Word आपको एक टेबल में कॉलम के योग की गणना करने की अनुमति देता है, ठीक वैसे ही जैसे आप Excel जैसे स्प्रेडशीट प्रोग्राम में करते हैं। यह पोस्ट आपको दिखाएगी कि इसे Word 2003, 2007, और 2010/2013/2016 में कैसे करें। एक उदाहरण के रूप में, हम दशमलव संख्याओं के एक कॉलम का योग करेंगे।
Word 2007 से 2016 तक
Word खोलें और उस कॉलम के नीचे खाली सेल में कर्सर रखें जिसमें वे संख्याएं हैं जिनका आप योग करना चाहते हैं।
Table Tools टैब उपलब्ध हो जाते हैं। Layout टैब पर क्लिक करें।
Data ग्रुप में Formula बटन पर क्लिक करें।
सही फ़ॉर्मूला Formula डायलॉग बॉक्स पर Formula एडिट बॉक्स में स्वचालित रूप से डाला जाता है। मैंने संख्या को उसी तरह फॉर्मेट करने के लिए Number format ड्रॉप-डाउन सूची से 0.00 चुना जैसे कॉलम में अन्य संख्याएं फॉर्मेट की गई हैं। आपके डेटा के आधार पर, आप एक अलग संख्या फॉर्मेट चुन सकते हैं।
सेटिंग्स स्वीकार करने के लिए OK पर क्लिक करें।
फ़ॉर्मूला फ़ील्ड सेल में डाला जाता है और कुल स्वचालित रूप से गणना और प्रदर्शित होता है। यदि आप Amount कॉलम में किसी भी संख्या को बदलते हैं, तो कुल पर राइट-क्लिक करें और पॉपअप मेनू से Update Field चुनें ताकि कुल अपडेट हो सके। आप किसी फ़ील्ड के चयनित होने पर F9 दबाकर भी इसे अपडेट कर सकते हैं।
Word में इस तरह के फ़ॉर्मूले का उपयोग करते समय एक बड़ी चेतावनी है। डेटा सभी सन्निकट होना चाहिए, जिसका अर्थ है कि डेटा में कोई ब्रेक नहीं होना चाहिए। उदाहरण के लिए, नीचे दिए गए डेटा को देखें। मार्च महीने के लिए, दूसरी कॉलम में कोई डेटा नहीं है।
इसलिए जनवरी से जून तक सब कुछ जोड़ने के बजाय, यह केवल अप्रैल से जून तक के मानों को जोड़ रहा है। अब यदि मैं सेल में 0 डालूं और फ़ील्ड को अपडेट करूं, तो यह मुझे वह सही उत्तर देता है जिसकी मुझे तलाश थी।
जाहिर है, इसे ध्यान में रखें और यह सुनिश्चित करने के लिए परिणामों की जांच करें कि वे सही हैं। इस प्रकार की समस्याएं आमतौर पर Excel में नहीं होती हैं क्योंकि आपको यह निर्दिष्ट करना होता है कि आप किन सेल पर गणना करना चाहते हैं, लेकिन Word में ऐसा नहीं है।
आप यह भी देख सकते हैं कि Word Layout टैब या किसी अन्य टैब पर AutoSum बटन नहीं दिखता है। यह सुविधा Word में उपलब्ध है, लेकिन यह रिबन टैब पर नहीं है। इस तक पहुंचने के लिए, आपको इसे Quick Access टूलबार में जोड़ना होगा। ऐसा करने के लिए, Office बटन पर क्लिक करें और Word Options बटन पर क्लिक करें। Word के नए संस्करणों में, File पर क्लिक करें और फिर Options पर।
Word Options डायलॉग बॉक्स के बाईं ओर की सूची से Customize विकल्प चुनें। Word के नए संस्करणों में, आपको Quick Access Toolbar चुनना होगा।
Choose commands from ड्रॉप-डाउन सूची से Commands Not in the Ribbon चुनें।
Choose commands from ड्रॉप-डाउन सूची के नीचे की सूची में नीचे स्क्रॉल करें जब तक आपको Sum कमांड न मिल जाए। इसे चुनें और Add बटन पर क्लिक करें। यह Sum कमांड को Word Options डायलॉग बॉक्स के दाईं ओर Quick Access Toolbar पर कमांड की सूची में जोड़ता है।
Word Options डायलॉग बॉक्स पर OK क्लिक करके इसे बंद करें। Sum कमांड Quick Access Toolbar पर एक बटन के रूप में प्रदर्शित होता है। आप पहले चर्चा की गई टेबल के Amount कॉलम के अंतिम सेल में कर्सर होने पर Sum बटन पर क्लिक करके कॉलम में संख्याओं का योग कर सकते हैं।
दुर्भाग्य से, आप Word में रिबन टैब को सीधे कस्टमाइज़ नहीं कर सकते। रिबन बार से कमांड को कस्टमाइज़ करने और उपयोग करने के बारे में अधिक टिप्स हमारी पोस्ट, Customize the MS Office Ribbon में चर्चा किए गए हैं।
Word 2003
नीचे एक उदाहरण टेबल है जिसका उपयोग हम आपको Word 2003 में टेबल में संख्याओं के एक कॉलम का योग कैसे करें यह दिखाने के लिए करेंगे। Amount कॉलम में संख्याओं का योग करने के लिए, उस कॉलम के अंतिम सेल में कर्सर रखें।
Table मेनू से Formula चुनें।
Formula डायलॉग बॉक्स पर Formula एडिट बॉक्स स्वचालित रूप से उपयुक्त फ़ॉर्मूला से भरा होता है। हम कुल को उसी तरह फॉर्मेट करेंगे जैसे Amount कॉलम में संख्याएं फॉर्मेट की गई हैं। Number format ड्रॉप-डाउन सूची से 0.00 चुनें।
अपनी सेटिंग्स स्वीकार करने के लिए OK पर क्लिक करें।
Amount कॉलम के अंतिम सेल में कुल दर्ज किया जाता है।
बस इतना ही! यह ध्यान देने योग्य है कि यदि आप चाहें तो फ़ॉर्मूला बॉक्स में अधिक जटिल फ़ॉर्मूला डाल सकते हैं, लेकिन Word उन सभी फ़ॉर्मूला का समर्थन नहीं करता जो Excel द्वारा समर्थित हैं, इसलिए आश्चर्यचकित न हों यदि आप Excel फ़ॉर्मूला आज़माते हैं और आपको एरर मिलती है। Word में उपयोग किए जा सकने वाले सभी फ़ॉर्मूला की सूची देखने के लिए, उपलब्ध फ़ंक्शन अनुभाग तक स्क्रॉल करके Microsoft की इस सूची को देखें। आनंद लें!
