शन का उपयोग करने में सक्षम होना चाहिए। इन सभी फंक्शन को समझने की समग्र क्षमता उन्हें बेहतर बिजनेस एनालिस्ट बनाएगी।

निष्कर्ष

यहां, हमने एक पेशेवर Excel विशेषज्ञ बनने के लिए 28 आवश्यक Excel कौशल दिखाए हैं। ये सभी उपयोग करने में काफी आसान और उपयोगकर्ता के अनुकूल हैं। ये कौशल आपके दैनिक जीवन में बहुत सारी समस्याओं को हल कर सकते हैं। इस लेख में, हमने बिजनेस एनालिस्ट, डेटा एनालिस्ट, और अकाउंटेंट्स के लिए संभावित Excel कौशल पर भी चर्चा की। मुझे उम्मीद है कि आपको यह लेख रोमांचक लगा। अगर आपके कोई और प्रश्न हैं, तो कमेंट बॉक्स में पूछने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। हमारे ExcelDemy पेज पर जाना न भूलें।

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